Cómo usar las herramientas de retroalimentación para una comunicación productiva
Publicado: 2017-04-01Una preocupación común planteada por RR.HH. y gerentes cuando comienzan a usar una herramienta de retroalimentación es qué tipo de impacto tendrá en la retroalimentación cara a cara. ¿Interrumpirá realmente los flujos de comunicación en la oficina, en lugar de mejorarlos ? Al igual que con toda tecnología nueva, los beneficios pueden ser significativos cuando se integran de una manera que fortalece su proceso actual.
En la era de los espacios de oficina abiertos, Slack ha hecho posible mantener la comunicación y, al mismo tiempo, reducir al mínimo el ruido y las distracciones. La función de repetición significa que puede unirse cuando lo desee y escapar cuando necesite concentrarse. Con la necesidad de más proyectos de colaboración cruzada hoy en día, las herramientas adecuadas mantienen la comunicación abierta, sin que sea abrumadora.
Canales de comunicación mejores y más rápidos significan que las empresas pueden actuar y adaptarse a los cambios de la industria de inmediato, no el próximo año. Del mismo modo, las herramientas de retroalimentación pueden ayudarlo significativamente a aumentar el compromiso, el aprendizaje y el desarrollo de los empleados cuando se combinan con retroalimentación cara a cara.
Aquí hay una breve guía para ayudarlo a identificar mejor cuándo las herramientas de retroalimentación pueden ser beneficiosas y cuándo la retroalimentación debe provenir directamente de usted:
crecimiento de la gente
Los empleados pueden obtener retroalimentación cuando es necesario, no cuando es conveniente. Con la tecnología de la comunicación acelerando la tasa de cambio, las empresas necesitan fuerzas de trabajo con una gran agilidad de aprendizaje. Sin embargo, un lugar de trabajo más ocupado también significa que los gerentes, compañeros y empleados a menudo entran y salen de las reuniones y viajan para cerrar el próximo trato, reunirse con inversores, etc. Este entorno acelerado hace que sea fácil dejar pasar incluso algo tan importante como Crecimiento y desarrollo. Las herramientas de retroalimentación, por otro lado, permiten a las personas estar al tanto de dar retroalimentación cuando es necesario, no meses después . Del mismo modo, las personas que han recibido comentarios los tienen almacenados en el sistema para que puedan volver fácilmente y revisar en qué necesitan concentrarse.
Facilita la retroalimentación interdepartamental
En lugar de apegarse a líneas departamentales rígidas, hoy estamos viendo un aumento en el uso de equipos multifuncionales ad hoc. Ser capaz de trabajar con un diseñador, desarrolladores, un ejecutivo de ventas y un escritor de contenido en un equipo realmente puede fortalecer un proyecto desde todos los lados y aumentar las posibilidades de éxito.
Sin embargo, es posible que las personas en diferentes departamentos no siempre tengan tiempo para tener reuniones 1 a 1 con miembros del equipo ad hoc, perdiendo una gran oportunidad para recibir comentarios. Las herramientas de retroalimentación ayudan a reducir las barreras de conocimiento departamentales al permitir que los empleados soliciten y brinden retroalimentación a cualquier persona dentro de la empresa.
Formación de hábitos de retroalimentación
Esto nos lleva a otro aspecto útil. No todo el mundo encuentra fácil dar y recibir retroalimentación. En su investigación, la psicóloga de Stanford Carol Dweck distingue entre las personas que tienen una mentalidad de crecimiento hacia la retroalimentación y las que tienen una mentalidad fija . Las personas con una mentalidad fija a menudo comienzan a sentirse emocionales o enojadas cuando reciben comentarios constructivos. Afortunadamente, este 'miedo a la retroalimentación' es algo que se puede superar. Las herramientas de comentarios pueden ayudar al permitir que la persona vea los comentarios y tenga tiempo para considerar lo que se dijo de manera objetiva.
