Das Must-Have-Rezept für ein leckeres E-Mail-Format

Jeden Tag erhält der durchschnittliche Büroangestellte satte 121 E-Mails . Das bedeutet, dass Sie viel Arbeit haben, wenn Sie versuchen, die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers zu erregen. Das Versenden fertiger E-Mail-Vorlagen reicht nicht aus; Um die Konkurrenz zu schlagen und sich wirklich abzuheben, muss Ihre E-Mail köstlich sein.

Jede Zeile Ihrer E-Mail muss Ihren Empfänger bis zur Abmeldung zur nächsten führen. Um jede Zeile verständlich und ausgewogen zu gestalten, ist es entscheidend, dass sie korrekt formatiert sind.

Sie senden vielleicht eine kalte E-Mail, ein Follow-up, eine Anfrage, eine Einführung, was auch immer; Hier sind die wesentlichen Dinge, auf die Ihre E-Mail nicht verzichten kann.

Die fünf Hauptzutaten einer Fingerleck-E-Mail:

1. Betreff
2. Gruß
3. Körper
4. Abschlusszeile
5. Unterschrift

Sieht einfach aus? Es ist nichts Neues. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jeden einzelnen Schritt zur Vorbereitung einer E-Mail werfen, die Antworten erhält.

1. Ein Hauch von Betreffzeile

Schauen Sie in Ihren Posteingang, was sehen Sie?

Betreffzeilen!

Die E-Mail-Betreffzeile ist Ihr Fuß in der Tür des Empfängers. Die perfekte Betreffzeile hängt von den von Ihnen gewählten Wörtern, der verwendeten Länge und dem Wert ab, den Sie anbieten.

Obwohl die Betreffzeile der kürzeste Teil Ihrer E-Mail ist, spielt sie eine Schlüsselrolle bei der Entscheidung, ob Ihre E-Mail geöffnet oder in den Papierkorb geworfen wird. Sie könnten die schönste E-Mail aller Zeiten haben, aber ohne eine einprägsame, professionelle Betreffzeile wird sie vielleicht nie das Licht der Welt erblicken.

Die besten E-Mail-Betreffzeilen aktivieren alle diese Kästchen:

• Zwischen 1-5 Wörter lang.
• Zusammenfassung der wichtigsten Absichten des E-Mail-Texts.
• Schön mit der ersten Linie des Körpers verbunden.
• Klare Nachricht an den Empfänger, um welche Art von E-Mail es sich handelt (Initial, Antwort [re:], Weiterleitung [fwd:] oder Follow-up.
• Erregen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer potenziellen Kunden und springen Sie heraus, wenn sie ihren Posteingang durchsuchen.

Als Bonus-Tipp schlägt Darshan Somashekar, Gründer des Gehirntrainings-Startups Solitaired, vor, eine Betreffzeile zu testen, die in Kleinbuchstaben beginnt. Er erklärt: „Es hilft, die Betreffzeile hervorzuheben, und es macht die Kommunikation weniger formell.“

Klar und prägnant ist der Schlüssel zur Generierung der perfekten Betreffzeile. Beschreiben Sie kurz, was den Empfänger in Ihrer E-Mail erwartet, und denken Sie an mobile Benutzer . Überschreiten Sie niemals 7 Wörter in Ihrer Betreffzeile.

2. Eine Prise herzliche Begrüßung

Herauszufinden, wie man eine E-Mail beginnt – besonders wenn man jemandem schreibt, den man nicht sehr gut kennt – ist eine Herausforderung.

Ist "Hey" zu lässig? Ist „Dear“ zu förmlich? Ist "Morgen!" zu fröhlich?

Wenn Sie denken, dass die E-Mail-Begrüßung nicht wichtig ist, liegen Sie falsch. Wie Sie eine E-Mail beginnen, gibt den Ton an und formt die Wahrnehmung des Empfängers von Ihnen. Es kann auch bestimmen, ob sie weiterlesen. Also, ja, es ist wichtig.

Wir haben einen Sieger. Obwohl es neutral und einfach ist, kann es nicht schief gehen.

Grüße, die Sie vermeiden sollten:

"Wen es angeht…". Es ist nicht das 19. Jahrhundert, Mann. Dies ist eine kalte und unpersönliche Art, eine E-Mail-Nachricht zu beginnen. Der Empfänger könnte denken: "Nun, das geht mich nichts an ... ich muss nicht weiterlesen."

„Sehr geehrter Herr/Frau/Frau. [Nachname], …“ / „Sehr geehrte Damen und Herren, …“. Viel zu förmlich. Tatsächlich klingt das ganze „Dear…“ auch altmodisch. Außerdem sagt diese Anrede dem Empfänger, dass Sie keine Ahnung haben, wer er ist. Warum sollten sie sich für das interessieren, was Sie zu sagen haben?

