Przewodnik produktywności dotyczący korzystania z Kontaktów Google

*Zamrożenie ramki!* Gdybyśmy byli w filmie z 2000 roku, teraz byłby to epicki ' Tak! To ja; pewnie zastanawiasz się, jak znalazłem się w tej sytuacji .

Są szanse, że trafiłeś na tę stronę po zwlekaniu z szukaniem wskazówek dotyczących produktywności online przez co najmniej pół godziny. Pół godziny Twojego cennego czasu! Byłem tam, zrobiłem to. Ale co, jeśli powiem, że w tej chwili jesteś produktywny? Chodzi o to, jak na to patrzysz.

Merriam Webster zdefiniowała bycie produktywnym jako „ posiadający jakość lub moc produkcji, zwłaszcza w obfitości ”. Nie można było powiedzieć tego lepiej, prawda? Nie zgadzam się z tym, jako eks-niepokojona nastolatka z doktoratem z prokrastynacji. Pomimo tego, że jest to trafna definicja, jest również bardzo niejasna. Nie daje ci to żadnego poczucia kierunku i jest bardzo denerwujące, jeśli chodzi o mierzenie, jak dobrze radzisz sobie ze swoimi obowiązkami. I nie ma cienia dla George'a i Charlesa Websterów, to podejście do produktywności jest również nieco przestarzałe. Każdy, kto próbował zebrać swoje rzeczy i być najlepszą wersją siebie w XXI wieku, wie, że we współczesnym rozumieniu produktywności chodzi o bycie wydajnym. Zrób więcej, robiąc mniej.

A jeśli mi w tym nie ufasz, nie jestem sam. Kilka całkiem wiarygodnych osób jest na tej samej stronie co ja tutaj. Na przykład dyrektor generalny CBRE Americas, Jim Wilson, użył bardzo podobnego sformułowania, kiedy rozmawiał z Forbes na temat produktywności: „ Nasi klienci koncentrują się na robieniu więcej i produkowaniu więcej mniejszym kosztem. Wszyscy koncentrują się na tym, co mogą zrobić, aby zwiększyć produktywność w kontekście miejsca pracy. ”

Tak więc organizowanie i zmienianie kontaktów w celu uczynienia ich bardziej dostępnymi i zoptymalizowanymi jest jednym z najlepszych przykładów współczesnej produktywności! Gratulacje! Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak w pełni wykorzystać możliwości dzięki Kontaktom Google.

Co to są Kontakty Google?

Po pierwsze, omówimy podstawy. Czym dokładnie są Kontakty Google i dlaczego do cholery brzmi to tak znajomo?

Teraz, gdy już rozumiesz, co to jest, nadszedł czas na stary dobry przykład tego, jak to działa. Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, wiesz, że nie musisz pamiętać praktycznie żadnego adresu e-mail, ponieważ Google robi to za Ciebie. To jest niezaprzeczalnie wygodne. Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, skąd Google to wszystko wie? Kontakty Google to odpowiedź! Wszystkie adresy e-mail osób, z którymi kiedykolwiek kontaktowałeś się za pośrednictwem Gmaila, są przechowywane w systemie i czekają na ponowne użycie.

Dlaczego warto korzystać z Kontaktów Google?

Jak już wspomniałem, prawdopodobnie korzystasz już z Kontaktów Google, nawet jeśli nie było to zamierzone. Ale teraz, gdy staramy się włączyć Kontakty Google do naszej rutyny biznesowej i jak najlepiej ją wykorzystać, oceńmy, czy jest to warte szumu, czy nie. Uwaga, spoiler, to prawda. Oto niektóre czynności, które możesz zrobić w Kontaktach Google, aby zwiększyć swoją produktywność:

• Twórz, przechowuj i organizuj informacje kontaktowe tysięcy osób.
• Synchronizuj swoje kontakty z Gmailem, aby regularnie i szybko je aktualizować.
• Twórz grupy, aby jednocześnie zarządzać segmentami osób.
• Wyszukaj informacje kontaktowe wszystkich osób w Twojej firmie.
• Importuj i eksportuj swoje kontakty.

