ZAP w opiece zdrowotnej: jak zaoszczędzić do 35% kosztów operacyjnych kliniki

Zbieranie i integrowanie danych z wielu zewnętrznych i wewnętrznych źródeł jest istotną częścią codziennej rutyny organizacji opieki zdrowotnej. Jeśli jest wykonywany ręcznie, pochłania mnóstwo czasu, spowalnia procesy i zwiększa koszty operacyjne. Szpitale, laboratoria medyczne i różnego rodzaju przychodnie, od fizjoterapii po chirurgię plastyczną czy kliniki stomatologiczne, stają przed wyzwaniami operacyjnymi i organizacyjnymi ze względu na niewystarczającą automatyzację swoich działań.

Przyjęcie RPA (Robotic Process Automation) jest jednym ze sposobów radzenia sobie z tym problemem i pierwszym krokiem w kierunku cyfrowej transformacji. Automatyzacja niezliczonych, rutynowych czynności przyspiesza procesy i pomaga uzyskać szybkie korzyści, takie jak poświęcanie większej ilości czasu pacjentom i zapewnianie im ulepszonych usług. A im jest lepiej, tym wyższa jest ocena twojego lekarza. Nie wspominając już o tym, że usuwając ręczny element codziennych, przyziemnych zadań, można załatać dziury w budżecie operacyjnym.

RPA zmieni zasady gry w Twojej klinice

RPA działa w przypadku mechanicznych, logicznych zadań, które obsługują dane strukturalne. Informacje z różnych systemów są odpowiednio dopasowywane, a boty wykonują szeroki wachlarz działań na podstawie z góry przemyślanego algorytmu bez udziału pracowników.

Jak RPA radzi sobie z wyzwaniami w branży opieki zdrowotnej? Jego wdrożenie pozwala na:

• Przyspiesz operacje związane z danymi . Opieka zdrowotna to jedna z branż o dużej rotacji dokumentów. Wykonywanie operacji polegających na ręcznym wyodrębnianiu, wprowadzaniu, aktualizowaniu i przesyłaniu danych jest stratą czasu i budżetu. Boty RPA przyjmą rutynowe zadania i wykonają je 15 razy szybciej niż człowiek. Połącz to z redukcją błędów ludzkich i zwiększoną dostępnością danych dla lekarzy i pacjentów. Jeśli prowadzisz prywatną praktykę, zmniejszenie prawdopodobieństwa błędów spowodowanych przez człowieka może być również powodem do inwestowania w RPA. Upewnij się jednak, że naprawdę warto, biorąc pod uwagę koszty rozwoju i nakład pracy w klinikach tej wielkości.
• Obniż koszty przetwarzania i pracy ludzkiej . Według badania Deloitte na temat RPA w MedTech, zastosowanie RPA w opiece zdrowotnej może obniżyć tego rodzaju koszty nawet o 80%.
• Popraw bezpieczeństwo i zgodność . Oprócz zapewnienia zgodności z protokołami, takimi jak RODO, HIPAA, musisz regulować poziomy dostępu do danych dla różnych pracowników, ponieważ pracownicy back-office, administratorzy i lekarze wymagają różnych uprawnień w zakresie wykorzystywania danych wrażliwych. Ten problem można rozwiązać dzięki dostępowi opartemu na rolach realizowanemu za pomocą botów RPA. Globalne badanie Protiviti dowodzi, że 74% respondentów poprawiło zgodność z przepisami bezpieczeństwa dzięki automatyzacji.

ZAP odgrywa znaczącą rolę w poprawie jakości opieki zdrowotnej i tworzeniu lepszych doświadczeń pacjentów . Gdy uwolnisz swoich pracowników od papierkowej roboty i monotonnych, powtarzalnych operacji, mogą oni poświęcić więcej czasu i uwagi pacjentom, którzy szybciej uzyskują wykwalifikowaną pomoc.

Przeanalizujmy kilka przykładów przypadków użycia RPA w opiece zdrowotnej z perspektywy działań przed wizytą, wizytą i po wizycie pacjenta.

