使用 Google 通訊錄的工作效率指南

*幀凍結！*如果我們在 2000 年的電影中，現在將是史詩般的'是的！ 這就是我; 你可能想知道我是如何陷入這種境地的。

很有可能，您在網上尋找生產力技巧至少半小時後，最終來到了這個頁面。 半個小時的寶貴時間！ 去過也做過。 但是，如果我說你此時此刻實際上很有效率呢？ 這完全取決於你如何看待它。

Merriam Webster 將生產定義為“具有生產的質量或能力，特別是大量生產”。 不能說得更好，不是嗎？ 作為一個擁有拖延博士學位的前焦慮少年，我不同意。 儘管是一個準確的定義，但它也是一個非常模糊的定義。 它讓你沒有方向感，而且在衡量你處理責任的程度方面總而言之非常令人不安。 而且，對於喬治和查爾斯韋伯斯特來說，這種提高生產力的方法也有點過時了。 每個試圖在 21 世紀拼湊自己的東西並成為最好的自己的人都知道，現代對生產力的理解就是高效。 少做多做多。

如果你在這件事上不信任我，我並不孤單。 一些相當可信的人和我在這裡是在同一頁上。 例如，世邦魏理仕美洲首席執行官吉姆威爾遜在與福布斯談論生產力問題時使用了非常相似的措辭，“我們的客戶專注於用更少的資源做更多的事情和生產更多的東西。 每個人都專注於他們可以做些什麼來提高工作場所的生產力。 ”

因此，組織和重新安排您的聯繫人以使其更易於訪問和優化是現代生產力的主要例子之一！ 恭喜！ 現在是時候詳細了解如何使用 Google 通訊錄充分利用它了。

什麼是 Google 通訊錄？

首先，讓我們介紹一下基礎知識。 Google 通訊錄到底是什麼，為什麼聽起來如此熟悉？

既然您已經了解了它是什麼，那麼是時候舉一個很好的老例子來說明它是如何工作的了。 如果您是 Gmail 用戶，您就會知道不必記住幾乎任何人的電子郵件地址是一種幸福，因為 Google 會為您代勞。 這無疑是方便的。 但是你有沒有想過谷歌是如何知道這一切的？ 谷歌通訊錄就是答案！ 您曾經通過 Gmail 與之互動的人的所有電子郵件地址都存儲在系統中，等待再次使用。

為什麼使用 Google 通訊錄？

正如我已經提到的，您可能已經在使用 Google 通訊錄，即使它不是故意的。 但現在我們正在尋求將 Google 通訊錄納入我們的業務流程並充分利用它，讓我們評估一下它是否值得大肆宣傳。 劇透警報，它是。 以下是您可以在 Google 通訊錄中執行的一些操作，以提高您的工作效率：

• 創建、存儲和組織成千上萬個人的聯繫信息。
• 將您的聯繫人與 Gmail 同步，以便定期及時更新。
• 創建組以同時管理部分人群。
• 查找公司內任何人的聯繫信息。
• 導入和導出您的聯繫人。

但是，此列表並不詳盡。 作為 Google 生態系統的一部分，Google 通訊錄與其他 Google 產品協同工作，相互提高了彼此的生產力指標。 Gmail、Google 日曆、Google Drive - 如果您正確管理 Google 通訊錄，所有這些服務都會變得更加高效。 而如果你給你的聯繫人添加一點CRM魔法，你一定會成為生產力的主人！

如何使用谷歌通訊錄

與 Google 發布的其他一些產品相比，Google 通訊錄沒有那麼複雜，這意味著您可以輕鬆地了解一切是如何運作的。 然而，一種更有效的方法是按照這個綜合指南進入 Google 通訊錄的世界。 我們走吧！

我的 Google 通訊錄在哪裡

您可能對在哪裡可以找到您的 Google 通訊錄感到困惑的原因是，沒有直接從 Gmail 指向此聯繫人管理器軟件的顯著鏈接。 “但我記得有一個！..”你是對的，這個沒有曼德拉效應的詭計。 如果您使用 Google 已有一段時間，您可能還記得郵件應用程序側邊欄選項卡上的“聯繫人”小按鈕。 隨著 G Suite 的新更新版本，它已經消失了。

