Google Kişiler'i kullanmaya yönelik bir üretkenlik kılavuzu

*Kare donuyor!* 2000'li bir filmde olsaydık, şu an bir destansı olurdu ' Evet! O benim; Muhtemelen bu duruma nasıl düştüğümü merak ediyorsunuzdur ' an.

Muhtemelen, en az yarım saat boyunca çevrimiçi üretkenlik ipuçlarını arayarak erteledikten sonra bu sayfaya geldiniz. Değerli zamanınızın yarım saati! Orada bulundum, yaptım. Ama ya şu anda gerçekten üretken olduğunuzu söylersem? Her şey ona nasıl baktığınla ilgili.

Merriam Webster, üretken olmayı ' özellikle bolluk içinde üretme niteliğine veya gücüne sahip olmak' olarak tanımlamıştır. Daha iyi söyleyemezdi, değil mi? Erteleme konusunda doktorası olan eski, öfkeli bir genç olarak, katılmıyorum. Doğru bir tanım olmasına rağmen, aynı zamanda çok belirsiz bir tanımdır. Size yön duygusu vermez ve sorumluluklarınızı ne kadar iyi yerine getirdiğinizi ölçmek açısından hepsi bir arada çok üzücüdür. Ve George ve Charles Websters'a gölge yok, üretkenliğe yönelik bu yaklaşım da biraz modası geçmiş bir yaklaşım. 21. yüzyılda eşyalarını toplamaya ve kendilerinin en iyi versiyonu olmaya çalışan herkes, modern verimlilik anlayışının verimli olmaktan geçtiğini bilir. Daha az yaparak daha fazlasını yapın.

Ve bu konuda bana güvenmiyorsanız, yalnız değilim. Bazı oldukça güvenilir insanlar burada benimle aynı sayfada. Örneğin, CBRE Americas CEO'su Jim Wilson, Forbes ile üretkenlik konusunda konuşurken çok benzer bir ifade kullandı: “ Müşterilerimiz daha fazlasını yapmaya ve daha azıyla daha fazlasını üretmeye odaklanıyor. Herkes işyeri bağlamında üretkenliği artırmak için neler yapabileceğine odaklanmıştır. ”

Bu nedenle, kişilerinizi daha erişilebilir ve optimize hale getirmek için düzenlemek ve yeniden düzenlemek, günümüzün üretkenliğinin en önemli örneklerinden biridir! Tebrikler! Şimdi, Google Kişiler'den en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinme zamanı.

Google Kişiler nedir?

İlk önce ilk şeyler, temelleri ele alalım. Google Kişiler tam olarak nedir ve kulağa neden bu kadar tanıdık geliyor?

Artık ne olduğunu anladığınıza göre, nasıl çalıştığına dair eski güzel bir örnek vermenin zamanı geldi. Bir Gmail kullanıcısıysanız, Google bunu sizin için yaptığı için neredeyse hiç kimsenin e-posta adresini hatırlamak zorunda kalmamanın mutluluğunu bilirsiniz. Bu inkar edilemez derecede uygun. Peki Google'ın tüm bunları nasıl bildiğini hiç merak ettiniz mi? Google Kişiler cevaptır! Gmail üzerinden iletişim kurduğunuz kişilerin tüm e-posta adresleri sistemde saklanmakta ve tekrar kullanılmayı beklemektedir.

Neden Google Kişiler'i kullanmalısınız?

Daha önce de belirttiğim gibi, kasıtlı olmasa bile muhtemelen Google Kişiler'i zaten kullanıyorsunuzdur. Ancak şimdi, Google Kişiler'i iş rutinimize dahil etme ve bundan en iyi şekilde yararlanma arayışında olduğumuza göre, heyecana değip değmediğini değerlendirelim. Spoiler uyarısı, öyle. Verimliliğinizi artırmak için Google Kişiler'de yapabileceğiniz şeylerden bazıları şunlardır:

• Binlerce kişinin iletişim bilgilerini oluşturun, saklayın ve düzenleyin.
• Kişilerinizi düzenli olarak ve anında güncellemek için Gmail ile senkronize edin.
• İnsan segmentlerini bir kerede yönetmek için gruplar oluşturun.
• Şirketinizdeki herkesin iletişim bilgilerini arayın.
• Kişilerinizi içe ve dışa aktarın.

Ancak, bu liste ayrıntılı değildir. Google ekosisteminin bir parçası olan Google Kişiler, diğer Google ürünleriyle uyumlu çalışarak birbirlerinin verimlilik metriklerini karşılıklı olarak artırır. Gmail, Google Takvim, Google Drive - Google Kişilerinizi doğru yönetirseniz bu hizmetlerin tümü çok daha verimli hale gelebilir. Ve bağlantılarınıza biraz CRM büyüsü eklerseniz, kesinlikle üretkenliğin efendisi olacaksınız!

