RPA im Gesundheitswesen: So sparen Sie bis zu 35 % der Betriebskosten Ihrer Klinik

Das Sammeln und Integrieren von Daten aus mehreren externen und internen Quellen ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Routine von Gesundheitsorganisationen. Wenn es manuell durchgeführt wird, verschlingt es Unmengen an Zeit, verlangsamt Prozesse und erhöht die Betriebskosten. Krankenhäuser, medizinische Labore und Kliniken unterschiedlicher Art, von der Physiotherapie über die plastische Chirurgie bis hin zu Zahnkliniken, stehen aufgrund unzureichender Automatisierung ihrer Tätigkeiten vor operativen und organisatorischen Herausforderungen.

Die Einführung von RPA (Robotic Process Automation) ist eine der Möglichkeiten, mit diesem Problem umzugehen, und der erste Schritt in Richtung digitaler Transformation. Die Automatisierung unzähliger Routinetätigkeiten beschleunigt Prozesse und hilft Ihnen, schnell Früchte zu tragen, z. B. indem Sie den Patienten mehr Zeit widmen und ihnen einen verbesserten Service bieten. Und je besser es ist, desto höher ist die Bewertung Ihres Gesundheitsdienstleisters. Ganz zu schweigen davon, dass Sie durch das Entfernen einer manuellen Komponente der täglichen Routineaufgaben die Löcher in Ihrem Betriebsbudget flicken können.

RPA wird zum Game-Changer für Ihre Klinik

RPA arbeitet für mechanische, logische Aufgaben, die strukturierte Daten verarbeiten. Die Informationen aus den verschiedenen Systemen werden passend abgeglichen, und die Bots führen eine Vielzahl von Aktivitäten auf einem vorgedachten Algorithmus ohne Beteiligung der Mitarbeiter durch.

Wie geht RPA mit Herausforderungen in der Gesundheitsbranche um? Seine Implementierung ermöglicht Ihnen:

• Beschleunigen Sie datenbezogene Vorgänge . Das Gesundheitswesen ist eine der Branchen mit einem umfangreichen Dokumentenumschlag. Das Ausführen von Vorgängen, die das manuelle Extrahieren, Eingeben, Aktualisieren und Übertragen von Daten beinhalten, ist eine Verschwendung von Zeit und Budget. RPA-Bots übernehmen Routineaufgaben und erledigen diese 15-mal schneller als ein Mensch. Verbinden Sie dies mit der Reduzierung menschlicher Fehler und einer verbesserten Datenzugänglichkeit für Ärzte und Patienten. Wenn Sie eine Privatpraxis haben, kann die Verringerung der Wahrscheinlichkeit menschlich verursachter Fehler auch ein Grund sein, in RPA zu investieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass es sich wirklich lohnt, wenn Sie die Entwicklungskosten und den Arbeitsaufwand in Kliniken dieser Größe berücksichtigen.
• Reduzieren Sie die Verarbeitungskosten und die menschliche Arbeitskraft . Laut einer Deloitte-Umfrage zu RPA in der Medizintechnik kann der Einsatz von RPA im Gesundheitswesen diese Art von Kosten um bis zu 80 % senken.
• Verbessern Sie Sicherheit und Compliance . Neben der Sicherstellung der Einhaltung von Protokollen wie GDPR, HIPAA müssen Sie die Datenzugriffsebenen für verschiedene Mitarbeiter regulieren, da Backoffice-Mitarbeiter, Administratoren und Ärzte unterschiedliche Rechte bei der Verwendung sensibler Daten benötigen. Dieses Problem kann dank des rollenbasierten Zugriffs gelöst werden, der mit Hilfe von RPA-Bots implementiert wird. Eine globale Protiviti-Umfrage belegt, dass 74 % der Befragten die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften dank Automatisierung verbessert haben.

RPA spielt eine bedeutende Rolle bei der Verbesserung der Qualität der Gesundheitsversorgung und der Schaffung einer besseren Patientenerfahrung . Da Sie Ihre Mitarbeiter von Papierkram und monotonen, sich wiederholenden Vorgängen befreien, können sie Patienten, die schneller qualifizierte Hilfe erhalten, mehr Zeit und Aufmerksamkeit widmen.

Lassen Sie uns einige Beispiele für RPA-Anwendungsfälle im Gesundheitswesen aus der Perspektive der Aktivitäten des Patienten vor dem Besuch, Besuch und nach dem Besuch untersuchen.

