Proforma-Rechnungsformat: So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente beim Handel. Proforma-Rechnung hilft Verkäufern, einen Handel zu bestätigen, einen Vorschuss zu erhalten und Geschäfte auszuhandeln. Andererseits ermöglicht es Käufern, Steuern, Versandkosten, Rabatte usw. zu schätzen. Kurz gesagt, ein recht beliebtes Vorverkaufsdokument, das in der Handels- und Dienstleistungsbranche weit verbreitet ist.

Kleine Händler und Dienstleister haben oft Probleme bei der Erstellung einer Performa-Rechnung, da es mehrere Faktoren gibt, die Buchhalter und Geschäftsinhaber bei der Erstellung von Proforma berücksichtigen sollten. Dieser Artikel zielt darauf ab, alle damit verbundenen Details zusammen mit einem weithin akzeptierten Performa-Rechnungsformat für GST bereitzustellen, das Sie einfach bearbeiten können.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Die Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das den geschätzten Wert der an den Käufer zu liefernden Waren oder Dienstleistungen enthält. Es ähnelt einer regulären Steuerrechnung, bei der „Proforma“ oben steht. Es wird für Steuerberechnungen, Import und Export, Versand, Zahlungseingang, Bestätigung des Handels usw. generiert.

Dazu gehören Details zu Käufer, Verkäufer, GSTIN, Datum, Wert der zu liefernden Produkte/Dienstleistungen, berechnete GST usw. Dies hilft Unternehmen, eine realistische Schätzung des Betrags abzugeben, den der Käufer möglicherweise zahlen muss. Einige Unternehmen verwenden Performa als Angebot, und Geschäftsinhaber verwenden es möglicherweise sogar, um den Handel zu bestätigen.

In der Regel wird es mit Fakturierungssoftware oder Excel erstellt. Es gibt Tausende von Excel-Proforma-Rechnungsvorlagen im Internet, aber nur wenige von ihnen erfüllen branchenweit anerkannte Standards.

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Warum und wann eine Proforma-Rechnung verwenden?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das potenziellen Käufern bezüglich Verkauf, Zahlungseingang und Steuerberechnung zur Verfügung gestellt wird.

• Steuerberechnungen: Die Proforma-Rechnung hilft dem Käufer, eine realistische Schätzung von GST, Einfuhrzöllen und anderen Steuern zu erhalten.

• Zahlungseingang: Der Käufer zahlt in der Regel eine Vorauszahlung für den Erhalt einer Ware/Dienstleistung basierend auf dem auf der Proforma angegebenen Wert. Außerdem ist Proforma sehr wichtig, um Zahlungen aus dem Ausland zu erhalten.

• Bestätigung des Handels: Manchmal wird Proforma auch verwendet, um den Handel zu bestätigen, da der Käufer die geschätzten Kosten der verkauften Waren akzeptiert.

• Stellen Sie dem Käufer realistische Schätzungen zur Verfügung: Käufer verlassen sich auf eine realistische Schätzung ihrer Haftung. Dies hilft bei der Rationalisierung des Zahlungseinzugsprozesses für Verkäufer.

Was ist in der Proforma-Rechnung enthalten?

Die Performa-Rechnung enthält alle Informationen über ein verkauftes Produkt oder eine verkaufte Dienstleistung, die Kosten sowie den fälligen Betrag für beide an der Transaktion beteiligten Parteien.

Angaben zum Dienstanbieter/Verkäufer

• Name der Person/des Unternehmens
• Telefonnummer
• Die Anschrift
• E-Mail-ID

Kunden-/Kundendaten

• Name des Kunden/Auftraggebers
• GSTIN
• Die Anschrift
• E-Mail-ID
• Telefonnummer

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Weitere Zahlungs- und Lieferdetails

• Bestellnummer
• Liefertermin
• Referenznummer des Lieferanten
• Versandbeleg Nr.
• Versandmodus
• Lieferbedingungen
• Lieferdatum
• Die Art der Zahlung

Verkaufsdetails

• Performa-Rechnungsdatum
• Detaillierte Beschreibung der zu liefernden Produkte oder Dienstleistungen
• Menge geliefert
• Preis pro Einheit
• Steuern GST, Mehrwertsteuer oder Cess
• Rabatte ggf
• Vom Auftraggeber oder Kunden zu zahlender Nettobetrag.

Wie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?

Es gibt im Allgemeinen drei Möglichkeiten, eine Proforma-Rechnung zu erstellen, basierend auf der Anzahl der Buchungen und der manuellen Arbeit, die jemand erledigen möchte. Hier sind die drei wichtigsten Möglichkeiten, eine Profoma-Rechnung zu erstellen.