Google Kişiler nasıl kullanılır?

Google Kişiler, Google tarafından piyasaya sürülen diğer bazı ürünlerden daha az karmaşıktır; bu, her şeyin nasıl çalıştığını kolayca anlayabileceğiniz anlamına gelir. Bununla birlikte, bunu yapmanın daha verimli bir yolu, Google Kişiler dünyasına yönelik bu kapsamlı kılavuzu takip etmek olacaktır. Hadi gidelim!

Google Kişilerim nerede

Google Kişilerinizi nerede bulacağınız konusunda kafanızın karışmasının nedeni, bu kişi yöneticisi yazılımına doğrudan Gmail'den belirgin bir bağlantı olmamasıdır. 'Ama bir tane olduğunu hatırlıyorum!..' Haklısın, bunda Mandela etkisi hilesi yok. Bir süredir Google kullanıcısıysanız, posta uygulamasının kenar çubuğu sekmesindeki küçük 'Kişiler' düğmesini hatırlayabilirsiniz. G Suite'in yeni güncellenmiş sürümüyle birlikte ortadan kalktı.

Aslında, pek değil. Sadece yerleri değişti. Bugün, tüm bağlantılarınızın olması gerektiği gibi, onlar için belirlenmiş bir alanı var! Google Kişilerinize, ekranınızın sağ tarafında en üstteki uygulama çekmecesi simgesine giderek ve aşağı kaydırarak Kişiler'e gidebilirsiniz.

Bu karmaşık değil, değil mi? Ancak bu makale tamamen çayı dökmekle ilgili, bu yüzden size arama sürenizi anında tam olarak bir saniyenin altına indirecek küçük bir profesyonel ipucu vereyim (bir kronometre ile ölçtüm!). Daha az yaparak daha fazlasını yapmak, hatırladın mı?

Tamamlandı! Klavye kısayollarıyla ilgili en iyi şey, Google Kişilerinize bu şekilde Gmail'in herhangi bir yerinden erişebilmenizdir. Ayrıca, patronunuz omzunuzun üzerinden sizi izliyorsa hoş bir profesyonel dokunuş olacaktır - özgeçmişinizde teknoloji meraklısı olduğunuzu söylerken gerçekten ciddiydiniz.

Google Kişiler'in gerçek arayüzüne ve kişilerinizi nerede bulacağınıza geçiş. Google'a şunu vereceğiz: ürünleri nasıl kullanıcı dostu hale getirecekleri konusunda bir iki şey biliyorlar. Google Kişiler uygulamasının ana sayfasına tıkladığınız anda, keşfetmenizi bekleyen birkaç sekmenin bulunduğu, uygun şekilde yerleştirilmiş bir kenar çubuğu göreceksiniz:

• Kişiler . Sanal kişi listenize bilerek kaydettiğiniz tüm bağlantılar. Anahtar kelime 'kasıtlı'. Bu doğru, yıllarca sadık bir G Suite kullanıcısı olduktan sonra bu klasör boş görünüyorsa korkmayın.
• Sık iletişim kurulanlar, en çok etkileşimde bulunduğunuz kişileri size göstermek için oradadır.
• Dizin , kuruluşunuzdaki kişilerle ilgili bilgileri gösterir (yalnızca G Suite kullanıcıları tarafından kullanılabilir).
• Etiketler bölümü, Kişi Gruplarınız için size bir alan sağlar.
• Diğer kişiler , bu sekmenin altından erişilebilen bir kategori, Kişiler listenizin bir parçası olmayan ancak etkileşimde bulunduğunuz tüm bağlantıları depolar.

Kişiler Google'a nasıl kaydedilir?

Kişiler listenizdeki kişilerin eksikliğinden korkmadan önce, onların orada nasıl göründüklerini tartışalım. Daha önce de belirtildiği gibi, görmek istediğiniz kişileri, oraya ulaşabilmeleri için kasıtlı olarak kişi listesine eklemelisiniz. Şimdi, insan bunu nasıl yapar?

Bunu yapmanın bir yolu, Google Kişiler ekranınızın sol üst köşesindeki ' Kişi Oluştur ' düğmesini tıklamaktır. Aynı anda bir veya daha fazla kişi ekleyebilirsiniz. Bunu yaparken, kişinizin adını, kuruluşunu, iş unvanını, e-posta adresini ve telefon adresini ve kişi kartıyla birlikte gönderilecek bazı notları girerek doldurmanız gereken bir form göreceksiniz.

