Format Faktur Proforma: Cara Membuat Faktur Proforma

Faktur Proforma adalah salah satu dokumen terpenting saat berdagang. Faktur Proforma membantu penjual mengkonfirmasi perdagangan, menerima uang muka dan menegosiasikan kesepakatan. Di sisi lain, ini memungkinkan pembeli untuk memperkirakan pajak, biaya pengiriman, diskon, dll. Singkatnya, dokumen pra-penjualan yang cukup populer digunakan secara luas dalam industri perdagangan dan jasa.

Pedagang kecil dan penyedia layanan sering mengalami kesulitan dalam menyiapkan Performa Invoice karena ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh akuntan dan pemilik bisnis saat membuat proforma. Artikel ini bertujuan untuk memberikan setiap detail yang terkait dengannya bersama dengan Format Faktur Performa yang diterima secara luas untuk GST, yang dapat Anda edit dengan mudah.

Apa itu Faktur Proforma?

Faktur proforma adalah dokumen yang berisi perkiraan nilai barang atau jasa yang akan diberikan kepada pembeli. Ini mirip dengan faktur pajak biasa dengan "Proforma" disebutkan di atas. Itu dihasilkan untuk perhitungan pajak, impor dan ekspor, pengiriman, penerimaan pembayaran, konfirmasi perdagangan, dan sebagainya.

Ini mencakup perincian mengenai pembeli, penjual, GSTIN, tanggal, nilai produk/layanan yang akan dipasok, biaya GST, dll. Ini membantu perusahaan memberikan perkiraan realistis tentang jumlah yang mungkin harus dibayar pembeli. Beberapa bisnis menggunakan Performa sebagai kutipan, dan pemilik bisnis bahkan mungkin menggunakannya untuk mengonfirmasi perdagangan.

Umumnya, ini disiapkan menggunakan Perangkat Lunak Faktur atau Excel. Ada ribuan templat Faktur Proforma Excel yang beredar di seluruh internet, tetapi hanya sedikit yang memenuhi standar yang diterima industri.

Disarankan Baca: Faktur Proforma Vs Faktur Pajak: Apa Bedanya?

Mengapa dan Kapan Menggunakan Faktur Proforma?

Faktur Proforma adalah dokumen yang diberikan kepada calon pembeli mengenai penjualan, penerimaan pembayaran, dan perhitungan pajak.

• Perhitungan Pajak: Faktur Proforma membantu pembeli mendapatkan perkiraan realistis GST, bea masuk, dan pajak lainnya.

• Menerima Pembayaran: Pembeli biasanya akan membayar uang muka untuk menerima barang/jasa berdasarkan nilai yang disebutkan pada proforma. Selain itu, proforma sangat penting untuk menerima pembayaran dari luar negeri.

• Konfirmasi Perdagangan: Terkadang, Proforma juga digunakan untuk mengonfirmasi perdagangan karena pembeli menerima perkiraan harga pokok penjualan.

• Berikan Estimasi Realistis kepada Pembeli: Pembeli mengandalkan estimasi realistis dari kewajiban mereka. Ini membantu dalam merampingkan proses pengumpulan pembayaran untuk penjual.

Apa yang Termasuk dalam Faktur Proforma?

Performa Invoice berisi semua informasi tentang produk atau layanan yang dijual, biaya serta jumlah yang harus dibayar untuk kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi.

Penyedia Layanan/Rincian Penjual

• Nama Perorangan/Perusahaan
• Nomor telepon
• Alamat
• ID Email

Detail Pelanggan/Klien

• Nama Pelanggan/Klien
• GSTIN
• Alamat
• ID email
• Nomor telepon

Disarankan Baca: Cara Membuat Faktur Performa di TallyPrime

Detail Pembayaran dan Pengiriman Lainnya

• Pesanan pembelian nomor.
• Tanggal pasokan
• Referensi Pemasok No.
• Nomor Dokumen Pengiriman
• Mode Pengiriman
• Ketentuan Pengiriman
• Tanggal pengiriman
• Cara Pembayaran

Detail Penjualan

• Tanggal Faktur Performa
• Deskripsi Detail Produk atau layanan yang akan dipasok
• Jumlah yang sudah di masukkan
• Tarif per unit
• Pajak GST, PPN, atau Cess
• Diskon jika berlaku
• Jumlah bersih yang harus dibayar oleh klien atau pelanggan.

