Google 주소록 사용에 대한 생산성 가이드

*프레임 멈춤!* 우리가 2000년대 영화에 있었다면 지금은 서사시가 되었을 ' 예! 그게 나야; 내가 어떻게 이 상황에 빠지게 되었는지 궁금해 하실 것입니다 .

최소한 30분 동안 온라인에서 생산성 팁을 찾아 미루다가 이 페이지에 도달했을 가능성이 있습니다. 소중한 시간 30분! 거기에 있었어. 하지만 지금 이 순간에 당신이 실제로 생산적이라고 말하면 어떻게 될까요? 그것은 당신이 그것을 어떻게 보느냐에 관한 것입니다.

메리엄 웹스터(Merriam Webster)는 생산적이라는 것을 ' 특히 풍부하게 생산하는 품질이나 능력을 갖는 것 '이라고 정의했습니다. 더 잘 말할 수 없었겠죠? 미루는 박사 학위를 가지고 있는 불안한 십대로서 나는 동의하지 않습니다. 정확한 정의임에도 불구하고 매우 모호한 정의이기도 하다. 그것은 당신에게 방향 감각을 제공하지 않으며 당신이 당신의 책임을 얼마나 잘 처리하고 있는지 측정하는 측면에서 전반적으로 매우 당황스럽습니다. 그리고 George와 Charles Websters에게는 그늘이 없습니다. 생산성에 대한 이러한 접근 방식도 다소 구식입니다. 21세기에 자신의 물건을 모으고 최고의 모습을 갖추기 위해 노력한 사람이라면 누구나 현대의 생산성 개념이 효율적이라는 것을 알고 있습니다. 적게 하여 더 많은 일을 하십시오.

그리고 당신이 이것에 대해 나를 믿지 않는다면, 나는 혼자가 아닙니다. 꽤 믿을만한 사람들이 여기 나와 같은 페이지에 있습니다. 예를 들어, CBRE Americas의 CEO인 Jim Wilson은 생산성 문제에 대해 Forbes와 이야기할 때 매우 유사한 표현을 사용했습니다 . 모든 사람들은 직장의 맥락에서 생산성을 높이기 위해 할 수 있는 일에 집중하고 있습니다. "

따라서 연락처를 보다 쉽게 ​​액세스하고 최적화할 수 있도록 구성하고 재배열하는 것은 현대 생산성의 대표적인 예 중 하나입니다! 축하해요! 이제 Google 주소록을 최대한 활용하는 방법에 대해 자세히 알아볼 차례입니다.

Google 주소록이란 무엇입니까?

먼저 기본 사항을 살펴보겠습니다. Google 주소록이란 정확히 무엇이며 왜 그렇게 친숙하게 들릴까요?

이제 이것이 무엇인지 이해했으므로 작동 방식에 대한 좋은 예를 들어볼 차례입니다. Gmail 사용자라면 Google이 대신해 주기 때문에 다른 사람의 이메일 주소를 기억할 필요가 없다는 행복을 알고 계실 것입니다. 그것은 틀림없이 편리합니다. 그러나 Google이 이 모든 것을 어떻게 알고 있는지 궁금해 한 적이 있습니까? Google 주소록이 답입니다! Gmail을 통해 교류한 적이 있는 사람들의 모든 이메일 주소는 다시 사용되기를 기다리는 시스템에 저장됩니다.

Google 주소록을 사용하는 이유

이미 언급했듯이 의도적인 것은 아니더라도 이미 Google 주소록을 사용하고 있을 것입니다. 그러나 이제 Google 주소록을 비즈니스 루틴에 통합하고 최대한 활용하기 위해 노력하고 있으므로 과대 광고의 가치가 있는지 평가해 보겠습니다. 스포일러 주의입니다. 생산성을 향상시키기 위해 Google 주소록에서 수행할 수 있는 몇 가지 작업은 다음과 같습니다.

• 수천 명의 개인 연락처 정보를 생성, 저장 및 구성합니다.
• 연락처를 Gmail과 동기화하여 정기적으로 신속하게 업데이트하십시오.
• 한 번에 사람들의 세그먼트를 관리하는 그룹을 만듭니다.
• 회사 내 모든 사람의 연락처 정보를 찾아보십시오.
• 연락처를 가져오고 내보냅니다.