Ancak, kim oldukları hakkında daha fazla bilgi eklemeniz gerekirse, 'Daha fazlasını göster' düğmesine basın ve o kişi hakkında sahip olduğunuz tüm bilgilerle korkak olun. Bazı iyi seçenekler de var! Örneğin, bazı yabancı ortaklarla çalışıyorsanız, adlarının fonetik bir versiyonunu koyabilir veya onlara bir takma ad verebilirsiniz. Ama bu bile bazen yeterli olmuyor. İşte o zaman üçüncü taraf bir araç işe yarar! Tercihen Gmail hizmetleriyle tam entegre olan düzgün bir CRM sistemi, kişilerinize biraz renk katacaktır. Örneğin NetHunt Gmail CRM, daha fazla alan eklemenize ve ayrıntıları özelleştirmenize olanak tanır. NetHunt'ı deneyin (14 günlük ücretsiz deneme süresi vardır) ve organizasyon süreciniz için bir an önce yaratıcılığınızı ortaya koyun!

Şimdi, günlüklerinizde otomatik olarak görünen kişiler, Diğer Kişiler ne olacak? Yukarıda ele aldığım şey, kişi listenize manuel olarak yeni kişiler ekleme işlemidir. Ancak bunu başaramazsanız Google, etkileşimde bulunduğunuz adreslerle ilgili bilgileri yine de saklar. Herhangi bir şekilde etkileşimde bulunduğunuz kişilerin tüm e-posta adreslerini (e-postalarına cevap veren, e-posta gönderen, hatta e-posta ileten) daha sonra üzerinde çalışmanız için gönderir. Bazen son derece yardımcı olabilir, özellikle de benim gibiyseniz ve her şeyi olduğu gibi halletmek yerine her şeyi son dakikaya bırakırsanız. Durum buysa, her şeyi olduğu gibi bırakın - her zaman diğer Kişiler adlı sözde etikete gidebilir ve bunları Kişiler listenize aktarmak için daha fazla bilgi ekleyebilirsiniz.

Bununla birlikte, karışıklık çok fazla olursa ve kontaklarınız tıkanırsa, motoru bir saniyeliğine durdurmak isteyebilirsiniz. İşte profesyonel ipucu #2.

Başladığımızdan beri, Google Kişiler'de kaç kişi saklayabileceğinizi hiç merak ettiniz mi? Limit 25 bin kişidir.

Çok fazla alan gibi görünse de, bir iş yürütüyorsanız ve ağınızı genişletmek istiyorsanız, bu sayının ne kadar az olduğunu bilirsiniz. Şahsen, Google'ın neden daha fazla tasarruf etmenize izin vermediğini anlamıyorum. Ne de olsa, daha kapsamlı bir veri tabanına sahip olmak onların yararına. Hala yapışkan bir tane!

Google Kişileri nasıl düzenlenir

Daha önce de söylediğim gibi, yeni kişilerinizin sistem tarafından otomatik olarak kaydedilmesini ve daha sonra düzgün bir şekilde kaydedilmesi için gözden geçirilmesini isteyip istemediğiniz size kalmış. Kişilerinizi düzenlemek son derece kolaydır ve fazla zaman almaz!

Bunu yapmak için, kişiyi tıklamanız ve 'Düzenle' düğmesine basmanız yeterlidir. Oradan istediğiniz tüm değişiklikleri yapabilirsiniz, ilerlemenizi kaydetmeyi unutmayın.

Ancak, her şeyi hatasız ve düzenli tutmak istiyorsanız, bazı daha gelişmiş kişi düzenlemeleri yapmak isteyebilirsiniz.

Hayatınız boyunca kullandığınız tüm e-posta adreslerini düşünün. Bu kesinlikle birden fazla olurdu, değil mi? Örneğin, farklı amaçlar için yaklaşık üç farklı e-posta hesabım var. Bu bir kolaylık ve iş-yaşam dengesini bulmak meselesi. Bu şekilde, iş arkadaşlarınız ve arkadaşlarınız arasında ayrım yapabilirsiniz, ortalığı karıştırmadığınızdan ve 12 yaşındayken oluşturduğunuz e-posta adreslerinden profesyonel e-postalar gönderdiğinizden emin olun. HelloKittyVal28 sevimliydi, ancak kesinlikle güvenilir bir çalışan olmaya hazır değil. ! Yine de konumuza dönecek olursak… Eminim birden fazla adresi olan tek kişi ben değilim ve müşterileriniz de muhtemelen benim gibi olacaktır. Bu, Google Kişilerinizin aynı kişilerin kopyalarına sahip olduğu anlamına gelir. Dünyanın sonu değil, ancak üretkenlik oranınızı bir çentik düşürür. Yani, işte 3. ipucu geliyor!

