Como acompanhar o desempenho da equipe de vendas?

Sua equipe de vendas desempenha um papel vital no sucesso de sua empresa porque é o intermediário; eles são um link direto entre seu produto e clientes em potencial.

Acompanhar o desempenho de sua equipe é a maneira mais simples de garantir que seus objetivos sejam alcançados de forma consistente e que os negócios estejam se movendo na direção certa. Como acompanhar o desempenho de vendas, a importância de fazer isso e algumas sugestões para melhorar a produção da equipe são abordados neste artigo, então sente-se e aproveite.

Por que você deve acompanhar o desempenho da sua equipe de vendas?

Pense em sua equipe de vendas como uma equipe de remo. Você, o gerente, é o timoneiro; você é responsável por dirigir o barco e coordenar a potência e o ritmo dos remadores. Se seus remadores não estiverem sincronizados, você perde. Com a equipe de vendas, é a mesma coisa. Os gerentes de vendas também são responsáveis ​​por garantir que tudo corra bem. Então, vamos dar uma olhada em alguns benefícios de acompanhar o desempenho da sua equipe de vendas:

• Prever a receita futura é especialmente importante para você alocar as despesas com antecedência e ajustar suas metas para o futuro. Estar por dentro de cada negócio em que sua equipe está trabalhando pode ajudá-lo a desenvolver um plano de previsão.
• Avaliação da estratégia de vendas. Ao acompanhar o desempenho da sua equipe de vendas, você pode ver onde sua estratégia de vendas está faltando ou o contrário e como suas operações de vendas e fluxos de trabalho estão progredindo.
• Quanto a um líder, é uma oportunidade de realocar recursos ou mudar os objetivos para evitar ficar aquém das metas de vendas. Conhecer os pontos fortes e fracos de sua equipe de vendas pode ajudá-lo a reatribuir tarefas para se adequar melhor aos representantes de vendas, tornando-o mais produtivo.
• Certifique-se de que as expectativas de sua equipe estão sendo atendidas e meça o progresso da equipe. Acompanhar o desempenho de sua equipe pode ajudá-lo a agir rapidamente se alguém não tiver habilidades ou conhecimentos ou, por outro lado, alocar bônus e elogios aos membros da equipe que estão atingindo suas metas.
• Ele serve como um lembrete e estimula a equipe de vendas a permanecer eficaz. Quando todos conhecem suas metas e percebem que estão longe de alcançá-las, faz com que a equipe adicione atividades extras de vendas para atingir suas metas e receber a comissão.

Em suma, o desempenho de sua equipe de vendas afeta o resultado final e define a trajetória de desenvolvimento do seu negócio.

Quais métricas de vendas você deve acompanhar?

Uma métrica de vendas é uma informação que mostra o desempenho dos representantes de vendas de uma empresa, equipes de vendas ou até mesmo toda a organização em termos de geração de receita.

Medições, ou indicadores-chave de desempenho (KPIs), são usados ​​por equipes de vendas para acompanhar o progresso em direção às metas, determinar se bônus ou incentivos devem ser concedidos e identificar áreas de fraqueza em seu processo de vendas. Os principais indicadores de desempenho também podem ajudar as organizações a se prepararem para mudanças de mercado ou desenvolverem estratégias para crescimento e expansão futuros.

Então, vamos entrar nas métricas de vendas que você deve acompanhar. É claro que existem muitas métricas por aí, e elas variam de empresa para empresa, então vamos falar sobre as principais.

Métricas de atividade da equipe

Isso inclui as atividades básicas do dia a dia que sua equipe de vendas faz. Não rastrear essas métricas pode resultar em uma taxa de alcance de cota decrescente, indicando um ciclo de vendas mais longo (como resultado de uma cota reduzida e uma ênfase maior na finalização de contratos em fases posteriores pode ser necessária). Gerentes e líderes de vendas devem aproveitar essas métricas porque são fundamentais para aumentar a eficiência e a produtividade de sua equipe. Os pontos fortes e as limitações de sua equipe de vendas e de seus representantes individuais, bem como quais ferramentas funcionam melhor para eles, podem ser determinados por meio da análise da atividade de vendas.

Aqui estão outras métricas importantes da atividade de vendas que você deve acompanhar:

• Telefonemas, e-mails, conversas
• Engajamento nas mídias sociais
• Reuniões agendadas
• Demonstrações
• Solicitações de referência
• Propostas

Um sistema de CRM torna o rastreamento dessas atividades diárias muito mais fácil para seus representantes de vendas e para você. Receba telefonemas e e-mails, por exemplo. Com o Nethunt CRM, rastrear qualquer tipo de conversa entre um cliente e um representante de vendas será muito fácil, pois a maioria dessas conversas será rastreada automaticamente pelo sistema.