"[Vorname]!". Dies ist informell und abrupt. Wenn Sie dann das Ausrufezeichen anheften, wird es nur nervig.

"Hi…". Auch diese Begrüßung klingt schroff; es fehlt die Anpassung, die notwendig ist, um die Aufmerksamkeit eines Empfängers zu erregen.

Die Aufnahme des Namens der Person in eine E-Mail ist ein entscheidender Weg, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

3. Befolgen Sie die freche C&S-Regel für Ihr E-Mail-Textformat

Im Durchschnitt liest ein Benutzer nur 20 % des Inhalts auf Ihrer Seite (Quelle: Nielsen Norman Group). Das gleiche Schicksal erwartet Ihre E-Mail.

Der erste Gedanke, der Ihnen in den Sinn kommt, ist wie folgt: „20 %? Ist das eine Art Witz? Ich habe Stunden damit verbracht, eine perfekt formulierte E-Mail zu erstellen, nur um vier Fünftel davon zu ignorieren?!“.

Leider stimmt es..

Es gibt einen sehr einfachen Grund für diese ziemlich deprimierende Tatsache … Scannen . Eye-Tracking-Studien haben ergeben, dass die Mehrheit der Menschen Online-Inhalte in einem „F“-Muster liest (Quelle: Nielsen Norman Group).

Ihr E-Mail-Empfänger muss eine bestimmte wertvolle Information erhalten und möchte keine lange E-Mail lesen, um sie zu finden.

Versetzen Sie sich für eine Sekunde hinter die Augen Ihres Empfängers. Sie erwarten eine Antwort auf eine Frage, nützliche Ratschläge, ein Angebot oder letztendlich eine Lösung. Sie durchsuchen den Inhalt nach diesem Ziel. Wenn Sie es nicht schnell genug finden, gehen Sie direkt zurück in Ihren Posteingang.

Kurz gesagt, Ihre E-Mail sollte prägnant und scanbar sein.

Wie mache ich es?

• Halten Sie die Sprache einfach und den Inhalt wertvoll. Denken Sie daran, dass Sie es mit einer vielbeschäftigten Person zu tun haben, die innerhalb von Sekunden über die Nützlichkeit Ihrer E-Mail entscheiden wird. Versuchen Sie, Ihre Inhalte ansprechend für das Auge zu gestalten. Die Leute wollen eine E-Mail einfach lesen, ohne sich mit Fachjargon und Marketingkram herumschlagen zu müssen.
• Verwenden Sie Absätze, die aus einem oder zwei Sätzen bestehen. Teilen Sie Ihre Gedanken in neue Absätze auf und formatieren Sie wichtige Elemente fett (Beispiel: Ihr Angebot, Ihre Anfrage, Updates usw.). Der Leerraum erleichtert es einem Empfänger, den Inhalt des E-Mail-Textes wahrzunehmen;
• Erkläre nicht zu viel. Respektieren Sie die Zeit des Empfängers. Wenn Ihre E-Mail mit zu vielen Informationen überhäuft wird, bleibt sie ungelesen, geschweige denn unbeantwortet. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum; komm auf den Punkt. Fügen Sie ggf. ein Dokument mit näheren Informationen bei oder bieten Sie an, dieses auf Wunsch des Empfängers zuzusenden;
• Machen Sie es nicht zu auffällig. Während Grafiken und ungewöhnliche Schriftarten in Marketing-E-Mails akzeptabel sind, braucht eine geschäftliche E-Mail keine dieser Insignien. Nicht alle E-Mail-Clients zeigen Ihre Formatierung richtig an, bleiben Sie also bei einer Standardschrift mit 11 oder 12 Punkt und schwarzem Text. Verwenden Sie Fettschrift und Kursivschrift sparsam.

Benötigen Sie weitere Tipps zum Schreiben einwandfreier professioneller E-Mails? Hier ist eine vollständige Anleitung, zusammen mit einer Checkliste; Sie können nichts falsch machen.

4. Peppen Sie es mit einem besonderen Abschluss auf

Die Abmeldung ist das letzte Element, mit dem Sie die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf sich ziehen können; Ihre letzte Chance, eine Antwort auf Ihre E-Mail zu erhalten.

Die richtige Schlusslinie muss durch die individuelle Situation entschieden werden. Denken wir an einige alltägliche berufliche Kontexte, in denen Sie sich möglicherweise befinden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail am besten beenden können.

Sie warten auf ein Treffen oder eine weitere Zusammenarbeit mit jemandem. Um mit ihnen in Kontakt zu bleiben, ist es wichtig, die Möglichkeit der zukünftigen Kommunikation anzubieten:

Sie bieten dem Empfänger Hilfe an. Beispielsweise könnten Sie ihnen Inhalte oder neue Informationen senden, die für sie wertvoll sind.

