Un guide de productivité pour l'utilisation de Google Contacts

*Frame freeze !* Si nous étions dans un film des années 2000, ce serait en ce moment une épopée ' Yup ! C'est moi; vous vous demandez probablement comment je me suis retrouvé dans cette situation ' moment.

Il y a de fortes chances que vous vous soyez retrouvé sur cette page après avoir tergiversé en recherchant des conseils de productivité en ligne pendant au moins une demi-heure. Une demi-heure de votre précieux temps ! J'y suis allé, c'est fait. Mais que se passe-t-il si je dis que vous êtes réellement productif en ce moment même ? Tout dépend de la façon dont vous le regardez.

Merriam Webster a défini être productif comme « avoir la qualité ou le pouvoir de produire, surtout, en abondance ». On n'aurait pas pu mieux le dire, n'est-ce pas ? En tant qu'adolescent ex-angoissé avec un doctorat en procrastination, je ne suis pas d'accord. En dépit d'être une définition précise, c'est aussi une définition très vague. Cela ne vous donne aucun sens de l'orientation et est dans l'ensemble très bouleversant en termes de mesure de la manière dont vous gérez vos responsabilités. Et, sans ombre à George et Charles Websters, cette approche de la productivité est également quelque peu dépassée. Tous ceux qui ont essayé de rassembler leurs affaires et d'être la meilleure version d'eux-mêmes au 21e siècle savent que la compréhension moderne de la productivité consiste à être efficace. Faire plus en faisant moins.

Et si vous ne me faites pas confiance sur celui-ci, je ne suis pas seul. Certaines personnes assez crédibles sont sur la même page que moi ici. Par exemple, le PDG de CBRE Americas, Jim Wilson, a utilisé une formulation très similaire lorsqu'il a parlé à Forbes de la question de la productivité : « Nos clients se concentrent sur le fait de faire plus et de produire plus avec moins. Tout le monde se concentre sur ce qu'il peut faire pour augmenter la productivité dans le contexte du lieu de travail. ”

Ainsi, organiser et réorganiser vos contacts pour les rendre plus accessibles et optimisés est l'un des meilleurs exemples de la productivité moderne ! Félicitations! Il est maintenant temps d'en savoir plus sur la façon d'en tirer le meilleur parti avec Google Contacts.

Qu'est-ce que Google Contacts ?

Tout d'abord, couvrons les bases. Qu'est-ce que Google Contacts exactement, et pourquoi diable cela vous semble-t-il si familier ?

Maintenant que vous avez compris de quoi il s'agit, il est temps de donner un bon vieil exemple de son fonctionnement. Si vous êtes un utilisateur de Gmail, vous connaissez le bonheur de ne pas avoir à vous souvenir de l'adresse e-mail de pratiquement n'importe qui, car Google le fait pour vous. C'est indéniablement pratique. Mais vous êtes-vous déjà demandé comment Google savait tout cela ? Google Contacts est la solution ! Toutes les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous avez interagi via Gmail sont stockées dans le système en attendant d'être réutilisées.

Pourquoi utiliser Google Contacts ?

Comme je l'ai déjà mentionné, vous avez probablement déjà utilisé Google Contacts, même si ce n'était pas intentionnel. Mais maintenant que nous cherchons à incorporer Google Contacts dans notre routine commerciale et à en tirer le meilleur parti, évaluons si cela en vaut la peine ou non. Alerte spoiler, ça l'est. Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire dans Google Contacts pour améliorer votre productivité :

• Créez, stockez et organisez les informations de contact de milliers de personnes.
• Synchronisez vos contacts avec Gmail pour les mettre à jour régulièrement et rapidement.
• Créez des groupes pour gérer des segments de personnes à la fois.
• Recherchez les coordonnées de toute personne au sein de votre entreprise.
• Importez et exportez vos contacts.