Crie um relatório para ver quantos e-mails foram enviados, chamadas feitas e eventos do Calendário criados entre outras atividades.

Métricas de Produtividade

As métricas de produtividade são os pontos de dados que você precisa saber se está atingindo ou superando o benchmark de produtividade da sua empresa. As métricas de produtividade mostram quanto tempo leva para seus representantes de vendas atingirem suas cotas. Meça o tempo que eles gastam em cada atividade e quanto essa atividade os ajuda a fechar os negócios:

• Porcentagem do tempo total gasto em prospecção
• Porcentagem do tempo total gasto em apresentações
• Porcentagem do tempo total gasto na entrada de dados
• Porcentagem do tempo total gasto na busca de leads

Compare o tempo gasto em cada atividade com o número total de negócios fechados e a receita gerada.

É possível identificar áreas no processo de vendas que estão diminuindo a produtividade, rastreando a quantidade de tempo gasto em atividades de vendas por representantes de vendas individuais e em equipe.

O tempo de resposta do lead também se refere às métricas de produtividade. O tempo de resposta do lead é o tempo médio que um vendedor leva para acompanhar a solicitação de um lead.

Se quiser tornar essa métrica mais significativa, você pode segmentar seus leads com base na origem e pontuar mais aqueles que realizaram uma ação de alto valor. É mais importante acompanhar um solicitante de demonstração do que alguém que se inscreveu na sua lista de e-mail.

Métricas do pipeline de vendas

Esses indicadores avaliam a eficácia do seu pipeline de vendas. Para gerar leads melhores, fechá-los de forma eficaz e aumentar a receita, você precisa ficar de olho nas métricas do seu pipeline de vendas. Os dados do pipeline de vendas determinam os objetivos financeiros e de longo prazo da sua empresa.

Número de novas oportunidades de vendas

Vamos começar do começo. Você não fechará negócios se eles não aparecerem em seu pipeline. O número de novas oportunidades de vendas indica quantos leads qualificados para vendas foram adicionados ao pipeline.

Quanto mais oportunidades de vendas você tiver em seu pipeline, mais dinheiro poderá obter no final.

A fórmula para novas oportunidades de vendas pode variar de empresa para empresa, e a oportunidade real de vendas dependerá de seus parâmetros de pontuação de leads.

Você pode dividir essa métrica pelos canais de vendas que trazem mais oportunidades de vendas ou pelos gerentes que adicionam leads mais qualificados.

Taxa de ganho de oportunidade

A porcentagem de leads que se tornam clientes pagantes é conhecida como 'taxa de ganho'. Não se trata apenas de quantos leads você adquire; é sobre o número de novos leads qualificados. Duas coisas podem ser inferidas da taxa de conversão de lead em oportunidade: a qualidade dos clientes em potencial e a capacidade de uma equipe de vendas de transformar leads de vendas em clientes em potencial.

Para determinar a porcentagem da taxa de ganhos, divida o número de vendas fechadas pelo número de oportunidades de vendas.

Taxa de ganho de oportunidade = Número de negócios fechados / Número de oportunidades de vendas

Se você detectar um declínio nas porcentagens da taxa de ganhos, é fundamental descobrir o motivo e elaborar um plano para otimizar o caminho de conversão o mais rápido possível.

Aqui estão as possíveis razões para uma baixa taxa de ganho de oportunidade:

• Canais errados para o alcance do público
• Baixa qualidade dos leads gerados
• Falta de conhecimento dos pontos problemáticos do seu público
• Proposta de valor fraca
• E-mails e scripts de chamada de baixo desempenho
• Falta de habilidades de vendas para negociar e fechar os negócios

Analise o pipeline, identifique o estágio em que você tem a maior porcentagem de vazamento de pipeline e crie um plano para reduzir o número. Certifique-se de conhecer completamente seu público e seus pontos problemáticos para que você possa oferecer a eles o que eles precisam; isso pode aumentar a taxa de ganho de oportunidade.

Taxa de conversão por estágio do pipeline de vendas

Essa métrica mostra a porcentagem de negócios que passam de um estágio do pipeline para outro.

Se as oportunidades não estiverem se movendo, sua empresa não sobreviverá por muito mais tempo. Acompanhando essa métrica, você identificará estágios com vazamentos e criará um plano de ação sobre como mover negócios pelo pipeline de forma eficaz.

Use esta fórmula para calcular a taxa de conversão dos estágios do pipeline:

Taxa de conversão = Número de negócios no estágio 1 / Número de negócios no estágio 2

Pode haver alguns motivos para a baixa taxa de conversão entre os estágios do pipeline:

• Baixa qualidade de leads
• Não há acompanhamentos suficientes
• Poucas negociações e habilidades de fechamento da equipe

Preparamos as dicas de como resolver a estagnação do pipeline de vendas.

