Come monitorare le prestazioni del team di vendita?

Il tuo team di vendita gioca un ruolo vitale nel successo della tua azienda perché è l'intermediario; sono un collegamento diretto tra il tuo prodotto e potenziali clienti.

Tenere traccia delle prestazioni del tuo team è il modo più semplice per garantire che i tuoi obiettivi siano raggiunti in modo coerente e che il business si muova nella giusta direzione. Come monitorare le prestazioni di vendita, l'importanza di farlo e alcuni suggerimenti per migliorare l'output del team sono tutti trattati in questo articolo, quindi siediti e divertiti.

Perché dovresti monitorare le prestazioni del tuo team di vendita?

Pensa al tuo team di vendita come a una squadra di canottaggio. Tu, il manager, sei il 'timoniere'; sei responsabile del governo della barca e del coordinamento della potenza e del ritmo dei vogatori. Se i tuoi vogatori non sono sincronizzati, perdi. Con il team di vendita, è lo stesso. I responsabili delle vendite hanno anche il compito di assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi. Quindi, diamo un'occhiata ad alcuni vantaggi del monitoraggio delle prestazioni del tuo team di vendita:

• La previsione delle entrate future è particolarmente importante per allocare le spese in anticipo e modificare i tuoi obiettivi per il futuro. Essere al corrente di ogni affare su cui sta lavorando il tuo team può aiutarti a sviluppare un piano di previsione.
• Valutazione della strategia di vendita. Monitorando le prestazioni del tuo team di vendita, puoi vedere dove la tua strategia di vendita è carente o il contrario e come stanno procedendo le tue operazioni di vendita e i flussi di lavoro.
• Per quanto riguarda un leader, è un'opportunità per riallocare le risorse o spostare gli obiettivi per evitare di non essere all'altezza degli obiettivi di vendita. Conoscere i punti di forza e di debolezza del tuo team di vendita può aiutarti a riassegnare le attività per adattarle meglio ai rappresentanti di vendita, rendendoti più produttivo.
• Assicurati che le aspettative della tua squadra siano soddisfatte e misura i progressi della squadra. Tenere traccia delle prestazioni della tua squadra può aiutarti ad agire rapidamente se qualcuno non ha capacità o competenze o, d'altra parte, assegnare bonus e lodi ai membri del team che stanno raggiungendo i loro obiettivi.
• Serve come promemoria e spinge il team di vendita a rimanere efficace. Quando tutti conoscono i propri obiettivi e vedono che sono lontani dal raggiungerli, il team aggiunge attività di vendita extra per raggiungere i propri obiettivi e ottenere la commissione.

Tutto sommato, le prestazioni del tuo team di vendita influenzano i profitti e definiscono la traiettoria dello sviluppo del tuo business.

Quali metriche di vendita dovresti monitorare?

Una metrica di vendita è un'informazione che mostra quanto bene stanno facendo i rappresentanti di vendita di un'azienda, i team di vendita o persino l'intera organizzazione in termini di generazione di entrate.

Le misurazioni, o indicatori chiave di prestazione (KPI), vengono utilizzati dai team di vendita per tenere traccia dei progressi verso gli obiettivi, determinare se devono essere assegnati bonus o incentivi e identificare le aree di debolezza nel loro processo di vendita. Gli indicatori chiave di prestazione possono anche aiutare le organizzazioni a prepararsi ai cambiamenti del mercato o a sviluppare strategie per la crescita e l'espansione future.

Quindi, entriamo nelle metriche di vendita che dovresti monitorare. Naturalmente, ci sono molte metriche là fuori e variano da azienda a azienda, quindi esamineremo le principali.