Aktivitäten vor dem Besuch

Aktivitäten vor dem Besuch sind alle Vorgänge, die die Person für den Termin vorbereiten. Wie verstärken Digitalisierung und Automatisierung diesen Prozess?

Terminplanung der Patienten

Jetzt, wo wir in einer neuen, von der Pandemie geprägten Realität leben, ist es schwer vorstellbar, dass vor zwei Jahren noch 88 % der Termine manuell gebucht wurden. Wenn Sie immer noch Mitarbeiter zur Erfassung von Daten zu Patiententerminen eingesetzt haben, erfordert ein solcher Ansatz wahrscheinlich zusätzliche Zeit und Mühe sowohl von Ihren Mitarbeitern als auch von Besuchern und führt zu einer unzureichenden und langsamen Bearbeitung von Anfragen sowie zu menschlichen Fehlern.

Das Scheduling-Beispiel haben wir ausführlich in unserem vorherigen Artikel über die Vorteile von RPA in verschiedenen Branchen beschrieben. Konzentrieren wir uns nun auf die andere Seite dieses Prozesses. Die Zeitspanne zwischen der Terminvereinbarung und dem tatsächlichen Arztbesuch kann Monate oder sogar mehr als ein Jahr betragen. Es ist leicht, den Besuch ohne vorherige Ankündigung zu vergessen. Die No-Show-Raten unter US-Gesundheitsdienstleistern erreichen bis zu 39 %, was ihnen jährlich 150 Milliarden US-Dollar entzieht, teilweise weil Patienten ihre Termine einfach vergessen. Daher geht es bei der Einführung von RPA in der Gesundheitsbranche zum automatischen Versenden von Terminerinnerungen in erster Linie darum, Geld zu sparen.

Versicherungsprüfung und -validierung

Übernimmt die Versicherung des Patienten den Termin und die Behandlung? Wenn diese Informationen noch manuell überprüft werden, verlangsamt das den Prozess und kostet Mitarbeiter viel Zeit.

Bedenken Sie auch, dass Änderungen in der Versicherungspolice des Patienten, wie z. B. der Versicherungsschutz oder die Privatadresse, erfordern, dass die Abrechnungsstellen die Versicherungsüberprüfung neu starten. In der Zwischenzeit können RPA-Bots verfolgen, ob der Patient den Arzt aufgesucht oder den Termin abgesagt hat, und dann die Informationen zu Kosten und Selbstbehalten generieren. Die Technologie läuft schnell und konsistent nach einem genau definierten Algorithmus. Sie erhalten die Prozesstransparenz im Voraus und können überprüfen, in welcher Phase welche Aktionen der Bot durchgeführt hat. Wenn beispielsweise nicht klar ist, warum der Bot bestimmte Kosten in Rechnung gestellt hat, können Sie eine Aufzeichnung seiner Aktionen überprüfen.

Aktivitäten besuchen

Der wichtigste Teil der Reise des Patienten ist der Termin selbst. Menschen interagieren in dieser Phase live mit dem Klinik- oder Krankenhauspersonal, und ihre Erfahrung beeinflusst ihre Wahrnehmung der Dienstleistungen Ihrer Gesundheitseinrichtung. Aus diesem Grund ist der Einsatz von RPA von entscheidender Bedeutung, um die Erwartungen Ihrer Patienten an bequemen Service und Sicherheit personenbezogener Daten zu erfüllen.

Sicherheits- und Compliance-Checks

Durch das elektronische Sammeln und Speichern von Informationen können Labore, Kliniken und Krankenhäuser den Austausch von Gesundheitsinformationen (HIE) erheblich beschleunigen und vereinfachen. Das Ziel der gemeinsamen Nutzung von Krankenakten zwischen unterschiedlichen Gesundheitssystemen besteht darin, eine zeitnahe und qualitativ hochwertige patientenorientierte Versorgung zu schaffen. Aber wie kann die Datensicherheit gewährleistet werden, wenn sie zwischen verschiedenen Systemen verschoben wird? Nutzen Sie RPA für Sicherheits- und Compliance-Anforderungen – erstellen Sie Bots, die automatisch:

• Erkennen Sie personenbezogene Daten (PII) und verschlüsseln Sie diese, um Patientendaten vor Cyberkriminellen zu schützen. Sie können zusätzliche Funktionen hinzufügen und den Bot in die Lage versetzen, eine Warnung zu senden, wenn personenbezogene Daten eine festgelegte Richtlinie nicht erfüllen.
• Löschen Sie personenbezogene Daten nach einem bestimmten Zeitraum, wie es beispielsweise von der DSGVO gefordert wird.

