Format factură proforma: Cum se creează o factură proforma

Factura proforma este unul dintre cele mai importante documente în timpul tranzacționării. Factura proforma îi ajută pe vânzători să confirme o tranzacție, să primească un avans și să negocieze oferte. Pe de altă parte, permite cumpărătorilor să estimeze taxe, taxe de transport, reduceri etc. Pe scurt, un document de pre-vânzare destul de popular, utilizat pe scară largă în industria comerțului și a serviciilor.

Micii comercianți și furnizorii de servicii au adesea probleme în pregătirea Performa Invoice, deoarece există mai mulți factori pe care contabilii și proprietarii de afaceri ar trebui să ia în considerare atunci când creează proforma. Acest articol își propune să ofere fiecare detaliu legat de acesta, împreună cu un format de factură Performa acceptat pe scară largă pentru GST, pe care îl puteți edita cu ușurință.

Ce este o factură proforma?

Factura proforma este un document care conține valoarea estimată a bunurilor sau serviciilor care urmează să fie furnizate cumpărătorului. Este similar cu o factură fiscală obișnuită, cu „Proforma” menționat în partea de sus. Este generat pentru calcule de taxe, import și export, expediere, primirea plății, confirmarea comerțului și așa mai departe.

Aceasta include detalii referitoare la cumpărător, vânzător, GSTIN, data, valoarea produselor/serviciilor care urmează să fie furnizate, GST perceput etc. Acest lucru ajută companiile să furnizeze o estimare realistă a sumei pe care cumpărătorul ar putea avea nevoie să o plătească. Unele companii folosesc Performa ca cotații, iar proprietarii de afaceri l-ar putea folosi chiar pentru a confirma tranzacția.

În general, este pregătit folosind software-ul de facturare sau Excel. Există mii de șabloane de factură Excel Proforma care plutesc pe tot internetul, dar doar câteva dintre ele îndeplinesc standardele acceptate de industrie.

Lectură sugerată: Factură proforma vs factura fiscală: care este diferența

De ce și când să folosiți o factură proforma?

O factură proforma este un document furnizat potențialilor cumpărători cu privire la vânzări, primirea plății și calcularea taxelor.

• Calcule fiscale: Factura proforma ajută cumpărătorul să obțină o estimare realistă a GST, taxelor de import și a altor taxe.

• Primirea plății: Cumpărătorul va plăti, de obicei, un avans pentru primirea unui bun/serviciu pe baza valorii menționate în proforma. În plus, proforma este foarte importantă pentru a primi plăți din străinătate.

• Confirmarea comerțului: Uneori, Proforma este utilizată și pentru a confirma tranzacția, deoarece cumpărătorul acceptă costul estimat al bunurilor vândute.

• Oferiți estimări realiste cumpărătorului: cumpărătorii se bazează pe o estimare realistă a răspunderii lor. Acest lucru ajută la simplificarea procesului de colectare a plăților pentru vânzători.

Ce este inclus în factura proforma?

Factura Performa conține toate informațiile despre un produs sau serviciu vândut, costul, precum și suma datorată pentru ambele părți implicate în tranzacție.

Detalii furnizor de servicii/ vânzător

• Numele persoanei fizice/societății
• Numar de telefon
• Abordare
• Id. de e-mail

Detalii client/client

• Numele Clientului/Clientului
• GSTIN
• Abordare
• ID de e-mail
• Numar de telefon

Lectură sugerată: Cum se creează o factură Performa în TallyPrime

Alte detalii de plată și livrare

• Comanda cu numarul.
• Data aprovizionării
• Nr. de referință furnizor
• Document de expediere nr.
• Modul de expediere
• Termeni de livrare
• Data de livrare
• Modalitate de plată

Detalii de vânzări

• Performa Data facturii
• Descrierea detaliată a produselor sau serviciilor care urmează să fie furnizate
• Cantitatea livrată
• Tarif pe unitate
• Taxe GST, TVA sau Cess
• Reduceri dacă este cazul
• Suma netă plătibilă de către client sau client.

Cum se creează o factură proforma?

