7 Kriteria Teratas yang Harus Dipertimbangkan Setiap 3PL Saat Memilih WMS

Bukan rahasia lagi bahwa industri logistik global berkembang pesat. Dengan teknologi yang semakin maju, bisnis, termasuk perusahaan logistik pihak ketiga modern, mencari cara untuk merampingkan operasi mereka untuk mendapatkan keunggulan atas pesaing.

Salah satu alat terpenting untuk mencapai ini adalah sistem Manajemen Gudang atau disingkat WMS. Pasar WMS telah melihat pertumbuhan yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir, dengan pendatang baru bermunculan secara teratur.

Namun, sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai ketika memilih WMS. Fitur apa yang Anda butuhkan? Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda tidak membayar barang-barang yang tidak akan Anda gunakan? Bagaimana dengan dukungan pelanggan?

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, dan persaingannya ketat. Posting ini akan membahas beberapa kriteria penting untuk memilih platform WMS.

Sebelum kita melakukannya, mari kita tinjau tantangan apa yang dipecahkan oleh WMS.

Tantangan Apa yang Dihadapi Bisnis 3PL Modern?

Jika Anda telah membaca dengan teliti blog kami, Anda tahu kami tidak asing dengan 3PL .

Operasi logistik 3PL sangat kompleks dan semakin hari semakin kompleks. Dengan demikian, tantangan yang Anda hadapi sebagai organisasi 3PL terus berkembang.

Mereka membutuhkan setiap keuntungan yang bisa mereka dapatkan, dan berikut adalah beberapa masalah paling umum yang membutuhkan solusi inovatif.

Terlalu Banyak Proses Manual

Pertama, itu adalah pena dan kertas. Kemudian, spreadsheet. Tapi sekarang, menjadi digital saja tidak cukup. Solusi WMS Anda harus dinamis. Spreadsheet sering kali tidak dapat diotomatisasi dan tidak berubah dengan variabel yang berfluktuasi.

Dengan teknologi yang semakin lazim, maju, dan terjangkau di semua vertikal, proses manual tidak lagi efisien (atau perlu).

Sayangnya, banyak bisnis—termasuk beberapa perusahaan logistik pihak ketiga—masih mengandalkan metode usang ini, yang mengakibatkan pemborosan waktu dan uang.

Ada risiko besar yang terlibat dalam menggunakan proses manual juga. Bayangkan mengelola pelanggan baru melalui spreadsheet. Anda menerima barang mereka dengan memasukkan inventaris yang diterima dan menguranginya saat Anda mengambil dan mengirimkannya.

Kemudian mungkin personel gudang Anda sibuk dan lupa memasukkan beberapa transaksi tersebut ke dalam spreadsheet.

Satu nilai yang salah atau salah tempat dapat membuang semua data inventaris Anda — dan itu hanya untuk satu pelanggan.

Dan jika Anda tidak menyimpan tanda terima yang baik (dan kemungkinan besar Anda tidak melakukannya jika Anda tidak dapat memasukkan sesuatu ke dalam spreadsheet sesuai kebutuhan), itu bisa menjadi tanggung jawab besar ketika pelanggan datang mencari stok yang mereka katakan Anda miliki, tetapi sistem mengatakan Anda tidak melakukannya.

Integritas data yang buruk sering terjadi pada sistem manual. Ini hampir selalu menyebabkan kurangnya visibilitas dan ketertelusuran untuk inventaris di gudang Anda. Itu hanya semakin buruk semakin banyak inventaris yang Anda tangani juga.

Implementasi yang Memakan Waktu

Menerapkan WMS baru harus mudah dan langsung — Anda mungkin tidak memiliki kemewahan untuk mematikan semua operasi Anda untuk memecahkan masalah sistem baru.

Banyak perusahaan berpikir mereka dapat menangani ini sendiri.

Misalnya, mereka membeli perangkat lunak dari satu vendor dan perangkat keras dari yang lain (atau bahkan lebih dari dua). Tetapi yang paling gagal untuk dipahami adalah bahwa mereka harus bekerja sama dengan pengembang perangkat lunak dan produsen perangkat keras. Jika tidak, mereka akan mengalami semua jenis penghalang jalan.

Banyak perusahaan juga berpikir bahwa menerapkan WMS baru hanyalah tentang mempelajari cara menggunakannya—lebih dari ini! Anda memiliki begitu banyak pertimbangan penting lainnya ketika Anda membuat perubahan besar seperti ini.

Juga, implementasi WMS yang gagal dapat menimbulkan bayangan yang sangat panjang karena bisa memakan waktu lama untuk pulih sepenuhnya.

Dan, percayalah, pemangku kepentingan akan kehilangan kepercayaan dan mengingatkan Anda akan kegagalan itu cukup sering. Poin-poin nyeri ini dapat merusak implementasi WMS di masa depan dan seluruh bisnis Anda.

Pelaporan yang Buruk

Salah satu manfaat utama menggunakan WMS adalah mendapatkan visibilitas yang lebih baik ke dalam operasi Anda melalui pelaporan waktu nyata dan membuat keputusan berdasarkan data. Namun, jika kemampuan pelaporan Anda buruk, maka Anda tidak mendapatkan hasil maksimal dari sistem Anda.