Sie möchten eine Glückwunschkarte versenden. Jeder bekommt gerne Komplimente und Grüße. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer abschließenden Notiz, die ihre Leistung anerkennt. Dies fördert die weitere Zusammenarbeit und schafft eine positive Einstellung zu Ihnen und Ihrem Unternehmen.

Der Empfänger hat etwas für Sie getan, also müssen Sie ihm Ihre Dankbarkeit ausdrücken :

Tipp: Verwenden Sie Emoticons

Emojis in Wirtschaft und Marketing erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie helfen, den Ton einer Nachricht zu lenken. Sie können eine Nachricht persönlicher und freundlicher aussehen lassen, verwenden Sie sie also, wenn dies der Ton ist, den Sie anstreben. Aber halten Sie hier die Balance, um nicht zu übertreiben.

5. Setzen Sie Ihre E-Mail-Signatur wie ein Sahnehäubchen auf

Um den positiven Eindruck von sich selbst zu verstärken, fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur am Ende Ihrer E-Mail hinzu. Das Einrichten einer richtigen E-Mail-Signatur ist eine Gelegenheit für Sie, deutlich zu machen, wer Sie sind, woran Sie arbeiten, und es anderen leicht zu machen, Sie zu erreichen.

Wenn Sie darauf achten, ihre Aufmerksamkeit zu erregen und im Kopf eines Kunden zu bleiben, müssen Sie über Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen hinausgehen. Verwandeln Sie eine einfache E-Mail-Signatur in ein Marketing-Tool, indem Sie Folgendes einfügen:

• ein Firmenlogo;
• beeindruckende Auszeichnungen, die Sie oder Ihr Unternehmen gewonnen haben;
• dein Foto;
• Markenelemente;
• Werbebanner;
• Social-Media-Links.

Sie müssen aber nicht alle genannten Punkte auswählen. Wenn Sie beispielsweise sowohl ein Foto als auch ein Logo einfügen, wird Ihre Signatur zu überladen und unübersichtlich. Achten Sie darauf, E-Mail-Signaturen kurz und auf den Punkt zu bringen; Es wäre unklug, eine Unterschrift zu haben, die eine halbe Seite umfasst.

Balance zwischen Inhalt und Design. Effektive E-Mail-Signaturen basieren auf minimalistischen Designs. Fügen Sie zum Beispiel 2 Farben hinzu: eine in einem Logo und eine weitere in den Symbolen oder dem Markennamen. Achten Sie aber darauf, dass die Farben zueinander passen.

Vergessen Sie den Call-to-Action nicht. Der CTA ist genau das, was Ihre Kunden dazu ermutigt, mit Ihnen zu interagieren. Die Maßnahmen, die sie ergreifen sollen, können so ziemlich alles sein und hängen von Ihren Zielen ab. Mit einem CTA kann Ihr Kunde ein E-Book herunterladen, auf Sonderangebote und Rabatte aufmerksam werden, eine Demo buchen und so weiter.

Hungrig auf mehr? Finden Sie hier heraus, wie Sie eine einprägsame E-Mail-Signatur erstellen!

Sehen Sie sich diese einfachen Copy-Paste-Vorlagen an!

Kalte E-Mail

Kalte E-Mails zu schreiben ist nicht nur Verkauf, es ist eine Kunst. Sie müssen eine starke Verbindung aufbauen und einen Interessenten dazu bringen, Ihnen zu vertrauen, ohne ihn jemals zu treffen. Effektive Personalisierung mit einem Hauch von Originalität ist der Schlüssel, um sich im B2B-Vertrieb abzuheben. Probieren Sie diese Vorlage aus und erhalten Sie Antworten:

Nachfolgende Email

Das Versenden von Verkaufs-Follow-up-E-Mails ist eine effektive Möglichkeit, Ihre potenziellen Kunden in ein Gespräch einzubinden oder wieder einzubinden, das sie schließlich zu einem Geschäftsabschluss führen könnte. Vielleicht könnten Sie einen Gruppenrabatt gewähren; relevant, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Produkt nicht nur für eine Person aus dem Unternehmen, sondern für mehrere von ihnen nützlich ist. Sehen Sie sich diese E-Mail an.

Touch-Base-E-Mail

Wenn Sie sich nach einer Weile wieder melden, besteht die Win-Win-Option darin, Ihr Interesse an ihrem Unternehmen per E-Mail zu zeigen. Wenn Ihr potenzieller Kunde einen Blog hat oder in sozialen Medien aktiv ist, können Sie taktvoll auf etwas antworten, das er postet. So können Sie es tun: