รูปแบบใบแจ้งหนี้ Proforma: วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma

Proforma Invoice เป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดในขณะซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยให้ผู้ขายยืนยันการซื้อขาย รับเงินล่วงหน้า และเจรจาข้อตกลง ในทางกลับกัน ผู้ซื้อสามารถประเมินภาษี ค่าขนส่ง ส่วนลด ฯลฯ โดยสรุป เอกสารก่อนการขายที่ได้รับความนิยมค่อนข้างแพร่หลายในอุตสาหกรรมการค้าและบริการ

ผู้ค้ารายย่อยและผู้ให้บริการมักประสบปัญหาในการจัดเตรียม Performa Invoice เนื่องจากมีปัจจัยหลายประการที่นักบัญชีและเจ้าของธุรกิจควรพิจารณาขณะสร้าง Proforma บทความนี้มุ่งที่จะให้ทุกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องพร้อมกับรูปแบบใบแจ้งหนี้ของ Performa ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางสำหรับ GST ซึ่งคุณสามารถแก้ไขได้ง่าย

ใบแจ้งหนี้ Proforma คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นเอกสารที่มีมูลค่าประมาณของสินค้าหรือบริการที่จะจัดส่งให้กับผู้ซื้อ คล้ายกับใบกำกับภาษีทั่วไปที่มีคำว่า "Proforma" อยู่ด้านบน มันถูกสร้างขึ้นสำหรับการคำนวณภาษี นำเข้าและส่งออก จัดส่ง รับชำระเงิน ยืนยันการค้า และอื่น ๆ

รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ซื้อ ผู้ขาย GSTIN วันที่ มูลค่าของผลิตภัณฑ์/บริการที่จะจัดหา การเรียกเก็บ GST เป็นต้น ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถประมาณการตามความเป็นจริงของจำนวนเงินที่ผู้ซื้ออาจต้องจ่าย ธุรกิจบางแห่งใช้ Performa เป็นใบเสนอราคา และเจ้าของธุรกิจอาจใช้เพื่อยืนยันการค้าด้วยซ้ำ

โดยทั่วไปจะจัดทำโดยใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้หรือ Excel มีเทมเพลต Excel Proforma Invoice หลายพันรายการที่ลอยอยู่ทั่วอินเทอร์เน็ต แต่มีเพียงไม่กี่เทมเพลตเท่านั้นที่ตรงตามมาตรฐานที่อุตสาหกรรมยอมรับ

แนะนำให้อ่าน: ใบแจ้งหนี้ Proforma Vs ใบกำกับภาษี: อะไรคือความแตกต่าง

ทำไมและเมื่อใดจึงควรใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma

ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นเอกสารที่จัดเตรียมให้กับผู้ซื้อที่มีศักยภาพเกี่ยวกับการขาย การรับเงิน และการคำนวณภาษี

• การคำนวณภาษี: ใบแจ้งหนี้ Proforma ช่วยให้ผู้ซื้อได้รับค่าประมาณ GST ภาษีนำเข้าและภาษีอื่น ๆ ตามความเป็นจริง

• การรับชำระเงิน: โดยปกติผู้ซื้อจะชำระเงินล่วงหน้าเพื่อรับสินค้า/บริการตามมูลค่าที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม นอกจากนี้ Proforma มีความสำคัญมากในการรับชำระเงินจากต่างประเทศ

• การยืนยันการค้า: บางครั้ง Proforma ยังใช้เพื่อยืนยันการค้าเนื่องจากผู้ซื้อยอมรับต้นทุนสินค้าที่ขายโดยประมาณ

• ให้ประมาณการตามความเป็นจริงแก่ผู้ซื้อ: ผู้ซื้ออาศัยการประเมินความรับผิดตามความเป็นจริง ซึ่งช่วยในการปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินสำหรับผู้ขาย

สิ่งที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ Proforma?

ใบแจ้งหนี้ของ Performa ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขาย ต้นทุน ตลอดจนจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

รายละเอียดผู้ให้บริการ/ผู้ขาย

• ชื่อบุคคล/บริษัท
• หมายเลขโทรศัพท์
• ที่อยู่
• ชื่ออีเมล์

รายละเอียดลูกค้า/ลูกค้า

• ชื่อลูกค้า/ลูกค้า
• GSTIN
• ที่อยู่
• ชื่ออีเมล์
• หมายเลขโทรศัพท์

การอ่านที่แนะนำ: วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ของ Performa ใน TallyPrime

รายละเอียดการชำระเงินและการจัดส่งอื่นๆ

• ใบสั่งซื้อเลขที่.
• วันที่จัดหา
• หมายเลขอ้างอิงซัพพลายเออร์
• เลขที่เอกสารจัดส่ง
• โหมดจัดส่ง
• เงื่อนไขการส่งสินค้า
• วันที่จัดส่ง
• วิธีการชำระเงิน

รายละเอียดการขาย

• วันที่ออกใบแจ้งหนี้ของPerforma
• คำอธิบายโดยละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะจัดหา
• ปริมาณที่ให้มา
• อัตราต่อหน่วย
• ภาษี GST ภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ Cess
• ส่วนลดถ้ามี
• จำนวนเงินสุทธิที่ลูกค้าหรือลูกค้าต้องชำระ

จะสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ได้อย่างไร?

