生産的なコミュニケーションのためのフィードバック ツールの使用方法
公開: 2017-04-01フィードバック ツールの使用を開始する際に、HR とマネージャーが提起する共通の懸念は、それが直接のフィードバックにどのような影響を与えるかということです。 オフィス内のコミュニケーションの流れを改善するのではなく、本当に混乱させるのでしょうか? すべての新しいテクノロジーと同様に、現在のプロセスを強化する方法で統合すると、大きなメリットが得られます。
オープン オフィス スペースの時代に、Slack はコミュニケーションを維持すると同時に、騒音や気を散らすものを最小限に抑えることを可能にしました。 スヌーズ機能により、好きなときに参加し、集中する必要があるときに逃げることができます。 今日、より多くのクロス コラボレーション プロジェクトが必要とされているため、適切なツールを使用することで、圧倒されることなくコミュニケーションをオープンに保つことができます。
コミュニケーション チャネルが改善され、より高速になるということは、企業が来年ではなく、業界の変化に即座に対応して適応できることを意味します。 同様に、フィードバック ツールを対面式のフィードバックと組み合わせると、従業員の関与と学習と能力開発を大幅に向上させることができます。
以下は、フィードバック ツールが役立つ場合と、フィードバックを直接提供する必要がある場合をより適切に識別するための簡単なガイドです。
人の成長
従業員は、都合のよいときではなく、必要なときにフィードバックを得ることができます。 通信技術が変化の速度を速めているため、企業は学習能力の高い労働力を必要としています。 しかし、より忙しい職場では、マネージャー、同僚、および従業員が会議に出入りしたり、次の取引を成立させたり、投資家に会ったりするために移動することがよくあります。このペースの速い環境では、成長と発展。 一方、フィードバック ツールを使用すると、数か月後ではなく、必要なときにフィードバックを簡単に提供できます。 同様に、フィードバックを受け取った人はそれをシステムに保存するので、簡単に戻って何に集中する必要があるかを確認できます。
部門間のフィードバックを促進
今日では、厳格な部門の境界線に固執するのではなく、アドホックなクロスファンクショナル チームの使用が増加しています。 1 つのチームでデザイナー、開発者、セールス エグゼクティブ、コンテンツ ライターと連携できることで、プロジェクトをあらゆる面から強化し、成功の可能性を高めることができます。
ただし、さまざまな部門に所属する人々は、その場しのぎのチーム メンバーと 1 対 1 で話す時間が常にあるとは限らず、フィードバックを得る絶好の機会を逃しています。 フィードバック ツールは、従業員が社内の誰にでもフィードバックを求めたり、フィードバックを提供したりできるようにすることで、部門の知識の障壁を削減するのに役立ちます。
フィードバック習慣のトレーニング
これは、別の有用な側面につながります。 誰もがフィードバックの授受を簡単にできるわけではありません。 彼女の研究では、スタンフォード大学の心理学者であるキャロル・ドウェックは、フィードバックに対して成長的な考え方を持つ人々と固定的な考え方を持つ人々を区別しています。 固定観念を持っている人は、建設的なフィードバックを受け取ると、感情的になったり怒りを覚えたりすることがよくあります。 幸いなことに、この「フィードバックへの恐怖」は克服できるものです。 フィードバック ツールは、その人がフィードバックを見て、何が言われたかを客観的に考える時間を取れるようにすることで役立ちます。
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フィードバックに対する感情的な反応の 1 つの理由は、私たちの脳の自然な否定的なバイアスです。 ポジティブなフィードバックと建設的なフィードバックの両方を受け取ったとしても、自分のパフォーマンスのネガティブな側面と見なされるものにより焦点を当てる傾向があります。 これは、パフォーマンスのすべてのポジティブな側面が簡単に忘れられることを意味します。 フィードバックを書き留めて保存するということは、従業員が戻ってフィードバックを新鮮な目で読み、何が言われているかを実際に分析できることを意味します。 そこから、真に効果的な開発計画を思いつくのははるかに簡単です。
上向きのフィードバックを開始する
最初に同僚にフィードバックするのが難しい人がいる場合、マネージャーやエグゼクティブ レベルにフィードバックするのは 10 倍難しくなります。 匿名のフィードバックから始めることで、人々はそれに慣れる機会を得ることができます。
上司が上向きのフィードバックをしても何の結果ももたらさないことを示して信頼を築くと、従業員はオープンであることをより快適に感じるようになります。 これを行うための最善の方法は、マネージャーが受け取ったフィードバックに基づいて実際に行動し、それに対してどれほどオープンであるかを示すことです。
データ
フィードバック ツールを使用する最大の利点の 1 つは、情報が即座に有用なデータに生成されることです。 ピープル アナリティクスを使用すると、従業員は自分の進捗状況を追跡し、受け取ったフィードバックを保存して、目標を簡単に思い出して設定することができます。 マネージャーにとって、この情報は、チームのコーチングのニーズに関する貴重な洞察を提供できます。 人事部門は、データを使用してスキルのギャップを特定し、より適切な採用決定を下すことができます。 一方、従業員はこの情報を使用して、開発プロセスを追跡し、所有権を取得できます。
面と向かってフィードバックするのはいつですか？
通常のマンツーマン時
忙しくても、毎週または隔月の 1 対 1 で顔を合わせてフィードバックを提供する時間を常に確保する必要があります。 ツールはフィードバックの振る舞いを訓練するのに役立ちますが、ボディー ランゲージと声のトーンは、フィードバックに対する相手の気持ちについて、より多くの手がかりを与えることができます。
深刻な状況で
面と向かって非常に深刻なフィードバックをすることは、状況の重大さと解決策を見つける必要性を強調することにもなります。 たとえば、レポートがチーム プロジェクトの締め切りに間に合わないことが続いている場合、チームの他のメンバーの成功に深刻な影響を与える可能性があります。 この場合、締め切りに間に合わせる能力を妨げているものは何か、どのように支援できるか、また軌道に戻るためにどのような手順を踏めばよいかを彼らと話し合うことが重要です。
大きな勝利を祝う
大きな勝利は直接認めるべきです。 フィードバック ツールを使用して小さなマイルストーンに到達したことに対する認識を示すことは、定期的にサポートを示す優れた方法ですが、大きな成果を祝うために時間を割くことは、チームの精神を構築するために不可欠です。 営業チームのメンバーが大規模な取引先を獲得したり、開発チームが大きな新機能を展開したりするときは、感謝の気持ちを示し、チームまたは会社全体の目標に対する彼らの貢献を認めることが重要です。 これはモチベーションを維持するだけでなく、他の人たちの模範にもなります。
結論
フィードバック ツールは、対面でのコミュニケーションを減らすのではなく、フィードバックの習慣を訓練することで、チーム内で交換されるフィードバックを充実させるのに役立ちます。従業員はフィードバックを上司にオープンにする自信を与え、フィードバックの出発点として役立つ情報を提供できます。より効果的な 1 対 1 の会話。
著者について
[この投稿の著者は Steffen Maier です。Impraise の共同設立者であり、職場での実用的でタイムリーなフィードバックのための Web ベースのモバイル ソリューションです。]