嗯，實際上，不是。 它只是改變了位置。 今天，您的所有聯繫人都為他們指定了一個區域，這是他們應該做的！ 您只需轉到屏幕右側最上方的應用程序抽屜圖標並向下滾動到聯繫人即可訪問您的 Google 聯繫人。

這並不復雜，不是嗎？ 但是這篇文章都是關於灑茶的，所以讓我給你一個快速的小專業提示，它會立即將你的搜索時間最小化到精確到一秒以下（我用秒錶測量過！）。 少做多做，記得嗎？

完畢！ 鍵盤快捷鍵的最大優點是您可以從 Gmail 中的任何位置訪問您的 Google 通訊錄。 此外，如果你的老闆在你的肩膀上看著你，這也將是一種很好的專業風格——當你在簡歷中說你精通技術時，你真的是認真的。

轉到 Google 通訊錄的實際界面以及在哪裡可以找到您的聯繫人。 我們會給谷歌這個：他們知道如何讓產品對用戶友好。 一旦你點擊谷歌通訊錄應用程序的主頁，你會看到一個方便放置的側邊欄，其中有幾個標籤等待你去探索：

• 聯繫方式。 您故意保存到虛擬聯繫人列表中的所有連接。 關鍵字是“故意的”。 沒錯，如果在您成為 GSuite 忠實用戶多年後，這個文件夾看起來是空的，請不要驚慌。
• 經常聯繫的人在那裡向您展示您最常接觸的聯繫人。
• 目錄向您顯示有關您組織中人員的信息（僅對 GSuite 用戶可用）。
• 標籤部分為您的聯繫人組提供了空間。
• 其他聯繫人是可從此選項卡底部訪問的類別，它存儲不屬於您的聯繫人列表但您已與之交互的所有聯繫人。

如何將聯繫人保存到 Google

在您擔心聯繫人列表中缺少聯繫人之前，讓我們討論一下它們是如何出現的。 如前所述，您必須有意在聯繫人列表中添加您想看到的人，以便他們到達那裡。 現在，如何做到這一點？

一種方法是單擊 Google 通訊錄屏幕左上角的“創建聯繫人”按鈕。 您可以同時添加一個或多個聯繫人。 當您這樣做時，您會看到一個要填寫的表格，其中填寫您的聯繫人姓名、他們的組織、職位、電子郵件地址和電話地址，以及一些與聯繫人卡片一起使用的註釋。

但是，如果您需要添加有關他們是誰的更多信息，請按“顯示更多”按鈕，然後對您擁有的有關該人的所有信息感到好奇。 它也有一些不錯的選擇！ 例如，如果您與一些外國合作夥伴合作，您可以輸入他們名字的拼音版本或給他們一個暱稱。 但即使這樣有時也不夠。 這時候第三方工具就派上用場了！ 一個簡潔的 CRM 系統，最好是與 Gmail 服務完全集成的系統，可以為您的聯繫人增添一些趣味。 例如，NetHunt Gmail CRM 允許您添加更多字段並自定義詳細信息。 試試 NetHunt（有 14 天的免費試用期），盡快讓您的組織流程發揮創意！

現在，自動出現在您的日誌中的聯繫人，其他聯繫人呢？ 我剛剛在上面介紹的是手動將新聯繫人添加到您的聯繫人列表的過程。 但是，如果您不這樣做，Google 仍會存儲有關您使用的地址的信息。 它會以任何方式發送您與之互動的人的所有電子郵件地址（回复他們的電子郵件，發送電子郵件到甚至轉發電子郵件），以便您以後處理。 有時它會非常有幫助，特別是如果你像我一樣，把所有事情都留到最後一分鐘，而不是在事情發生時解決問題。 如果是這種情況，請保持原樣 - 您始終可以轉到偽標籤其他聯繫人並添加更多信息以將它們轉移到您的聯繫人列表中。