Lista ta nie jest jednak wyczerpująca. Będąc częścią ekosystemu Google, Kontakty Google działają w harmonii z innymi produktami Google, wzajemnie zwiększając swoje wskaźniki produktywności. Gmail, Kalendarz Google, Dysk Google — wszystkie te usługi mogą stać się znacznie wydajniejsze, jeśli prawidłowo zarządzasz Kontaktami Google. A jeśli dodasz do swoich kontaktów odrobinę magii CRM, na pewno zostaniesz mistrzem produktywności!

Jak korzystać z Kontaktów Google

Kontakty Google są mniej skomplikowane niż niektóre inne produkty wydawane przez Google, co oznacza, że ​​możesz łatwo zrozumieć, jak wszystko działa. Jednak o wiele bardziej produktywną metodą byłoby skorzystanie z tego obszernego przewodnika po świecie Kontaktów Google. Chodźmy!

Gdzie są moje kontakty Google

Powodem, dla którego możesz nie wiedzieć, gdzie znaleźć swoje Kontakty Google, jest to, że nie ma widocznego linku do tego oprogramowania do zarządzania kontaktami bezpośrednio z Gmaila. „Ale pamiętam, że taki był!”. Masz rację, w tym nie ma sztuczki z efektem Mandeli. Jeśli jesteś użytkownikiem Google od jakiegoś czasu, być może pamiętasz mały przycisk „Kontakty” na karcie paska bocznego aplikacji pocztowej. Wraz z nową zaktualizowaną wersją G Suite zniknął.

Cóż, właściwie nie bardzo. Właśnie zmienił lokalizację. Dziś wszystkie Twoje kontakty mają dla nich wyznaczony obszar, tak jak powinny! Możesz przejść do swoich Kontaktów Google, przechodząc do ikony szuflady aplikacji na samej górze po prawej stronie ekranu i przewijając w dół do Kontaktów.

To nie jest skomplikowane, prawda? Ale ten artykuł dotyczy rozlewania herbaty, więc pozwól, że dam ci krótką, małą wskazówkę, która natychmiast skróci czas wyszukiwania do dokładnie poniżej sekundy (mierzyłem stoperem!). Zrobić więcej, robiąc mniej, pamiętasz?

Gotowe! Najlepsze w skrótach klawiszowych jest to, że możesz w ten sposób uzyskać dostęp do swoich Kontaktów Google z dowolnego miejsca w Gmailu. Poza tym byłoby również miłym profesjonalnym akcentem, gdyby twój szef obserwował cię przez ramię – naprawdę tak myślałeś, kiedy powiedziałeś, że jesteś obeznany z technologią w swoim CV.

Przejście do rzeczywistego interfejsu Kontaktów Google i gdzie znaleźć swoje kontakty. Damy Google to: wiedzą co nieco o tym, jak sprawić, by produkty były przyjazne dla użytkownika. Gdy tylko wejdziesz na stronę główną aplikacji Kontakty Google, zobaczysz wygodnie umieszczony pasek boczny z kilkoma zakładkami czekającymi na zapoznanie się z:

• Kontakty . Wszystkie połączenia, które celowo zapisałeś na swojej wirtualnej liście kontaktów. Słowo kluczowe to „celowo”. Zgadza się, nie panikuj, jeśli po latach bycia oddanym użytkownikiem GSuite ten folder wygląda na pusty.
• Często się kontaktujesz , aby pokazać kontakty, z którymi najbardziej się kontaktujesz.
• Katalog zawiera informacje o osobach w Twojej organizacji (jest dostępny tylko dla użytkowników GSuite).
• Sekcja Etykiety zapewnia miejsce na Twoje grupy kontaktów.
• Inne kontakty , kategoria dostępna na dole tej karty, przechowuje wszystkie połączenia, które nie są częścią Twojej listy kontaktów, z którymi masz kontakt.

Jak zapisywać kontakty w Google

Zanim zdziwisz się brakiem kontaktów na Twojej liście kontaktów , porozmawiajmy o tym, jak się tam pojawiają. Jak wspomniano wcześniej, musisz celowo dodać osoby, które chcesz zobaczyć na liście kontaktów, aby tam dotarły. Jak to zrobić?

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest kliknięcie przycisku „ Utwórz kontakt ” w lewym górnym rogu ekranu Kontakty Google. Możesz dodać jeden lub więcej kontaktów jednocześnie. Gdy to zrobisz, zobaczysz formularz do wypełnienia, wpisując imię i nazwisko kontaktu, jego organizację, stanowisko, adres e-mail i adres telefonu oraz kilka notatek do karty kontaktu.

