Ein Produktivitätsleitfaden zur Verwendung von Google Kontakte

*Frame freeze!* Wenn wir in einem Film aus den 2000er Jahren wären, wäre genau jetzt ein episches ' Yup! Das bin ich; Sie fragen sich wahrscheinlich, wie ich in diesen Moment in diese Situation geraten bin .

Wahrscheinlich sind Sie auf dieser Seite gelandet, nachdem Sie mindestens eine halbe Stunde lang online nach Produktivitätstipps gesucht haben. Eine halbe Stunde Ihrer kostbaren Zeit! Kenne ich schon. Aber was ist, wenn ich sage, dass Sie in diesem Moment tatsächlich produktiv sind? Es geht nur darum, wie du es betrachtest.

Merriam Webster definierte produktiv zu sein als „ die Qualität oder Kraft des Produzierens zu haben, insbesondere im Überfluss “. Besser hätte man es nicht sagen können, oder? Als ehemaliger ängstlicher Teenager mit einem Doktortitel in Prokrastination bin ich anderer Meinung. Obwohl es sich um eine genaue Definition handelt, ist es auch eine sehr vage. Es gibt Ihnen keinen Orientierungssinn und ist alles in allem sehr ärgerlich, wenn es darum geht, zu messen, wie gut Sie mit Ihren Verantwortlichkeiten umgehen. Und, kein Schatten für George und Charles Websters, dieser Ansatz zur Produktivität ist auch etwas veraltet. Jeder, der versucht hat, sich zusammenzureißen und im 21. Jahrhundert die beste Version seiner selbst zu sein, weiß, dass es beim modernen Produktivitätsverständnis darum geht, effizient zu sein. Mit weniger mehr erreichen.

Und wenn Sie mir in dieser Sache nicht vertrauen, bin ich nicht allein. Einige ziemlich glaubwürdige Leute sind hier auf der gleichen Seite wie ich. Zum Beispiel verwendete Jim Wilson, CEO von CBRE Americas, eine sehr ähnliche Formulierung, als er mit Forbes über das Thema Produktivität sprach: „ Unsere Kunden konzentrieren sich darauf, mehr zu tun und mit weniger mehr zu produzieren. Jeder konzentriert sich darauf, was er tun kann, um die Produktivität im Kontext des Arbeitsplatzes zu steigern. ”

Das Organisieren und Neuanordnen Ihrer Kontakte, um sie zugänglicher und optimierter zu machen, ist also eines der besten Beispiele für moderne Produktivität! Herzlichen Glückwunsch! Jetzt ist es an der Zeit, mehr darüber zu erfahren, wie Sie Google Kontakte optimal nutzen können.

Was ist Google Kontakte?

Lassen Sie uns zuerst die Grundlagen behandeln. Was genau ist Google Kontakte und warum zum Teufel kommt es Ihnen so bekannt vor?

Nachdem Sie nun verstanden haben, was es ist, ist es Zeit für ein gutes altes Beispiel dafür, wie es funktioniert. Wenn Sie ein Google Mail-Benutzer sind, kennen Sie das Glück, sich praktisch nicht an die E-Mail-Adresse von irgendjemandem erinnern zu müssen, weil Google das für Sie erledigt. Das ist unbestreitbar bequem. Aber haben Sie sich jemals gefragt, woher Google das alles weiß? Google Kontakte ist die Antwort! Alle E-Mail-Adressen der Personen, mit denen Sie jemals über Google Mail interagiert haben, werden im System gespeichert und warten darauf, erneut verwendet zu werden.

Warum Google Kontakte verwenden?

