Jak korzystać z narzędzi do zbierania opinii w celu wydajnej komunikacji
Opublikowany: 2017-04-01Częstym problemem zgłaszanym przez działy HR i menedżerów, gdy zaczynają korzystać z narzędzia informacji zwrotnej, jest to, jaki wpływ będzie to miało na informacje zwrotne twarzą w twarz. Czy rzeczywiście zakłóci przepływy komunikacji w biurze, a nie je poprawi ? Podobnie jak w przypadku wszystkich nowych technologii, korzyści mogą być znaczące, gdy zostaną zintegrowane w sposób, który wzmocni obecny proces.
W dobie otwartych przestrzeni biurowych Slack umożliwił utrzymanie komunikacji, jednocześnie ograniczając do minimum hałas i czynniki rozpraszające. Funkcja drzemki oznacza, że możesz dołączyć, kiedy chcesz i uciec, gdy musisz się skoncentrować. W dzisiejszych czasach potrzeba większej liczby projektów opartych na współpracy krzyżowej, odpowiednie narzędzia utrzymują komunikację otwartą, nie czyniąc jej przytłaczającą.
Lepsze i szybsze kanały komunikacji oznaczają, że firmy mogą działać i dostosowywać się do zmian w branży natychmiast, a nie w przyszłym roku. Podobnie narzędzia informacji zwrotnej mogą znacznie pomóc w zwiększeniu zaangażowania pracowników, uczenia się i rozwoju w połączeniu z informacją zwrotną twarzą w twarz.
Oto krótki przewodnik, który pomoże Ci lepiej określić, kiedy narzędzia do zbierania opinii mogą być korzystne, a kiedy informacje zwrotne powinny pochodzić bezpośrednio od Ciebie:
Rozwój ludzi
Pracownicy są w stanie uzyskać informację zwrotną wtedy, gdy jest to potrzebne, a nie wtedy, gdy jest to wygodne. Dzięki technologii komunikacyjnej, która przyspiesza tempo zmian, firmy potrzebują siły roboczej o wysokiej sprawności uczenia się. Jednak bardziej ruchliwe miejsce pracy oznacza również, że menedżerowie, koledzy i pracownicy często wchodzą i wychodzą na spotkania i podróżują, aby zamknąć następną transakcję, spotkać się z inwestorami itp. To szybkie środowisko sprawia, że łatwo jest pominąć nawet coś tak ważnego, jak wzrost i rozwój. Z drugiej strony narzędzia do przekazywania informacji zwrotnej pozwalają użytkownikom na łatwe przekazywanie informacji zwrotnych wtedy, gdy są one potrzebne, a nie kilka miesięcy później . Podobnie osoby, które otrzymały informacje zwrotne, przechowują je w systemie, dzięki czemu mogą łatwo wrócić i przejrzeć, na czym muszą się skupić.
Ułatwia opinie międzywydziałowe
Zamiast trzymać się sztywnych linii departamentów, dzisiaj obserwujemy wzrost wykorzystania zespołów interdyscyplinarnych ad hoc. Możliwość pracy z projektantem, programistami, kierownikiem ds. sprzedaży i autorem treści w jednym zespole może naprawdę wzmocnić projekt ze wszystkich stron i zwiększyć szanse na sukces.
Jednak ludzie z różnych działów nie zawsze mają czas na spotkania 1 na 1 z członkami zespołu ad hoc, tracąc doskonałą okazję do uzyskania informacji zwrotnej. Narzędzia do przekazywania informacji zwrotnej pomagają zmniejszyć bariery w zakresie wiedzy działów, umożliwiając pracownikom proszenie o opinie i przekazywanie ich każdemu w firmie.
Treningowe nawyki zwrotne
To prowadzi nas do innego użytecznego aspektu. Nie każdemu łatwo jest dawać i otrzymywać informacje zwrotne. W swoich badaniach psycholog ze Stanford, Carol Dweck, rozróżnia ludzi, którzy mają nastawienie na rozwój w kierunku informacji zwrotnych, od tych, którzy mają stałe nastawienie . Osoby o utrwalonym sposobie myślenia często zaczynają odczuwać emocje lub złość, gdy otrzymują konstruktywną informację zwrotną. Na szczęście ten „strach przed sprzężeniem zwrotnym” można przezwyciężyć. Narzędzia do informacji zwrotnej mogą pomóc, umożliwiając danej osobie zapoznanie się z opinią i czas na obiektywne rozważenie tego, co zostało powiedziane.