Negócios fechados

Estamos chegando ao fim do pipeline e esperamos que nossos negócios sejam fechados. Um acordo fechado significa Ka-Ching! E o dinheiro que você tem como resultado de seu trabalho duro.

Para ter uma visão mais clara do que funciona em seus processos e o que não funciona, você deve medir essa métrica nos níveis de um representante de vendas e de equipe. Você pode detalhar essa métrica ainda mais detalhadamente; por canais, geos, etc.

Com o número de negócios fechados, você pode definir o ranking de vendas e descobrir por que os negócios estão travados no meio do processo de vendas.

Para medir o número de negócios fechados, você precisará de um sistema de CRM para números precisos.

Tamanho médio do negócio

O tamanho médio do negócio mostra a quantidade de dinheiro que você ganha em média com os negócios que você ganha.

O tamanho médio do negócio mostra se você está fechando grandes negócios ou uma quantidade maior de negócios menores. Dependendo disso, você está desenvolvendo sua estratégia de vendas, pois pode estar em risco se seu grande cliente se desconectar.

Isso também o ajudará a identificar a duração do ciclo de vendas à medida que os negócios maiores convertem mais porque há muito dinheiro e muitas pessoas envolvidas. Assim, as decisões estão sendo tomadas por um longo período de tempo.

O tamanho médio do negócio é calculado tomando o valor total de todos os negócios fechados e dividindo-o pelo número de negócios.

Tamanho médio do negócio = receita total de vendas / número total de negócios fechados

• O tamanho médio da transação ajuda a determinar o número de transações que precisam ser fechadas em um período para atingir a cota
• O tamanho médio do negócio ajuda a identificar negócios com maior probabilidade de fechamento e o ajudará a definir prioridades (se o orçamento do negócio for três vezes maior que o tamanho médio do negócio, as chances de fechamento são baixas)
• O tamanho médio do negócio ajuda a determinar tendências no funil e nos negócios. Se o número de negócios que você fecha aumentou e a receita é a mesma, significa que há mais negócios de baixo orçamento. Você precisa repensar os canais de vendas, ajustar o público para o qual está escrevendo ou encontrar outros motivos possíveis.

Duração do ciclo de vendas

A capacidade dos representantes de vendas de mover clientes em potencial pelo pipeline e transformá-los em clientes é medida pelo ciclo médio de vendas que eles completam. O tempo que leva para fechar uma venda varia de acordo com o setor. O ciclo médio de vendas para negócios menores pode durar até três meses, enquanto negócios maiores normalmente exigem mais tempo para fazer uma escolha e levam mais tempo para serem fechados. O objetivo é reduzir ao máximo o tempo do ciclo de vendas.

Ao multiplicar o número de negócios pelo número de dias que levou para fechar cada venda, você pode determinar a duração do seu ciclo de vendas.

Duração média do ciclo de vendas = número total de dias para fechar todos os negócios / número total de negócios

Dê uma olhada em nosso artigo sobre como você pode encurtar seu ciclo de vendas.

Receita recorrente anual

A receita anual contratada da sua empresa é conhecida como ARR (Annual Recurring Revenue). Esse KPI é particularmente importante para negócios de SaaS baseados em assinatura porque mostra quanto você pode esperar ganhar com os clientes em um ano fiscal. O ARR pode ser usado para acompanhar o crescimento de uma empresa ao longo do tempo e auxiliar na previsão de longo prazo.

Para calcular isso, você pode:

ARR = (Custo geral de assinatura por ano + receita recorrente de complementos ou upgrades) - receita perdida de cancelamentos e downgrades

Como acompanhar as métricas de vendas

Em primeiro lugar, você precisa selecionar as métricas de vendas mais importantes para o seu negócio, pois não faz sentido medir todas as métricas de vendas possíveis.

Em segundo lugar, decida a frequência de medição de cada métrica escolhida. Embora a revisão do pipeline e a atividade da equipe possam ser medidas semanalmente, a taxa de vitórias dos negócios ou a receita total podem ser rastreadas mensalmente.

Em seguida, decida como você vai dividir cada ponto de dados - por um gerente, setor, geografia, etc.

Em seguida, vêm as ferramentas para medir o desempenho da equipe de vendas. Esta é a parte do artigo em que o Nethunt CRM se destaca, pois é complicado medir o desempenho da equipe de vendas sem usar um software especial, que é um sistema de CRM.