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Una de las razones de las respuestas emocionales a la retroalimentación es el sesgo natural de negatividad de nuestro cerebro. Incluso si recibimos comentarios tanto positivos como constructivos, tenemos una tendencia natural a centrarnos más en lo que consideramos que son los aspectos negativos de nuestro desempeño. Esto significa que todos los aspectos positivos de nuestro desempeño pueden olvidarse fácilmente. Tener comentarios escritos y almacenados significa que los empleados pueden volver y leer sus comentarios con nuevos ojos y analizar realmente lo que se dice. A partir de ahí, es mucho más fácil idear un plan de desarrollo verdaderamente efectivo.
Comenzando a dar retroalimentación hacia arriba
Si al principio es difícil para algunos dar retroalimentación a sus compañeros, es 10 veces más difícil dársela a los gerentes o incluso al nivel ejecutivo. Comenzar con comentarios anónimos les da a las personas la oportunidad de facilitarlos.
Una vez que los gerentes hayan generado confianza mostrando que no habrá consecuencias por dar retroalimentación ascendente, los empleados se sentirán más cómodos siendo abiertos. La mejor manera de hacer esto es que los gerentes realmente actúen sobre la retroalimentación que reciben y demuestren qué tan abiertos están a ella.
Datos
Una de las mejores partes de usar una herramienta de retroalimentación es que la información se genera instantáneamente en datos útiles . Con el análisis de personas, los empleados pueden realizar un seguimiento de su progreso y pueden almacenar los comentarios que reciben para recordar y establecer objetivos fácilmente. Para los gerentes, la información puede proporcionar información valiosa sobre las necesidades de entrenamiento de su equipo. Recursos humanos puede usar los datos para identificar brechas de habilidades y tomar mejores decisiones de contratación. Mientras tanto, los empleados pueden usar esta información para rastrear y tomar posesión de su proceso de desarrollo.
¿Cuándo debe dar retroalimentación cara a cara?
Durante encuentros individuales regulares
Incluso si está ocupado, siempre debe hacer tiempo para dar retroalimentación cara a cara en reuniones individuales semanales o bimensuales. Si bien las herramientas pueden ayudarlo a entrenar el comportamiento de retroalimentación, el lenguaje corporal y el tono de voz pueden brindar más pistas sobre los sentimientos de la otra persona hacia la retroalimentación.
En una situación grave
Dar una retroalimentación muy seria cara a cara también puede subrayar la gravedad de la situación y la necesidad de encontrar una solución . Por ejemplo, si su informe no cumple continuamente con los plazos para los proyectos de equipo, esto puede afectar seriamente el éxito de otros en su equipo. En este caso, es importante que hable con ellos para averiguar qué está bloqueando su capacidad para cumplir con los plazos, cómo puede ayudarlos y qué pasos pueden tomar para volver a encarrilarse.
Celebra las grandes victorias
Las grandes victorias deben reconocerse en persona . Si bien mostrar reconocimiento por alcanzar hitos más pequeños a través de herramientas de retroalimentación es una excelente manera de mostrar su apoyo regularmente, tomarse el tiempo para celebrar los logros importantes es esencial para desarrollar el espíritu de equipo. Cuando un miembro de su equipo de ventas obtiene una cuenta grande o su equipo de desarrollo implementa la gran característica nueva, es importante que muestre aprecio y reconozca su contribución al equipo oa los objetivos de toda la empresa. Esto no solo mantiene la motivación, sino que también será un ejemplo para los demás.
Conclusión
En lugar de disminuir la comunicación cara a cara, las herramientas de retroalimentación pueden ayudar a enriquecer la retroalimentación que se intercambia dentro de su equipo mediante la formación de hábitos de retroalimentación, brindando a los empleados la confianza para estar abiertos a sus superiores con sus comentarios y brindando información que puede servir como punto de partida para conversaciones 1-a-1 más efectivas.
Sobre el Autor
[El autor de esta publicación es Steffen Maier, cofundador de Impraise, una solución móvil y basada en la web para recibir comentarios prácticos y oportunos en el trabajo.]