Jeśli jednak chcesz dodać więcej informacji o tym, kim są, naciśnij przycisk „Pokaż więcej” i zaszalej ze wszystkimi informacjami, które masz o tej osobie. Ma też kilka dobrych opcji! Na przykład, jeśli pracujesz z niektórymi zagranicznymi partnerami, możesz umieścić fonetyczną wersję ich nazwiska lub nadać im pseudonim. Ale nawet to czasami nie wystarcza. Wtedy przydaje się narzędzie innej firmy! Zgrabny system CRM, najlepiej w pełni zintegrowany z usługami Gmail, urozmaici Twoje kontakty. Na przykład NetHunt Gmail CRM pozwala dodać więcej pól i dostosować szczegóły. Wypróbuj NetHunt (dostępny jest bezpłatny 14-dniowy okres próbny) i jak najszybciej wykaż się kreatywnością w procesie organizacyjnym!

A co z kontaktami, które automatycznie pojawiają się w Twoich dziennikach, innymi kontaktami ? To, co właśnie omówiłem powyżej, to proces ręcznego dodawania nowych kontaktów do listy kontaktów. Ale jeśli tego nie zrobisz, Google nadal przechowuje informacje o adresach, z którymi się kontaktujesz. Wysyła wszystkie adresy e-mail osób, z którymi kontaktowałeś się w jakikolwiek sposób (odpowiedział na ich e-mail, wysłał e-mail lub nawet przekazał e-mail), abyś mógł nad tym pracować później. Czasami może to być niezwykle pomocne, zwłaszcza jeśli jesteś kimś podobnym do mnie i zostawiasz wszystko na ostatnią chwilę, zamiast rozwiązywać problemy, gdy nadejdą. Jeśli tak jest, po prostu zostaw wszystko tak, jak jest — zawsze możesz przejść do pseudoetykiety Inne kontakty i dodać więcej informacji, aby przenieść je na swoją listę kontaktów.

Niemniej jednak, jeśli bałagan staje się zbyt duży, a kontakty są zatkane, możesz na chwilę zatrzymać silnik. Oto wskazówka dla profesjonalistów nr 2.

Skoro już o tym mowa, zastanawiałeś się kiedyś, ile kontaktów możesz przechowywać w Kontaktach Google? Limit to 25 tys. kontaktów.

Choć może się wydawać, że to dużo miejsca, jeśli prowadzisz firmę i chcesz rozwinąć swoją sieć, wiesz, jak mała jest ta liczba. Osobiście nie rozumiem, dlaczego Google nie pozwoliło Ci zaoszczędzić więcej. W końcu w ich najlepszym interesie jest posiadanie obszerniejszej bazy danych. Nadal jest lepki!

Jak edytować Kontakty Google

Jak już powiedziałem, od Ciebie zależy, czy chcesz automatycznie zapisać nowe kontakty przez system i przejrzeć je później, aby je poprawnie zapisać. Edytowanie kontaktów jest bardzo łatwe i nie zajmuje dużo czasu!

Aby to zrobić, wystarczy kliknąć kontakt i nacisnąć przycisk „Edytuj”. Możesz tam wprowadzić wszystkie zmiany, które chcesz, tylko nie zapomnij zapisać swoich postępów.

Jeśli jednak chcesz, aby wszystko było wolne od błędów i schludne, możesz chcieć przeprowadzić bardziej zaawansowaną edycję kontaktów.

Pomyśl o wszystkich adresach e-mail, których używałeś przez całe życie. To z pewnością byłoby więcej niż jeden, prawda? Na przykład mam około trzech różnych kont e-mail do różnych celów. To kwestia wygody i znalezienia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W ten sposób możesz odróżnić kolegów od kolegów, po prostu upewnij się, że nie zepsujesz i nie wysyłasz profesjonalnych e-maili z adresów e-mail, które utworzyłeś, gdy miałeś 12 lat. HelloKittyVal28 była urocza, ale zdecydowanie nie jest gotowa na zostanie wiarygodnym pracownikiem ! Wracając jednak do mojego punktu… Jestem pewien, że nie jestem jedyną osobą z wieloma adresami, a Twoi klienci też prawdopodobnie będą tacy jak ja. Oznacza to, że Twoje Kontakty Google zawierają duplikaty tych samych kontaktów. To nie koniec świata, ale znacznie obniża Twoją wydajność. A więc nadchodzi wskazówka nr 3!

