Una guida alla produttività per l'utilizzo di Contatti Google

*Frame freeze!* Se fossimo in un film del 2000, in questo momento sarebbe un epico ' Yup! Sono io; probabilmente ti starai chiedendo come sono entrato in questa situazione 'momento.

È probabile che tu sia finito su questa pagina dopo aver procrastinato cercando suggerimenti sulla produttività online per almeno mezz'ora. Mezz'ora del tuo tempo prezioso! Ci sono stato, l'ho fatto. E se dicessi che sei davvero produttivo in questo preciso momento? Dipende tutto da come lo guardi.

Merriam Webster ha definito essere produttivi come ' avere la qualità o il potere di produrre, soprattutto, in abbondanza '. Non potevo dirlo meglio, vero? In quanto ex adolescente angosciata con un dottorato in procrastinazione, non sono d'accordo. Nonostante sia una definizione precisa, è anche molto vaga. Non ti dà il senso dell'orientamento ed è tutto sommato molto sconvolgente in termini di misurazione del modo in cui stai gestendo le tue responsabilità. E, nessuna ombra per George e Charles Websters, anche questo approccio alla produttività è un po' antiquato. Tutti coloro che hanno cercato di mettere insieme le proprie cose ed essere la migliore versione di se stessi nel 21° secolo sanno che la moderna comprensione della produttività riguarda l'essere efficienti. Fare di più facendo di meno.

E se non ti fidi di me su questo, non sono solo. Alcune persone abbastanza credibili sono sulla mia stessa pagina qui. Ad esempio, Jim Wilson, CEO di CBRE Americas, ha usato un'espressione molto simile quando ha parlato con Forbes sulla questione della produttività: " I nostri clienti sono concentrati sul fare di più e produrre di più con meno. Tutti sono concentrati su ciò che possono fare per aumentare la produttività nel contesto del luogo di lavoro. "

Quindi, organizzare e riorganizzare i tuoi contatti per renderli più accessibili e ottimizzati è uno dei primi esempi di produttività moderna! Congratulazioni! Ora è il momento di saperne di più su come ottenere il massimo con Contatti Google.

Che cos'è Contatti Google?

Per prima cosa, copriamo le basi. Che cos'è esattamente Contatti Google e perché diamine suona così familiare?

Ora che hai capito di cosa si tratta, è tempo per un buon vecchio esempio di come funziona. Se sei un utente di Gmail, conosci la felicità di non dover ricordare praticamente l'indirizzo email di nessuno perché Google lo fa per te. Questo è innegabilmente conveniente. Ma ti sei mai chiesto come fa Google a sapere tutto questo? Contatti Google è la risposta! Tutti gli indirizzi email delle persone con cui hai interagito tramite Gmail sono archiviati all'interno del sistema in attesa di essere riutilizzati.

Perché usare Contatti Google?

Come ho già detto, probabilmente hai già utilizzato Contatti Google, anche se non era intenzionale. Ma ora che stiamo cercando di incorporare i Contatti Google nella nostra routine aziendale e di trarne il massimo, valutiamo se vale la pena o meno. Avviso spoiler, lo è. Ecco alcune delle cose che puoi fare in Contatti Google per migliorare la tua produttività:

• Crea, archivia e organizza le informazioni di contatto di migliaia di persone.
• Sincronizza i tuoi contatti con Gmail per aggiornarli regolarmente e tempestivamente.
• Crea gruppi per gestire contemporaneamente segmenti di persone.
• Cerca le informazioni di contatto per chiunque all'interno della tua azienda.
• Importa ed esporta i tuoi contatti.

Tuttavia, questo elenco non è esaustivo. Essendo parte dell'ecosistema Google, Contatti Google funziona in armonia con altri prodotti Google, aumentando reciprocamente le metriche di produttività l'uno dell'altro. Gmail, Google Calendar, Google Drive: tutti questi servizi possono diventare molto più efficienti se gestisci correttamente i tuoi contatti Google. E se aggiungi un po' di magia CRM ai tuoi contatti, diventerai sicuramente il maestro della produttività!

Come utilizzare i contatti di Google

I Contatti Google sono meno complessi di altri prodotti rilasciati da Google, il che significa che puoi facilmente capire come funziona tutto da solo. Un metodo molto più produttivo per farlo, tuttavia, sarebbe seguire questa guida completa nel mondo dei Contatti Google. Andiamo!

Dove sono i miei contatti Google

Il motivo per cui potresti essere confuso su dove trovare i tuoi contatti Google è che non esiste un collegamento in evidenza a questo software di gestione dei contatti direttamente da Gmail. 'Ma ricordo che ce n'era uno!..' Hai ragione, non c'è nessun trucco dell'effetto Mandela in questo. Se sei un utente di Google da un po', potresti ricordare il piccolo pulsante "Contatti" nella scheda della barra laterale dell'app di posta. Con la nuova versione aggiornata di G Suite, è scomparso.

