Obtenha resultados consistentes sem sobrecarregar

Você provavelmente é ótimo no que faz. O mundo precisa desesperadamente do que você oferece. Mas muitas vezes parece tão esmagador tentar entregar isso.

Não é sua culpa. Existem conjuntos de habilidades que você ainda não possui em sua caixa de ferramentas. Marketing e vendas provavelmente são um conjunto. O gerenciamento de projetos é o outro. Você não precisava disso para ser bom no que faz. Mas, agora que você quer ter um negócio, eles são obrigatórios.

Como disse um de meus alunos: “Temos que ser gerentes de projeto se quisermos sobreviver. Essas habilidades são tão essenciais quanto nossas outras expertises , pois se não administrarmos essa parte não teremos um negócio. Nós vamos queimar.”

Outro aluno disse sobre o curso Make It Happen que este post é baseado em: “Esta é a melhor coisa que fiz para o meu negócio nos últimos 5 anos”. Este artigo é uma condensação extrema das lições ensinadas e aplicadas nesse curso.

Aproveite os próximos minutos e aprenda um processo simples e repetível, apenas 7 etapas, que fará com que você obtenha os resultados desejados sem aquela sensação familiar de opressão e pavor. Você começará a se sentir confiante em sua capacidade de atingir seus objetivos todas as vezes.

Os sete passos são:

1. Dividir e conquistar
2. Estimativa de Esforço e Custos
3. Sequenciar e obter um roteiro
4. Comunique-se com sua EQUIPE
5. Executar, rastrear e controlar
6. Informe regularmente
7. Descanse e Renove

Suba essas etapas para obter os resultados desejados.

Qualquer iniciativa que você empreende parece esmagadora. Há tantas coisas para fazer, e você não sabe por onde começar. Para sentir uma sensação de 'estou fazendo alguma coisa', para ganhar algum impulso, a maioria das pessoas simplesmente entra e faz um pouco de tudo. Mas eles não fazem muito progresso.

O que precisamos fazer é reservar um tempo para planejar nosso ataque (sei que soa bélico).

Passo 1: Dividir e conquistar

O primeiro passo é saber tudo o que precisa ser feito para alcançar seu objetivo. Faça isso criando um mapa mental de todas as tarefas e atividades que você prevê que precisarão ser feitas. Comece com as subtarefas de nível muito alto em sua iniciativa.

Depois de ter esses componentes principais, divida cada um em detalhes mais minuciosos. Continue subdividindo até chegar a atividades que podem ser alcançadas com 4 horas de esforço ou menos. Quando você tiver um conjunto detalhado de mapas mentais, adicione todas as subtarefas e suas atividades componentes em uma planilha como esta:

Etapa 2: Esforço e Custos Estimados

Quando você tiver listado todas as atividades que devem ser concluídas, comece sua estimativa. Cada uma das atividades que você prevê exigirá esforço para ser concluída. Alguns também implicarão dinheiro sendo gasto (custos). Com o melhor de sua capacidade, anote o que você acha que será necessário para concluir cada atividade, tanto as horas de esforço quanto o dinheiro gasto.

A princípio, essas serão estimativas de sua parte. Obtenha conselhos de pessoas que fizeram essas atividades antes. Capture suas estimativas na planilha da Folha de Atividades.

Etapa 3: sequenciar e obter um roteiro

O próximo passo é pensar na sequência em que as atividades podem acontecer. Pergunte a si mesmo para cada atividade, há algo que precisa ser concluído antes que possa ser iniciado? Anote essa restrição. Não faz sentido começar a Atividade B se a Atividade A precisa ser concluída primeiro. Você vai acabar perdendo tempo por causa do retrabalho.

Quando tiver concluído o sequenciamento, você poderá criar um Roteiro com marcos. Um marco é normalmente uma subtarefa de nível superior que precisará de muitas atividades menores para ser concluída. Por exemplo, toda a infraestrutura de back-end da Internet precisa estar pronta antes que você possa começar a convidar as pessoas para ver o que você oferece.