Metriche dell'attività del team

Questi includono le attività di base quotidiane svolte dal tuo team di vendita. Il mancato monitoraggio di queste metriche potrebbe comportare una riduzione del tasso di raggiungimento della quota, indicando un ciclo di vendita più lungo (a causa di una quota ridotta e di una maggiore enfasi sulla finalizzazione degli accordi nelle fasi successive potrebbe essere necessario). I manager e i responsabili delle vendite dovrebbero trarre vantaggio da queste metriche perché sono fondamentali per aumentare l'efficienza e la produttività del tuo team. I punti di forza e i limiti del tuo team di vendita e dei singoli rappresentanti, nonché gli strumenti che funzionano meglio per loro, possono essere determinati attraverso l'analisi dell'attività di vendita.

Ecco altre metriche importanti dell'attività di vendita che dovresti monitorare:

• Telefonate, email, conversazioni
• Impegno sui social media
• Incontri programmati
• Dimostrazioni
• Richieste di rinvio
• Proposte

Un sistema CRM rende il monitoraggio di queste attività quotidiane molto più semplice per te e per i tuoi rappresentanti di vendita. Prendi telefonate ed e-mail, per esempio. Con Nethunt CRM, tenere traccia di qualsiasi tipo di conversazione tra un cliente e un rappresentante di vendita sarà un gioco da ragazzi, poiché la maggior parte di queste conversazioni verrà tracciata automaticamente dal sistema.

Crea un rapporto per vedere quante e-mail sono state inviate, chiamate effettuate ed eventi del calendario creati tra le altre attività.

Metriche di produttività

Le metriche di produttività sono i punti dati che devi sapere se stai raggiungendo o superando il benchmark di produttività della tua azienda. Le metriche di produttività mostrano quanto tempo impiegano i tuoi rappresentanti di vendita per raggiungere le loro quote. Misura il tempo che trascorrono in ogni attività e quanto questa attività li aiuta a concludere le trattative:

• Percentuale del tempo totale dedicato alla prospezione
• Percentuale del tempo totale dedicato alle presentazioni
• Percentuale del tempo totale dedicato all'immissione dei dati
• Percentuale del tempo totale dedicato alla ricerca di lead

Confronta il tempo speso per ogni attività con il numero totale di affari chiusi e le entrate generate.

È possibile identificare le aree del processo di vendita che stanno rallentando la produttività monitorando la quantità di tempo dedicato alle attività di vendita dai singoli rappresentanti di vendita e come team.

Il tempo di risposta dei lead si riferisce anche alle metriche di produttività. Il tempo di risposta del piombo è il tempo medio impiegato da un addetto alle vendite per dare seguito alla richiesta di un lead.

Se vuoi rendere questa metrica più significativa, puoi segmentare i tuoi lead in base alla fonte e assegnare un punteggio più alto a coloro che hanno intrapreso un'azione di alto valore. È più importante seguire un richiedente demo piuttosto che qualcuno che si è registrato per la tua lista e-mail.

Metriche della pipeline di vendita

Questi indicatori valutano l'efficacia della pipeline di vendita. Per generare lead migliori, chiuderli in modo efficace e aumentare le entrate, devi tenere d'occhio le metriche della tua pipeline di vendita. I dati della pipeline di vendita determinano gli obiettivi finanziari e a lungo termine della tua azienda.

Numero di nuove opportunità di vendita

Cominciamo dall'inizio. Non chiuderai alcuna trattativa se non compaiono nella tua pipeline. Il numero di nuove opportunità di vendita indica quanti lead qualificati per le vendite sono stati aggiunti alla pipeline.

Più opportunità di vendita hai nella tua pipeline, più soldi potresti ottenere alla fine.

La formula per le nuove opportunità di vendita può variare da azienda a azienda e la reale opportunità di vendita dipenderà dai parametri del punteggio dei lead.

Puoi suddividere questa metrica in base ai canali di vendita che ti offrono maggiori opportunità di vendita o ai gestori che aggiungono lead più qualificati.

Tasso di vincita dell'opportunità

La percentuale di lead che diventano clienti paganti è nota come "tasso di vincita". Non si tratta solo di quanti contatti acquisisci; si tratta del numero di nuovi lead qualificati. Dal tasso di conversione da lead a opportunità si possono dedurre due cose: la qualità dei potenziali clienti e la capacità di un team di vendita di trasformare i lead in potenziali clienti.