Există trei moduri de a crea o factură pro forma în general, în funcție de numărul de intrări și de munca manuală pe care cineva dorește să o facă. Iată cele trei moduri principale de a crea o factură Profoma.

Metoda tradițională BillBook

Această metodă este cunoscută și sub denumirea de metoda manuală a facturilor și este cea mai veche modalitate de a crea Factura Proforma. Aceasta implică introducerea pe hârtie a tuturor informațiilor legate de produsul sau serviciul vândut împreună cu costurile conform cerințelor furnizorului.

Avantajele metodei tradiționale BillBook

• Extrem de simplu
• Nu necesită infrastructură

Contra metodei tradiționale BillBook

• Obositor și repetitiv
• Predispus la erori umane

Metoda tradițională BillBook este potrivită pentru

• Persoane fizice/ Proprietar
• Utilizare ocazională

Deși cartea manuală a facturilor a fost cândva singura metodă folosită pentru a crea Factura Proforma, apariția instrumentelor de facturare electronică a făcut această metodă aproape depășită.

Lectură sugerată: Cele mai bune site-uri pentru a descărca șabloane gratuite de factură

Factură proforma în Excel

De asemenea, puteți utiliza Excel sau Google Sheets pentru a crea Proforma. Este extrem de ușor să faci facturi Proforma în Excel, deoarece permite utilizatorilor să facă calcule precise și să le regenereze rapid cu modificări minore.

În general, există două moduri de a utiliza Excel sau foile Google pentru a crea o factură online proforma:

• Creați model personalizat de factură Performa în Excel: utilizatorii își pot defini câmpurile și își pot crea propriul șablon de factură Proforma în Excel. Cu toate acestea, utilizatorii trebuie să aibă o comandă puternică asupra instrumentului pentru a utiliza formatul de factură Performa în Excel.

• Utilizați un format de factură Excel Performa predefinit: Una dintre cele mai ușoare modalități de a crea o factură proforma este să descărcați un format Excel predefinit al unei facturi Pro forma și să introduceți toate datele și câmpurile necesare.

Ghid pas cu pas pentru crearea unei facturi proforma în format Excel

• Descărcați și deschideți opțiunea de șablon de factură atașată

• Introduceți toate detaliile precum numele furnizorului, numele clientului, adresa, GSTIN, id-ul de e-mail etc.

• Introduceți data și numărul facturii

• Apoi, introduceți toate detaliile precum data facturii, suma, valoarea taxei, reducerea etc.

• Acum, fie salvați-l ca șablon de factură Proforma în format „xlsx”, fie selectați zona necesară și imprimați-o

• Puteți fie să trimiteți fișierul excel cu factura Performa direct pe e-mail, fie să îl tipăriți sub formă de hârtie sau fișier PDF.

Avantajele realizării facturii proforme în Excel:

• Ușor de creat, editat și imprimat
• Reduce erorile umane
• Regenerare rapidă pentru utilizare frecventă

Contra utilizării Excel pentru a face o factură Performa

• Necesită puține cunoștințe tehnice în Excel
• Nu este potrivit pentru a face afaceri medii și mari
• Nu se pot stoca corect datele istorice

Factura Performa în Excel este potrivită pentru:

• Afaceri mici cu utilizare ocazională
• Independenți și liber profesioniști

Deși Excel este simplu și folosit ocazional pentru a crea facturi Proforma, nu este cea mai fiabilă modalitate, deoarece există multe lacune în efectuarea modificărilor, stocarea datelor, actualizarea, conversia proformei în factură și crearea automată a proformei.

Lectură sugerată: Cel mai bun software gratuit de facturare pentru întreprinderile mici

Utilizarea software-ului Performa Invoice

Software-ul pentru crearea de facturi proforma este cea mai bună modalitate de a crea facturi proforma. Pentru a crea o factură proforma, utilizatorii trebuie doar să introducă toate detaliile clientului și produsul, serviciul și cantitatea. Contabilii nu trebuie să-și facă griji cu privire la șabloane și câmpuri.