Cependant, cette liste n'est pas exhaustive. Faisant partie de l'écosystème Google, Google Contacts fonctionne en harmonie avec les autres produits Google, augmentant mutuellement les mesures de productivité les uns des autres. Gmail, Google Agenda, Google Drive - tous ces services peuvent devenir beaucoup plus efficaces si vous gérez correctement vos contacts Google. Et si vous ajoutez un peu de magie CRM à vos contacts, vous deviendrez assurément le maître de la productivité !

Comment utiliser Google Contacts

Les contacts Google sont moins complexes que certains autres produits publiés par Google, ce qui signifie que vous pouvez facilement comprendre comment tout fonctionne vous-même. Cependant, une méthode beaucoup plus productive consisterait à suivre ce guide complet dans le monde de Google Contacts. Allons-y!

Où sont mes contacts Google

La raison pour laquelle vous ne savez peut-être pas où trouver vos contacts Google est qu'il n'y a pas de lien proéminent vers ce logiciel de gestion de contacts directement à partir de Gmail. "Mais je me souviens qu'il y en avait un !" Si vous êtes un utilisateur de Google depuis un certain temps, vous vous souvenez peut-être du petit bouton "Contacts" sur l'onglet de la barre latérale de l'application de messagerie. Avec la nouvelle version mise à jour de G Suite, il a disparu.

Eh bien, en fait, pas vraiment. Il vient de changer d'emplacement. Aujourd'hui, tous vos contacts ont un espace qui leur est dédié, comme il se doit ! Vous pouvez accéder à vos contacts Google simplement en accédant à l'icône du tiroir de l'application tout en haut à droite de votre écran et en faisant défiler jusqu'à Contacts.

Ce n'est pas compliqué, n'est-ce pas ? Mais cet article a pour but de renverser le thé, alors laissez-moi vous donner un petit conseil de pro qui réduira instantanément votre temps de recherche à exactement moins d'une seconde (j'ai mesuré avec un chronomètre !). Faire plus en faisant moins, vous vous souvenez ?

Fait! La meilleure chose à propos des raccourcis clavier est que vous pouvez accéder à vos contacts Google de cette façon depuis n'importe où dans Gmail. En outre, ce serait également une belle touche professionnelle si votre patron vous surveillait par-dessus votre épaule - vous le pensiez vraiment quand vous avez dit que vous étiez un féru de technologie dans votre CV.

Passer à l'interface actuelle de Google Contacts et où trouver vos contacts. Nous allons donner à Google celui-ci : ils savent une chose ou deux sur la façon de rendre les produits conviviaux. Dès que vous accédez à la page principale de l'application Google Contacts, vous verrez une barre latérale bien placée avec quelques onglets que vous pourrez explorer :

• Contacts . Toutes les connexions que vous avez enregistrées volontairement dans votre liste de contacts virtuels. Le mot-clé est 'à dessein'. C'est vrai, ne paniquez pas si après des années d'utilisation dévouée de GSuite, ce dossier semble vide.
• Fréquemment contacté est là pour vous montrer les contacts avec lesquels vous interagissez le plus.
• L' annuaire affiche des informations sur les personnes de votre organisation (il n'est disponible que pour les utilisateurs de G Suite).
• La section Libellés vous offre un espace pour vos groupes de contacts.
• Autres contacts , une catégorie accessible depuis le bas de cet onglet, stocke toutes les connexions qui ne font pas partie de votre liste de contacts mais avec lesquelles vous avez eu une interaction.

Comment enregistrer des contacts sur Google

Avant de paniquer à propos du manque de contacts dans votre liste de contacts , discutons de la façon dont ils y apparaissent. Comme mentionné précédemment, vous devez intentionnellement ajouter les personnes que vous souhaitez voir sur la liste des contacts afin qu'elles y arrivent. Maintenant, comment fait-on cela?

Pour ce faire, vous pouvez notamment cliquer sur le bouton « Créer un contact » en haut à gauche de votre écran Google Contacts. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs contacts en même temps. Au fur et à mesure que vous faites cela, vous verrez un formulaire à remplir en mettant le nom de votre contact, son organisation, le titre du poste, l'adresse e-mail et l'adresse de téléphone, et quelques notes pour accompagner la carte de contact.