儘管如此，如果混亂變得太多，並且您的聯繫人被堵塞，您可能需要停止引擎一秒鐘。 這裡是專業提示＃2。

既然我們在上面，有沒有想過您可以在 Google 通訊錄中存儲多少聯繫人？ 限制為 25,000 個聯繫人。

雖然看起來空間很大，但如果您經營一家企業並想擴展您的網絡，您就會知道這個數字是多麼的少。 我個人不明白為什麼谷歌不讓你節省更多。 畢竟，擁有更廣泛的數據庫符合他們的最大利益。 它仍然是一個粘性的！

如何編輯谷歌通訊錄

正如我已經說過的，是否要讓系統自動保存新聯繫人並稍後查看以正確保存它們取決於您。 編輯您的聯繫人非常簡單，根本不會佔用太多時間！

為此，您只需單擊聯繫人並按“編輯”按鈕。 您可以從那裡進行所有您想要的更改，只是不要忘記保存您的進度。

但是，如果您希望所有內容都沒有錯誤且整潔，則可能需要進行一些更高級的聯繫人編輯。

想想你一生中使用過的所有電子郵件地址。 那肯定不止一個，不是嗎？ 例如，我有大約三個不同的電子郵件帳戶用於不同的目的。 這是一個方便和弄清楚工作與生活平衡的問題。 這樣一來，您就可以區分同事和夥伴，只要確保您不會搞砸並從您在 12 歲時創建的電子郵件地址發送專業電子郵件。HelloKittyVal28 很可愛，但她絕對沒有準備好成為一名可靠的員工！ 不過，回到我的觀點……我敢肯定，我不是唯一一個擁有多個地址的人，而且您的客戶也可能和我一樣。 這意味著，您的 Google 通訊錄具有相同聯繫人的重複項。 這不是世界末日，但它使您的生產力下降了一個檔次。 所以，這裡來了專業提示＃3！

如果您確實選擇了“合併”按鈕，Google 將保留電子郵件地址和其他信息，所以最後，您會得到一張漂亮而完整的個人資料卡。

如果您想成為真正的生產力專家，您可以避免將時間浪費在手動檢查聯繫人中的重複項和其他錯誤上。 相反，將此任務委託給集成良好的 Gmail CRM 系統，例如 NetHunt CRM。 我保證，它會為你完成這項工作！ 誰知道呢，也許您通過使用 NetHunt 節省的 5 分鐘將騰出足夠的時間讓您的銷售額飆升！ 您發現這一點的唯一方法是在您的早期啟動程序中嘗試使用 NetHunt。

觀看更多：如何在 NetHunt CRM 中使用 Google 聯繫人

如何將聯繫人備份到 Google

如果您的設備上已經存儲了聯繫人，您可能需要將它們備份到 Google。 根據您是 iOS 用戶還是狂熱的 Android 用戶，備份技術會有所不同。

• 安卓聯繫人備份。 如果您在 Android 設備上保存了一組聯繫人，請認為自己是個幸運的人。 最有可能的是，他們會自動備份到您的 Google 通訊錄，而無需您介入。您可以通過檢查您的設置來確保一切都按計劃進行。 您的系統備份應該在聯繫人與 Google 聯繫人同步的情況下打開。
• iOS 聯繫人備份。 如果您是 Apple 粉絲，Google 通訊錄同步還有幾個額外的步驟供您使用。 但我保證，沒有什麼太精通技術了。 如果您想要一次性備份，您應該從 Appstore 下載 Google Drive 應用程序，然後直接進入“設置”以啟用備份。 您 iOS 設備上當前存在的所有聯繫人都將導入到 Google 通訊錄中。 如果您想將您的設備聯繫人與 Google 通訊錄同步，您應該在設置的帳戶部分添加您的 Gmail 帳戶，並確保啟用了聯繫人備份。

如何導入 Google 通訊錄

本文旨在重點介紹使用 Google 通訊錄為您的企業帶來的生產力優勢。 如果您想知道是否可以從另一個效率較低的平台遷移到 Google，我們已經成功了一半！ Google 讓將聯繫人導入 Google 通訊錄變得如此簡單。

