RPA dans les soins de santé : comment économiser jusqu'à 35 % des coûts d'exploitation de votre clinique

La collecte et l'intégration de données provenant de multiples sources externes et internes font partie intégrante de la routine quotidienne des organisations de soins de santé. S'il est fait manuellement, cela prend beaucoup de temps, ralentit les processus et augmente les coûts opérationnels. Les hôpitaux, les laboratoires médicaux et les cliniques de divers types, de la kinésithérapie à la chirurgie plastique ou aux cliniques dentaires, font face à des défis opérationnels et organisationnels en raison d'une automatisation insuffisante de leurs activités.

L'adoption de la RPA (Robotic Process Automation) est l'un des moyens de faire face à ce problème et la première étape vers la transformation numérique. L'automatisation d'innombrables activités par cœur accélère les processus et vous aide à récolter des bénéfices rapides, comme consacrer plus de temps aux patients et leur fournir un service amélioré. Et mieux c'est, plus la cote de votre fournisseur de soins de santé est élevée. Sans oublier qu'en supprimant une composante manuelle des tâches banales quotidiennes, vous pouvez colmater les trous de votre budget de fonctionnement.

RPA deviendra un changeur de jeu pour votre clinique

RPA fonctionne pour des tâches mécaniques et logiques qui exploitent des données structurées. Les informations provenant des différents systèmes sont mises en correspondance de manière appropriée et les robots effectuent un large éventail d'activités sur un algorithme pré-pensé sans l'implication des employés.

Comment la RPA gère-t-elle les défis du secteur de la santé ? Sa mise en œuvre vous permet de :

• Accélérez les opérations liées aux données . La santé est l'une des industries avec un volume important de documents. Effectuer des opérations qui impliquent l'extraction, la saisie, la mise à jour et le transfert de données manuellement est une perte de temps et de budget. Les robots RPA effectueront des tâches de routine et les exécuteront 15 fois plus rapidement qu'un humain. Ajoutez à cela la réduction des erreurs humaines et une meilleure accessibilité des données pour les médecins et les patients. Si vous avez un cabinet privé, réduire la possibilité d'erreurs causées par l'homme peut également être une raison d'investir dans la RPA. Cependant, assurez-vous que cela en vaut vraiment la peine, compte tenu des coûts de développement et de la charge de travail dans des cliniques de cette taille.
• Réduire le coût du traitement et du travail humain . Selon une enquête Deloitte sur la RPA dans les technologies médicales, l'application de la RPA dans les soins de santé peut réduire ce type de coûts jusqu'à 80 %.
• Améliorez la sécurité et la conformité . En plus d'assurer la conformité avec des protocoles tels que GDPR, HIPAA, vous devez réglementer les niveaux d'accès aux données pour différents employés, car les employés de back-office, les administrateurs et les médecins ont besoin de droits différents dans l'utilisation des données sensibles. Ce problème peut être résolu grâce à l'accès basé sur les rôles mis en œuvre à l'aide de bots RPA. Une enquête mondiale de Protiviti prouve que 74 % des personnes interrogées ont amélioré leur conformité aux réglementations de sécurité grâce à l'automatisation.

La RPA joue un rôle important dans l'amélioration de la qualité des soins de santé et la création d'une meilleure expérience pour les patients . En libérant vos employés de la paperasserie et des opérations monotones et répétitives, ils peuvent consacrer plus de temps et d'attention aux patients qui obtiennent une aide qualifiée plus rapidement.

Examinons quelques exemples de cas d'utilisation de la RPA dans les soins de santé du point de vue des activités du patient avant, pendant et après la visite.

Activités pré-visite

Les activités préalables à la visite sont toutes les opérations qui préparent la personne au rendez-vous. Comment la numérisation et l'automatisation renforcent-elles ce processus ?

Planification des patients

Maintenant que nous vivons dans une nouvelle réalité façonnée par la pandémie, il est difficile d'imaginer qu'il y a deux ans, 88 % des rendez-vous étaient pris manuellement. Si vous avez encore du personnel affecté à la collecte de données sur les rendez-vous des patients, une telle approche nécessite probablement du temps et des efforts supplémentaires de la part de vos employés et des visiteurs et entraîne un traitement insuffisant et lent des demandes, ainsi que des erreurs humaines.

Nous avons décrit l'exemple de planification en détail dans notre article précédent sur les avantages de la RPA dans différentes industries. Concentrons-nous maintenant sur l'autre côté de ce processus. L'écart entre la prise de rendez-vous et la visite effective chez le médecin peut atteindre des mois, voire plus d'un an. Il est facile d'oublier la visite sans notification préalable. Les taux de non-présentation parmi les prestataires de soins de santé américains atteignent jusqu'à 39 %, les privant de 150 milliards de dollars par an, en partie parce que les patients oublient tout simplement leurs rendez-vous. Par conséquent, l'adoption de la RPA dans le secteur de la santé pour envoyer automatiquement des rappels de rendez-vous consiste principalement à économiser votre argent.