Cependant, si vous avez besoin d'ajouter plus d'informations sur qui ils sont, vous appuyez sur le bouton "Afficher plus" et devenez funky avec toutes les informations que vous avez sur cette personne. Il a aussi de bonnes options! Par exemple, si vous travaillez avec des partenaires étrangers, vous pouvez mettre une version phonétique de leur nom ou leur donner un surnom. Mais même cela ne suffit parfois pas. C'est alors qu'un outil tiers devient utile ! Un système CRM soigné, de préférence entièrement intégré aux services Gmail, ajouterait du piquant à vos contacts. NetHunt Gmail CRM, par exemple, vous permet d'ajouter plus de champs et de personnaliser les détails. Essayez NetHunt (il y a un essai gratuit de 14 jours) et faites preuve de créativité avec votre processus organisationnel dès que possible !

Maintenant, qu'en est-il des contacts qui apparaissent automatiquement dans vos logs, les Autres Contacts ? Ce que je viens de couvrir ci-dessus est le processus d'ajout manuel de nouveaux contacts à votre liste de contacts. Mais si vous ne le faites pas, Google stocke toujours des informations sur les adresses avec lesquelles vous interagissez. Il envoie toutes les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous avez interagi de quelque manière que ce soit (répondu à leur e-mail, envoyé un e-mail ou même transféré un e-mail) pour que vous puissiez y travailler plus tard. Cela peut parfois être extrêmement utile, surtout si vous êtes comme moi et que vous laissez tout à la dernière minute au lieu de vous attaquer aux choses comme elles viennent. Si tel est le cas, laissez tout tel quel - vous pouvez toujours accéder au pseudo-label Autres contacts et ajouter plus d'informations pour les transférer dans votre liste de contacts.

Néanmoins, si le désordre devient trop important et que vos contacts se bouchent, vous voudrez peut-être arrêter le moteur pendant une seconde. Voici le conseil de pro #2.

Puisque nous y sommes, vous êtes-vous déjà demandé combien de contacts pouvez-vous stocker dans Google Contacts ? La limite est de 25 000 contacts.

Bien que cela puisse sembler beaucoup d'espace, si vous dirigez une entreprise et souhaitez étendre votre réseau, vous savez à quel point ce nombre est faible. Personnellement, je ne comprends pas pourquoi Google ne vous laisserait pas économiser davantage. Après tout, il est dans leur intérêt d'avoir une base de données plus complète. C'est encore collant !

Comment modifier les contacts Google

Comme je l'ai déjà dit, c'est à vous de décider si vous souhaitez que vos nouveaux contacts soient enregistrés automatiquement par le système et les revoir plus tard pour les enregistrer correctement. La modification de vos contacts est super facile et ne prend pas beaucoup de temps du tout !

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le contact et d'appuyer sur le bouton "Modifier". Vous pouvez apporter toutes les modifications que vous souhaitez à partir de là, mais n'oubliez pas de sauvegarder votre progression.

Toutefois, si vous souhaitez que tout reste propre et sans erreur, vous souhaiterez peut-être effectuer des modifications de contacts plus avancées.

Pensez à toutes les adresses e-mail que vous avez utilisées tout au long de votre vie. Ce serait certainement plus d'un, n'est-ce pas? Par exemple, j'ai environ trois comptes de messagerie différents à des fins différentes. C'est une question de commodité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. De cette façon, vous pouvez faire la différence entre collègues et amis, assurez-vous simplement de ne pas vous tromper et d'envoyer des e-mails professionnels à partir des adresses e-mail que vous avez créées lorsque vous aviez 12 ans. HelloKittyVal28 était mignonne, mais elle n'est certainement pas prête à devenir une employée crédible. ! Revenons à mon point, cependant… Je suis sûr que je ne suis pas la seule personne à avoir plusieurs adresses, et vos clients sont susceptibles d'être comme moi aussi. Cela signifie que vos contacts Google ont des doublons des mêmes contacts. Ce n'est pas la fin du monde, mais cela fait baisser votre productivité d'un cran. Alors, voici le conseil de pro n°3 !