그러나 이 목록이 완전한 것은 아닙니다. Google 생태계의 일부인 Google 주소록은 다른 Google 제품과 조화롭게 작동하여 서로의 생산성 측정항목을 상호 향상시킵니다. Gmail, Google 캘린더, Google 드라이브 - Google 연락처를 올바르게 관리하면 이 모든 서비스를 훨씬 더 효율적으로 사용할 수 있습니다. 그리고 연락처에 약간의 CRM 마법을 추가하면 분명히 생산성의 마스터가 될 것입니다!

Google 주소록 사용 방법

Google 주소록은 Google에서 출시한 다른 제품보다 덜 복잡하므로 모든 것이 스스로 어떻게 작동하는지 쉽게 알 수 있습니다. 그러나 보다 생산적인 방법은 이 포괄적인 가이드를 따라 Google 주소록의 세계로 들어가는 것입니다. 갑시다!

내 Google 주소록은 어디에 있나요?

Google 연락처를 찾을 수 있는 위치에 대해 혼란스러울 수 있는 이유는 Gmail에서 직접 이 연락처 관리자 소프트웨어에 대한 눈에 띄는 링크가 없기 때문입니다. '하지만 그런 게 있었던 걸로 기억해요!..' 맞아요. 여기에는 만델라 효과가 없습니다. 한동안 Google 사용자였다면 메일 앱의 사이드바 탭에 있는 작은 '연락처' 버튼을 기억할 것입니다. G Suite의 새로운 업데이트 버전에서는 사라졌습니다.

글쎄, 실제로는 그렇지 않습니다. 위치만 변경되었습니다. 오늘날에는 모든 연락처에 지정된 영역이 있어야 합니다. 화면 오른쪽 맨 위에 있는 앱 서랍 아이콘으로 이동하여 연락처까지 아래로 스크롤하면 간단히 Google 연락처에 액세스할 수 있습니다.

복잡하지 않죠? 하지만 이 기사는 차를 흘리는 것에 관한 것이므로 검색 시간을 정확히 1초 미만으로 즉시 최소화할 수 있는 간단한 프로 팁을 드리겠습니다(저는 스톱워치로 측정했습니다!). 적게 해서 더 많이 하세요, 기억하시나요?

완료! 키보드 단축키의 가장 좋은 점은 Gmail 내 어디에서나 그런 방식으로 Google 주소록에 액세스할 수 있다는 것입니다. 게다가, 당신의 상사가 당신을 어깨 너머로 지켜보고 있다면 그것은 또한 좋은 전문적인 손길이 될 것입니다. 당신이 이력서에서 기술에 정통하다고 말했을 때 당신은 정말로 그것을 의미했습니다.

Google 주소록의 실제 인터페이스와 연락처를 찾을 수 있는 위치로 이동합니다. Google은 제품을 사용자 친화적으로 만드는 방법에 대해 한두 가지 알고 있습니다. Google 주소록 앱의 기본 페이지를 방문하는 즉시 탐색할 수 있는 몇 가지 탭이 있는 편리한 사이드바가 표시됩니다.

• 연락처 . 가상 연락처 목록에 의도적으로 저장한 모든 연결. 키워드는 '일부러'입니다. 맞습니다. 몇 년 동안 헌신적인 G Suite 사용자가 된 후에도 이 폴더가 비어 있는 것처럼 보이더라도 놀라지 마십시오.
• 자주 연락 하는 사람은 가장 많이 연락하는 연락처를 보여줍니다.
• 디렉토리 는 조직의 사람들에 대한 정보를 보여줍니다(G Suite 사용자만 사용할 수 있음).
• 레이블 섹션은 연락처 그룹을 위한 공간을 제공합니다.
• 이 탭의 맨 아래에서 액세스할 수 있는 범주인 기타 연락처 에는 연락처 목록에 없지만 상호 작용한 적이 있는 모든 연결이 저장됩니다.

연락처를 Google에 저장하는 방법

연락처 목록에 연락처가 없다는 사실에 놀라기 전에 연락처가 어떻게 나타나는지 논의해 보겠습니다. 앞에서 언급했듯이 연락처 목록에 보고 싶은 사람을 의도적으로 추가해야 방문할 수 있습니다. 자, 어떻게 합니까?