มีสามวิธีในการสร้างใบแจ้งหนี้ Pro Forma โดยทั่วไปตามจำนวนรายการและงานที่ผู้ใช้ต้องการทำ ต่อไปนี้คือวิธีหลักสามวิธีในการสร้างใบแจ้งหนี้ Profoma

วิธีการ BillBook แบบดั้งเดิม

วิธีนี้เรียกอีกอย่างว่าวิธีการสมุดบิลด้วยตนเอง และเป็นวิธีที่เก่าแก่ที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขายพร้อมกับต้นทุนตามความต้องการของซัพพลายเออร์

ข้อดีของวิธีการ BillBook แบบดั้งเดิม

• ง่ายมาก
• ไม่ต้องใช้โครงสร้างพื้นฐาน

ข้อเสียของวิธีการ BillBook แบบดั้งเดิม

• น่าเบื่อและซ้ำซาก
• มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์

วิธีการ BillBook แบบดั้งเดิมเหมาะสำหรับ

• บุคคล/กรรมสิทธิ์
• การใช้งานเป็นครั้งคราว

แม้ว่าสมุดบิลแบบใช้คนจะเคยเป็นวิธีเดียวที่ใช้สร้าง Proforma Invoice แต่การถือกำเนิดของเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำให้วิธีนี้เกือบจะล้าสมัย

การอ่านที่แนะนำ: เว็บไซต์ที่ดีที่สุดในการดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี

ใบแจ้งหนี้ Proforma ใน Excel

คุณยังสามารถใช้ Excel หรือ Google ชีตเพื่อสร้าง Proforma เป็นเรื่องง่ายมากที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ใน Excel เนื่องจากทำให้ผู้ใช้สามารถคำนวณได้อย่างถูกต้องและสร้างใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย

โดยทั่วไปมีสองวิธีในการใช้ Excel หรือ Google ชีตเพื่อสร้าง Proforma Invoice Online:

• สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Performa แบบกำหนดเองใน Excel: ผู้ใช้สามารถกำหนดฟิลด์และสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma ของตนเองใน excel อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้จำเป็นต้องมีคำสั่งที่รัดกุมเหนือเครื่องมือเพื่อใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ของ Performa ใน Excel

• ใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ Excel Performa ที่สร้างไว้ล่วงหน้า: หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma คือการดาวน์โหลดรูปแบบ excel ที่สร้างไว้ล่วงหน้าของใบแจ้งหนี้ Pro forma และป้อนข้อมูลและฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมด

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ในรูปแบบ Excel

• ดาวน์โหลดและเปิดตัวเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่แนบมา

• ป้อนรายละเอียดทั้งหมด เช่น ชื่อซัพพลายเออร์ ชื่อลูกค้า ที่อยู่ GSTIN รหัสอีเมล ฯลฯ

• ใส่วันที่และเลขที่ใบแจ้งหนี้

• จากนั้นป้อนรายละเอียดทั้งหมด เช่น วันที่ในใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน จำนวนภาษี ส่วนลด ฯลฯ

• ตอนนี้ บันทึกเป็นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Proforma ในรูปแบบ “xlsx” หรือเลือกพื้นที่ที่ต้องการแล้วพิมพ์

• คุณสามารถส่งไฟล์ excel พร้อมใบแจ้งหนี้ของ Performa ได้โดยตรงทางไปรษณีย์หรือพิมพ์เป็นเอกสารหรือไฟล์ PDF

ข้อดีของการทำใบแจ้งหนี้ Proforma ใน Excel:

• ง่ายต่อการสร้าง แก้ไข และพิมพ์
• ลดความผิดพลาดของมนุษย์
• ฟื้นฟูอย่างรวดเร็วสำหรับการใช้งานบ่อย

ข้อเสียของการใช้ Excel เพื่อสร้างใบกำกับสินค้า

• ต้องการความรู้ด้านเทคนิคเล็กน้อยใน Excel
• ไม่เหมาะกับการทำธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่
• ไม่สามารถเก็บข้อมูลในอดีตได้อย่างถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้ Performa ใน Excel เหมาะสำหรับ:

• ธุรกิจขนาดเล็กที่มีการใช้งานเป็นครั้งคราว
• อาชีพอิสระและฟรีแลนซ์

แม้ว่า Excel จะเรียบง่ายและใช้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นครั้งคราว แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่เชื่อถือได้มากที่สุด เนื่องจากมีช่องว่างมากมายในการเปลี่ยนแปลง การจัดเก็บข้อมูล การอัปเดต การแปลง Proforma เป็นใบเรียกเก็บเงิน และการสร้าง Proforma แบบอัตโนมัติ

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ Performa

ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้ Proforma ในการสร้าง Proforma Invoice ผู้ใช้เพียงแค่ป้อนรายละเอียดลูกค้าและผลิตภัณฑ์ บริการ และปริมาณทั้งหมด นักบัญชีไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเทมเพลตและฟิลด์

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้มีข้อได้เปรียบเหนือเทมเพลต excel ในขณะที่สร้างมันขึ้นมา โดยมีคุณสมบัติมากมาย เช่น การทำงานอัตโนมัติ การตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การอัปเดตที่ง่ายดาย และการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ เช่น SleekBill, MyBillBook และ Vyapaar เพื่อสร้าง Performa Invoices ซอฟต์แวร์นี้มีตัวเลือกในการเปิดใช้งานและปิดใช้งานหลายฟิลด์ และเลือกรูปแบบ สี สกุลเงิน และเทมเพลตที่แตกต่างกันสำหรับการสร้าง Proforma

ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

• อุตสาหกรรมที่ยอมรับเทมเพลตและรูปแบบใบแจ้งหนี้ Proforma
• ปรับแต่งได้สูง
• กรอกลูกค้า สินค้า บริการ อัตรา และรายละเอียดภาษี
• ฐานข้อมูลส่วนกลางสำหรับการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมด
• ง่ายต่อการติดตามและอัปเดต proforma

ข้อเสียของการใช้ซอฟต์แวร์ทำใบแจ้งหนี้ Proforma

• อาจมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับผู้ใช้เป็นครั้งคราว (อย่างไรก็ตาม มีซอฟต์แวร์ทำใบแจ้งหนี้ proforma ฟรีมากมาย เช่น SleekBill)
• ต้องมีการฝึกอบรมภาคปฏิบัติขั้นพื้นฐาน

รูปแบบใบแจ้งหนี้ Proforma สำหรับ GST

ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นการคำนวณภาษีทางอ้อมเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับมูลค่าที่แท้จริงของใบเรียกเก็บเงินและภาษีที่เกี่ยวข้อง ก่อนยุค GST เคยเป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม และใบแจ้งหนี้ของ Performa ทุกใบเคยมีอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งหนี้ GST Proforma ที่ถูกต้องจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ซัพพลายเออร์ GSTIN ชื่อและที่อยู่
• ความถูกต้องของ proforma
• ชื่อผู้ซื้อ ที่อยู่ และ GSTIN (กรณี B2B)
• รหัส SAC/ HSN ของสินค้าหรือบริการที่จะจัดส่งให้
• อัตรา GST ที่เกี่ยวข้องและการแยกย่อยอย่างชาญฉลาด
• สถานที่และที่อยู่ในการจัดหา

ใบแจ้งหนี้ Proforma มีผลผูกพันตามกฎหมายหรือไม่?

ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นเพียงการประมาณการต้นทุนสินค้าและบริการที่จะจัดหา แม้ว่าลูกค้าอาจเจรจาราคาดังกล่าวก่อนที่จะยอมรับ แต่ก็ไม่ได้เพิ่มภาระผูกพันสำหรับลูกค้าในการชำระเงินหรือเพื่อให้ผู้ขายส่งมอบอะไรก็ตาม

ใบแจ้งหนี้ของ Performa จะมีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อแปลงเป็นใบแจ้งหนี้จริงเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ใบกำกับสินค้าถือเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการชำระเงิน การส่งมอบ และแม้แต่ร่างสัญญา

การอ่านที่แนะนำ: เครื่องสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีที่สุดพร้อมเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ Performa และใบแจ้งหนี้อื่น ๆ

โดยทั่วไป เอกสารสี่ประเภทเกี่ยวข้องกับการขายหรือการซื้อผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้า ใบเสนอราคา และใบกำกับสินค้า นี่คือความสำคัญของเอกสารแต่ละฉบับตามลำดับเวลา

• ใบสั่งซื้อ: ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ผู้ซื้อใช้ในการซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย ออกโดยลูกค้าเพื่อสื่อสารข้อกำหนดกับผู้ขาย

• ใบเสนอราคา: ใบเสนอราคาคือข้อเสนอที่ทำโดยผู้ขายสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการเฉพาะ นอกจากนี้ยังเป็นการประมาณการและมักสลับกับ "Performa Invoice"

• ใบแจ้งหนี้ Proforma: เอกสารที่ประกอบด้วยมูลค่าโดยประมาณของสินค้าหรือบริการที่จะจัดส่งให้กับผู้ซื้อพร้อมกับภาษี ส่วนลด และค่าใช้จ่ายอื่นๆ โดยประมาณ

• ใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการเงินที่ให้การส่งมอบและเพิ่มภาระผูกพันในการชำระเงิน ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ ราคา วันที่ และรายละเอียดภาษีของธุรกรรมที่ดำเนินการ

ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ต่างจากใบแจ้งหนี้ Proforma อย่างสิ้นเชิง ผู้ซื้อเป็นผู้ออกใบสั่งซื้อในขณะที่ผู้ขายเป็นผู้ออก proforma ใบแจ้งหนี้ Proforma เป็นการประมาณการอย่างง่าย ในขณะที่ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม คนส่วนใหญ่สับสนระหว่าง Proforma Invoice และ Quotation และมักใช้แทนกันได้

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma Vs ใบเสนอราคา

คำถามที่พบบ่อย