Beh, in realtà, non proprio. Ha appena cambiato posizione. Oggi, tutti i tuoi contatti hanno un'area designata per loro, come dovrebbero! Puoi accedere ai tuoi contatti Google semplicemente andando all'icona del cassetto delle app in alto a destra dello schermo e scorrendo verso il basso fino a Contatti.

Non è complicato, vero? Ma questo articolo riguarda il versare il tè, quindi lascia che ti dia un piccolo consiglio da professionista che ridurrà immediatamente al minimo il tempo di ricerca a esattamente meno di un secondo (l'ho misurato con un cronometro!). Fare di più facendo di meno, ricordi?

Fatto! La cosa migliore delle scorciatoie da tastiera è che puoi accedere ai tuoi Contatti Google in questo modo da qualsiasi luogo all'interno di Gmail. Inoltre, sarebbe anche un bel tocco professionale se il tuo capo ti sta guardando da sopra le tue spalle - lo intendevi davvero quando hai detto che eri un esperto di tecnologia nel tuo CV.

Passando all'interfaccia effettiva di Contatti Google e dove trovare i tuoi contatti. Daremo a Google questo: sanno una o due cose su come rendere i prodotti intuitivi. Non appena raggiungi la pagina principale dell'app Contatti Google, vedrai una barra laterale convenientemente posizionata con un paio di schede che ti aspettano per esplorare:

• Contatti . Tutte le connessioni che hai salvato di proposito nella tua lista di contatti virtuali. La parola chiave è "apposta". Esatto, non spaventarti se dopo anni in cui sei un devoto utente di GSuite questa cartella sembra vuota.
• Frequently contacted è lì per mostrarti i contatti con cui interagisci di più.
• La Directory mostra informazioni sulle persone nella tua organizzazione (è disponibile solo per gli utenti di GSuite).
• La sezione Etichette ti offre uno spazio per i tuoi gruppi di contatti.
• Altri contatti , una categoria accessibile dalla parte inferiore di questa scheda, memorizza tutte le connessioni che non fanno parte dell'elenco Contatti ma con cui hai avuto un'interazione.

Come salvare i contatti su Google

Prima di impazzire per la mancanza di contatti nell'elenco dei contatti, discutiamo di come appaiono lì. Come accennato in precedenza, devi aggiungere intenzionalmente le persone che vuoi vedere nell'elenco dei contatti in modo che possano arrivarci. Ora, come si fa?

Un modo per farlo è fare clic sul pulsante " Crea contatto " in alto a sinistra nella schermata dei tuoi contatti Google. Puoi aggiungere uno o più contatti contemporaneamente. Mentre lo fai, vedrai un modulo da compilare inserendo il nome del tuo contatto, la sua organizzazione, titolo professionale, indirizzo e-mail e indirizzo di telefono e alcune note da accompagnare alla scheda del contatto.

Tuttavia, se hai bisogno di aggiungere ulteriori informazioni su chi sono, premi il pulsante "Mostra altro" e divertiti con tutte le informazioni che hai su quella persona. Ha anche alcune buone opzioni! Ad esempio, se stai lavorando con alcuni partner stranieri, puoi inserire una versione fonetica del loro nome o dare loro un soprannome. Ma anche questo a volte non basta. Ecco quando uno strumento di terze parti torna utile! Un sistema CRM accurato, preferibilmente completamente integrato con i servizi di Gmail, aggiungerebbe un po' di pepe ai tuoi contatti. NetHunt Gmail CRM, ad esempio, ti consente di aggiungere più campi e personalizzare i dettagli. Prova NetHunt (c'è una prova gratuita di 14 giorni) e diventa creativo con il tuo processo organizzativo al più presto!

Ora, che dire dei contatti che appaiono automaticamente nei tuoi registri, gli Altri contatti ? Quello che ho appena trattato sopra è il processo di aggiunta manuale di nuovi contatti all'elenco dei contatti. Ma se non lo fai, Google memorizza comunque le informazioni sugli indirizzi con cui interagisci. Invia tutti gli indirizzi e-mail delle persone con cui hai interagito in qualsiasi modo (risposto alla loro e-mail, inviato un'e-mail o persino inoltrato un'e-mail) affinché tu possa lavorarci in seguito. A volte può essere estremamente utile, soprattutto se sei come me e lasci tutto all'ultimo minuto invece di affrontare le cose come vengono. In tal caso, lascia tutto così com'è: puoi sempre andare alla pseudo-etichetta Altri contatti e aggiungere ulteriori informazioni per trasferirli nell'elenco dei contatti.