Wie ich bereits erwähnt habe, haben Sie wahrscheinlich bereits Google Kontakte verwendet, auch wenn dies nicht beabsichtigt war. Aber jetzt, da wir auf der Suche sind, Google Kontakte in unsere Geschäftsroutine zu integrieren und das Beste daraus zu machen, lassen Sie uns bewerten, ob es den Hype wert ist oder nicht. Spoiler-Alarm, das ist es. Hier sind einige Dinge, die Sie in Google Kontakte tun können, um Ihre Produktivität zu verbessern:

• Erstellen, speichern und organisieren Sie Kontaktinformationen von Tausenden von Personen.
• Synchronisieren Sie Ihre Kontakte mit Gmail, um sie regelmäßig und zeitnah zu aktualisieren.
• Erstellen Sie Gruppen, um Personengruppen gleichzeitig zu verwalten.
• Suchen Sie nach Kontaktinformationen für Personen in Ihrem Unternehmen.
• Importieren und exportieren Sie Ihre Kontakte.

Diese Liste ist jedoch nicht vollständig. Als Teil des Google-Ökosystems arbeitet Google Kontakte harmonisch mit anderen Google-Produkten zusammen und erhöht gegenseitig die Produktivitätsmetriken. Gmail, Google Kalender, Google Drive – all diese Dienste können viel effizienter werden, wenn Sie Ihre Google-Kontakte richtig verwalten. Und wenn Sie Ihren Kontakten ein wenig CRM-Magie hinzufügen, werden Sie definitiv zum Meister der Produktivität!

So verwenden Sie Google Kontakte

Google Kontakte sind weniger komplex als einige andere von Google herausgebrachte Produkte, was bedeutet, dass Sie sich leicht selbst ein Bild davon machen können, wie alles funktioniert. Eine viel produktivere Methode wäre jedoch, diesem umfassenden Leitfaden in die Welt der Google-Kontakte zu folgen. Lass uns gehen!

Wo sind meine Google Kontakte

Der Grund, warum Sie möglicherweise verwirrt sind, wo Sie Ihre Google-Kontakte finden, ist, dass es keinen prominenten Link zu dieser Kontaktmanager-Software direkt von Google Mail gibt. „Aber ich erinnere mich, dass es einen gab! …“ Sie haben Recht, in diesem Fall gibt es keinen Mandela-Effekt-Trick. Wenn Sie schon eine Weile Google-Nutzer sind, erinnern Sie sich vielleicht an die kleine Schaltfläche „Kontakte“ auf der Seitenleiste der Mail-App. Mit der neuen aktualisierten Version von G Suite ist es verschwunden.

Nun, eigentlich nicht wirklich. Es hat nur den Standort gewechselt. Heute haben alle Ihre Kontakte einen bestimmten Bereich für sie, wie sie sollten! Sie können zu Ihren Google-Kontakten gelangen, indem Sie einfach auf das App-Drawer-Symbol ganz oben auf der rechten Seite Ihres Bildschirms gehen und nach unten zu Kontakte scrollen.

Das ist nicht kompliziert, oder? Aber in diesem Artikel geht es nur darum, den Tee zu verschütten, also lassen Sie mich Ihnen einen schnellen kleinen Profi-Tipp geben, der Ihre Suchzeit sofort auf genau unter eine Sekunde verkürzt (ich habe mit einer Stoppuhr gemessen!). Mit weniger mehr erreichen, erinnern Sie sich?

Fertig! Das Beste an Tastaturkürzeln ist, dass Sie auf diese Weise von überall in Google Mail auf Ihre Google-Kontakte zugreifen können. Außerdem wäre es auch eine nette professionelle Note, wenn Ihr Chef Ihnen über die Schulter schaut – Sie haben es wirklich ernst gemeint, als Sie in Ihrem Lebenslauf sagten, dass Sie technisch versiert sind.