Vérification et validation des assurances

L'assurance du patient couvre-t-elle le rendez-vous et le traitement ? Si ces informations sont toujours vérifiées manuellement, cela ralentit le processus et prend beaucoup de temps aux employés.

Tenez également compte du fait que les modifications apportées à la police d'assurance du patient, telles que la couverture du régime ou l'adresse du domicile, obligent les bureaux de facturation à redémarrer la vérification de l'assurance. Pendant ce temps, les robots RPA peuvent suivre si le patient a consulté le médecin ou annulé le rendez-vous, puis générer les informations sur les coûts et les franchises d'assurance. La technologie fonctionne rapidement et de manière cohérente selon un algorithme bien défini. Vous obtenez la visibilité initiale du processus et pouvez vérifier à quelle étape les actions effectuées par le bot. Par exemple, si la raison pour laquelle le bot a facturé un certain coût n'est pas claire, vous pouvez consulter un enregistrement de ses actions.

Activités de visite

La partie principale du parcours du patient est le rendez-vous lui-même. Les gens interagissent en direct avec le personnel de la clinique ou de l'hôpital à ce stade, et leur expérience influence leur perception des services de votre établissement de santé. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser la RPA pour répondre aux attentes de vos patients en matière de service pratique et de sécurité des données personnelles.

Contrôles de sécurité et de conformité

La collecte et le stockage d'informations par voie électronique permettent aux laboratoires, aux cliniques et aux hôpitaux d'accélérer et de simplifier considérablement l'échange d'informations sur la santé (HIE). L'objectif du partage des dossiers médicaux entre des systèmes de santé disparates consiste à créer des soins centrés sur le patient en temps opportun et de haute qualité. Mais comment assurer la sécurité des données lorsqu'elles sont déplacées entre différents systèmes ? Tirez parti de la RPA pour les besoins de sécurité et de conformité — créez des bots qui automatiquement :

• Détectez les informations personnelles identifiables (PII) et cryptez-les pour protéger les données des patients contre les cybercriminels. Vous pouvez ajouter des fonctions supplémentaires et rendre le bot capable d'envoyer une alerte si les PII ne respectent pas une politique établie.
• Supprimer les données personnelles après une certaine période, comme requis, par exemple, par GDPR.

Télésurveillance des patients (RPM)

Étant donné que la plupart des membres du personnel soignant ont déjà beaucoup à faire, les surcharger avec la surveillance des patients en plus de tout le reste semble être une mauvaise idée. La technologie RPA peut résoudre le problème avec des tâches simples et reproductibles telles que la collecte et la surveillance des informations sur les résultats des tests du patient et l'observance autodéclarée.

Par exemple, si la tension artérielle du patient a augmenté pendant la visite à la clinique, la solution RPA peut aider à surveiller son état au cours des heures ou des jours suivants. Comment ça marche? Le bot envoie des notifications pour mesurer la pression artérielle au profil du patient dans une application spéciale. S'il enregistre une lecture élevée, il enverra en outre à la personne un questionnaire de santé - quels sont les autres symptômes, le patient a-t-il utilisé des médicaments, etc. - et définira un rappel pour mesurer en plus la pression au repos. Si c'est normal, l'application avertira la personne qu'il n'y a aucune raison de s'inquiéter. Mais si la lecture est toujours élevée, le système informera l'infirmière que ce patient a besoin d'un rendez-vous supplémentaire. Dans l'exemple décrit, les données de santé du patient sont enregistrées en temps réel, et l'intervention de médecins et d'infirmiers n'est requise que dans certains cas, alors que dans un système sans RPA, toutes ces activités seraient réalisées par le personnel médical et seraient être enregistré de manière asynchrone. Les technologies numériques libèrent des spécialistes hautement qualifiés pour des tâches qui ne peuvent se faire sans eux tout en garantissant des soins complets aux patients.

Consignes de décharge

Comment les médecins peuvent-ils s'assurer que leurs patients prennent des médicaments ? Ils ne peuvent pas. Sauf s'il existe des robots RPA spécialement programmés, qui envoient des rappels au patient et, le cas échéant, avertissent le médecin si le patient ne se rend pas à la pharmacie pour obtenir les médicaments prescrits.