Jeśli wybierzesz przycisk „Scal”, Google zachowa zarówno adresy e-mail, jak i inne informacje, więc na końcu otrzymasz ładną i kompletną kartę profilu.

Jeśli chcesz być prawdziwym guru produktywności, możesz uniknąć marnowania czasu na ręczne sprawdzanie duplikatów i innych błędów w Kontaktach. Zamiast tego deleguj to zadanie do dobrze zintegrowanego systemu CRM Gmaila, takiego jak, powiedzmy, NetHunt CRM. Wykona robotę za ciebie, obiecuję! Kto wie, może te 5 minut, które zaoszczędzisz, korzystając z NetHunt, zwolni wystarczająco dużo czasu, aby zwiększyć sprzedaż! Jedynym sposobem, aby się o tym przekonać, byłoby wypróbowanie NetHunt dla programu startowego na wczesnym etapie.

Zobacz więcej: Jak korzystać z Kontaktów Google w NetHunt CRM

Jak wykonać kopię zapasową kontaktów w Google

Jeśli masz już kontakty zapisane na swoim urządzeniu, możesz utworzyć ich kopię zapasową w Google. W zależności od tego, czy jesteś użytkownikiem systemu iOS, czy zapalonym użytkownikiem Androida, techniki tworzenia kopii zapasowych mogą się różnić.

• Kopia zapasowa kontaktów Androida. Jeśli masz kolekcję kontaktów zapisanych na urządzeniu z Androidem, uważaj się za szczęściarza. Najprawdopodobniej automatycznie tworzą one kopie zapasowe w Kontaktach Google bez konieczności wchodzenia. Możesz upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem, sprawdzając Ustawienia. Kopia zapasowa systemu powinna być włączona, a Kontakty są synchronizowane z Kontaktami Google.
• Kopia zapasowa kontaktów iOS. Jeśli jesteś fanem Apple, synchronizacja Kontaktów Google ma dla Ciebie kilka dodatkowych kroków. Ale nic zbyt zaawansowanego technicznie, obiecuję. Jeśli chcesz wykonać jednorazową kopię zapasową, pobierz aplikację Dysk Google z Appstore i przejdź bezpośrednio do Ustawień, aby włączyć kopię zapasową. Wszystkie kontakty, które obecnie istnieją na Twoim urządzeniu z iOS, zostaną zaimportowane do Kontaktów Google. Jeśli chcesz zsynchronizować kontakty urządzenia z Kontaktami Google, dodaj swoje konto Gmail w sekcji konta w Ustawieniach i upewnij się, że kopia zapasowa kontaktów jest włączona.

Jak zaimportować Kontakty Google

W tym artykule omówiono korzyści związane z wydajnością korzystania z Kontaktów Google w Twojej firmie. Jeśli zastanawiasz się, czy możesz przeprowadzić migrację do Google z innej, mniej wydajnej platformy, jesteśmy w połowie drogi! Google ułatwiło importowanie kontaktów do książki adresowej Google.

Na pasku bocznym strony głównej Kontaktów Google wybierz przycisk Importuj. Pojawi się okno przesyłania z prośbą o zaimportowanie pliku .csv lub .vCard wcześniej wyeksportowanego z innego oprogramowania. Zanim zaimportujesz swoje kontakty, możesz ustawić etykietę (więcej o tym później!).

Pamiętaj, że Kontakty Google mają ustalony limit liczby kontaktów importowanych na pojedynczą sesję. Jeśli więc przeprowadzasz migrację z dowolnego innego systemu zarządzania kontaktami do Google, musisz podzielić plik .csv na kilka plików, z których każdy może mieć do 3000 kontaktów .

Jak wyeksportować Kontakty Google

Kontakty Google to nie tylko dane przychodzące, ale także dane pomyślnie wychodzące. Jeśli potrzebujesz porządnego pliku ze wszystkimi kontaktami zgromadzonymi przez lata, na przykład, aby umieścić go w systemie CRM, możesz go wyeksportować za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Przeczytaj najprostszy, ale najbardziej szczegółowy przewodnik dotyczący eksportowania kontaktów z Kontaktów Google w Internecie tutaj !

