如何使用反饋工具進行富有成效的溝通
已發表: 2017-04-01人力資源和經理在開始使用反饋工具時提出的一個共同問題是它會對面對面的反饋產生什麼樣的影響。 它真的會破壞辦公室的溝通流程，而不是改善它們嗎？ 與所有新技術一樣，如果以增強當前流程的方式進行集成，其好處可能會非常顯著。
在開放式辦公空間的時代，Slack 使保持溝通成為可能，同時將噪音和乾擾降至最低。 貪睡功能意味著您可以在需要時加入並在需要集中註意力時逃脫。 隨著當今對更多跨協作項目的需求，正確的工具可以保持溝通暢通，而不會讓人不知所措。
更好更快的溝通渠道意味著企業可以立即採取行動並適應行業變化，而不是明年。 同樣，反饋工具與面對面反饋相結合可以顯著幫助您提高員工敬業度以及學習和發展。
以下是一個簡短指南，可幫助您更好地確定反饋工具何時有益以及何時應直接來自您的反饋：
人的成長
員工能夠在需要時而不是在方便時獲得反饋。 隨著通信技術加快變革速度，企業需要具有高學習敏捷性的勞動力。 然而，更繁忙的工作場所也意味著經理、同事和員工經常進出會議和出差以完成下一筆交易、會見投資者等。這種快節奏的環境使得即使是像這樣重要的事情也很容易滑倒。增長與發展。 另一方面，反饋工具允許人們在需要時輕鬆掌握反饋，而不是幾個月後。 同樣，收到反饋的人會將其存儲在系統中，以便他們可以輕鬆地返回並查看他們需要關注的內容。
促進部門間反饋
今天，我們看到臨時跨職能團隊的使用有所增加，而不是固守僵化的部門界限。 能夠在一個團隊中與設計師、開發人員、銷售主管和內容編寫者一起工作，可以真正從各個方面加強項目並增加成功的機會。
然而，不同部門的人可能並不總是有時間與臨時團隊成員進行一對一的交流，從而錯過了獲得反饋的絕佳機會。 反饋工具，通過允許員工向公司內的任何人詢問和提供反饋，幫助減少部門知識障礙。
訓練反饋習慣
這將我們引向另一個有用的方面。 不是每個人都覺得給予和接受反饋很容易。 在她的研究中，斯坦福大學心理學家Carol Dweck 區分了對反饋有成長心態的人和有固定心態的人。 固定型思維模式的人在收到建設性反饋時通常會開始感到情緒化或憤怒。 幸運的是，這種“害怕反饋”是可以克服的。 反饋工具可以幫助人們查看反饋並有時間客觀地考慮所說的內容。
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對反饋做出情緒反應的原因之一是我們大腦天生的消極偏見。 即使我們收到了積極和建設性的反饋，我們自然傾向於更多地關注我們認為是我們績效的負面方面。 這意味著我們績效的所有積極方面都很容易被遺忘。 將反饋記錄下來並存儲起來意味著員工可以回過頭來用新的眼光閱讀他們的反饋，並真正分析他們所說的內容。 從那裡開始，想出一個真正有效的發展計劃要容易得多。
開始向上反饋
如果有些人一開始很難向同事提供反饋，那麼將其提供給經理甚至高管層要困難 10 倍。 從匿名反饋開始，人們就有機會輕鬆融入其中。
一旦管理者通過表明向上反饋不會產生任何後果來建立信任，員工就會更願意坦誠相待。 做到這一點的最好方法是讓管理者真正根據他們收到的反饋採取行動，並展示他們對反饋的開放程度。
數據
使用反饋工具最好的部分之一是信息會立即生成有用的數據。 通過人員分析，員工能夠跟踪他們的進度，並可以存儲他們收到的反饋，以便輕鬆回憶和設定目標。 對於經理來說，這些信息可以為他們團隊的教練需求提供有價值的見解。 HR 可以使用這些數據來識別技能差距並做出更好的招聘決策。 同時，員工可以使用這些信息來跟踪並掌握他們的開發過程。
什麼時候應該面對面提供反饋？
在常規一對一期間
即使你很忙，你也應該總是抽出時間在每週或每兩個月的一對一中進行面對面的反饋。 雖然工具可以幫助您訓練反饋行為，但肢體語言和語調可以提供更多線索，了解對方對反饋的感受。
情況嚴重
面對面給出非常嚴肅的反饋也可以強調情況的嚴重性和尋找解決方案的必要性。 例如，如果您的報告不斷錯過團隊項目的最後期限，這可能會嚴重影響團隊中其他人的成功。 在這種情況下，您必須與他們進行交談，以找出阻礙他們按時完成任務的原因、您可以如何提供幫助以及他們可以採取哪些步驟來重回正軌。
慶祝大勝利
大勝要當面承認。 雖然通過反饋工具對達到較小的里程碑表示認可是定期表示支持的好方法，但花時間慶祝重大成就對於建立團隊精神至關重要。 當您的銷售團隊成員獲得大客戶或您的開發團隊部署新功能時，重要的是您要表達讚賞並承認他們對團隊或公司範圍目標的貢獻。 這不僅保持了動力，而且還為其他人樹立了榜樣。
結論
反饋工具不會減少面對面的交流，而是可以通過訓練反饋習慣來幫助豐富團隊內部交換的反饋，讓員工有信心向上級提供反饋，並提供可以作為起點的信息更有效的一對一對話。
關於作者
[這篇文章的作者是 Steffen Maier – Impraise 的聯合創始人，這是一個基於網絡的移動解決方案，用於在工作中提供可操作、及時的反饋。]