Wechseln Sie zur eigentlichen Benutzeroberfläche von Google Kontakte und wo Sie Ihre Kontakte finden. Wir geben Google diesen einen: Sie wissen ein oder zwei Dinge darüber, wie man Produkte benutzerfreundlich macht. Sobald Sie auf die Hauptseite der Google Kontakte-App geklickt haben, sehen Sie eine bequem platzierte Seitenleiste mit ein paar Registerkarten, die darauf warten, dass Sie sie erkunden:

• Kontakte . Alle Verbindungen, die Sie absichtlich in Ihrer virtuellen Kontaktliste gespeichert haben. Das Schlüsselwort ist „absichtlich“. Das ist richtig, flippen Sie nicht aus, wenn dieser Ordner nach Jahren als treuer GSuite-Benutzer leer aussieht.
• Häufig kontaktiert zeigt Ihnen die Kontakte, mit denen Sie am meisten interagieren.
• Das Verzeichnis zeigt Ihnen Informationen über Personen in Ihrer Organisation (nur für GSuite-Benutzer verfügbar).
• Der Abschnitt „ Etiketten “ bietet Ihnen Platz für Ihre Kontaktgruppen.
• Andere Kontakte , eine Kategorie, auf die Sie unten auf dieser Registerkarte zugreifen können, speichert alle Verbindungen, die nicht Teil Ihrer Kontaktliste sind, mit denen Sie jedoch eine Interaktion hatten.

So speichern Sie Kontakte in Google

Bevor Sie über den Mangel an Kontakten in Ihrer Kontaktliste ausflippen, lassen Sie uns besprechen, wie sie dort angezeigt werden. Wie bereits erwähnt, müssen Sie Personen, die Sie sehen möchten, absichtlich in die Liste der Kontakte aufnehmen, damit sie dorthin gelangen. Nun, wie macht man das?

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, auf die Schaltfläche " Kontakt erstellen " oben links auf Ihrem Google-Kontakte-Bildschirm zu klicken. Sie können einen oder mehrere Kontakte gleichzeitig hinzufügen. Während Sie dies tun, sehen Sie ein Formular, das Sie ausfüllen müssen, indem Sie den Namen Ihres Kontakts, dessen Organisation, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie einige Notizen zur Kontaktkarte eingeben.

Wenn Sie jedoch weitere Informationen darüber hinzufügen müssen, wer sie sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr anzeigen“ und werden mit all den Informationen, die Sie über diese Person haben, verrückt. Es hat auch einige gute Optionen! Wenn Sie beispielsweise mit einigen ausländischen Partnern zusammenarbeiten, können Sie eine phonetische Version ihres Namens eingeben oder ihnen einen Spitznamen geben. Aber selbst das reicht manchmal nicht. Dann ist ein Drittanbieter-Tool praktisch! Ein ordentliches CRM-System, vorzugsweise ein vollständig in Gmail-Dienste integriertes, würde Ihren Kontakten etwas Würze verleihen. Mit NetHunt Gmail CRM können Sie beispielsweise weitere Felder hinzufügen und Details anpassen. Probieren Sie NetHunt aus (es gibt eine kostenlose 14-Tage-Testversion) und werden Sie so schnell wie möglich kreativ mit Ihrem Organisationsprozess!

Was ist nun mit den Kontakten, die automatisch in Ihren Protokollen erscheinen, den Anderen Kontakten ? Was ich oben gerade behandelt habe, ist der Prozess des manuellen Hinzufügens neuer Kontakte zu Ihrer Kontaktliste. Aber wenn Sie das nicht tun, speichert Google trotzdem Informationen über die Adressen, mit denen Sie interagieren. Es sendet alle E-Mail-Adressen der Personen, mit denen Sie in irgendeiner Weise interagiert haben (auf ihre E-Mail geantwortet, eine E-Mail an gesendet oder sogar eine E-Mail weitergeleitet), damit Sie später daran arbeiten können. Es kann manchmal sehr hilfreich sein, besonders wenn Sie so wie ich sind und alles bis zur letzten Minute verschieben, anstatt die Dinge anzugehen, wie sie kommen. Wenn das der Fall ist, lassen Sie einfach alles so wie es ist – Sie können jederzeit zum Pseudo-Label Andere Kontakte gehen und weitere Informationen hinzufügen, um sie in Ihre Kontaktliste zu übertragen.