Zajęcia przed wizytą

Czynności poprzedzające wizytę to wszystkie czynności, które przygotowują osobę na spotkanie. W jaki sposób cyfryzacja i automatyzacja wzmacniają ten proces?

Harmonogram pacjentów

Teraz, gdy żyjemy w nowej rzeczywistości ukształtowanej przez pandemię, trudno sobie wyobrazić, że dwa lata temu 88% spotkań było rezerwowanych ręcznie. Jeśli nadal masz przydzielony personel do zbierania danych o wizytach pacjentów, prawdopodobnie takie podejście wymaga dodatkowego czasu i wysiłku zarówno ze strony Twoich pracowników, jak i odwiedzających, i skutkuje niewystarczającym i powolnym przetwarzaniem wniosków oraz błędami ludzkimi.

Szczegółowo opisaliśmy przykład planowania w naszym poprzednim artykule na temat korzyści płynących z RPA w różnych branżach. Teraz skupmy się na drugiej stronie tego procesu. Przerwa między umówieniem wizyty a faktyczną wizytą u lekarza może sięgać nawet miesięcy, a nawet ponad rok. Łatwo zapomnieć o wizycie bez wcześniejszego powiadomienia. Wskaźniki nieobecności wśród amerykańskich dostawców usług medycznych sięgają 39%, pozbawiając ich rocznie 150 miliardów dolarów, częściowo dlatego, że pacjenci po prostu zapominają o swoich wizytach. Dlatego przyjęcie RPA w branży opieki zdrowotnej, aby automatycznie wysyłać przypomnienia o wizytach, to przede wszystkim oszczędność pieniędzy.

Weryfikacja i walidacja ubezpieczenia

Czy ubezpieczenie pacjenta obejmuje wizytę i leczenie? Jeśli te informacje są nadal sprawdzane ręcznie, spowalnia to proces i zajmuje dużo czasu pracownikom.

Należy również wziąć pod uwagę, że zmiany w polisie ubezpieczeniowej pacjenta, takie jak zakres planu lub adres domowy, wymagają od biur rozliczeniowych ponownego rozpoczęcia weryfikacji ubezpieczenia. Tymczasem boty RPA mogą śledzić, czy pacjent odwiedził lekarza lub odwołał wizytę, a następnie generować informacje o kosztach i odliczeniach od ubezpieczenia. Technologia działa szybko i konsekwentnie zgodnie z dobrze zdefiniowanym algorytmem. Zyskujesz wgląd w proces z góry i możesz sprawdzić, na jakim etapie działania wykonał bot. Na przykład, jeśli nie jest jasne, dlaczego bot naliczał określony koszt, możesz przejrzeć zapis jego działań.

Odwiedź zajęcia

Główną częścią podróży pacjenta jest sama wizyta. Na tym etapie ludzie kontaktują się na żywo z personelem kliniki lub szpitala, a ich doświadczenie wpływa na ich postrzeganie usług w placówce służby zdrowia. Dlatego wykorzystanie RPA w celu spełnienia oczekiwań Twoich pacjentów w zakresie wygodnej obsługi i bezpieczeństwa danych osobowych ma kluczowe znaczenie.

Kontrole bezpieczeństwa i zgodności

Zbieranie i przechowywanie informacji drogą elektroniczną pozwala laboratoriom, klinikom i szpitalom znacznie przyspieszyć i uprościć wymianę informacji zdrowotnych (HIE). Celem udostępniania dokumentacji medycznej pomiędzy różnymi systemami opieki zdrowotnej jest zapewnienie terminowej i wysokiej jakości opieki skoncentrowanej na pacjencie. Ale jak zapewnić bezpieczeństwo danych przenoszonych między różnymi systemami? Wykorzystaj RPA na potrzeby bezpieczeństwa i zgodności — twórz boty, które automatycznie:

• Wykrywaj informacje umożliwiające identyfikację osób (PII) i szyfruj je, aby chronić dane pacjentów przed cyberprzestępcami. Możesz dodać dodatkowe funkcje i sprawić, by bot mógł wysyłać alert, jeśli informacje umożliwiające identyfikację użytkownika nie spełniają ustalonych zasad.
• Usuń dane osobowe po upływie określonego czasu, zgodnie z wymogami np. RODO.