'Birleştir' düğmesini seçerseniz, Google hem e-posta adreslerini hem de diğer bilgi parçalarını saklar, böylece sonunda güzel ve eksiksiz bir profil kartı alırsınız.

Gerçek bir üretkenlik gurusu olmak istiyorsanız, Kişilerinizdeki kopyaların ve diğer hataların manuel kontrolleriyle zaman kaybetmekten kaçınabilirsiniz. Bunun yerine, bu görevi, örneğin NetHunt CRM gibi iyi entegre edilmiş bir Gmail CRM sistemine devredin. İşi senin için yapacak, söz veriyorum! Kim bilir, belki de NetHunt'ı kullanarak kazanacağınız bu 5 dakika, satışlarınızı çatıdan artırmanıza yetecek kadar zaman kazandıracaktır! Bunu öğrenmenin tek yolu, erken aşamadaki başlangıç ​​programınız için NetHunt'ı denemek olacaktır.

Daha fazlasını izleyin: NetHunt CRM'de Google Kişileri Nasıl Kullanılır

Kişiler Google'a nasıl yedeklenir

Cihazınızda kayıtlı kişileriniz varsa, bunları Google'a yedeklemek isteyebilirsiniz. Bir iOS kullanıcısı veya hevesli bir Android kullanıcısı olmanıza bağlı olarak, yedekleme teknikleri değişiklik gösterir.

• Android kişileri yedekleme. Android cihazınızda kayıtlı bir kişi koleksiyonunuz varsa, kendinizi şanslı bir adam olarak düşünün. Büyük olasılıkla, sizin müdahale etmenize gerek kalmadan otomatik olarak Google Kişilerinize yedekleniyorlar. Ayarlarınızı kontrol ederek her şeyin plana göre gittiğinden emin olabilirsiniz. Kişiler, Google Kişiler ile senkronize edilirken Sistem yedeklemeniz açık olmalıdır.
• iOS kişileri yedekleme. Bir Apple hayranıysanız, Google Kişiler senkronizasyonunun sizin için birkaç ekstra adımı daha vardır. Ama hiçbir şey çok teknoloji meraklısı değil, söz veriyorum. Tek seferlik bir yedekleme istiyorsanız, Appstore'dan bir Google Drive uygulaması indirmeli ve yedeklemeyi etkinleştirmek için doğrudan Ayarlar'a gitmelisiniz. Şu anda iOS cihazınızda bulunan tüm kişiler Google Kişiler'e aktarılacaktır. Cihaz kişilerinizi Google Kişiler ile senkronize etmek istiyorsanız, Ayarlar'ın hesap bölümüne Gmail hesabınızı eklemeli ve kişi yedeklemenin etkinleştirildiğinden emin olmalısınız.

Google Kişileri nasıl içe aktarılır

Bu makalenin tamamı, işletmeniz için Google Kişiler'i kullanmanın üretkenlik avantajlarını vurgulamakla ilgilidir. Daha az üretken başka bir platformdan Google'a geçiş yapıp yapamayacağınızı merak ediyorsanız, yolun yarısına geldik! Google, kişileri Google adres defterine aktarmayı çok kolaylaştırdı.

Google Kişiler ana sayfasının kenar çubuğuna dokunun, İçe Aktar düğmesini seçin. Daha önce başka bir yazılımdan dışa aktarılan bir .csv veya .vCard dosyasını içe aktarmanızı isteyen bir yükleme penceresi açılır. Kişilerinizi içe aktarmadan önce bir etiket ayarlayabilirsiniz (bunun hakkında daha sonra daha fazlası var!).

Google Kişiler'in tekil oturum başına içe aktarılan kişi sayısı için belirlenmiş bir sınırı olduğunu unutmayın. Bu nedenle, başka bir kişi yönetim sisteminden Google'a geçiş yapıyorsanız, .csv dosyanızı her biri 3000 kişiye kadar birkaç dosyaya ayırdığınızdan emin olmanız gerekir.

Google Kişileri nasıl dışa aktarılır

Google Kişiler ile sadece veri girişi değil, aynı zamanda veri çıkışı da başarılıdır. Örneğin, bir CRM sistemine yerleştirmek için tüm kişilerinizin yıllar içinde toplandığı temiz bir dosyaya ihtiyacınız varsa, sadece birkaç tıklamayla dışa aktarabilirsiniz.

İnternette Google Kişiler'den kişileri dışa aktarmaya ilişkin en basit ama en ayrıntılı kılavuzu buradan okuyun !