Patienten-Fernüberwachung (RPM)

Da die meisten Mitarbeiter im Gesundheitswesen bereits viel zu tun haben, scheint es eine schlechte Idee zu sein, sie zusätzlich noch mit Patientenüberwachung zu überlasten. Die RPA-Technologie kann das Problem mit einfachen, wiederholbaren Aufgaben wie dem Sammeln und Überwachen der Informationen zu den Testergebnissen des Patienten und der selbstberichteten Einhaltung lösen.

Wenn zum Beispiel der Blutdruck des Patienten während des Klinikbesuchs gestiegen ist, kann die RPA-Lösung helfen, seinen Zustand in den nächsten Stunden oder Tagen zu überwachen. Wie funktioniert es? Der Bot sendet in einer speziellen Anwendung Benachrichtigungen zur Blutdruckmessung an das Profil des Patienten. Wenn es einen hohen Messwert registriert, sendet es der Person zusätzlich einen Gesundheitsfragebogen – was sind andere Symptome, hat der Patient Medikamente eingenommen usw. – und stellt eine Erinnerung ein, um zusätzlich den Ruhedruck zu messen. Wenn es normal ist, benachrichtigt die Anwendung die Person, dass kein Grund zur Sorge besteht. Wenn der Messwert jedoch immer noch hoch ist, informiert das System die Krankenschwester, dass dieser Patient einen zusätzlichen Termin benötigt. In dem beschriebenen Beispiel werden die Gesundheitsdaten des Patienten in Echtzeit erfasst, und die Einbeziehung von Ärzten und Pflegekräften ist nur in einigen Fällen erforderlich, während in einem System ohne RPA all diese Aktivitäten vom medizinischen Personal durchgeführt würden und würden asynchron aufgezeichnet werden. Digitale Technologien machen hochqualifizierte Fachkräfte für Dinge frei, die ohne sie nicht möglich sind, und gewährleisten dennoch eine vollwertige Versorgung der Patienten.

Entladungsanweisungen

Wie können Ärzte sicherstellen, dass ihre Patienten Medikamente einnehmen? Sie können nicht. Es sei denn, es gibt speziell programmierte RPA-Bots, die Erinnerungen an den Patienten senden und gegebenenfalls den Arzt benachrichtigen, wenn der Patient nicht in die Apotheke geht, um die verschriebenen Medikamente zu holen.

Die Rolle automatisierter Entlassungsanweisungen ist sogar noch wichtiger für Krankenhäuser und Patienten nach Operationen oder anderen schwerwiegenden Behandlungen. Lassen Sie uns am Beispiel eines Patienten, der sich einer Chemotherapie unterzieht, herausfinden, welche Aufgaben RPA überlassen werden können.

• Benachrichtigung des Patienten über geplante Termine
• Versenden von Erinnerungen zur Abholung von Rezepten
• Erinnern an medizinische Untersuchungen
• Registrierung des Gesundheitszustands des Patienten nach der Sitzung
• Benachrichtigung des Arztes, wenn die Behandlung nicht nach Plan verläuft

Treten beim Patienten atypische Symptome auf, notiert er diese in einem speziellen Antrag. Der RPA-Bot erhält diese Informationen, übermittelt sie an die Klinik und bietet an, einen Termin mit dem gewünschten Arzt zu vereinbaren.

Aktivitäten nach dem Besuch

Der Bezahlvorgang gehört zu den Low-Hanging-Fruits, die sich aufgrund einer Vielzahl sich wiederholender Schritte leicht automatisieren lassen. In dieser Phase rationalisiert RPA nicht nur das Verfahren, sondern eliminiert auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Abrechnung

Um medizinische Leistungen korrekt abzurechnen, muss das Abrechnungsbüro der Klinik Informationen wie Patientenakten, Krankheitscodes, Medikamente usw. zusammenführen. Baylor Scott & White Health (BSWH), ein System mit 52 Krankenhäusern in den Vereinigten Staaten, berechnet dass die manuelle Abrechnung 5-7 Minuten dauert und ihre Genauigkeit nicht 100 % beträgt. Nach der RPA-Implementierung können Krankenhäuser 70 % der Schätzungen ohne Mitarbeiterbeteiligung und menschliches Versagen bewältigen.