Per determinare la percentuale di vincita, dividere il numero di vendite chiuse per il numero di opportunità di vendita.

Tasso di vincita dell'opportunità = Numero di accordi chiusi / Numero di opportunità di vendita

Se rilevi un calo delle percentuali di vincita, è fondamentale capirne il motivo ed elaborare un piano per ottimizzare il percorso di conversione il più rapidamente possibile.

Ecco i possibili motivi per una bassa percentuale di vincite di opportunità:

• Canali sbagliati per raggiungere il pubblico
• Bassa qualità dei lead generati
• Mancanza di conoscenza dei punti deboli del tuo pubblico
• Proposta di valore debole
• Email a basse prestazioni e script di chiamata
• Mancanza di capacità di vendita per negoziare e concludere gli affari

Analizza la pipeline, identifica la fase in cui hai la percentuale maggiore di perdite dalla pipeline e crea un piano per ridurne il numero. Assicurati di conoscere appieno il tuo pubblico e i suoi punti deboli in modo da poter offrire loro ciò di cui hanno bisogno; questo potrebbe aumentare il tasso di vincita dell'opportunità.

Tasso di conversione per fase della pipeline di vendita

Questa metrica mostra la percentuale di offerte che si spostano da una fase all'altra della pipeline.

Se le opportunità non si muovono, la tua attività non sopravviverà a lungo. Tracciando questa metrica, individuerai le fasi che perdono e creerai un piano d'azione su come spostare efficacemente gli affari attraverso la pipeline.

Utilizzare questa formula per calcolare il tasso di conversione delle fasi della pipeline:

Tasso di conversione = numero di offerte nella fase 1 / numero di offerte nella fase 2

Potrebbero esserci alcuni motivi per un basso tasso di conversione tra le fasi della pipeline:

• Bassa qualità dei lead
• Non abbastanza follow-up
• Scarse negoziazioni e capacità di chiusura della squadra

Abbiamo preparato i suggerimenti su come risolvere la stagnazione della pipeline di vendita.

Offerte chiuse

Stiamo arrivando alla fine del gasdotto e ci aspettiamo che i nostri accordi vengano chiusi. Un accordo chiuso significa Ka-Ching! E i soldi che hai come risultato del tuo duro lavoro.

Per avere un quadro più chiaro di cosa funziona nei tuoi processi e cosa no, dovresti misurare questa metrica sia a livello di rappresentante di vendita che di team. Puoi scomporre questa metrica in modo ancora più dettagliato; per canali, geos, ecc.

Con il numero di offerte chiuse, puoi definire la classifica delle vendite e scoprire perché le offerte sono bloccate nel mezzo del processo di vendita.

Per misurare il numero di accordi chiusi, avrai bisogno di un sistema CRM per numeri accurati.

Dimensione media dell'affare

La dimensione media delle offerte mostra la quantità di denaro che ottieni in media dalle offerte che vinci.

La dimensione media dell'affare mostra se stai chiudendo grandi affari o una quantità maggiore di affari più piccoli. A seconda di ciò, stai sviluppando la tua strategia di vendita poiché potresti essere a rischio se il tuo grande cliente cede.

Ti aiuterà anche a identificare la durata del ciclo di vendita poiché gli affari più grandi si convertono più a lungo perché ci sono molti soldi e molte persone coinvolte. Pertanto le decisioni vengono prese per un periodo di tempo più lungo.

La dimensione media dell'operazione viene calcolata prendendo il valore totale di tutte le operazioni chiuse e dividendo per il numero di operazioni.