在 Google 通訊錄主頁的側邊欄點擊選擇導入按鈕。 將彈出一個上傳窗口，要求您導入以前從其他軟件導出的 .csv 或 .vCard 文件。 在導入聯繫人之前，您可以設置一個標籤（稍後會詳細介紹！）。

請記住，Google 通訊錄對每個單次會話導入的聯繫人數量設置了限制。 因此，如果您要從任何其他聯繫人管理系統遷移到 Google，則必須確保將 .csv 拆分為多個文件，每個文件最多3000 個聯繫人。

如何導出谷歌通訊錄

有了 Google 通訊錄，不僅數據進來了，數據出去了。 如果您需要一個包含多年來積累的所有聯繫人的整潔文件，例如，要將其放入 CRM 系統，只需單擊幾下即可將其導出。

在此處閱讀有關從 Internet 上的 Google 聯繫人導出聯繫人的最簡單但最詳細的指南！

Google 通訊錄支持的導出格式：

• Outlook .csv 格式導出所有數據並將名稱轉換為默認字符編碼。
• Google .csv 格式導出所有數據並使用 Unicode 來保留國際字符。 它非常適合將數據導出到 Microsoft Excel 電子表格中，但某些電子郵件服務（例如 Outlook）與它不兼容。
• vCard 格式是許多電子郵件程序和聯繫人管理器支持的 Internet 標準。

如何將聯繫人從一個 Google 帳戶轉移到另一個帳戶

不幸的是，沒有捷徑可以一鍵在您的 Google 帳戶之間交換聯繫人。 為此，您需要具備一些聯繫人導出和導入的知識。

從那裡，算法很簡單：您登錄具有您要移動的聯繫人的 Google 帳戶，選擇它們並將它們導出為 Google .csv 文件，方法是將它們下載到您的計算機上。 然後，您登錄下一個帳戶，轉到 Google 聯繫人並導入之前導出的聯繫人。 轟隆隆，搞定！

如何共享 Google 通訊錄

商界人士知道，外包是提高生產力的關鍵部分。 如果您想成為最好的，您需要知道何時向他人尋求幫助。

在商業世界中，上述內容經常意味著共享聯繫，在我們的例子中，允許訪問我們的聯繫人。 事實證明，共享 Google 通訊錄很容易！ 有一些要求：

• 目錄管理員必須啟用聯繫人共享。
• 聯繫人只能與您在同一域中的人共享。
• 您和您的代表必須使用 PC 或筆記本電腦來訪問委派的聯繫人，而不是手機或平板電腦。

滿足所有這些要求後，您可以通過單擊“設置”的“代表訪問”部分中的“邀請代表”來開始共享您的聯繫人。

每當您將聯繫人的訪問權限授予您的代理人時，您可以一次輸入最多 25 個姓名，並以逗號分隔。

雖然這是最自然的方式，但它並不是最有效的方式。 所有要求都使您可以使用的選項受到限制。 由於我們專注於提高生產力的方法，因此最好研究一下 Google 聯繫人共享的替代方法。

最快和最簡單的方法之一是通過 CRM 與 Google 聯繫人分享業務方式。 CRM 系統的最大優勢之一是它允許多人在同一個項目上進行協作，即使他們不在同一個頁面上工作。 這意味著他們可以通過統一系統從他們的帳戶中訪問聯繫人！

如何在 Google 通訊錄中創建群組

最後，甜點！ 到目前為止，群組是 Google 通訊錄中最有用的功能之一，可以提高工作效率。

在我們的文章中詳細了解為什麼在 Gmail 中創建群組/郵件列表很棒！

您可以通過選擇要加入特定組的人員並單擊頁面頂部的標籤圖標，為每個聯繫人分配自定義標籤。 然後，系統將讓您為選定的聯繫人分配一個已經存在的標籤或提出一個新標籤。

*幀凍結結束！*所以，這就是我到達這裡的方式，這是一次地獄般的旅程！ 但是您必須同意我的觀點，僅 Google 通訊錄就是一種保持聯繫完好無損的性感工具。 但與 Gmail CRM 系統相結合？ 嗯，幾乎好得令人難以置信！