Wenn das Durcheinander jedoch zu groß wird und Ihre Kontakte verstopfen, möchten Sie vielleicht den Motor für eine Sekunde abstellen. Hier kommt der Profi-Tipp Nr. 2.

Da wir gerade dabei sind, haben Sie sich jemals gefragt, wie viele Kontakte Sie in Google Kontakte speichern können? Das Limit liegt bei 25.000 Kontakten.

Es mag zwar wie viel Platz erscheinen, aber wenn Sie ein Unternehmen führen und Ihr Netzwerk erweitern möchten, wissen Sie, wie gering diese Zahl ist. Ich persönlich verstehe nicht, warum Google Sie nicht mehr sparen lässt. Schließlich ist es in ihrem Interesse, eine umfangreichere Datenbank zu haben. Es ist immer noch eine klebrige!

So bearbeiten Sie Google-Kontakte

Wie ich bereits sagte, liegt es an Ihnen, ob Sie Ihre neuen Kontakte automatisch vom System speichern lassen und sie später überprüfen möchten, um sie ordnungsgemäß zu speichern. Das Bearbeiten Ihrer Kontakte ist super einfach und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch!

Dazu müssen Sie lediglich auf den Kontakt klicken und auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken. Von dort aus können Sie alle gewünschten Änderungen vornehmen. Vergessen Sie nur nicht, Ihren Fortschritt zu speichern.

Wenn Sie jedoch alles fehlerfrei und ordentlich halten möchten, möchten Sie vielleicht etwas fortgeschrittenere Kontakte bearbeiten.

Denken Sie an all die E-Mail-Adressen, die Sie im Laufe Ihres Lebens verwendet haben. Das wären bestimmt mehr als einer, oder? Zum Beispiel habe ich etwa drei verschiedene E-Mail-Konten für unterschiedliche Zwecke. Es ist eine Frage der Bequemlichkeit und der Work-Life-Balance. Auf diese Weise können Sie zwischen Kollegen und Kumpels unterscheiden, aber stellen Sie sicher, dass Sie es nicht vermasseln, und senden Sie professionelle E-Mails von den E-Mail-Adressen, die Sie damals erstellt haben, als Sie 12 waren. HelloKittyVal28 war süß, aber sie ist definitiv nicht bereit, eine glaubwürdige Mitarbeiterin zu werden ! Aber zurück zu meinem Punkt … Ich bin sicher, dass ich nicht die einzige Person mit mehreren Adressen da draußen bin, und Ihre Kunden werden wahrscheinlich auch so sein wie ich. Das bedeutet, dass Ihre Google-Kontakte Duplikate derselben Kontakte enthalten. Es ist nicht das Ende der Welt, aber es senkt Ihre Produktivitätsrate um eine Stufe. Hier kommt also Profi-Tipp Nr. 3!

Wenn Sie die Schaltfläche "Zusammenführen" auswählen, speichert Google sowohl E-Mail-Adressen als auch andere Informationen, sodass Sie am Ende eine schöne und vollständige Profilkarte erhalten.

Wenn Sie ein echter Produktivitätsguru sein möchten, können Sie Ihre Zeit nicht mit manuellen Überprüfungen von Duplikaten und anderen Fehlern in Ihren Kontakten verschwenden. Delegieren Sie diese Aufgabe stattdessen an ein gut integriertes Gmail-CRM-System wie beispielsweise NetHunt CRM. Es wird die Arbeit für Sie erledigen, das verspreche ich! Wer weiß, vielleicht haben diese 5 Minuten, die Sie durch die Verwendung von NetHunt einsparen, gerade genug Zeit, um Ihre Verkäufe in die Höhe zu treiben! Die einzige Möglichkeit für Sie, das herauszufinden, wäre, NetHunt für Ihr Startup-Programm in der Frühphase auszuprobieren.

Sehen Sie sich mehr an: Verwendung von Google-Kontakten in NetHunt CRM

So sichern Sie Kontakte bei Google

Wenn Sie bereits Kontakte auf Ihrem Gerät gespeichert haben, möchten Sie diese möglicherweise bei Google sichern. Je nachdem, ob Sie ein iOS-Standard oder ein begeisterter Android-Benutzer sind, variieren die Techniken für die Sicherung.