Schadenbearbeitung

Die McKinsey-Umfrage unter Gesundheitseinrichtungen zeigt, dass 72 % der Befragten glauben, dass RPA die Schadenbearbeitung stark beeinflusst.

Welche Vorgänge können automatisiert werden?

• Öffnen und Kopieren von Daten aus E-Mails und Eingeben der Informationen in Ihr Kernsystem.
• Reklamationsdaten abgleichen und prüfen.

Ein solcher Ansatz beschleunigt die Backoffice-Services und ermöglicht es Ihnen, Besuchern ein besseres Erlebnis zu bieten. Die Implementierung automatisierter Lösungen wirkt sich auch auf die Personalkosten aus. Avera Health sparte 260.000 US-Dollar an Personalkosten, indem Bots erstellt wurden, um den Status von Benutzerkonten zu überprüfen und Manager über ausstehende und unvollständige Ansprüche zu informieren.

Bemerkenswerte RPA-Trends im durch die Pandemie geprägten Gesundheitswesen

Die RPA-Technologie ist dafür bekannt, dass sie für die Patientenversorgung von großem Nutzen ist. RPA-Bots können Erinnerungen an Verfahren und Tests an die Patienten senden sowie automatisch Berichte für die Ärzte erstellen, um sie über den Gesundheitszustand der von ihnen behandelten Personen auf dem Laufenden zu halten. Gleichzeitig hat COVID-19 neue Bereiche aufgedeckt, in denen RPA hilfreich sein kann:

• Bots helfen bei der Überwachung der Mitarbeitergesundheit in Echtzeit . Sie verfolgen den Gesundheitszustand von Pflegekräften und Ärzten und warnen jeden Fall vor einer erhöhten Körpertemperatur. Ein solcher Ansatz ermöglicht es Krankenhäusern, sich angemessen um ihre Mitarbeiter zu kümmern.
• Die Technologie rationalisiert das Onboarding von Mitarbeitern um das Zehnfache . Bots automatisieren Vorgänge wie die Überprüfung der Polizeiüberprüfung von Arbeitssuchenden und ihres Beschäftigungsstatus.
• RPA-Lösungen beschleunigen COVID-19-Tests um mehr als 90 % . Bots stellen die Erstdiagnose und gleichen diese Informationen dann mit den COVID-Testergebnissen der Patienten und ihren Krankenakten im EMR des Krankenhauses ab.

Auch wenn das Schlimmste des Coronavirus überstanden zu sein scheint, ist es kurzsichtig, sein Krankenhaus nicht mit elektronischen Assistenten auszustatten. Diese Pandemie wird mit der Zeit abklingen, aber es gibt keine Garantie dafür, dass in Zukunft keine ähnliche Bedrohung auftritt. Die technische Bereitschaft der Gesundheitsdienstleister, die härtesten Herausforderungen zu meistern, ist der Eckpfeiler einer effizienten Patientenversorgung. Beginnen Sie mit der RPA-Implementierung, um Ihre Hände und Köpfe frei für Aktivitäten zu haben, die menschliches Engagement erfordern.

Sparen Sie Geld und gewinnen Sie Zeit für Menschen, die sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können

RPA ist eine einfach zu implementierende Möglichkeit für Gesundheitsorganisationen, Kosten zu senken und den Betrieb im gesamten Unternehmen zu beschleunigen. Stellen Sie sich nur die Arbeitszeit vor, die durch Automatisierung eliminiert oder minimiert werden könnte. Gleichzeitig verbessern Sie die Versorgungsqualität und erhöhen dadurch die Patientenzufriedenheit. Daher sollten die Prozesse in Ihrer Klinik, Ihrem Krankenhaus oder Labor, die auf eine Reihe von „Wenn/Dann“-Entscheidungen heruntergebrochen werden können, mithilfe von RPA optimiert werden.

Wenden Sie sich an unsere Spezialisten, um zu besprechen, welche dieser Beispiele für RPA im Gesundheitswesen auf die Praxis Ihres Unternehmens angewendet werden können.

Der Artikel wurde ursprünglich hier veröffentlicht.