Software-ul de facturare are un avantaj masiv față de șabloanele Excel în timp ce îl creează. Oferă multe funcții precum automatizarea, setarea câmpurilor predefinite, actualizarea ușoară și stocarea datelor într-o bază de date centralizată.

Puteți utiliza software-ul dedicat de facturare, cum ar fi SleekBill, MyBillBook și Vyapaar pentru a crea facturi Performa. Acest software oferă opțiuni pentru a activa și a dezactiva mai multe câmpuri și pentru a alege diferite formate, culori, monedă și șabloane pentru crearea Proforma.

Avantajele utilizării software-ului de facturare

• Șabloane și format de factură proforma acceptate în industrie
• Foarte personalizabil
• Completați în prealabil detaliile despre client, produs, serviciu, tarife și taxe
• Baza de date centralizată pentru stocarea tuturor datelor
• Ușor de urmărit și actualizat proforma

Dezavantajele utilizării software-ului de întocmire a facturii proforme

• Ar putea fi costisitor pentru utilizatorii ocazionali. (Cu toate acestea, există multe software-uri gratuite pentru crearea de facturi proforme, cum ar fi SleekBill)
• Necesită pregătire practică de bază

Format de factură proforma pentru GST

Facturile proforma constituie calcule indirecte de impozitare pentru a informa clienții despre valoarea exactă a facturii și taxa aplicabilă. Înainte de era GST, era TVA, iar fiecare factură Performa avea cote de TVA aplicabile și detalii despre TVA.

O factură proforma GST corespunzătoare va include următoarele detalii:

• GSTIN furnizori, nume si adresa
• Valabilitatea proformei
• Numele, adresa și GSTIN ale cumpărătorului (în cazul B2B)
• Codul SAC/ HSN al Bunurilor sau Serviciilor care urmează să fie furnizate
• Ratele GST aplicabile și defalcarea în funcție de articole
• Locul și adresa pentru livrare

Factura proforma este obligatorie din punct de vedere juridic?

Factura proforma nu este obligatorie din punct de vedere juridic, deoarece este doar o estimare a costului bunurilor și serviciilor care urmează să fie furnizate. Deși clientul poate negocia prețul menționat pe acesta înainte de a accepta, aceasta nu ridică obligația clientului de a plăti sau a vânzătorului de a livra nimic.

O factură Performa devine juridică obligatorie numai atunci când este convertită într-o factură reală. Cu toate acestea, factura este considerată ca referință pentru plăți, livrare și chiar pentru proiectele de contracte.

Lectură sugerată: Cele mai bune generatoare de facturi gratuite cu șabloane de facturi personalizate

Diferența dintre factura Performa și alte facturi

În general, în vânzarea sau cumpărarea unui produs sunt implicate patru tipuri de documente. Ordin de achiziție, Factură proforma, Cotație și Factură. Iată importanța fiecărui document în ordinea cronologică.

• Comanda de cumpărare: O comandă de cumpărare este un document formal utilizat de cumpărători pentru a cumpăra bunuri sau servicii de la vânzători. Este emis de client pentru a comunica cerințele vânzătorilor.

• Ofertă: O ofertă este o ofertă făcută de un vânzător pentru un anumit produs și serviciu. Este, de asemenea, o estimare și adesea schimbată cu „Factura Performa”.

• Factură proforma: document care conține valoarea estimată a bunurilor sau serviciilor care urmează să fie furnizate cumpărătorului împreună cu taxe aproximative, reduceri și alte taxe.

• Factura: Facturile sunt documente financiare care asigură livrarea și ridică obligația de plată. Acesta include informații despre cantități, prețuri, date și detalii fiscale ale tranzacției efectuate.

Comenzile de achiziție și facturile sunt complet diferite de facturile Proforma. O comandă de cumpărare este emisă de cumpărător, în timp ce proforma este emisă de vânzător. O factură proforma este o estimare simplă, în timp ce o factură este un document obligatoriu din punct de vedere juridic.

Cu toate acestea, majoritatea oamenilor se confundă între Factura proforma și Cotație și adesea le folosesc interschimbabile.

Factură Pro Forma Vs Cotații

Întrebări frecvente