Traditionelle BillBook-Methode

Diese Methode wird auch als manuelle Rechnungsbuchmethode bezeichnet und ist die älteste Methode zur Erstellung einer Proforma-Rechnung. Dies beinhaltet die Papiereingabe aller Informationen in Bezug auf das verkaufte Produkt oder die zu verkaufende Dienstleistung zusammen mit den Kosten gemäß den Anforderungen des Lieferanten.

Vorteile der traditionellen BillBook-Methode

• Extrem einfach
• Keine Infrastruktur erforderlich

Nachteile der traditionellen BillBook-Methode

• Langweilig und repetitiv
• Anfällig für menschliche Fehler

Die traditionelle BillBook-Methode ist geeignet für

• Einzelpersonen/Eigentum
• Gelegentliche Nutzung

Obwohl das manuelle Rechnungsbuch einst die einzige Methode war, die zum Erstellen von Proforma-Rechnungen verwendet wurde, machte das Aufkommen elektronischer Rechnungsstellungstools diese Methode fast überflüssig.

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Proforma-Rechnung in Excel

Sie können auch Excel oder Google Sheets verwenden, um Proforma zu erstellen. Es ist extrem einfach, Proforma-Rechnungen in Excel zu erstellen, da es Benutzern ermöglicht, genaue Berechnungen durchzuführen und sie mit geringfügigen Änderungen schnell neu zu erstellen.

Es gibt im Allgemeinen zwei Möglichkeiten, Excel- oder Google-Tabellen zu verwenden, um eine Proforma-Rechnung online zu erstellen:

• Benutzerdefinierte Performa-Rechnungsvorlage in Excel erstellen: Benutzer können ihre Felder definieren und ihre eigene Proforma-Rechnungsvorlage in Excel erstellen. Benutzer müssen das Tool jedoch gut beherrschen, um das Performa-Rechnungsformat in Excel verwenden zu können.

• Verwenden Sie ein vorgefertigtes Excel Performa-Rechnungsformat: Eine der einfachsten Möglichkeiten zum Erstellen einer Proforma-Rechnung besteht darin, ein vorgefertigtes Excel-Format einer Proforma-Rechnung herunterzuladen und alle erforderlichen Daten und Felder einzugeben.

Schrittweise Anleitung zum Erstellen einer Proforma-Rechnung im Excel-Format

• Laden Sie die Option für die beigefügte Rechnungsvorlage herunter und öffnen Sie sie

• Geben Sie alle Details wie Name des Lieferanten, Kundenname, Adresse, GSTIN, E-Mail-ID usw. ein.

• Datum und Rechnungsnummer eingeben

• Geben Sie dann alle Details wie Rechnungsdatum, Betrag, Steuerbetrag, Rabatt usw. ein.

• Speichern Sie diese nun entweder als Proforma-Rechnungsvorlage im „xlsx“-Format ab oder wählen Sie den gewünschten Bereich aus und drucken Sie ihn aus

• Die Excel-Datei mit Performa-Rechnung können Sie entweder direkt per Post versenden oder als Ausdruck oder PDF-Datei ausdrucken.

Vorteile der Erstellung einer Proforma-Rechnung in Excel:

• Einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu drucken
• Reduziert menschliche Fehler
• Schnelle Regeneration für häufigen Gebrauch

Nachteile der Verwendung von Excel zur Erstellung von Performa-Rechnungen

• Erfordert ein wenig technisches Wissen in Excel
• Nicht geeignet für die Herstellung mittlerer und großer Unternehmen
• Verlaufsdaten können nicht richtig gespeichert werden

Performa Invoice in Excel ist geeignet für:

• Kleine Unternehmen mit gelegentlicher Nutzung
• Selbständige und Freiberufler

Obwohl Excel einfach ist und gelegentlich zum Erstellen von Proforma-Rechnungen verwendet wird, ist es nicht die zuverlässigste Methode, da es viele Lücken beim Vornehmen von Änderungen, Speichern von Daten, Aktualisieren, Konvertieren von Proforma in die Rechnung und automatisierte Proforma-Erstellung gibt.

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Mit der Rechnungssoftware Performa

Proforma-Rechnungssoftware ist der beste Weg, um Proforma-Rechnungen zu erstellen. Um eine Proforma-Rechnung zu erstellen, müssen Benutzer nur alle Kundendaten sowie das Produkt, die Dienstleistung und die Menge eingeben. Buchhalter müssen sich keine Gedanken über Vorlagen und Felder machen.

