Obtenez des résultats cohérents sans être submergé

Vous êtes probablement excellent dans ce que vous faites. Le monde a désespérément besoin de ce que vous offrez. Mais il semble souvent si écrasant d'essayer de livrer cela.

Ce n'est pas de ta faute. Il y a des ensembles de compétences que vous n'avez pas encore dans votre boîte à outils. Le marketing et les ventes forment probablement un ensemble. La gestion de projet est l'autre. Vous n'en aviez pas besoin pour être bon dans ce que vous faites. Mais, maintenant que vous voulez avoir une entreprise, ils sont obligatoires.

Comme l'a dit l'un de mes étudiants : « Nous devons être des chefs de projet si nous voulons survivre. Ces compétences sont aussi essentielles que nos autres expertises , car si nous ne gérons pas cette partie nous n'allons pas avoir d'entreprise. Nous allons nous épuiser.

Un autre étudiant a déclaré à propos du cours Make It Happen que ce message est basé sur : "C'est la meilleure chose que j'ai faite pour mon entreprise au cours des 5 dernières années." Cet article est une condensation extrême des leçons enseignées et appliquées dans ce cours.

Prenez les prochaines minutes et apprenez un processus simple et reproductible, en seulement 7 étapes, qui vous permettra d'obtenir les résultats que vous souhaitez sans ce sentiment familier d'accablement et d'effroi. Vous commencerez à vous sentir confiant dans votre capacité à atteindre vos objectifs à chaque fois.

Les sept étapes sont :

1. Diviser et conquérir
2. Estimer l'effort et les coûts
3. Séquencez et obtenez une feuille de route
4. Communiquez avec votre ÉQUIPE
5. Exécuter, suivre et contrôler
6. Signaler régulièrement
7. Reposez-vous et renouvelez

Montez ces étapes pour obtenir les résultats souhaités.

Toute initiative que vous entreprenez semble écrasante. Il y a tellement de choses à faire et vous ne savez pas par où commencer. Pour avoir l'impression de "je fais quelque chose", pour prendre de l'élan, la plupart des gens se lancent et font un peu de tout. Mais ils ne progressent pas beaucoup.

Ce que nous devons faire, c'est prendre le temps de planifier notre attaque (je sais que cela semble guerrier).

Étape 1 : Diviser pour mieux régner

La toute première étape consiste à savoir tout ce qui devra être fait pour atteindre votre objectif. Pour ce faire, créez une carte mentale de toutes les tâches et activités que vous prévoyez devoir accomplir. Commencez par les sous-tâches de très haut niveau de votre initiative.

Une fois que vous avez ces composants principaux, décomposez-les en détails plus fins. Continuez à subdiviser jusqu'à ce que vous arriviez à des activités qui peuvent être réalisées avec 4 heures d'effort ou moins. Lorsque vous disposez d'un ensemble de cartes mentales finement détaillées, ajoutez toutes les sous-tâches et leurs activités composantes dans une feuille de calcul comme celle-ci :

Étape 2 : Estimer l'effort et les coûts

Lorsque vous avez dressé la liste de toutes les activités qui doivent être réalisées, commencez votre estimation. Chacune des activités que vous prévoyez nécessitera des efforts. Certaines entraîneront également des dépenses (coûts). Au mieux de vos capacités, notez ce que vous pensez qu'il faudra pour terminer chaque activité, à la fois en heures d'effort et en argent dépensé.

Au début, ce seront des estimations de votre part. Demandez conseil à des personnes qui ont déjà pratiqué ces activités. Saisissez vos estimations dans la feuille de calcul Feuille d'activité.

Étape 3 : Séquencez et obtenez une feuille de route

L'étape suivante consiste à réfléchir à la séquence dans laquelle les activités peuvent se dérouler. Demandez-vous pour chaque activité, y a-t-il quelque chose qui doit être terminé avant de pouvoir commencer ? Notez cette contrainte. Il ne sert à rien de commencer l'Activité B si l'Activité A doit être terminée en premier. Vous finirez par perdre du temps à cause des retouches.

Lorsque vous avez terminé le séquençage, vous pouvez créer une feuille de route avec des jalons. Un jalon est généralement une sous-tâche de niveau supérieur qui aura nécessité de nombreuses activités plus petites pour être achevée. Par exemple, toute l'infrastructure Internet principale doit être en place avant que vous puissiez commencer à inviter les gens à voir ce que vous proposez.