Zdalne monitorowanie pacjenta (RPM)

Ponieważ większość personelu medycznego ma już dużo na głowie, przeciążanie ich monitorowaniem pacjenta, a wszystko inne, wydaje się złym pomysłem. Technologia RPA może rozwiązać ten problem za pomocą prostych, powtarzalnych zadań, takich jak zbieranie i monitorowanie informacji o wynikach badań pacjenta i samoopisywaniu się przestrzegania zaleceń.

Na przykład, jeśli ciśnienie krwi pacjenta wzrosło podczas wizyty w klinice, rozwiązanie RPA może pomóc monitorować jego stan w ciągu najbliższych godzin lub dni. Jak to działa? Bot wysyła powiadomienia o pomiarze ciśnienia krwi do profilu pacjenta w specjalnej aplikacji. Jeśli zarejestruje wysoki odczyt, dodatkowo wyśle ​​do osoby kwestionariusz dotyczący stanu zdrowia — jakie są inne objawy, czy pacjent zażył leki itp. — i ustawi przypomnienie, aby dodatkowo zmierzyć ciśnienie spoczynkowe. Jeśli to normalne, aplikacja poinformuje osobę, że nie ma powodów do zmartwień. Ale jeśli odczyt jest nadal wysoki, system poinformuje pielęgniarkę, że pacjent potrzebuje dodatkowej wizyty. W opisanym przykładzie dane o stanie zdrowia pacjenta są rejestrowane w czasie rzeczywistym, a zaangażowanie lekarzy i pielęgniarek jest wymagane tylko w niektórych przypadkach, podczas gdy w systemie bez RPA wszystkie te czynności byłyby wykonywane przez personel medyczny i byłyby być rejestrowane asynchronicznie. Technologie cyfrowe uwalniają wysoko wykwalifikowanych specjalistów do rzeczy, których bez nich nie da się zrobić, a jednocześnie zapewniają pacjentom pełną opiekę.

Instrukcje dotyczące rozładowania

W jaki sposób lekarze mogą upewnić się, że ich pacjenci przyjmują leki? Nie mogą. Chyba że istnieją specjalnie zaprogramowane boty RPA, które wysyłają przypomnienia pacjentowi i w razie potrzeby powiadamiają lekarza, jeśli pacjent nie uda się do apteki po przepisane leki.

Rola automatycznych instrukcji wypisu jest jeszcze ważniejsza dla szpitali i pacjentów po operacji lub innym poważnym leczeniu. Przekonajmy się, jakie zadania można pozostawić RPA na przykładzie pacjenta, który przechodzi chemioterapię.

• Powiadamianie pacjenta o zaplanowanych wizytach
• Wysyłanie przypomnień o odbiorze recepty
• Przypomnienie o wykonaniu badań lekarskich
• Rejestracja stanu zdrowia pacjenta po sesji
• Powiadomienie lekarza, jeśli leczenie nie pójdzie zgodnie z planem

W przypadku wystąpienia nietypowych objawów pacjent odnotowuje je w specjalnej aplikacji. Bot RPA otrzymuje te informacje, przekazuje je do kliniki i proponuje umówienie wizyty u wybranego lekarza.

Działania powizytacyjne

Proces płatności jest jednym z nisko wiszących owoców, które łatwo zautomatyzować ze względu na dużą liczbę powtarzalnych kroków. Na tym etapie RPA nie tylko usprawnia procedurę, ale także eliminuje prawdopodobieństwo błędu ludzkiego.