Polecany dla Ciebie:
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Raport ostrzega przed odnowioną kontrolą regulacyjną dotyczącą przestrzeni Lendingtech
Jednym z powodów emocjonalnych reakcji na sprzężenie zwrotne jest naturalne nastawienie naszego mózgu na negatywność. Nawet jeśli otrzymujemy zarówno pozytywne, jak i konstruktywne informacje zwrotne, mamy naturalną tendencję do skupiania się bardziej na tym, co uważamy za negatywne aspekty naszego działania. Oznacza to, że można łatwo zapomnieć o wszystkich pozytywnych aspektach naszego działania. Zapisywanie i przechowywanie opinii oznacza, że pracownicy mogą wrócić i przeczytać swoje opinie świeżym okiem i naprawdę przeanalizować to, co zostało powiedziane. Stamtąd znacznie łatwiej wymyślić naprawdę skuteczny plan rozwoju.
Zaczynam dawać opinie w górę
Jeśli niektórym trudno jest na początku przekazać informację zwrotną współpracownikom, 10 razy trudniej jest przekazać ją menedżerom, a nawet kierownictwu. Rozpoczęcie od anonimowych informacji zwrotnych daje ludziom szansę na to, aby się do tego przyzwyczaić.
Kiedy menedżerowie zbudują zaufanie, pokazując, że nie będzie żadnych konsekwencji przekazywania pozytywnych informacji zwrotnych, pracownicy poczują się bardziej komfortowo będąc otwartymi. Najlepszym sposobem na to jest, aby menedżerowie naprawdę działali na podstawie otrzymywanych informacji zwrotnych i demonstrowali, jak bardzo są na nie otwarci.
Dane
Jednym z najlepszych aspektów korzystania z narzędzia do zbierania opinii jest to, że informacje są natychmiast generowane w przydatne dane . Dzięki analityce osób pracownicy mogą śledzić swoje postępy i przechowywać otrzymane informacje zwrotne, aby łatwo przywoływać i wyznaczać cele. Dla menedżerów informacje te mogą zapewnić cenny wgląd w potrzeby coachingowe ich zespołu. Dział HR może wykorzystywać te dane do identyfikowania braków w umiejętnościach i podejmowania lepszych decyzji o zatrudnieniu. Tymczasem pracownicy mogą wykorzystywać te informacje do śledzenia i przejmowania odpowiedzialności za swój proces rozwoju.
Kiedy należy przekazywać informacje zwrotne twarzą w twarz?
Podczas regularnych spotkań jeden na jeden
Nawet jeśli jesteś zajęty, zawsze powinieneś znaleźć czas na przekazanie informacji zwrotnych twarzą w twarz podczas tygodniowych lub dwumiesięcznych spotkań 1-na-1. Chociaż narzędzia mogą pomóc w trenowaniu zachowań związanych ze sprzężeniem zwrotnym, język ciała i ton głosu mogą dać więcej wskazówek co do odczuć drugiej osoby wobec informacji zwrotnych.
W poważnej sytuacji
Udzielanie bardzo poważnej informacji zwrotnej twarzą w twarz może również podkreślić powagę sytuacji i potrzebę znalezienia rozwiązania . Na przykład, jeśli Twój raport stale nie dotrzymuje terminów dotyczących projektów zespołowych, może to poważnie wpłynąć na sukces innych członków Twojego zespołu. W takim przypadku ważne jest, aby porozmawiać z nimi, aby dowiedzieć się, co blokuje ich zdolność do dotrzymywania terminów, jak możesz pomóc i jakie kroki mogą podjąć, aby wrócić na właściwe tory.
Świętuj wielkie wygrane
Duże wygrane należy przyznać osobiście . Chociaż okazywanie uznania za osiąganie mniejszych kamieni milowych za pomocą narzędzi do zbierania opinii to świetny sposób na regularne okazywanie wsparcia, poświęcenie czasu na świętowanie ważnych osiągnięć jest niezbędne do budowania ducha zespołu. Gdy członek zespołu sprzedaży otwiera duże konto lub zespół programistów wdraża nową, dużą funkcję, ważne jest, aby okazać uznanie i docenić jego wkład w realizację celów zespołu lub całej firmy. To nie tylko podtrzymuje motywację, ale także da przykład innym.
Wniosek
Zamiast ograniczać komunikację twarzą w twarz, narzędzia informacji zwrotnej mogą pomóc wzbogacić informacje zwrotne wymieniane w zespole poprzez wyszkolenie nawyków dotyczących informacji zwrotnych, dając pracownikom pewność, że są otwarci na przełożonych w ich opiniach i dostarczając informacji, które mogą służyć jako punkt wyjścia dla bardziej efektywne rozmowy 1 na 1.
O autorze
[Autorem tego posta jest Steffen Maier – współzałożyciel firmy Impraise, internetowego i mobilnego rozwiązania, które zapewnia praktyczne i aktualne informacje zwrotne w pracy.]