• Sicherung von Android-Kontakten. Wenn Sie eine Sammlung von Kontakten auf Ihrem Android-Gerät gespeichert haben, betrachten Sie sich als glücklichen Mann. Höchstwahrscheinlich sichern sie automatisch Ihre Google-Kontakte, ohne dass Sie eingreifen müssen. Sie können sicherstellen, dass alles nach Plan läuft, indem Sie Ihre Einstellungen überprüfen. Ihre Systemsicherung sollte eingeschaltet sein, und die Kontakte werden mit Google-Kontakten synchronisiert.
• Sicherung von iOS-Kontakten. Wenn Sie ein Apple-Fan sind, hat die Synchronisierung von Google-Kontakten noch ein paar zusätzliche Schritte für Sie. Aber nichts zu technisch versiertes, versprochen. Wenn Sie eine einmalige Sicherung wünschen, sollten Sie eine Google Drive-App aus dem Appstore herunterladen und direkt zu den Einstellungen gehen, um die Sicherung zu aktivieren. Alle derzeit auf Ihrem iOS-Gerät vorhandenen Kontakte werden in Google Kontakte importiert. Wenn Sie Ihre Gerätekontakte mit Google-Kontakten synchronisieren möchten, sollten Sie Ihr Google Mail-Konto im Kontobereich der Einstellungen hinzufügen und sicherstellen, dass die Kontaktsicherung aktiviert ist.

So importieren Sie Google-Kontakte

In diesem Artikel geht es darum, die Produktivitätsvorteile der Verwendung von Google Kontakte für Ihr Unternehmen hervorzuheben. Wenn Sie sich fragen, ob Sie von einer anderen, weniger produktiven Plattform zu Google migrieren können, sind wir auf halbem Weg! Google hat es so einfach gemacht, Kontakte in das Google-Adressbuch zu importieren.

Tippen Sie in der Seitenleiste auf der Hauptseite von Google Kontakte auf die Schaltfläche Importieren. Es erscheint ein Upload-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, eine zuvor aus einer anderen Software exportierte .csv- oder .vCard-Datei zu importieren. Bevor Sie Ihre Kontakte importieren, können Sie ein Label festlegen (dazu später mehr!).

Beachten Sie, dass Google Kontakte ein festgelegtes Limit für die Anzahl der Kontakte hat, die pro Sitzung importiert werden. Wenn Sie also von einem anderen Kontaktverwaltungssystem zu Google migrieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre CSV-Datei in mehrere Dateien mit jeweils bis zu 3000 Kontakten aufteilen.

So exportieren Sie Google-Kontakte

Mit Google Contacts gehen nicht nur Daten ein, sondern auch Daten erfolgreich aus. Wenn Sie eine übersichtliche Datei mit all Ihren im Laufe der Jahre angesammelten Kontakten benötigen, um sie beispielsweise in ein CRM-System einzufügen, können Sie sie mit nur wenigen Klicks exportieren.

Lesen Sie hier die einfachste und zugleich detaillierteste Anleitung zum Exportieren von Kontakten aus Google Kontakte im Internet !

Von Google Kontakte unterstützte Exportformate:

• Das Outlook-.csv-Format exportiert alle Daten und konvertiert Namen in die Standardzeichencodierung.
• Das Google .csv-Format exportiert alle Daten und verwendet Unicode, um internationale Zeichen beizubehalten. Es eignet sich hervorragend zum Exportieren von Daten in Microsoft Excel-Tabellen, aber einige E-Mail-Dienste, z. B. Outlook, sind damit nicht kompatibel.
• Das vCard-Format ist ein Internetstandard, der von vielen E-Mail-Programmen und Kontaktmanagern unterstützt wird.