Si vous sélectionnez le bouton "Fusionner", Google conservera à la fois les adresses e-mail et d'autres éléments d'information, de sorte qu'à la fin, vous obtenez une carte de profil agréable et complète.

Si vous voulez être un véritable gourou de la productivité, vous pouvez éviter de perdre votre temps à vérifier manuellement les doublons et autres erreurs dans vos contacts. Au lieu de cela, déléguez cette tâche à un système Gmail CRM bien intégré tel que, par exemple, NetHunt CRM. Il fera le travail pour vous, promis ! Qui sait, peut-être que ces 5 minutes que vous gagnerez en utilisant NetHunt vous libéreront juste assez de temps pour exploser vos ventes ! La seule façon pour vous de le découvrir serait d'essayer NetHunt pour votre programme de démarrage à un stade précoce.

Regardez plus: Comment utiliser Google Contacts dans NetHunt CRM

Comment sauvegarder des contacts sur Google

Si vous avez déjà des contacts stockés sur votre appareil, vous souhaiterez peut-être les sauvegarder sur Google. Selon que vous soyez un utilisateur iOS ou un utilisateur passionné d'Android, les techniques de sauvegarde varient.

• Sauvegarde des contacts Android. Si vous avez une collection de contacts enregistrés sur votre appareil Android, considérez-vous comme un homme chanceux. Très probablement, ils sauvegardent automatiquement dans vos contacts Google sans que vous ayez à intervenir. Vous pouvez vous assurer que tout se passe comme prévu en vérifiant vos paramètres. La sauvegarde de votre système doit être activée avec les contacts synchronisés avec Google Contacts.
• Sauvegarde des contacts iOS. Si vous êtes un fan d'Apple, la synchronisation de Google Contacts comporte quelques étapes supplémentaires pour vous. Mais rien de trop tech-savvy, je le promets. Si vous souhaitez une sauvegarde unique, vous devez télécharger une application Google Drive à partir de l'Appstore et accéder directement aux paramètres pour activer la sauvegarde. Tous les contacts qui existent actuellement sur votre appareil iOS seront importés dans Google Contacts. Si vous souhaitez synchroniser les contacts de votre appareil avec Google Contacts, vous devez ajouter votre compte Gmail dans la section Compte des paramètres et vous assurer que la sauvegarde des contacts est activée.

Comment importer des contacts Google

Cet article vise à mettre en évidence les avantages de productivité de l'utilisation de Google Contacts pour votre entreprise. Si vous vous demandez si vous pouvez migrer vers Google depuis une autre plate-forme moins productive, nous sommes à mi-chemin ! Google a facilité l'importation de contacts dans le carnet d'adresses Google.

Dans la barre latérale, appuyez sur la page principale de Google Contacts, sélectionnez le bouton Importer. Une fenêtre de téléchargement apparaîtra vous demandant d'importer un fichier .csv ou .vCard précédemment exporté depuis un autre logiciel. Avant d'importer vos contacts, vous pouvez définir une étiquette (nous en reparlerons plus tard !).

Gardez à l'esprit que Google Contacts a une limite définie pour le nombre de contacts importés par session singulière. Ainsi, si vous migrez d'un autre système de gestion de contacts vers Google, vous devrez vous assurer de diviser votre .csv en plusieurs fichiers pouvant contenir jusqu'à 3 000 contacts chacun.

Comment exporter des contacts Google

Avec Google Contacts, ce ne sont pas seulement les données qui arrivent, mais aussi les données qui sortent avec succès. Si vous avez besoin d'un fichier soigné avec tous vos contacts accumulés au fil des ans, par exemple, pour le mettre dans un système CRM, vous pouvez l'exporter en quelques clics.

Lisez le guide le plus simple mais le plus détaillé sur l'exportation de contacts depuis Google Contacts sur Internet ici !

