كيفية استخدام أدوات الملاحظات للاتصال المثمر
نشرت: 2017-04-01يتمثل أحد الشواغل الشائعة التي أثارها قسم الموارد البشرية والمديرون عند بدء استخدام أداة التغذية الراجعة في نوع التأثير الذي ستحدثه على التعليقات وجهًا لوجه. هل سيؤدي فعلاً إلى تعطيل تدفقات الاتصالات في المكتب بدلاً من تحسينها ؟ كما هو الحال مع جميع التقنيات الجديدة ، يمكن أن تكون الفوائد كبيرة عند دمجها بطريقة تعزز عمليتك الحالية.
في عصر المساحات المكتبية المفتوحة ، جعل Slack من الممكن الحفاظ على التواصل ، مع تقليل الضوضاء والمشتتات إلى الحد الأدنى في نفس الوقت. تعني ميزة الغفوة أنه يمكنك الانضمام عندما تريد والهروب عندما تحتاج إلى التركيز. مع الحاجة إلى المزيد من المشاريع التعاونية اليوم ، فإن الأدوات المناسبة تحافظ على التواصل مفتوحًا ، دون إجهاده.
تعني قنوات الاتصال الأفضل والأسرع أن الشركات يمكنها التصرف والتكيف مع تغيرات الصناعة على الفور ، وليس العام المقبل. وبالمثل ، يمكن أن تساعدك أدوات الملاحظات بشكل كبير على زيادة مشاركة الموظفين والتعلم والتطوير عند دمجها مع التعليقات وجهاً لوجه.
فيما يلي دليل قصير لمساعدتك على تحديد أفضل متى يمكن أن تكون أدوات التعليقات مفيدة ومتى يجب أن تأتي التعليقات منك مباشرة:
نمو الناس
يمكن للموظفين الحصول على تعليقات عند الحاجة إليها ، وليس عندما يكون ذلك مناسبًا. مع تسريع تكنولوجيا الاتصالات من معدل التغيير ، تحتاج الشركات إلى قوى عاملة ذات سرعة عالية في التعلم. ومع ذلك ، فإن مكان العمل الأكثر ازدحامًا يعني أيضًا أن المديرين والأقران والموظفين غالبًا ما يدخلون ويخرجون من الاجتماعات ويسافرون لإغلاق الصفقة التالية ، ومقابلة المستثمرين ، وما إلى ذلك. هذه البيئة سريعة الخطى تجعل من السهل ترك شيء مهم مثل النمو والتنمية. من ناحية أخرى ، تسمح أدوات التعليقات للأشخاص بالبقاء على اطلاع دائم بإبداء الملاحظات عند الحاجة ، وليس بعد شهور . وبالمثل ، فإن الأشخاص الذين تلقوا التعليقات قاموا بتخزينها في النظام حتى يتمكنوا من العودة بسهولة ومراجعة ما يحتاجون إلى التركيز عليه.
يسهل ردود الفعل بين الإدارات
بدلاً من التمسك بخطوط الإدارات الجامدة ، نشهد اليوم زيادة في استخدام فرق مخصصة متعددة الوظائف. إن القدرة على العمل مع المصمم والمطورين ومدير المبيعات وكاتب المحتوى في فريق واحد يمكن أن يعزز حقًا مشروعًا من جميع الجوانب ويزيد من فرص النجاح.
ومع ذلك ، قد لا يكون لدى الأشخاص في الأقسام المختلفة الوقت دائمًا لإجراء محادثات فردية مع أعضاء الفريق المخصصين ، مما يؤدي إلى فقدان فرصة رائعة للتعليق. تساعد أدوات الملاحظات على تقليل حواجز المعرفة الإدارية من خلال السماح للموظفين بطلب وتقديم ملاحظات لأي شخص داخل الشركة.
عادات التغذية الراجعة للتدريب
هذا يقودنا إلى جانب آخر مفيد. لا يجد الجميع سهولة في إعطاء الملاحظات وتلقيها. تميز كارول دويك ، عالمة النفس بجامعة ستانفورد ، في بحثها بين الأشخاص الذين لديهم عقلية نمو تجاه التغذية الراجعة وأولئك الذين لديهم عقلية ثابتة . غالبًا ما يبدأ الأشخاص ذوو العقلية الثابتة في الشعور بالعاطفة أو الغضب عندما يتلقون ردود فعل بناءة. لحسن الحظ ، هذا "الخوف من ردود الفعل" شيء يمكن التغلب عليه. يمكن أن تساعد أدوات الملاحظات من خلال السماح للشخص بمشاهدة الملاحظات والحصول على الوقت للنظر في ما قيل بموضوعية.
موصى به لك:
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
منصة التسويق الرقمي Logicserve Bags INR 80 Cr Funding، Rbrands as LS Dig ...