Dane do faktury

Aby prawidłowo naliczać opłaty za usługi medyczne, biuro rozliczeniowe kliniki musi połączyć informacje, takie jak rejestry pacjentów, kody chorób, leki itp. Baylor Scott & White Health (BSWH), system obejmujący 52 szpitale w Stanach Zjednoczonych, obliczono że ręczne rozliczanie zajmuje 5-7 minut, a jego dokładność nie wynosi 100%. Po wdrożeniu RPA szpitale mogą poradzić sobie z 70% szacunków bez zaangażowania pracowników i błędów ludzkich.

Rozpatrywanie roszczeń

Ankieta McKinsey przeprowadzona wśród placówek opieki zdrowotnej pokazuje, że 72% respondentów uważa, że ​​ZAP ma duży wpływ na przetwarzanie roszczeń.

Jakie operacje można zautomatyzować?

• Otwieranie i kopiowanie danych z e-maili oraz wprowadzanie informacji do Twojego podstawowego systemu.
• Uzgadnianie i weryfikacja danych roszczeń.

Takie podejście przyspiesza obsługę back-office i pozwala zapewnić odwiedzającym lepsze wrażenia. Wdrażanie zautomatyzowanych rozwiązań wpływa również na koszty pracownicze. Firma Avera Health zaoszczędziła 260 000 USD na kosztach personelu, tworząc boty do przeglądania stanu konta użytkownika i powiadamiania menedżerów o oczekujących i niekompletnych roszczeniach.

Warte uwagi trendy RPA w opiece zdrowotnej ukształtowane przez pandemię

Technologia RPA jest znana z tego, że jest bardzo przydatna w opiece nad pacjentem. Boty RPA mogą wysyłać pacjentom przypomnienia o zabiegach i badaniach, a także automatycznie tworzyć raporty dla lekarzy, informując ich na bieżąco o stanie zdrowia leczonych. Jednocześnie COVID-19 odkrył nowe obszary, w których RPA może być pomocne:

• Boty pomagają monitorować stan zdrowia pracowników w czasie rzeczywistym . Monitorują stan zdrowia personelu pielęgniarskiego i lekarzy oraz alarmują o każdym przypadku wysokiej temperatury ciała. Takie podejście pozwala szpitalom odpowiednio zadbać o swoich pracowników.
• Technologia ta usprawnia proces onboardingu pracowników dziesięciokrotnie . Boty automatyzują takie operacje, jak sprawdzanie policyjnej weryfikacji osób poszukujących pracy i ich statusu zatrudnienia.
• Rozwiązania RPA przyspieszają testy COVID-19 o ponad 90% . Boty dokonują wstępnej diagnozy, a następnie zestawiają te informacje z wynikami testów na COVID pacjentów i ich dokumentacją medyczną w szpitalnym EMR.

Nawet jeśli wydaje się, że najgorsze z koronawirusa minęło, odmowa wyposażenia szpitala w elektronicznych asystentów jest krótkowzroczna. Ta pandemia z czasem ustąpi, ale nie ma gwarancji, że podobne zagrożenie nie pojawi się w przyszłości. Gotowość techniczna świadczeniodawców do radzenia sobie z najtrudniejszymi wyzwaniami jest podstawą efektywnej opieki nad pacjentem. Zacznij od wdrożenia RPA, aby mieć wolne ręce i umysł do działań wymagających zaangażowania człowieka.

Zaoszczędź pieniądze i uwolnij czas, aby ludzie mogli skupić się na zadaniach o większej wartości

ZAP to łatwa do wdrożenia okazja dla organizacji opieki zdrowotnej, aby obniżyć koszty i przyspieszyć operacje w całej firmie. Wyobraź sobie czas pracy, który można by wyeliminować lub zminimalizować dzięki automatyzacji. Jednocześnie poprawiasz jakość opieki, a w efekcie zwiększasz satysfakcję pacjentów. Dlatego procesy w Twojej klinice, szpitalu lub laboratorium, które można podzielić na zestaw decyzji „jeśli/to”, należy usprawnić za pomocą RPA.

Skontaktuj się z naszymi specjalistami, aby omówić, które z tych przykładów ZAP w opiece zdrowotnej można zastosować w praktyce Twojej organizacji.

Artykuł został pierwotnie opublikowany tutaj.