Laporan harus mudah digunakan dan dapat disesuaikan untuk memberikan wawasan yang relevan bagi pemangku kepentingan yang berbeda di dalam perusahaan.

Jika Anda memiliki perusahaan besar dengan banyak karyawan, akan sangat sulit untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama dalam hal pelaporan. Orang akan menginginkan laporan yang berbeda, dan sistem Anda harus mengakomodasi semuanya tanpa meningkatkan kerumitan atau memerlukan pelatihan pengguna yang ekstensif.

Perangkat Lunak yang rumit

Perangkat lunak yang memberi daya pada WMS Anda harus fleksibel dan mudah digunakan. Jika tidak, Anda akan menghadapi beberapa hambatan dalam implementasi dan alur kerja Anda sehari-hari.

Pertama, jika terlalu rumit bagi pengguna, mereka tidak akan memanfaatkan semua kemampuannya (dan kami telah membahas betapa pentingnya hal ini). Juga, jika perangkat lunaknya terlalu rumit, Anda akan membutuhkan lebih banyak bantuan untuk melatih pengguna, yang berarti akan memakan waktu lebih lama lagi bagi mereka untuk bangun dan berjalan.

Memantul Masuk dan Keluar dari Perangkat Lunak untuk Menyelesaikan Tugas Tunggal

Terlalu sering, perangkat lunak hanya digunakan untuk melacak inventaris fisik. Pada saat itu, Anda hanya menggunakannya sebagai spreadsheet yang dimuliakan (dan lebih mahal).

Platform WMS dapat melakukan lebih banyak hal untuk merampingkan pertumbuhan Anda dan mengurangi redundansi di organisasi Anda.

Namun, di pasar saat ini, sistem WMS harus lebih fleksibel dan mampu menangani banyak tugas di seluruh organisasi agar bisnis tetap kompetitif.

Jika Anda kehilangan titik integrasi antara WMS dan sistem lain, Anda kehilangan peluang untuk mengotomatisasi tugas, menghemat waktu dan uang. Misalnya, platform WMS seperti SkuVault menawarkan integrasi dengan sistem akuntansi Anda, ERP, perangkat lunak pengiriman, dan banyak lagi.

Dengan cara ini, Anda tidak membuang waktu berharga untuk memasukkan data yang sama ke dalam beberapa sistem. Antarmuka harus mudah digunakan juga, atau Anda kembali ke aspek rumit yang disebutkan sebelumnya yang dapat menghambat operasi dan menghabiskan uang perusahaan Anda.

Inilah intinya: jika Anda menggunakan perangkat lunak atau proses manual, kemungkinan besar akan merugikan bisnis Anda.

Yang mengatakan, inilah yang harus dicari saat Anda memulai perjalanan Anda ke perangkat lunak WMS.

Kriteria Apa yang Harus Anda Pertimbangkan Saat Mencari Perangkat Lunak yang Lebih Baik?

Saat berbelanja untuk WMS, ada tujuh kriteria utama yang harus Anda cari:

1. Portal Klien dan Alat Pelaporan

Memiliki cara untuk berbagi data dengan karyawan sangat penting. Jika Anda memiliki tenaga kerja yang besar, mungkin sulit untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama dan melihat gambaran besar tentang apa yang terjadi dalam operasi Anda.

Dan kepercayaan adalah suatu keharusan, seperti yang mereka katakan. WMS yang solid akan memungkinkan Anda:

• Berikan visibilitas kepada klien Anda ke dalam data inventaris, lokasi, dan catatan mereka
• Lebih memahami biaya penanganan dan penyimpanan
• Berikan akses ke laporan penagihan dan riwayat penjualan untuk menagih klien dengan tepat

2. Antarmuka yang mudah digunakan

Memilih atau menggunakan WMS seharusnya tidak menjadi proses yang sulit. Perangkat lunak harus mudah dipahami dan dinavigasi oleh pengguna, atau Anda akan segera kehilangan keuntungan produktivitas dari penerapannya.

Saat Anda melihat perangkat lunak, pastikan Anda benar-benar dapat melihat bagaimana Anda akan menggunakannya sehari-hari. Apakah itu terlihat membingungkan? Apakah semuanya diatur dengan jelas? Apakah pengalaman pengguna lancar dan mudah?

Inilah sebabnya kami menawarkan demo langsung perangkat lunak kami di SkuVault — kami ingin membantu Anda membayangkan diri Anda mengoperasikan perangkat lunak dalam kegiatan bisnis sehari-hari Anda. Fitur-fiturnya bagus, tetapi jika pengalaman pengguna buruk, semuanya sia-sia.

Beberapa pertanyaan lain untuk ditanyakan saat mengimplementasikan WMS baru adalah:

• Apakah mudah digunakan dan dipelajari untuk semua karyawan Anda?
• Jika pelatihan diperlukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan?
• Apakah mereka memerlukan bantuan dari TI atau departemen lain jika pertanyaan mereka lebih kompleks daripada rata-rata pengguna?