Formats d'exportation pris en charge par Google Contacts :

• Le format Outlook .csv exporte toutes les données et convertit les noms au codage de caractères par défaut.
• Le format Google .csv exporte toutes les données et utilise Unicode pour conserver les caractères internationaux. Il est idéal pour exporter des données dans des feuilles de calcul Microsoft Excel, mais certains services de messagerie, par exemple Outlook, ne sont pas compatibles avec celui-ci.
• Le format vCard est une norme Internet prise en charge par de nombreux programmes de messagerie et gestionnaires de contacts.

Comment déplacer des contacts d'un compte Google à un autre

Malheureusement, il n'existe pas de raccourci pour échanger des contacts entre vos comptes Google en un seul clic. Pour ce faire, vous devrez avoir une certaine connaissance de l'exportation et de l'importation de contacts.

À partir de là, l'algorithme est simple : vous vous connectez au compte Google qui contient les contacts que vous souhaitez déplacer, vous les sélectionnez et vous les exportez sous forme de fichier Google .csv en les téléchargeant sur votre ordinateur. Ensuite, vous vous connectez au compte suivant, accédez à Google Contacts et importez les contacts précédemment exportés. Boum, c'est fait !

Comment partager des contacts Google

Les gens d'affaires savent que l'externalisation est un élément crucial de l'amélioration de la productivité. Si vous voulez être le meilleur, vous devez savoir quand vous tourner vers les autres pour obtenir de l'aide.

Dans le monde des affaires, cela implique souvent de partager des connexions et dans notre cas, de donner accès à nos contacts. Il s'avère que le partage de Google Contacts est facile ! Avec quelques exigences :

• L'administrateur de l'annuaire doit activer le partage des contacts.
• Les contacts ne peuvent être partagés qu'avec des personnes du même domaine que vous.
• Vous et vos délégués devez utiliser un PC ou un ordinateur portable pour accéder aux contacts délégués, et non un téléphone ou une tablette.

Une fois que toutes ces conditions sont remplies, vous pouvez commencer à partager vos contacts en cliquant sur "Inviter un délégué" dans la section "Accès délégué" des paramètres.

Chaque fois que vous donnez accès à vos contacts à vos délégués, vous pouvez saisir jusqu'à 25 noms, séparés par des virgules à la fois.

Bien que ce soit le moyen le plus naturel, ce n'est pas le plus productif. Toutes les exigences limitent les options qui s'offrent à vous. Puisque nous nous concentrons sur les moyens d'améliorer la productivité, c'est une bonne idée d'examiner les méthodes alternatives de partage de Google Contact.

L'un des moyens les plus rapides et les plus simples consiste à approcher Google Contact en partageant la voie commerciale - avec un CRM. L'un des principaux avantages d'un système CRM est qu'il permet à plusieurs personnes de collaborer sur le même projet, même si elles ne travaillent pas sur la même page. Cela signifie qu'ils peuvent accéder aux contacts de leurs comptes via le système unifié !

Comment créer un groupe dans Google Contacts

Et enfin, le dessert ! Les groupes sont, de loin, l'une des fonctionnalités les plus utiles de Google Contacts qui permettent une bien meilleure productivité.

Découvrez pourquoi la création d'un groupe/d'une liste de diffusion dans Gmail est géniale dans notre article !

Vous pouvez attribuer à chacun de vos contacts une étiquette personnalisée en sélectionnant les personnes que vous souhaitez inclure dans un groupe particulier et en cliquant sur l'icône d'étiquette en haut de la page. Ensuite, le système vous proposera soit d'attribuer aux contacts sélectionnés une étiquette déjà existante, soit d'en créer une nouvelle.

*Fin de l'arrêt sur image !* Alors, c'est comme ça que je suis arrivé ici, et ça a été une sacrée balade ! Mais vous devez être d'accord avec moi sur celui-ci, Google Contacts est à lui seul un outil sexy pour garder vos connexions intactes. Mais combiné avec un système Gmail CRM ? Oh-oh, presque trop beau pour être vrai !