그렇게 하는 한 가지 방법은 Google 연락처 화면의 왼쪽 상단에 있는 ' 연락처 만들기 ' 버튼을 클릭하는 것입니다. 동시에 하나 이상의 연락처를 추가할 수 있습니다. 그렇게 하면 연락처 이름, 조직, 직위, 이메일 주소 및 전화 주소, 연락처 카드와 함께 사용할 몇 가지 메모를 입력하여 작성해야 하는 양식이 표시됩니다.

그러나 그들이 누구인지에 대한 더 많은 정보를 추가해야 하는 경우 '더 보기' 버튼을 누르고 그 사람에 대한 모든 정보로 펑키해집니다. 좋은 옵션도 있습니다! 예를 들어, 일부 외국 파트너와 작업하는 경우 해당 이름의 음성 버전을 입력하거나 닉네임을 지정할 수 있습니다. 그러나 그것으로도 충분하지 않을 때가 있습니다. 그럴 때 타사 도구가 유용합니다! Gmail 서비스와 완전히 통합되는 깔끔한 CRM 시스템은 연락처에 약간의 재미를 더할 것입니다. 예를 들어 NetHunt Gmail CRM을 사용하면 더 많은 필드를 추가하고 세부 정보를 사용자 지정할 수 있습니다. NetHunt(무료 14일 평가판 있음)를 시도하고 최대한 빨리 조직 프로세스에 창의력을 발휘하십시오!

이제 로그에 자동으로 나타나는 연락처인 기타 연락처 는 어떻습니까? 위에서 방금 다룬 내용은 새 연락처를 연락처 목록에 수동으로 추가하는 프로세스입니다. 그러나 그렇게 하지 않으면 Google은 사용자가 사용하는 주소에 대한 정보를 계속 저장합니다. 나중에 작업할 수 있도록 어떤 식으로든(그들의 이메일에 답장을 보내거나 이메일을 보내거나 이메일을 전달한 경우) 상호 작용한 사람들의 모든 이메일 주소를 보냅니다. 그것은 때때로 매우 도움이 될 수 있습니다. 특히 당신이 나와 같은 사람이고 모든 것을 닥치는 대로 처리하는 대신 마지막 순간에 모든 것을 맡기는 경우에 그렇습니다. 그런 경우에는 모든 것을 그대로 두십시오. 언제든지 의사 레이블 기타 연락처로 이동하여 더 많은 정보를 추가하여 연락처 목록으로 전송할 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 엉망이 너무 많아지고 연락처가 막히면 잠시 엔진을 멈추고 싶을 수 있습니다. 여기 프로 팁 #2가 있습니다.

지금까지 Google 주소록에 몇 개의 연락처를 저장할 수 있는지 궁금하신가요? 한도는 25,000 연락처입니다.

많은 공간처럼 보일 수 있지만 비즈니스를 운영하고 네트워크를 확장하려는 경우 그 숫자가 얼마나 작은지 알 수 있습니다. 저는 개인적으로 왜 Google이 더 많은 비용을 절약하도록 허용하지 않는지 이해가 되지 않습니다. 결국, 더 광범위한 데이터베이스를 갖는 것이 그들의 최선의 이익입니다. 여전히 끈적끈적해요!

Google 주소록을 수정하는 방법

이미 말했듯이 새 연락처를 시스템에서 자동으로 저장하고 나중에 제대로 저장하기 위해 검토할지 여부는 사용자에게 달려 있습니다. 연락처 편집은 매우 쉽고 시간도 많이 걸리지 않습니다!

그렇게 하려면 연락처를 클릭하고 '편집' 버튼을 누르기만 하면 됩니다. 여기에서 원하는 모든 변경을 수행할 수 있습니다. 진행 상황을 저장하는 것을 잊지 마십시오.

그러나 모든 것을 오류 없이 깔끔하게 유지하려면 고급 연락처 편집을 원할 수 있습니다.

평생 동안 사용한 모든 이메일 주소를 생각해 보십시오. 그것은 분명히 하나 이상일 것입니다. 그렇지 않습니까? 예를 들어, 서로 다른 용도로 약 3개의 서로 다른 이메일 계정이 있습니다. 그것은 편리함과 일과 삶의 균형을 찾는 문제입니다. 그렇게 하면 동료와 동료를 구별할 수 있습니다. 엉망으로 만들지 말고 12세 때 만든 이메일 주소로 전문적인 이메일을 보내세요. HelloKittyVal28은 귀여웠지만 확실히 신뢰할 수 있는 직원이 될 준비가 되지 않았습니다. ! 하지만 내 요점으로 돌아가서... 여러 주소를 가진 사람이 나뿐만이 아니며 고객도 나와 비슷할 것입니다. 즉, Google 주소록에 동일한 연락처가 중복되어 있습니다. 세상의 끝은 아니지만 생산성을 한 단계 떨어뜨립니다. 그래서, 여기에 프로 팁 #3이 옵니다!