تقرير يحذر من تجديد التدقيق التنظيمي على Lendingtech Space
أحد أسباب الاستجابات العاطفية للتغذية المرتدة هو التحيز السلبي الطبيعي لدماغنا. حتى لو تلقينا ردود فعل إيجابية وبناءة ، فلدينا ميل طبيعي للتركيز أكثر على ما نعتبره الجوانب السلبية لأدائنا. هذا يعني أنه يمكن نسيان جميع الجوانب الإيجابية لأدائنا بسهولة. إن تدوين الملاحظات وتخزينها يعني أنه يمكن للموظفين العودة وقراءة ملاحظاتهم بأعين جديدة وتحليل ما يقال حقًا. من هناك ، من الأسهل بكثير وضع خطة تطوير فعالة حقًا.
البدء في إعطاء ملاحظات تصاعدية
إذا كان من الصعب على البعض تقديم ملاحظات لأقرانهم في البداية ، فسيكون من الصعب 10 مرات إعطائها للمديرين أو حتى على المستوى التنفيذي. إن البدء بملاحظات مجهولة يمنح الأشخاص فرصة للتخفيف من حدتها.
بمجرد أن يبني المديرون الثقة من خلال إظهار أنه لن تكون هناك عواقب لتقديم ملاحظات تصاعدية ، سيشعر الموظفون براحة أكبر عند الانفتاح. أفضل طريقة للقيام بذلك هي أن يتصرف المديرون حقًا بناءً على التعليقات التي يتلقونها وأن يوضحوا مدى انفتاحهم عليها.
بيانات
أحد أفضل أجزاء استخدام أداة التغذية الراجعة هو أن المعلومات يتم إنشاؤها على الفور في بيانات مفيدة . باستخدام تحليلات الأشخاص ، يمكن للموظفين تتبع تقدمهم ويمكنهم تخزين التعليقات التي يتلقونها للتذكر بسهولة وتحديد الأهداف. بالنسبة للمديرين ، يمكن أن توفر المعلومات رؤى قيمة حول احتياجات التدريب لفريقهم. يمكن للموارد البشرية استخدام البيانات لتحديد فجوات المهارات واتخاذ قرارات توظيف أفضل. وفي الوقت نفسه ، يمكن للموظفين استخدام هذه المعلومات لتتبع عملية التطوير الخاصة بهم والاستحواذ عليها.
متى يجب أن تقدم ملاحظات وجهاً لوجه؟
أثناء اللعب الفردي المنتظم
حتى لو كنت مشغولاً ، يجب أن تخصص وقتًا دائمًا لتقديم ملاحظات وجهًا لوجه في أسبوع واحد أو نصف شهريًا. على الرغم من أن الأدوات يمكن أن تساعدك في تدريب سلوك التغذية الراجعة ، إلا أن لغة الجسد ونبرة الصوت يمكن أن تعطي مزيدًا من الدلائل على مشاعر الشخص الآخر تجاه الملاحظات.
في موقف خطير
كما أن تقديم ملاحظات جادة وجهاً لوجه يمكن أن يؤكد أيضًا على خطورة الموقف والحاجة إلى إيجاد حل . على سبيل المثال ، إذا كان تقريرك يفقد باستمرار المواعيد النهائية لمشاريع الفريق ، فقد يؤثر ذلك بشكل خطير على نجاح الآخرين في فريقك. في هذه الحالة ، من المهم أن تتحدث معهم لمعرفة ما الذي يعيق قدرتهم على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وكيف يمكنك المساعدة والخطوات التي يمكنهم اتخاذها للعودة إلى المسار الصحيح.
احتفل بالإنجازات الكبرى
يجب الاعتراف بالمكاسب الكبيرة شخصيًا . في حين أن إظهار الاعتراف بالوصول إلى المعالم الصغيرة عبر أدوات الملاحظات يعد طريقة رائعة لإظهار دعمك بانتظام ، فإن قضاء الوقت للاحتفال بالإنجازات الرئيسية يعد أمرًا ضروريًا لبناء روح الفريق. عندما ينزل أحد أعضاء فريق المبيعات حسابًا كبيرًا أو ينشر فريق التطوير الخاص بك الميزة الجديدة الكبيرة ، فمن المهم أن تُظهر تقديرك وتقر بمساهمته في الفريق أو الأهداف على مستوى الشركة. هذا لا يحافظ فقط على الحافز ، ولكنه سيكون أيضًا قدوة للآخرين.
استنتاج
بدلاً من تقليل التواصل وجهاً لوجه ، يمكن أن تساعد أدوات التغذية المرتدة في إثراء الملاحظات التي يتم تبادلها داخل فريقك من خلال تدريب عادات التغذية الراجعة ، ومنح الموظفين الثقة ليكونوا منفتحين على رؤسائهم بتعليقاتهم وتوفير المعلومات التي يمكن أن تكون بمثابة نقطة انطلاق لـ محادثات أكثر فعالية بين شخصين.
عن المؤلف
[مؤلف هذا المنشور هو ستيفن ماير - المؤسس المشارك في Impraise ، وهو حل محمول على شبكة الإنترنت للحصول على تعليقات عملية وفي الوقت المناسب في العمل.]