Quando você tiver concluído o sequenciamento de atividades e tiver um Roteiro, você verá a verdadeira duração de sua iniciativa. É quando você começará a perceber quanto tempo sua iniciativa realmente levará. Você perceberá que não deve começar a se preocupar com a falta de progresso apenas um mês depois.

Passo 4: Comunique-se com sua EQUIPE

Este passo pode parecer estranho se você for um empreendedor solo. Você pode pensar que é a única pessoa 'em sua equipe'. Dê outra olhada. Se você tem um amigo ajudando você, ou alguém que está construindo um site para você, você tem uma equipe. Talvez alguém esteja escrevendo uma cópia para esse site.

Se mais alguém estiver envolvido na obtenção do resultado que você deseja, você tem uma equipe. E eles precisam saber qual é o plano, o que está acontecendo agora e o que vem a seguir. Sempre afirmei que a essência do gerenciamento de projetos é garantir que as pessoas conversem umas com as outras, que todos saibam o que está acontecendo e que não haja surpresas.

Etapa 5: executar, rastrear e controlar

Uma vez que você tenha feito seu planejamento e todos saibam o que tem que acontecer, você finalmente dá o pontapé inicial no projeto. Esta etapa parece a maior peça porque é. Infelizmente, a maioria das pessoas quer começar com esta etapa. Uma parte muito importante desta etapa é a parte de rastreamento e controle.

Um plano é apenas um plano. Ele mostra o caminho preferido para o seu objetivo. Mas não é a realidade. As circunstâncias vão mudar, algumas de forma bastante dramática. Você deve ficar por dentro do que está acontecendo no dia-a-dia e responder a essas mudanças nas circunstâncias.

Preencha as datas reais de início e término das atividades em sua Folha de Atividades. Acompanhe o esforço e os custos reais. Observe os problemas à medida que eles ocorrem e como você respondeu. É assim que você mantém seu projeto no caminho certo. Não apenas isso, mas você está construindo uma história que informará seus projetos futuros.

Etapa 6: informe regularmente

Outra coisa que não fazemos é escrever relatórios regulares. Quer dizer, se somos a única pessoa no projeto, sabemos tudo certo? Sim mas …
Sempre me considerei o principal beneficiário dos relatórios.

Isso exige disciplina, mas força você a reconhecer o que aconteceu esta semana, o que está planejado para a próxima, como isso será feito, problemas a serem resolvidos etc. Por 'regularmente' quero dizer semanalmente. Em projetos mais longos, você pode criar um relatório mais formal uma vez por mês que é enviado a todas as pessoas que têm interesse em sua meta ou objetivo.

Você também fará um relatório final assim que a iniciativa for concluída. Este relatório final é como colocar todas as suas lições em uma caixa que você pode abrir e revisar quando estiver planejando sua próxima iniciativa. Você verá que é inestimável.

Passo 7: Descanse e Renove

Esta etapa final pode não parecer uma etapa na qual você está avançando em seu projeto. Suponha que sua iniciativa tenha um cronograma de 6 meses. Divida-o em quatro sprints de 6 semanas. Vá duro em cada sprint. Mas no final de cada sprint faça uma pausa de alguns dias.

Use esse tempo para descansar e renovar. É quase como tirar umas mini-férias. Você voltará à iniciativa renovado, pronto para enfrentar o próximo sprint com o mesmo nível de vigor dos anteriores.

Itens de ação

Bem, aí está. Sete passos simples para realizar suas iniciativas. O único item de ação que eu sugiro para você é: Aplique essas 7 etapas. Comece com rastreamento e relatórios se sua iniciativa estiver bem encaminhada. Execute todas as etapas se você acabou de iniciar uma iniciativa ou está prestes a iniciar uma.

Vai se sentir desconfortável nas primeiras vezes que você tentar fazer isso. Mantenha-se nisso. Com a prática deliberada, você ficará melhor no planejamento, rastreamento e relatórios. Essas etapas são essenciais para concluir seus projetos com sucesso. Você não apenas estará fazendo o que ama, mas seu negócio prosperará.