Dimensione media dell'affare = Ricavi totali delle vendite / Numero totale di accordi chiusi

• La dimensione media delle offerte aiuta a determinare il numero di offerte che devono essere chiuse in un periodo per raggiungere la quota
• La dimensione media dell'affare aiuta a identificare gli affari che hanno maggiori probabilità di chiudersi e ti aiuterà a stabilire le priorità (se il budget dell'affare è tre volte superiore alla dimensione media dell'affare, le probabilità che venga chiusa sono basse)
• La dimensione media delle offerte aiuta a determinare le tendenze nella canalizzazione e nelle offerte. Se il numero di affari che chiudi è aumentato e le entrate sono le stesse, significa che ci sono più affari a basso budget. Devi ripensare i canali di vendita, adattare il pubblico a cui stai scrivendo o trovare altri possibili motivi.

Durata del ciclo di vendita

La capacità dei rappresentanti di vendita di spostare i potenziali clienti attraverso la pipeline e trasformarli in clienti è misurata dal ciclo di vendita medio che completano. Il tempo necessario per concludere una vendita varia a seconda del settore. Il ciclo di vendita medio per le offerte più piccole può durare fino a tre mesi, mentre le offerte più grandi in genere richiedono più tempo per fare una scelta e impiegano più tempo per chiuderle. L'obiettivo è ridurre al minimo il tempo del ciclo di vendita.

Moltiplicando il numero di offerte per il numero di giorni necessari per chiudere ogni vendita, puoi determinare la durata del tuo ciclo di vendita.

Durata media del ciclo di vendita = Numero totale di giorni per chiudere tutte le offerte/Numero totale di offerte

Dai un'occhiata al nostro articolo sui modi in cui puoi abbreviare il tuo ciclo di vendita.

Entrate ricorrenti annuali

Il reddito contrattuale annuale della tua azienda è noto come ARR (Annual Recurring Revenue). Questo KPI è particolarmente importante per le aziende SaaS basate su abbonamento perché mostra quanto puoi aspettarti di guadagnare dai clienti in un anno fiscale. L'ARR può essere utilizzato per monitorare la crescita di un'azienda nel tempo e aiutare nelle previsioni a lungo termine.

Per calcolarlo puoi:

ARR = (costo complessivo dell'abbonamento all'anno + entrate ricorrenti da componenti aggiuntivi o aggiornamenti) - entrate perse da cancellazioni e downgrade

Come monitorare le metriche di vendita

Innanzitutto, devi selezionare le metriche di vendita più importanti per la tua attività, poiché non ha senso misurare ogni possibile metrica di vendita.

In secondo luogo, decidi la frequenza per la misurazione di ogni metrica scelta. Mentre la revisione della pipeline e l'attività del team possono essere misurate settimanalmente, il tasso di vincita delle offerte o le entrate totali possono essere monitorate su base mensile.

Quindi, decidi come affettare ogni punto dati: da un manager, un'industria, un'area geografica, ecc.

Poi vengono gli strumenti per misurare le prestazioni del team di vendita. Questa è la parte dell'articolo in cui Netthunt CRM brilla perché è complicato misurare le prestazioni del team di vendita senza utilizzare un software speciale, che è un sistema CRM.

I sistemi CRM sono una fata madrina per i responsabili delle vendite che devono creare report dettagliati sull'attività del proprio team. Utilizzando rapporti di vendita come Previsioni di vendita, Rapporti Motivo perduto dell'affare, Rapporti sull'origine dei lead, Rapporti sulla pipeline di vendita e altri, puoi vedere immediatamente quali aspetti del tuo processo di vendita funzionano e quali no.

NetHunt CRM mantiene le tue offerte strutturate, offre una visione di alto livello del processo di vendita e racconta cosa sta facendo ogni rappresentante di vendita al momento. Inoltre, aiuta a sviluppare e monitorare più pipeline, anticipare i ricavi e automatizzare i processi di vendita per una maggiore efficienza e prestazioni del team.

Una volta che hai una rappresentazione visiva dei dati, monitorala, analizzala e adatta la tua strategia, se necessario.

Suggerimenti per monitorare le prestazioni del team di vendita

Sapere cosa tracciare è una faccia della medaglia, ma sapere come farlo nel modo giusto è un'altra. Sì, i sistemi CRM prendono il lato tecnico di questo processo mentre la strategia è ancora sulle tue spalle. Condividiamo suggerimenti che rendono il monitoraggio delle prestazioni accurato, diretto e meno stressante per il team.