3. Skalabilitas perusahaan

Perangkat lunak digunakan oleh bisnis dari segala bentuk dan ukuran, dari toko satu orang hingga konglomerat internasional dengan gudang di seluruh dunia. Sistem Anda harus dapat ditingkatkan atau diturunkan sesuai kebutuhan berdasarkan proyeksi pertumbuhan Anda tanpa terlalu memengaruhi alur kerja yang ada (atau sama sekali).

Harus ada integrasi tak terbatas juga. Tanpa mereka, Anda tidak dapat mengakomodasi kebutuhan klien dan tidak dapat berkembang dengan cepat (juga, hati-hati dengan perusahaan yang menaikkan harga untuk integrasi tambahan).

4. Integrasi Fleksibel

Seperti disebutkan di atas, WMS harus terintegrasi secara mulus dengan sistem lain di organisasi Anda.

Fungsionalitas ini memungkinkan otomatisasi tugas di berbagai departemen dan memberi Anda pandangan yang lebih holistik tentang apa yang terjadi di dalam perusahaan Anda.

Tanpa integrasi ini, Anda terjebak melakukan semuanya secara manual, yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

5. Kemampuan untuk menangani banyak tugas

Seperti disebutkan sebelumnya, sistem WMS harus lebih fleksibel dan mampu menangani banyak tugas di seluruh organisasi agar bisnis tetap kompetitif.

Jika Anda hanya menggunakan sistem Anda untuk pelacakan inventaris fisik, Anda tidak akan mendapatkan hasil maksimal darinya! Pastikan perangkat lunak dapat mengelola pengiriman, penyimpanan, dan bahkan entri data ke dalam akuntansi atau sistem lain.

6. Otomasi dan Pembelajaran Mesin

Kedua istilah ini adalah bagian dari lanskap perangkat lunak baru, dan mereka dapat membuat semua perbedaan. Otomatisasi sangat penting untuk bisnis rantai pasokan apa pun.

Ini sangat mengurangi biaya dengan mengurangi entri manual, memungkinkan tim dalam proses gudang ujung ke ujung untuk fokus pada tugas yang lebih kompleks yang mendorong nilai alih-alih memasukkan data ke dalam beberapa sistem.

Pembelajaran mesin juga membantu dalam hal ini karena membuat proses lebih cerdas dari waktu ke waktu, beradaptasi dengan perubahan di pasar dan meningkatkan kinerja.

7. Implementasi Cepat

Pemilik 3PL harus dapat mempercepat pelatihan untuk sistem apa pun yang mereka gunakan karena staf perlu dilatih dengan cepat untuk menangani jumlah inventaris yang masuk dan keluar setiap hari.

Oleh karena itu, tidak ada yang membuat bisnis lebih bersemangat daripada prospek implementasi yang cepat. Sayangnya, banyak implementasi yang melebihi jadwal dan anggaran karena kerumitan yang tidak terduga.

Namun, WMS yang baik harus dapat diimplementasikan dengan cepat tanpa terlalu banyak keributan (atau biaya tambahan). Ini sangat penting jika Anda ingin mengganti sistem yang ada atau memperluas operasi gudang Anda dengan cepat.

Apa Manfaat Utama dari WMS?

WMS dapat meningkatkan efisiensi operasi gudang Anda dengan mengotomatiskan tugas dan menyediakan sistem tunggal yang terintegrasi dengan bagian lain dari bisnis Anda.

Manfaat ini memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris Anda dengan lebih efektif dan memudahkan pelacakan dan pencarian barang di gudang Anda.

Selain itu, WMS dapat membantu mengurangi kesalahan yang dibuat selama entri data manual, menghemat waktu dan uang.

Saat Saatnya Berubah, Beralih ke SkuVault

Sekarang kita telah membahas beberapa kriteria utama yang harus dicari ketika memilih WMS, bersama dengan manfaat yang dibawanya, izinkan kita untuk menyerah.

SkuVault hadir untuk menyederhanakan logistik 3PL dan membantu Anda kembali ke tugas tingkat tinggi — seperti meningkatkan pendapatan.

Kami menyediakan semua fitur yang disebutkan di atas dan banyak lagi. Misalnya, dengan WMS SkuVault, Anda dapat:

• Hilangkan pengiriman yang salah dengan fitur QC yang kuat.
• Optimalkan gudang atau pusat distribusi Anda untuk akurasi dan kecepatan dengan praktik pengkodean batang dan penghitungan siklus 1D dan 2D.
• Ubah kuantitas kasus menjadi kuantitas individual dengan mudah untuk meningkatkan keterlacakan dan visibilitas ke inventaris Anda.
• Hubungkan sistem perangkat lunak pengiriman Anda untuk mengotomatiskan transaksi eCommerce Anda dari awal hingga akhir.

Pastikan untuk memeriksa daftar fitur dan layanan yang diperluas di halaman Sistem Manajemen Gudang kami , dan hubungi kami hari ini jika Anda siap untuk melihat bagaimana kami dapat membantu Anda menyederhanakan manajemen logistik dan inventaris Anda.