Rechnungssoftware hat bei der Erstellung einen massiven Vorteil gegenüber Excel-Vorlagen. Es bietet viele Funktionen wie Automatisierung, Festlegen vordefinierter Felder, einfaches Aktualisieren und Speichern von Daten in einer zentralen Datenbank.

Sie können spezielle Rechnungssoftware wie SleekBill, MyBillBook und Vyapaar verwenden, um Performa-Rechnungen zu erstellen. Diese Software bietet Optionen zum Aktivieren und Deaktivieren mehrerer Felder und zum Auswählen verschiedener Formate, Farben, Währungen und Vorlagen für die Proforma-Erstellung.

Vorteile der Verwendung von Rechnungssoftware

• Von der Industrie akzeptierte Proforma-Rechnungsvorlagen und -formate
• Hochgradig anpassbar
• Kunden-, Produkt-, Service-, Tarif- und Steuerdetails vorausfüllen
• Zentralisierte Datenbank zur Speicherung aller Daten
• Einfach zu verfolgen und zu aktualisieren

Nachteile der Verwendung von Proforma-Rechnungserstellungssoftware

• Für Gelegenheitsnutzer kann es teuer werden. (Es gibt jedoch viele kostenlose Proforma-Rechnungserstellungssoftware wie SleekBill)
• Erfordert eine praktische Grundausbildung

Proforma-Rechnungsformat für GST

Proforma-Rechnungen stellen indirekte Steuerberechnungen dar, um Kunden über den genauen Wert der Rechnung und die anwendbare Steuer zu informieren. Vor der GST-Ära war es die Mehrwertsteuer, und jede Performa-Rechnung enthielt die geltenden Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuerdetails.

Eine ordnungsgemäße GST-Proforma-Rechnung enthält die folgenden Details:

• Lieferanten GSTIN, Name und Adresse
• Gültigkeit des Formulars
• Name, Adresse und GSTIN des Käufers (bei B2B)
• SAC/HSN-Code der zu liefernden Waren oder Dienstleistungen
• Anwendbare GST-Sätze und artikelweise Aufschlüsselung
• Ort und Anschrift der Lieferung

Ist die Proforma-Rechnung rechtsverbindlich?

Die Proforma-Rechnung ist nicht rechtsverbindlich, da sie nur eine Schätzung der Kosten der zu liefernden Waren und Dienstleistungen darstellt. Obwohl der Kunde den darauf genannten Preis vor der Annahme aushandeln kann, verpflichtet dies den Kunden nicht zur Zahlung oder den Verkäufer, etwas zu liefern.

Eine Performa-Rechnung wird erst rechtsverbindlich, wenn sie in eine tatsächliche Rechnung umgewandelt wird. Die Rechnung gilt jedoch als Referenz für Zahlungen, Lieferungen und sogar für Vertragsentwürfe.

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Unterschied zwischen der Performa-Rechnung und anderen Rechnungen

Im Allgemeinen sind beim Verkauf oder Kauf eines Produkts vier Arten von Dokumenten beteiligt. Bestellung, Proforma-Rechnung, Angebot und Rechnung. Hier ist die Wichtigkeit jedes Dokuments in chronologischer Reihenfolge.

• Bestellung: Eine Bestellung ist ein formelles Dokument, das von Käufern verwendet wird, um Waren oder Dienstleistungen von Verkäufern zu kaufen. Es wird vom Kunden ausgestellt, um die Anforderungen an die Verkäufer zu kommunizieren.

• Angebot : Ein Angebot ist ein Angebot eines Verkäufers für ein bestimmtes Produkt und eine bestimmte Dienstleistung. Es ist auch eine Schätzung und wird oft mit „Performa Invoice“ vertauscht.

• Proforma-Rechnung: Dokument, das den geschätzten Wert der an den Käufer zu liefernden Waren oder Dienstleistungen zusammen mit ungefähren Steuern, Rabatten und anderen Gebühren enthält.

• Rechnung: Rechnungen sind Finanzdokumente, die die Lieferung vorsehen und die Zahlungsverpflichtung begründen. Es enthält Informationen über Mengen, Preise, Daten und Steuerdetails der durchgeführten Transaktion.

Bestellungen und Rechnungen unterscheiden sich grundlegend von Proforma-Rechnungen. Eine Bestellung wird vom Käufer ausgestellt, während Proforma vom Verkäufer ausgestellt wird. Eine Proforma-Rechnung ist ein einfacher Kostenvoranschlag, während eine Rechnung ein rechtsverbindliches Dokument ist.

Die meisten Leute werden jedoch zwischen Proforma-Rechnung und Angebot verwechselt und verwenden sie oft synonym.

Pro-Forma-Rechnung im Vergleich zu Angeboten

Häufig gestellte Fragen