Tuttavia, se il pasticcio sta diventando eccessivo e i tuoi contatti si intasano, potresti voler spegnere il motore per un secondo. Ecco il suggerimento professionale n. 2.

Dato che ci siamo, ti sei mai chiesto quanti contatti puoi memorizzare in Contatti Google? Il limite è di 25mila contatti.

Anche se può sembrare molto spazio, se gestisci un'azienda e desideri espandere la tua rete, sai quanto sia piccolo quel numero. Personalmente, non capisco perché Google non ti fa risparmiare di più. Dopotutto, è nel loro interesse avere un database più ampio. È ancora appiccicoso!

Come modificare i contatti di Google

Come ho già detto, sta a te decidere se vuoi che i tuoi nuovi contatti vengano salvati automaticamente dal sistema e rivederli in seguito per salvarli correttamente. Modificare i tuoi contatti è semplicissimo e non richiede molto tempo!

Per farlo, devi semplicemente fare clic sul contatto e premere il pulsante "Modifica". Puoi apportare tutte le modifiche che desideri da lì, ma non dimenticare di salvare i tuoi progressi.

Tuttavia, se ti piace mantenere tutto pulito e ordinato, potresti voler eseguire alcune modifiche ai contatti più avanzate.

Pensa a tutti gli indirizzi email che hai usato nella tua vita. Sarebbe sicuramente più di uno, no? Ad esempio, ho circa tre diversi account di posta elettronica per scopi diversi. È una questione di comodità e di trovare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. In questo modo, puoi distinguere tra colleghi e compagni, assicurati solo di non sbagliare e di inviare e-mail professionali dagli indirizzi e-mail che hai creato quando avevi 12 anni. HelloKittyVal28 è stata carina, ma sicuramente non è pronta per diventare una dipendente credibile ! Tornando al mio punto, però... sono sicuro di non essere l'unica persona con più indirizzi là fuori, ed è probabile che anche i tuoi clienti siano come me. Ciò significa che i tuoi contatti Google hanno duplicati degli stessi contatti. Non è la fine del mondo, ma riduce di un livello il tuo tasso di produttività. Quindi, ecco che arriva il suggerimento n. 3!

Se selezioni il pulsante "Unisci", Google manterrà sia gli indirizzi e-mail che altre informazioni, quindi alla fine otterrai una scheda del profilo bella e completa.

Se vuoi essere un vero guru della produttività, puoi evitare di perdere tempo in controlli manuali di duplicati e altri errori all'interno dei tuoi Contatti. Invece, delega questa attività a un sistema CRM Gmail ben integrato come, ad esempio, NetHunt CRM. Farà il lavoro per te, te lo prometto! Chissà, forse quei 5 minuti che risparmierai utilizzando NetHunt ti libereranno abbastanza tempo per aumentare le tue vendite alle stelle! L'unico modo per scoprirlo sarebbe provare NetHunt per il tuo programma di avvio in fase iniziale.

Guarda di più: come utilizzare i contatti di Google in NetHunt CRM

Come eseguire il backup dei contatti su Google

Se hai già dei contatti memorizzati sul tuo dispositivo, potresti volerne eseguire il backup su Google. A seconda che tu sia un utente iOS o un avido utente Android, le tecniche per il backup variano.

• Backup dei contatti Android. Se hai una raccolta di contatti salvata sul tuo dispositivo Android, considera te stesso un uomo fortunato. Molto probabilmente, eseguono automaticamente il backup sui tuoi Contatti Google senza che tu debba intervenire. Puoi assicurarti che tutto stia andando secondo il piano controllando le tue Impostazioni. Il backup del sistema dovrebbe essere attivo con Contatti sincronizzati con Contatti Google.
• Backup dei contatti iOS. Se sei un fan di Apple, la sincronizzazione di Contatti Google ha un paio di passaggi aggiuntivi per te. Ma niente di troppo esperto di tecnologia, lo prometto. Se desideri un backup una tantum, dovresti scaricare un'app Google Drive dall'Appstore e andare direttamente su Impostazioni per abilitare il backup. Tutti i contatti attualmente esistenti sul tuo dispositivo iOS verranno importati in Contatti Google. Se desideri sincronizzare i contatti del tuo dispositivo con Contatti Google, devi aggiungere il tuo account Gmail nella sezione account di Impostazioni e assicurarti che il backup dei contatti sia abilitato.

Come importare i contatti di Google

Questo articolo illustra i vantaggi in termini di produttività derivanti dall'utilizzo di Contatti Google per la tua attività. Se ti stai chiedendo se puoi migrare a Google da un'altra piattaforma meno produttiva, siamo a metà strada! Google ha semplificato l'importazione dei contatti nella rubrica di Google.