Lorsque vous aurez terminé l'enchaînement des activités et que vous disposerez d'une feuille de route, vous verrez la durée réelle de votre initiative. C'est à ce moment-là que vous commencerez à réaliser le temps que votre initiative va vraiment prendre. Vous vous rendrez compte que vous ne devriez pas commencer à vous inquiéter d'un manque de progrès juste après un mois.

Étape 4 : Communiquez avec votre ÉQUIPE

Cette étape peut sembler étrange si vous êtes un solopreneur. Vous pensez peut-être que vous êtes la seule personne « dans votre équipe ». Jetez un autre coup d'œil. Si vous avez un ami qui vous aide ou quelqu'un qui vous construit un site Web, vous avez une équipe. Peut-être que quelqu'un écrit une copie pour ce site.

Si quelqu'un d'autre est impliqué dans l'obtention du résultat souhaité, vous avez une équipe. Et ils ont besoin de savoir quel est le plan, ce qui se passe maintenant et ce qui vient ensuite. J'ai toujours soutenu que l'essence de la gestion de projet est de s'assurer que les gens se parlent, que tout le monde sait ce qui se passe et qu'il n'y a pas de surprises.

Étape 5 : Exécuter, suivre et contrôler

Une fois que vous avez fait votre planification et que tout le monde sait ce qui doit se passer, vous lancez enfin le projet. Cette étape semble être la plus grande pièce parce qu'elle l'est. Malheureusement, la plupart des gens veulent commencer par cette étape. Une partie très importante de cette étape est la partie suivi et contrôle.

Un plan n'est qu'un plan. Il vous montre le chemin préféré vers votre objectif. Mais ce n'est pas la réalité. Les circonstances vont changer, certaines d'entre elles de façon assez spectaculaire. Vous devez rester au courant de ce qui se passe au jour le jour et réagir à ces circonstances changeantes.

Inscrivez les dates réelles de début et de fin des activités sur votre feuille d'activité. Gardez une trace de l'effort et des coûts réels. Notez les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et comment vous y avez répondu. C'est ainsi que vous gardez votre projet sur la bonne voie. Non seulement cela, mais vous construisez un historique qui informera vos futurs projets.

Étape 6 : Signaler régulièrement

Une autre chose que nous ne faisons pas est de rédiger des rapports réguliers. Je veux dire, si nous sommes la seule personne sur le projet, nous savons tout, n'est-ce pas ? Oui mais …
Je me suis toujours considéré comme le premier bénéficiaire des rapports.

Cela demande de la discipline, mais cela vous oblige à reconnaître ce qui s'est passé cette semaine, ce qui est prévu pour la semaine prochaine, comment cela sera fait, les problèmes à résoudre, etc. Par « régulièrement », je veux dire chaque semaine. Sur des projets plus longs, vous pouvez créer un rapport plus formel une fois par mois qui est envoyé à toutes les personnes intéressées par votre but ou votre objectif.

Vous rédigerez également un rapport final une fois l'initiative terminée. Ce rapport final revient à mettre toutes vos leçons dans une boîte que vous pouvez ouvrir et revoir lorsque vous planifiez votre prochaine initiative. Vous le trouverez inestimable.

Étape 7 : Reposez-vous et renouvelez

Cette dernière étape peut ne pas sembler être une étape dans laquelle vous faites avancer votre projet. Supposons que votre initiative ait un calendrier de 6 mois. Divisez-le en quatre sprints de 6 semaines. Allez fort dans chaque sprint. Mais à la fin de chaque sprint, faites une pause de quelques jours.

Profitez de ce temps pour vous reposer et vous ressourcer. C'est presque comme prendre des mini-vacances. Vous reviendrez à l'initiative rafraîchi, prêt à affronter le prochain sprint avec le même niveau de vigueur que les précédents.

Éléments d'action

Bien, tu l'as maintenant. Sept étapes simples pour mener à bien vos initiatives. Le seul élément d'action que je suggérerais pour vous est le suivant : appliquez ces 7 étapes. Commencez par un suivi et des rapports si votre initiative est bien avancée. Effectuez toutes les étapes si vous venez de démarrer une initiative ou si vous êtes sur le point d'en démarrer une.

Vous vous sentirez mal à l'aise les premières fois que vous essaierez de le faire. Persévère. Avec une pratique délibérée, vous vous améliorerez en matière de planification, de suivi et de rapport. Ces étapes sont essentielles pour mener à bien vos projets. Non seulement vous ferez ce que vous aimez, mais votre entreprise prospérera.