Misura gli obiettivi a lungo e a breve termine

Man mano che un'azienda cresce, deve stabilire obiettivi a breve e lungo termine. Gli obiettivi a breve termine sono spesso i primi passi per il raggiungimento di obiettivi a lungo termine.

A volte devi guardare al quadro più ampio e non concentrarti sulla definizione di obiettivi settimanali o addirittura giornalieri, poiché ciò dipende enormemente dalla posizione attuale della tua attività. Ad esempio, il tuo team di vendita potrebbe non raggiungere gli obiettivi prefissati per il mese (forse è la stagione estiva e le vendite sono basse); tuttavia, potrebbero essere pienamente sulla buona strada per raggiungere obiettivi a lungo termine. Non vuoi che la tua squadra perda motivazione se non è sulla buona strada con obiettivi a breve termine.

Inoltre, se il successo a breve termine non si sta concretizzando nonostante il fatto che gli obiettivi giornalieri e settimanali siano facilmente raggiunti, è tempo di riconsiderare se queste attività di vendita stiano effettivamente aiutando tutti a raggiungere i risultati più essenziali.

Tieni regolari riunioni individuali con il tuo team di vendita

Per i manager, le riunioni individuali settimanali offrono più della semplice possibilità di rivedere i dati sulle vendite. Il tuo compito è aiutare il tuo team a crescere professionalmente e fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo nella tua azienda. Per dirla senza mezzi termini, il loro successo è il tuo successo.

Un incontro di vendita individuale consente ai responsabili delle vendite e ai rappresentanti di discutere le sfide, impostare i KPI e dare voce alle preoccupazioni. Questi incontri dovrebbero motivare il tuo team di vendita e determinare se hanno bisogno di ulteriore formazione con competenze specifiche. Nel complesso, offre a un responsabile delle vendite una comprensione del fatto che il team sia felice. Comprenderli migliorerà la loro produttività, migliorando così le prestazioni del team di vendita.

Cerca opportunità di coaching

Il settore delle vendite è in continua evoluzione. Analizzando le metriche di vendita sopra menzionate, puoi individuare dove il tuo personale ha bisogno di un po' più di formazione. Anche i tuoi migliori venditori faranno fatica a sapere tutto ciò che c'è da sapere sulle vendite con una gamma così ampia di opzioni.

Assicurare i tuoi rappresentanti quando hanno ragione e guidarli quando hanno torto è una parte importante del tutoraggio e del coaching delle vendite. Quindi il fatto che le organizzazioni con programmi di coaching dinamico superino la concorrenza di almeno il 28% non sorprende. Abbiamo preparato un articolo interessante sull'utilizzo dei tuoi dati CRM per istruire il tuo team di vendita.

Garantire trasparenza

Non è facile promuovere un senso di coesione o cooperazione quando tieni per te tutti i tuoi dati sulle prestazioni e sulle vendite. Tuttavia, quando si tratta di vendite e prestazioni individuali, è necessario disporre di una politica chiara. Questo aiuta i lavoratori a rimanere al passo con le loro prestazioni, li aiuta a prepararsi per le valutazioni e crea una sana concorrenza tra il tuo team di vendita, il che aumenta naturalmente la motivazione dell'intero team.

I due fattori più critici nelle aziende di successo sono la trasparenza e la responsabilità. Secondo un sondaggio di Harvard Business Review, il 70% dei dipendenti è più coinvolto quando la dirigenza senior aggiorna e comunica regolarmente le strategie aziendali. Le classifiche di vendita sono uno dei tanti strumenti disponibili per aiutare la gestione in questo sforzo in quanto promuovono una sana concorrenza e aggiungono quel pizzico di divertimento.

Misurando le metriche di vendita necessarie e implementando alcuni di questi suggerimenti, sarai sempre un paio di passi avanti e nuoterai fino al traguardo con tutta la tua squadra di canottaggio (team di vendita).