Le rôle des instructions de sortie automatisées est encore plus important pour les hôpitaux et les patients après une intervention chirurgicale ou un autre traitement grave. Découvrons quelles tâches peuvent être laissées à RPA à partir de l'exemple d'un patient sous chimiothérapie.

• Informer le patient des rendez-vous programmés
• Envoi de rappels de retrait d'ordonnance
• Rappeler de passer des examens médicaux
• Enregistrement de l'état de santé du patient après la séance
• Alerter le médecin si le traitement ne se déroule pas selon le plan

Si le patient ressent des symptômes atypiques, il les note dans une application spéciale. Le bot RPA reçoit ces informations, les transfère à la clinique et propose de fixer un rendez-vous avec le médecin requis.

Activités post-visite

Le processus de paiement est l'un des fruits les plus faciles à automatiser en raison d'un grand nombre d'étapes répétitives. À ce stade, RPA rationalise non seulement la procédure, mais élimine également la probabilité d'une erreur humaine.

Facturation

Afin de facturer correctement les services médicaux, le bureau de facturation de la clinique doit fusionner des informations, telles que les dossiers des patients, les codes de maladie, les médicaments, etc. Baylor Scott & White Health (BSWH), un système avec 52 hôpitaux à travers les États-Unis, a calculé cette facturation manuelle prend 5 à 7 minutes et sa précision n'est pas de 100 %. Après la mise en œuvre de la RPA, les hôpitaux peuvent faire face à 70 % des estimations sans implication des employés ni erreur humaine.

Traitement des réclamations

L'enquête de McKinsey auprès des établissements de santé montre que 72 % des personnes interrogées pensent que la RPA a un impact considérable sur le traitement des réclamations.

Quelles opérations peuvent être automatisées ?

• Ouverture et copie des données des e-mails et saisie des informations dans votre système central.
• Réconcilier et vérifier les données des sinistres.

Une telle approche accélère les services de back-office et vous permet d'offrir aux visiteurs une meilleure expérience. La mise en œuvre de solutions automatisées a également un impact sur les coûts salariaux. Avera Health a économisé 260 000 $ en frais de personnel en créant des bots pour examiner l'état des comptes d'utilisateurs et alerter les responsables des réclamations en attente et incomplètes.

Tendances notables de la RPA dans les soins de santé façonnées par la pandémie

La technologie RPA est connue pour être très utile pour les soins aux patients. Les robots RPA peuvent envoyer des rappels sur les procédures et les tests aux patients ainsi que créer automatiquement des rapports pour les médecins, les tenant au courant de l'état de santé des personnes qu'ils traitent. Dans le même temps, COVID-19 a découvert de nouveaux domaines dans lesquels la RPA peut être utile :

• Les bots aident à surveiller la santé des employés en temps réel . Ils suivent l'état de santé du personnel soignant et des médecins et alertent en cas de température corporelle élevée. Une telle approche permet aux hôpitaux de prendre soin de leurs employés de manière appropriée.
• La technologie rationalise l'intégration du personnel par 10 fois . Les robots automatisent des opérations telles que la vérification de la vérification policière des demandeurs d'emploi et de leurs antécédents professionnels.
• Les solutions RPA accélèrent les tests COVID-19 de plus de 90 % . Les robots établissent le diagnostic initial, puis rassemblent ces informations avec les résultats des tests COVID des patients et leurs dossiers médicaux dans le DME de l'hôpital.

Même s'il semble que le pire du coronavirus soit passé, refuser d'équiper votre hôpital d'assistants électroniques est à courte vue. Cette pandémie s'atténuera avec le temps, mais rien ne garantit qu'une menace similaire ne se présentera pas à l'avenir. La préparation technique des prestataires de soins de santé pour faire face aux défis les plus difficiles est la pierre angulaire de soins efficaces aux patients. Commencez par la mise en œuvre de la RPA pour avoir les mains et l'esprit libres pour les activités qui nécessitent une implication humaine.

Économisez de l'argent et libérez du temps pour que les humains se concentrent sur des tâches de plus grande valeur

La RPA est une opportunité facile à mettre en œuvre pour les organisations de soins de santé afin de réduire les coûts et d'accélérer les opérations dans l'ensemble de l'entreprise. Imaginez simplement le temps de travail qui pourrait être éliminé ou minimisé grâce à l'automatisation. En même temps, vous améliorez la qualité des soins et, par conséquent, augmentez la satisfaction des patients. Par conséquent, les processus de votre clinique, hôpital ou laboratoire qui peuvent être décomposés en un ensemble de décisions « si/alors » doivent être rationalisés à l'aide de la RPA.

Contactez nos spécialistes pour discuter des exemples de RPA dans les soins de santé qui peuvent être appliqués à la pratique de votre organisation.

L'article a été initialement publié ici.