Nella barra laterale tap della pagina principale di Contatti Google seleziona il pulsante Importa. Apparirà una finestra di caricamento che ti chiederà di importare un file .csv o .vCard precedentemente esportato da un altro software. Prima di importare i tuoi contatti, puoi impostare un'etichetta (ne parleremo più avanti!).

Tieni presente che Contatti Google ha un limite prestabilito per il numero di contatti importati per singola sessione. Quindi, se stai migrando da qualsiasi altro sistema di gestione dei contatti a Google, dovrai assicurarti di dividere il tuo .csv in diversi file fino a 3000 contatti ciascuno.

Come esportare i contatti di Google

Con Contatti Google, non sono solo i dati in entrata, ma anche i dati in uscita con successo. Se hai bisogno di un file ordinato con tutti i tuoi contatti accumulati negli anni, ad esempio per inserirlo in un sistema CRM, puoi esportarlo in un paio di clic.

Leggi la guida più semplice ma anche più dettagliata sull'esportazione dei contatti da Contatti Google su Internet qui !

Formati di esportazione supportati da Contatti Google:

• Il formato .csv di Outlook esporta tutti i dati e converte i nomi nella codifica dei caratteri predefinita.
• Il formato .csv di Google esporta tutti i dati e utilizza Unicode per preservare i caratteri internazionali. È ottimo per esportare dati in fogli di calcolo Microsoft Excel, ma alcuni servizi di posta elettronica, ad esempio Outlook, non sono compatibili con esso.
• Il formato vCard è uno standard Internet supportato da molti programmi di posta elettronica e gestori di contatti.

Come spostare i contatti da un account Google all'altro

Sfortunatamente, non esiste una scorciatoia su come scambiare i contatti tra i tuoi account Google con un solo clic. Per fare ciò, dovrai avere una certa conoscenza dell'esportazione e dell'importazione dei contatti.

Da lì, l'algoritmo è semplice: accedi all'account Google che contiene i contatti che desideri spostare, selezionali ed esportali come file .csv di Google scaricandoli sul tuo computer. Quindi, accedi all'account successivo, vai su Contatti Google e importi i contatti precedentemente esportati. Boh, fatto!

Come condividere i contatti di Google

Gli uomini d'affari sanno che l'outsourcing è una parte cruciale di una maggiore produttività. Se vuoi essere il migliore, devi sapere quando rivolgerti agli altri per chiedere aiuto.

Nel mondo degli affari, quanto sopra spesso implica la condivisione delle connessioni e, nel nostro caso, l'accesso ai nostri contatti. Si scopre che condividere Contatti Google è facile! Con alcuni requisiti:

• L'amministratore della directory deve abilitare la condivisione dei contatti.
• I contatti possono essere condivisi solo con persone del tuo stesso dominio.
• Tu e i tuoi delegati dovete utilizzare un PC o un laptop per accedere ai contatti delegati, non un telefono o un tablet.

Una volta soddisfatti tutti questi requisiti, puoi iniziare a condividere i tuoi contatti facendo clic su "Invita delegato" nella sezione "Accesso delegato" delle Impostazioni.

Ogni volta che dai l'accesso ai tuoi contatti ai tuoi delegati, puoi digitare fino a 25 nomi, separati da virgole contemporaneamente.

Sebbene questo sia il modo più naturale, non è il più produttivo. Tutti i requisiti rendono le opzioni disponibili per te limitate. Poiché siamo concentrati sui modi per migliorare la produttività, è una buona idea esaminare metodi alternativi di condivisione di Google Contact.

Uno dei modi più rapidi e semplici è avvicinarsi a Google Contact condividendo il modo aziendale, con un CRM. Uno dei principali vantaggi di un sistema CRM è che consente a più persone di collaborare allo stesso progetto insieme, anche se non stanno lavorando sulla stessa pagina. Ciò significa che possono accedere ai contatti dai loro account attraverso il sistema unificato!

Come creare un gruppo in Contatti Google

E per finire, il dolce! I gruppi sono, di gran lunga, una delle funzionalità più utili di Contatti Google che consentono una produttività molto migliore.

Scopri di più sul perché creare un gruppo/una mailing list in Gmail è fantastico nel nostro articolo!

Puoi assegnare a ciascuno dei tuoi contatti un'etichetta personalizzata selezionando le persone che desideri siano in un determinato gruppo e facendo clic sull'icona dell'etichetta nella parte superiore della pagina. Quindi, il sistema ti proporrà di assegnare ai contatti selezionati un'etichetta già esistente o di crearne una nuova.

*Fine del fermo immagine!* Ecco come sono arrivato qui, ed è stato un viaggio infernale! Ma devi essere d'accordo con me su questo, i contatti di Google da soli sono uno strumento sexy per mantenere intatte le tue connessioni. Ma abbinato a un sistema CRM di Gmail? Uh-oh, quasi troppo bello per essere vero!