Bagaimana Cara Membuat Faktur Proforma?

Ada tiga cara membuat pro forma invoice secara umum berdasarkan jumlah entri dan pekerjaan manual yang ingin dilakukan seseorang. Berikut adalah tiga cara utama untuk membuat faktur Profoma.

Metode Buku Tagihan Tradisional

Metode ini juga dikenal sebagai metode buku tagihan manual, dan merupakan cara tertua untuk membuat Faktur Proforma. Ini melibatkan entri kertas dari semua informasi yang berkaitan dengan produk atau layanan yang dijual bersama dengan biaya sesuai kebutuhan pemasok.

Kelebihan Metode Buku Tagihan Tradisional

• Sangat sederhana
• Tidak diperlukan infrastruktur

Kontra Metode Buku Tagihan Tradisional

• Membosankan dan berulang-ulang
• Rawan kesalahan manusia

Metode Buku Tagihan Tradisional Cocok untuk

• Perorangan/ Kepemilikan
• Penggunaan sesekali

Meskipun buku tagihan manual pernah menjadi satu-satunya metode yang digunakan untuk membuat Faktur Proforma, munculnya alat faktur elektronik membuat metode ini hampir usang.

Baca yang Disarankan: Situs Terbaik untuk Mengunduh Template Faktur Gratis

Faktur Proforma di Excel

Anda juga dapat menggunakan Excel atau Google Spreadsheet untuk membuat Proforma. Sangat mudah untuk membuat faktur Proforma di Excel, karena memungkinkan pengguna untuk membuat perhitungan yang akurat dan membuat ulang dengan cepat dengan sedikit perubahan.

Biasanya ada dua cara menggunakan lembar Excel atau Google untuk membuat Faktur Proforma Online:

• Buat Template Faktur Performa Kustom di Excel: Pengguna dapat menentukan bidang mereka dan membuat template faktur Proforma mereka sendiri di excel. Namun, pengguna harus memiliki perintah yang kuat atas alat untuk memanfaatkan format faktur Performa di Excel.

• Gunakan Format Faktur Performa Excel Prebuilt: Salah satu cara termudah untuk membuat Faktur Proforma adalah dengan mengunduh format excel bawaan dari Faktur Pro forma dan memasukkan semua data dan bidang yang diperlukan.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Faktur Proforma dalam Format Excel

• Unduh dan buka opsi templat Faktur terlampir

• Masukkan semua detail seperti nama pemasok, nama pelanggan, alamat, GSTIN, id email, dll.

• Masukkan tanggal dan nomor faktur

• Kemudian, masukkan semua detail seperti tanggal faktur, jumlah, jumlah pajak, diskon, dll.

• Sekarang, simpan sebagai template faktur Proforma dalam format “xlsx” atau pilih area yang diperlukan dan cetak

• Anda dapat mengirim file excel dengan faktur Performa langsung melalui pos atau mencetaknya sebagai hard copy atau file PDF.

Kelebihan Membuat Faktur Proforma di Excel:

• Mudah dibuat, diedit, dan dicetak
• Mengurangi kesalahan manusia
• Regenerasi Cepat untuk penggunaan yang sering

Kontra Menggunakan Excel untuk Membuat Faktur Performa

• Membutuhkan sedikit pengetahuan teknis di Excel
• Tidak cocok untuk membuat usaha menengah dan besar
• Tidak dapat menyimpan data historis dengan benar

Performa Faktur di Excel Cocok untuk:

• Usaha kecil dengan penggunaan sesekali
• Wiraswasta dan pekerja lepas

Meskipun Excel sederhana dan kadang-kadang digunakan untuk membuat faktur Proforma, itu bukan cara yang paling dapat diandalkan karena ada banyak celah dalam membuat perubahan, menyimpan data, memperbarui, mengubah proforma menjadi tagihan, dan pembuatan proforma otomatis.

Baca yang Disarankan: Perangkat Lunak Faktur Gratis Terbaik untuk Bisnis Kecil

Menggunakan Perangkat Lunak Faktur Performa

Perangkat lunak pembuatan faktur proforma adalah cara terbaik untuk membuat faktur proforma. Untuk membuat Faktur Proforma, pengguna hanya perlu memasukkan semua detail klien dan produk, layanan, dan kuantitas. Akuntan tidak perlu khawatir tentang templat dan bidang.