Formaty eksportu obsługiwane przez Kontakty Google:

• Format Outlook .csv eksportuje wszystkie dane i konwertuje nazwy na domyślne kodowanie znaków.
• Format Google .csv eksportuje wszystkie dane i używa Unicode do zachowania znaków międzynarodowych. Świetnie nadaje się do eksportowania danych do arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel, ale niektóre usługi pocztowe, np. Outlook, nie są z nim kompatybilne.
• Format vCard to standard internetowy obsługiwany przez wiele programów pocztowych i menedżerów kontaktów.

Jak przenieść kontakty z jednego konta Google na inne

Niestety, nie ma skrótu umożliwiającego zamianę kontaktów między kontami Google jednym kliknięciem. Aby to zrobić, musisz mieć pewną wiedzę na temat eksportu i importu kontaktów.

Od tego momentu algorytm jest prosty: logujesz się na konto Google, na którym znajdują się kontakty, które chcesz przenieść, wybierasz je i eksportujesz jako plik Google .csv, pobierając je na swój komputer. Następnie logujesz się na kolejne konto, przechodzisz do Kontaktów Google i importujesz wcześniej wyeksportowane kontakty. Bum, gotowe!

Jak udostępniać Kontakty Google

Ludzie biznesu wiedzą, że outsourcing jest kluczowym elementem zwiększonej produktywności. Jeśli chcesz być najlepszy, musisz wiedzieć, kiedy zwrócić się o pomoc do innych.

W świecie biznesu to często oznacza dzielenie się powiązaniami, aw naszym przypadku udostępnianie naszych kontaktów. Okazuje się, że udostępnianie Kontaktów Google jest łatwe! Z pewnymi wymaganiami:

• Administrator katalogu musi włączyć udostępnianie kontaktów.
• Kontakty można udostępniać tylko osobom w tej samej domenie co Ty.
• Ty i Twoi delegowani musicie korzystać z komputera stacjonarnego lub laptopa, aby uzyskać dostęp do delegowanych kontaktów, a nie telefonu lub tabletu.

Po spełnieniu wszystkich tych wymagań możesz rozpocząć udostępnianie kontaktów, klikając opcję „Zaproś pełnomocnika” w sekcji „Przekazanie dostępu” w Ustawieniach.

Za każdym razem, gdy przyznajesz dostęp do swoich kontaktów swoim pełnomocnikom, możesz jednocześnie wpisać do 25 nazwisk oddzielonych przecinkami.

Chociaż jest to najbardziej naturalny sposób, nie jest on najbardziej produktywny. Wszystkie wymagania ograniczają dostępne opcje. Ponieważ skupiamy się na sposobach zwiększenia produktywności, warto przyjrzeć się alternatywnym metodom udostępniania Kontaktów Google.

Jednym z najszybszych i najłatwiejszych sposobów jest udostępnienie Kontaktów Google w sposób biznesowy - za pomocą CRM. Jedną z największych zalet systemu CRM jest to, że pozwala wielu osobom współpracować nad tym samym projektem, nawet jeśli nie pracują na tej samej stronie. Oznacza to, że mogą uzyskać dostęp do kontaktów ze swoich kont za pośrednictwem ujednoliconego systemu!

Jak utworzyć grupę w Kontaktach Google

I wreszcie deser! Grupy są zdecydowanie jedną z najbardziej przydatnych funkcji Kontaktów Google, która zapewnia znacznie lepszą produktywność.

Dowiedz się więcej o tym, dlaczego tworzenie grupy/listy mailingowej w Gmailu jest świetne w naszym artykule!

Każdemu ze swoich kontaktów możesz przypisać niestandardową etykietę, wybierając osoby, które chcesz należeć do określonej grupy, i klikając ikonę etykiety u góry strony. Następnie system zaproponuje przypisanie wybranym kontaktom już istniejącej etykiety lub wymyślenie nowej.

*Koniec zamrożenia klatki!* Więc tak się tu dostałem i to była piekielna przejażdżka! Ale musisz się ze mną zgodzić, same Kontakty Google to seksowne narzędzie do utrzymywania nienaruszonych połączeń. Ale w połączeniu z systemem Gmail CRM? Uh-oh, prawie zbyt piękne, aby mogło być prawdziwe!