So verschieben Sie Kontakte von einem Google-Konto in ein anderes

Leider gibt es keine Verknüpfung, mit der Sie Kontakte mit nur einem Klick zwischen Ihren Google-Konten austauschen können. Dazu müssen Sie über Kenntnisse im Export und Import von Kontakten verfügen.

Von dort aus ist der Algorithmus unkompliziert: Sie melden sich bei dem Google-Konto an, das die Kontakte enthält, die Sie verschieben möchten, wählen sie aus und exportieren sie als Google .csv-Datei, indem Sie sie auf Ihren Computer herunterladen. Dann melden Sie sich beim nächsten Konto an, gehen zu Google Kontakte und importieren die zuvor exportierten Kontakte. Bumm, fertig!

So teilen Sie Google-Kontakte

Geschäftsleute wissen, dass Outsourcing ein entscheidender Teil der Produktivitätssteigerung ist. Wenn Sie der Beste sein wollen, müssen Sie wissen, wann Sie sich an andere wenden müssen, um Hilfe zu erhalten.

In der Geschäftswelt bedeutet dies häufig, Verbindungen zu teilen und in unserem Fall Zugang zu unseren Kontakten zu gewähren. Es stellt sich heraus, dass das Teilen von Google-Kontakten einfach ist! Mit einigen Anforderungen:

• Der Verzeichnisadministrator muss die Kontaktfreigabe aktivieren.
• Kontakte können nur mit Personen in derselben Domain wie Sie geteilt werden.
• Sie und Ihre Stellvertreter müssen einen PC oder Laptop verwenden, um auf die delegierten Kontakte zuzugreifen, kein Telefon oder Tablet.

Sobald alle diese Anforderungen erfüllt sind, können Sie mit der Freigabe Ihrer Kontakte beginnen, indem Sie in den Einstellungen im Abschnitt „Zugriff für Stellvertreter“ auf „Stellvertretung einladen“ klicken.

Wann immer Sie Ihren Delegierten Zugriff auf Ihre Kontakte gewähren, können Sie bis zu 25 Namen gleichzeitig durch Kommas getrennt eingeben.

Dies ist zwar der natürlichste Weg, aber nicht der produktivste. Alle Anforderungen machen die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, begrenzt. Da wir uns darauf konzentrieren, die Produktivität zu verbessern, ist es eine gute Idee, nach alternativen Methoden zum Teilen von Google-Kontakten zu suchen.

Einer der schnellsten und einfachsten Wege ist es, sich Google Contact Sharing auf geschäftliche Weise zu nähern – mit einem CRM. Einer der Hauptvorteile eines CRM-Systems besteht darin, dass mehrere Personen gemeinsam an demselben Projekt zusammenarbeiten können, auch wenn sie nicht an derselben Seite arbeiten. Das bedeutet, dass sie über das einheitliche System auf die Kontakte ihrer Konten zugreifen können!

So erstellen Sie eine Gruppe in Google Kontakte

Und zum Schluss Nachtisch! Gruppen sind bei weitem eine der hilfreichsten Funktionen von Google Kontakte, die eine viel bessere Produktivität ermöglichen.

Erfahren Sie in unserem Artikel mehr darüber, warum das Erstellen einer Gruppe/Mailingliste in Google Mail großartig ist!

Sie können jedem Ihrer Kontakte ein benutzerdefiniertes Label zuweisen, indem Sie die Personen auswählen, die Sie in einer bestimmten Gruppe haben möchten, und auf das Label-Symbol oben auf der Seite klicken. Dann bietet Ihnen das System an, den ausgewählten Kontakten entweder ein bereits vorhandenes Label zuzuweisen oder ein neues zu erstellen.

*End of Frame Freeze!* Also, so kam ich hierher, und es war eine Höllenfahrt! Aber Sie müssen mir in diesem Punkt zustimmen, Google Kontakte allein ist ein sexy Tool, um Ihre Verbindungen intakt zu halten. Aber kombiniert mit einem Gmail-CRM-System? Uh-oh, fast zu schön um wahr zu sein!