Perangkat lunak faktur memiliki keunggulan besar dibandingkan template excel saat membuatnya. Ini menyediakan banyak fitur seperti otomatisasi, pengaturan bidang yang telah ditentukan, pembaruan mudah, dan penyimpanan data dalam database terpusat.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak faktur khusus seperti SleekBill, MyBillBook, dan Vyapaar untuk membuat Faktur Performa. Perangkat lunak ini menyediakan opsi untuk mengaktifkan dan menonaktifkan beberapa bidang dan memilih format, warna, mata uang, dan templat yang berbeda untuk pembuatan Proforma.

Kelebihan Menggunakan Perangkat Lunak Faktur

• Template dan format Faktur proforma yang diterima industri
• Sangat Dapat Disesuaikan
• Isi Ulang Klien, produk, layanan, tarif, dan detail pajak
• Database terpusat untuk menyimpan semua data
• Mudah untuk melacak dan memperbarui proforma

Kontra Menggunakan Perangkat Lunak Pembuatan Faktur Proforma

• Mungkin mahal untuk pengguna sesekali. (Namun, ada banyak perangkat lunak pembuat faktur proforma gratis seperti SleekBill)
• Memerlukan pelatihan langsung dasar

Format Faktur Proforma untuk GST

Faktur proforma merupakan perhitungan pajak tidak langsung untuk memberi tahu pelanggan tentang nilai tepat tagihan dan pajak yang berlaku. Sebelum era GST, dulu PPN, dan setiap Faktur Performa dulu memiliki tarif PPN dan detail PPN yang berlaku.

Faktur Proforma GST yang tepat akan mencakup perincian berikut:

• Pemasok GSTIN, nama dan alamat
• Validitas proforma
• Nama pembeli, alamat, dan GSTIN (Untuk B2B)
• Kode SAC/HSN Barang atau Jasa yang akan dipasok
• Tarif GST yang berlaku dan perincian berdasarkan item
• Tempat dan alamat pengadaan

Apakah Proforma Invoice Mengikat Secara Hukum?

Proforma Invoice tidak mengikat secara hukum karena hanya merupakan perkiraan biaya barang dan jasa yang akan dipasok. Meskipun pelanggan dapat menegosiasikan harga yang disebutkan di atasnya sebelum menerima, itu tidak meningkatkan kewajiban pelanggan untuk membayar atau penjual untuk mengirimkan apa pun.

Faktur Performa menjadi mengikat secara hukum hanya ketika dikonversi ke faktur yang sebenarnya. Namun, faktur dianggap sebagai referensi untuk pembayaran, pengiriman, dan bahkan untuk menyusun kontrak.

Baca yang Disarankan: Generator Faktur Gratis Terbaik dengan Template Faktur yang Disesuaikan

Perbedaan Antara Faktur Performa dan Faktur Lainnya

Umumnya, empat jenis dokumen terlibat dalam penjualan atau pembelian produk. Pesanan pembelian, Faktur Proforma, Kutipan, dan Faktur. Berikut adalah pentingnya setiap dokumen dalam urutan kronologis.

• Pesanan Pembelian: Pesanan pembelian adalah dokumen formal yang digunakan oleh pembeli untuk membeli barang atau jasa dari penjual. Ini dikeluarkan oleh pelanggan untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada penjual.

• Kutipan: Kutipan adalah penawaran yang dibuat oleh penjual untuk produk dan layanan tertentu. Ini juga merupakan perkiraan dan sering dipertukarkan dengan “Performa Invoice.”

• Faktur Proforma: Dokumen yang berisi perkiraan nilai barang atau jasa yang akan diberikan kepada pembeli bersama dengan perkiraan pajak, diskon, dan biaya lainnya.

• Faktur: Faktur adalah dokumen keuangan yang menyediakan pengiriman dan meningkatkan kewajiban pembayaran. Ini mencakup informasi tentang jumlah, harga, tanggal dan rincian pajak dari transaksi yang dilakukan.

Pesanan pembelian dan faktur sama sekali berbeda dari faktur Proforma. Pesanan pembelian dikeluarkan oleh pembeli, sedangkan proforma dikeluarkan oleh penjual. Faktur proforma adalah perkiraan sederhana, sedangkan faktur adalah dokumen yang mengikat secara hukum.

Namun, kebanyakan orang bingung antara Proforma Invoice dan Quotation dan sering menggunakannya secara bergantian.

Faktur Pro Forma Vs Kutipan

FAQ