'병합' 버튼을 선택하면 Google에서 이메일 주소와 기타 정보를 모두 보관하므로 최종적으로 멋지고 완전한 프로필 카드를 받게 됩니다.

진정한 생산성 전문가가 되고 싶다면 연락처 내의 중복 및 기타 오류를 수동으로 확인하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 대신 NetHunt CRM과 같이 잘 통합된 Gmail CRM 시스템에 이 작업을 위임하십시오. 그것은 당신을 위해 일을 할 것입니다, 약속합니다! NetHunt를 사용하여 절약할 수 있는 5분의 시간이 당신의 매출을 극대화할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있을지 누가 ​​압니까! 그것을 알아낼 수 있는 유일한 방법은 초기 단계의 시작 프로그램에 NetHunt를 사용해 보는 것입니다.

더 보기: NetHunt CRM에서 Google 연락처를 사용하는 방법

연락처를 Google에 백업하는 방법

기기에 이미 연락처가 저장되어 있는 경우 Google에 백업할 수 있습니다. iOS 사용자인지 열렬한 Android 사용자인지에 따라 백업 기술이 다릅니다.

• 안드로이드 연락처 백업. 안드로이드 기기에 연락처 모음이 저장되어 있다면 스스로를 운이 좋은 사람이라고 생각하세요. 대부분의 경우 사용자가 개입하지 않아도 자동으로 Google 주소록에 백업됩니다. 설정을 확인하여 모든 것이 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다. 연락처가 Google 연락처와 동기화되는 상태에서 시스템 백업이 켜져 있어야 합니다.
• iOS 연락처 백업. Apple 팬이라면 Google 주소록 동기화에 몇 가지 추가 단계가 있습니다. 그러나 너무 기술에 정통한 것은 없습니다. 일회성 백업을 원하는 경우 앱스토어에서 Google 드라이브 앱을 다운로드하고 설정으로 바로 이동하여 백업을 활성화해야 합니다. 현재 iOS 기기에 있는 모든 연락처를 Google 연락처로 가져옵니다. 기기 연락처를 Google 연락처와 동기화하려면 설정의 계정 섹션에서 Gmail 계정을 추가하고 연락처 백업이 활성화되어 있는지 확인해야 합니다.

Google 주소록을 가져오는 방법

이 문서는 비즈니스에 Google 주소록을 사용하여 얻을 수 있는 생산성 이점을 강조하는 것입니다. 생산성이 낮은 다른 플랫폼에서 Google로 마이그레이션할 수 있는지 여부가 궁금하시다면 저희가 절반입니다! Google에서는 연락처를 Google 주소록으로 쉽게 가져올 수 있습니다.

Google 주소록 기본 페이지의 사이드바 탭에서 가져오기 버튼을 선택합니다. 이전에 다른 소프트웨어에서 내보낸 .csv 또는 .vCard 파일을 가져올지 묻는 업로드 창이 나타납니다. 연락처를 가져오기 전에 레이블을 설정할 수 있습니다(나중에 더 자세히 설명합니다!).

Google 주소록에는 단일 세션당 가져오는 연락처 수에 대해 설정된 제한이 있습니다. 따라서 다른 연락처 관리 시스템에서 Google로 마이그레이션하는 경우 .csv를 각각 최대 3000개의 연락처 까지 여러 파일로 분할해야 합니다.

Google 주소록을 내보내는 방법

Google 주소록을 사용하면 데이터가 들어오는 것뿐만 아니라 데이터가 성공적으로 나가는 것입니다. 예를 들어 CRM 시스템에 저장하기 위해 수년 동안 축적된 모든 연락처가 포함된 깔끔한 파일이 필요한 경우 몇 번의 클릭만으로 내보낼 수 있습니다.

여기 에서 인터넷의 Google 주소록에서 연락처 내보내기에 대한 가장 간단하면서도 가장 자세한 가이드를 읽어 보세요 !