Os sistemas de CRM são uma fada madrinha para os gerentes de vendas que precisam criar relatórios detalhados sobre a atividade de sua equipe. Usando relatórios de vendas, como previsões de vendas, relatórios de Razão perdida do negócio, relatórios de origem de leads, relatórios de pipeline de vendas e outros, você pode ver instantaneamente quais aspectos do seu processo de vendas estão funcionando e quais não estão.

O NetHunt CRM mantém seus negócios estruturados, oferece uma visão de alto nível do processo de vendas e informa o que cada representante de vendas está fazendo no momento. Além disso, ajuda a desenvolver e monitorar vários pipelines, antecipar receitas e automatizar processos de vendas para maior eficiência e desempenho da equipe.

Depois de obter uma representação visual dos dados, rastreie-os, analise-os e ajuste sua estratégia, se necessário.

Dicas para acompanhar o desempenho da equipe de vendas

Saber o que rastrear é um lado de uma moeda, mas saber como fazer certo é outro. Sim, os sistemas de CRM assumem o lado técnico desse processo enquanto a estratégia ainda está em seus ombros. Compartilhamos dicas que tornam o acompanhamento do desempenho preciso, direto e menos estressante para a equipe.

Meça metas de longo e curto prazo

À medida que uma empresa cresce, ela deve estabelecer objetivos de curto e longo prazo. Objetivos de curto prazo são frequentemente os primeiros passos para alcançar objetivos de longo prazo.

Às vezes, você precisa olhar para o quadro geral e não se concentrar em definir metas semanais ou até diárias, pois isso depende muito de onde sua empresa está atualmente. Por exemplo, sua equipe de vendas pode não atingir as metas que você definiu para o mês (talvez seja a temporada de verão e as vendas estejam baixas); no entanto, eles podem estar totalmente no caminho certo para atingir metas de longo prazo. Você não quer que sua equipe perca a motivação se não estiver no caminho certo com as metas de curto prazo.

Além disso, se o sucesso de curto prazo não está se materializando apesar do fato de que as metas diárias e semanais são facilmente cumpridas, é hora de reconsiderar se essas atividades de vendas estão realmente ajudando todos a alcançar os resultados mais essenciais.

Realize reuniões individuais regulares com sua equipe de vendas

Para os gerentes, as reuniões individuais semanais oferecem mais do que apenas uma chance de revisar os números de vendas. Seu trabalho é ajudar sua equipe a crescer profissionalmente e fornecer as ferramentas necessárias para ter sucesso em sua empresa. Para ser franco, o sucesso deles é o seu sucesso.

Uma reunião de vendas individual permite que os gerentes e representantes de vendas discutam desafios, definam KPIs e expressem preocupações. Essas reuniões devem motivar sua equipe de vendas e determinar se eles precisam de mais treinamento com habilidades específicas. No geral, dá a um líder de vendas uma compreensão se a equipe está feliz. Compreendê-los melhorará sua produtividade, melhorando assim o desempenho da equipe de vendas.

Procure oportunidades de coaching

A área de vendas está em constante mudança. Ao analisar as métricas de vendas mencionadas acima, você pode identificar onde sua equipe precisa de um pouco mais de treinamento. Mesmo seus melhores vendedores terão dificuldade para saber tudo o que há para saber sobre vendas com uma gama tão ampla de opções.

Garantir aos seus representantes quando eles estão certos e orientá-los quando estiverem errados é uma grande parte da orientação e treinamento de vendas. Portanto, o fato de organizações com programas de coaching dinâmico superarem sua concorrência em pelo menos 28% não é surpreendente. Preparamos um artigo interessante sobre como usar seus dados de CRM para treinar sua equipe de vendas.

Garanta a transparência

Não é fácil promover um senso de coesão ou cooperação quando você guarda todos os seus dados de desempenho e vendas para si mesmo. No entanto, quando se trata de vendas e desempenho individual, você precisa ter uma política clara. Isso ajuda os funcionários a se manterem atualizados sobre seu desempenho, os ajuda a se preparar para as avaliações e cria uma competição saudável entre sua equipe de vendas, o que naturalmente aumenta a motivação de toda a equipe.

Os dois fatores mais críticos em negócios de sucesso são transparência e responsabilidade. De acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, 70% dos funcionários ficam mais engajados quando a liderança sênior atualiza e comunica regularmente as estratégias corporativas. As tabelas de classificação de vendas são uma das muitas ferramentas disponíveis para auxiliar o gerenciamento nesse empreendimento, pois promovem uma competição saudável e adicionam um pouco de diversão.

Ao medir as métricas de vendas necessárias e implementar algumas dessas dicas, você sempre estará alguns passos à frente e nadará até a linha de chegada com toda a sua equipe de remo (equipe de vendas).