Google Kişiler tarafından desteklenen dışa aktarma biçimleri:

• Outlook .csv biçimi tüm verileri dışa aktarır ve adları varsayılan karakter kodlamasına dönüştürür.
• Google .csv biçimi tüm verileri dışa aktarır ve uluslararası karakterleri korumak için Unicode kullanır. Verileri Microsoft Excel elektronik tablolarına aktarmak için harikadır, ancak Outlook gibi bazı e-posta hizmetleri bununla uyumlu değildir.
• vCard formatı, birçok e-posta programı ve iletişim yöneticisi tarafından desteklenen bir internet standardıdır.

Kişiler bir Google hesabından diğerine nasıl taşınır?

Ne yazık ki, tek bir tıklamayla Google hesaplarınız arasında kişileri nasıl değiştirebileceğinizin bir kısayolu yok. Bunu yapmak için, kişi ihracat ve içe aktarma hakkında biraz bilgi sahibi olmanız gerekir.

Buradan, algoritma basittir: Taşımak istediğiniz kişileri içeren Google hesabına giriş yaparsınız, onları seçersiniz ve bilgisayarınıza indirerek bir Google .csv dosyası olarak dışa aktarırsınız. Ardından, bir sonraki hesaba giriş yapın, Google Kişiler'e gidin ve önceden dışa aktarılan kişileri içe aktarın. Bum, bitti!

Google Kişileri nasıl paylaşılır?

İş adamları, dış kaynak kullanımının gelişmiş üretkenliğin önemli bir parçası olduğunu biliyor. En iyi olmak istiyorsanız, yardım için ne zaman başkalarına başvurmanız gerektiğini bilmelisiniz.

İş dünyasında, yukarıda bahsedilen sık sık bağlantıların paylaşılması ve bizim durumumuzda bağlantılarımıza erişim sağlanması anlamına gelir. Google Kişilerini paylaşmanın kolay olduğu ortaya çıktı! Bazı gereksinimlerle:

• Dizin yöneticisi, kişi paylaşımını etkinleştirmelidir.
• Kişiler yalnızca sizinle aynı alan adındaki kişilerle paylaşılabilir.
• Siz ve delegeleriniz, yetki verilen kişilere erişmek için bir telefon veya tablet değil, bir PC veya dizüstü bilgisayar kullanmalısınız.

Tüm bu gereksinimler karşılandığında, Ayarlar'ın 'Yetkilendirme erişimi' bölümündeki 'Temsilci davet et'i tıklayarak kişilerinizi paylaşmaya başlayabilirsiniz.

Temsilcilerinize kişilerinize erişim izni verdiğinizde, bir kerede virgülle ayırarak 25 adede kadar ad yazabilirsiniz.

Bu en doğal yol olsa da, en verimli yol değildir. Tüm gereksinimler, size sunulan seçenekleri sınırlı kılar. Üretkenliği artırmanın yollarına odaklandığımız için, alternatif Google Contact paylaşımı yöntemlerine bakmak iyi bir fikirdir.

En hızlı ve en kolay yollardan biri, bir CRM ile iş yolunu paylaşan Google Contact'a yaklaşmaktır. Bir CRM sisteminin en büyük avantajlarından biri, aynı sayfada çalışmıyor olsalar bile birden fazla kişinin aynı proje üzerinde birlikte çalışmasına izin vermesidir. Bu, hesaplarındaki kişilere birleşik sistem aracılığıyla erişebilecekleri anlamına gelir!

Google Kişiler'de nasıl grup oluşturulur?

Ve son olarak, tatlı! Gruplar, Google Kişiler'in çok daha iyi üretkenlik sağlayan açık ara en yararlı özelliklerinden biridir.

Makalemizde Gmail'de neden harika bir grup/posta listesi oluşturma hakkında daha fazla bilgi edinin!

Belirli bir grupta yer almasını istediğiniz kişileri seçip sayfanın üst kısmındaki etiket simgesine tıklayarak kişilerinizin her birine özel bir etiket atayabilirsiniz. Ardından sistem, seçilen kişilere ya zaten var olan bir etiket atamanızı ya da yeni bir etiket oluşturmanızı önerecektir.

*Çerçeve sonu donması!* Buraya bu şekilde geldim ve müthiş bir yolculuktu! Ancak bu konuda benimle aynı fikirde olmalısınız, tek başına Google Kişiler bağlantılarınızı sağlam tutmak için seksi bir araçtır. Ancak bir Gmail CRM sistemi ile birlikte mi? Uh-oh, neredeyse gerçek olamayacak kadar iyi!