Como usar ferramentas de feedback para comunicação produtiva
Publicados: 2017-04-01Uma preocupação comum levantada pelo RH e pelos gerentes quando eles começam a usar uma ferramenta de feedback é que tipo de impacto ela terá no feedback presencial. Isso realmente interromperá os fluxos de comunicação no escritório, em vez de melhorá-los ? Como acontece com todas as novas tecnologias, os benefícios podem ser significativos quando integrados de forma a fortalecer seu processo atual.
Na era dos escritórios abertos, o Slack tornou possível manter a comunicação e, ao mesmo tempo, reduzir ao mínimo o ruído e as distrações. O recurso de soneca significa que você pode participar quando quiser e escapar quando precisar se concentrar. Com a necessidade de mais projetos de colaboração cruzada hoje, as ferramentas certas mantêm a comunicação aberta, sem torná-la esmagadora.
Canais de comunicação melhores e mais rápidos significam que as empresas podem agir e se adaptar às mudanças do setor imediatamente, não no próximo ano. Da mesma forma, as ferramentas de feedback podem ajudá-lo a aumentar significativamente o envolvimento, o aprendizado e o desenvolvimento dos funcionários quando combinados com o feedback presencial.
Aqui está um pequeno guia para ajudá-lo a identificar melhor quando as ferramentas de feedback podem ser benéficas e quando o feedback deve vir diretamente de você:
Crescimento de pessoas
Os funcionários podem obter feedback quando necessário, não quando for conveniente. Com a tecnologia de comunicação acelerando a taxa de mudança, as empresas precisam de forças de trabalho com alta agilidade de aprendizado. No entanto, um local de trabalho mais movimentado também significa que gerentes, colegas e funcionários muitas vezes entram e saem de reuniões e viajam para fechar o próximo negócio, conhecer investidores etc. crescimento e desenvolvimento. As ferramentas de feedback, por outro lado, permitem que as pessoas fiquem a par de dar feedback quando necessário, e não meses depois . Da mesma forma, as pessoas que receberam feedback o armazenam no sistema para que possam voltar e revisar facilmente o que precisam focar.
Facilita o feedback interdepartamental
Em vez de se ater a linhas departamentais rígidas, hoje estamos vendo um aumento no uso de equipes multifuncionais ad hoc. Ser capaz de trabalhar com um designer, desenvolvedores, um executivo de vendas e redator de conteúdo em uma equipe pode realmente fortalecer um projeto de todos os lados e aumentar as chances de sucesso.
No entanto, as pessoas em diferentes departamentos podem nem sempre ter tempo para ter reuniões individuais com membros da equipe ad hoc, perdendo uma grande oportunidade de feedback. As ferramentas de feedback ajudam a reduzir as barreiras de conhecimento do departamento, permitindo que os funcionários peçam e dêem feedback a qualquer pessoa dentro da empresa.
Hábitos de feedback de treinamento
Isso nos leva a outro aspecto útil. Nem todo mundo acha fácil dar e receber feedback. Em sua pesquisa, a psicóloga de Stanford Carol Dweck distingue entre pessoas que têm uma mentalidade de crescimento em relação ao feedback e aquelas que têm uma mentalidade fixa . Pessoas com uma mentalidade fixa geralmente começam a se sentir emocionais ou com raiva quando recebem feedback construtivo. Felizmente, esse 'medo de feedback' é algo que pode ser superado. As ferramentas de feedback podem ajudar, permitindo que a pessoa visualize o feedback e tenha tempo para considerar o que foi dito objetivamente.
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Uma razão para as respostas emocionais ao feedback é o viés natural de negatividade do nosso cérebro. Mesmo que recebamos feedback positivo e construtivo, temos uma tendência natural de nos concentrarmos mais no que consideramos os aspectos negativos de nosso desempenho. Isso significa que todos os aspectos positivos do nosso desempenho podem ser facilmente esquecidos. Ter o feedback escrito e armazenado significa que os funcionários podem voltar e ler seu feedback com novos olhos e realmente analisar o que está sendo dito. A partir daí, é muito mais fácil elaborar um plano de desenvolvimento realmente eficaz.
Começando a dar feedback ascendente
Se é difícil para alguns dar feedback aos colegas no início, é 10 vezes mais difícil dar aos gerentes ou mesmo ao nível executivo. Começar com comentários anônimos dá às pessoas a chance de se familiarizar com isso.
Uma vez que os gerentes tenham construído confiança, mostrando que não haverá consequências por dar feedback ascendente, os funcionários se sentirão mais à vontade para serem abertos. A melhor maneira de fazer isso é que os gerentes realmente ajam de acordo com o feedback que recebem e demonstrem o quanto estão abertos a ele.
Dados
Uma das melhores partes de usar uma ferramenta de feedback é que as informações são geradas instantaneamente em dados úteis . Com a análise de pessoas, os funcionários podem acompanhar seu progresso e armazenar o feedback recebido para lembrar e definir metas com facilidade. Para os gerentes, as informações podem fornecer informações valiosas sobre as necessidades de coaching de sua equipe. O RH pode usar os dados para identificar lacunas de habilidades e tomar melhores decisões de contratação. Enquanto isso, os funcionários podem usar essas informações para rastrear e se apropriar de seu processo de desenvolvimento.
Quando você deve dar feedback cara a cara?
Durante encontros individuais regulares
Mesmo se você estiver ocupado, você deve sempre ter tempo para dar feedback cara a cara em reuniões individuais semanais ou bimensais. Embora as ferramentas possam ajudá-lo a treinar o comportamento de feedback, a linguagem corporal e o tom de voz podem dar mais pistas sobre os sentimentos da outra pessoa em relação ao feedback.
Em Situação Grave
Dar feedback muito sério cara a cara também pode enfatizar a gravidade da situação e a necessidade de encontrar uma solução . Por exemplo, se o seu relatório está continuamente perdendo prazos para projetos de equipe, isso pode afetar seriamente o sucesso de outras pessoas em sua equipe. Nesse caso, é importante que você converse com eles para descobrir o que está bloqueando sua capacidade de cumprir prazos, como você pode ajudar e quais passos eles podem tomar para voltar aos trilhos.
Comemore as grandes vitórias
Grandes vitórias devem ser reconhecidas pessoalmente . Embora mostrar reconhecimento por alcançar marcos menores por meio de ferramentas de feedback seja uma ótima maneira de mostrar seu apoio regularmente, reservar um tempo para comemorar grandes conquistas é essencial para construir o espírito de equipe. Quando um membro de sua equipe de vendas consegue uma grande conta ou sua equipe de desenvolvimento implanta o grande novo recurso, é importante que você demonstre apreço e reconheça sua contribuição para a equipe ou para as metas de toda a empresa. Isso não apenas mantém a motivação, mas também serve de exemplo para os outros.
Conclusão
Em vez de diminuir a comunicação face a face, as ferramentas de feedback podem ajudar a enriquecer o feedback que está sendo trocado dentro de sua equipe, treinando hábitos de feedback, dando aos funcionários a confiança para estarem abertos aos superiores com seus feedbacks e fornecendo informações que podem servir como ponto de partida para conversas individuais mais eficazes.
Sobre o autor
[O autor deste post é Steffen Maier – cofundador da Impraise, uma solução móvel e baseada na web para feedback acionável e oportuno no trabalho.]