Google 주소록에서 지원하는 내보내기 형식:

• Outlook .csv 형식은 모든 데이터를 내보내고 이름을 기본 문자 인코딩으로 변환합니다.
• Google .csv 형식은 모든 데이터를 내보내고 유니코드를 사용하여 국제 문자를 보존합니다. Microsoft Excel 스프레드시트로 데이터를 내보내는 데 유용하지만 Outlook과 같은 일부 이메일 서비스는 호환되지 않습니다.
• vCard 형식은 많은 이메일 프로그램 및 연락처 관리자에서 지원하는 인터넷 표준입니다.

한 Google 계정에서 다른 계정으로 연락처를 이동하는 방법

안타깝게도 한 번의 클릭으로 Google 계정 간에 연락처를 교환하는 방법에 대한 바로 가기는 없습니다. 그렇게 하려면 연락처 내보내기 및 가져오기에 대한 약간의 지식이 필요합니다.

여기에서 알고리즘은 간단합니다. 이동하려는 연락처가 있는 Google 계정에 로그인하고 연락처를 선택한 다음 컴퓨터에 다운로드하여 Google .csv 파일로 내보냅니다. 그런 다음 다음 계정에 로그인하고 Google 연락처로 이동하여 이전에 내보낸 연락처를 가져옵니다. 붐, 완료!

Google 주소록을 공유하는 방법

비즈니스 사람들은 아웃소싱이 생산성 향상의 중요한 부분이라는 것을 알고 있습니다. 최고가 되고 싶다면 다른 사람에게 도움을 요청할 때를 알아야 합니다.

비즈니스 세계에서 앞서 언급한 것은 연결 공유를 의미하며 우리의 경우 연락처에 대한 액세스 권한을 의미합니다. Google 주소록을 공유하는 것은 쉽습니다! 몇 가지 요구 사항:

• 디렉토리 관리자는 연락처 공유를 활성화해야 합니다.
• 연락처는 나와 같은 도메인에 있는 사람들과만 공유할 수 있습니다.
• 귀하와 귀하의 대리인은 전화나 태블릿이 아닌 PC 또는 노트북을 사용하여 위임된 연락처에 액세스해야 합니다.

이러한 요구 사항이 모두 충족되면 설정의 '대리인 액세스' 섹션에서 '대리인 초대'를 클릭하여 연락처 공유를 시작할 수 있습니다.

대리인에게 연락처에 대한 액세스 권한을 부여할 때마다 한 번에 최대 25개의 이름을 쉼표로 구분하여 입력할 수 있습니다.

이것이 가장 자연스러운 방법이지만 가장 생산적인 방법은 아닙니다. 모든 요구 사항으로 인해 사용 가능한 옵션이 제한됩니다. 생산성 향상 방법에 집중하고 있으므로 Google 연락처 공유의 다른 방법을 살펴보는 것이 좋습니다.

가장 빠르고 쉬운 방법 중 하나는 CRM을 사용하여 비즈니스 방식을 공유하는 Google 연락처에 접근하는 것입니다. CRM 시스템의 가장 큰 장점 중 하나는 동일한 페이지에서 작업하지 않는 경우에도 여러 사람이 동일한 프로젝트에서 함께 협업할 수 있다는 것입니다. 즉, 통합 시스템을 통해 계정에서 연락처에 액세스할 수 있습니다!

Google 주소록에서 그룹을 만드는 방법

그리고 마지막으로 디저트! 그룹은 지금까지 훨씬 더 나은 생산성을 제공하는 Google 주소록의 가장 유용한 기능 중 하나입니다.

Google 기사에서 Gmail에서 그룹/메일링 리스트를 만드는 이유에 대해 자세히 알아보세요!

특정 그룹에 속할 사람을 선택하고 페이지 상단의 레이블 아이콘을 클릭하여 각 연락처에 사용자 정의 레이블을 지정할 수 있습니다. 그러면 시스템에서 선택한 연락처에 이미 존재하는 레이블을 지정하거나 새 레이블을 제시하도록 제안합니다.

*프레임 멈춤 끝!* 그래서 여기까지 오게 되었고 정말 신나는 시간이었습니다! 하지만 이 부분에 대해서는 나와 동의해야 합니다. Google 주소록만 해도 연결 상태를 유지하는 데 유용한 도구 중 하나입니다. 그러나 Gmail CRM 시스템과 결합되었습니까? 어-오, 사실이라고 하기에는 거의 너무 좋습니다!