Format de facture pro forma : comment créer une facture pro forma

La facture proforma est l'un des documents les plus cruciaux lors de la négociation. Proforma Invoice aide les vendeurs à confirmer une transaction, à recevoir une avance et à négocier des offres. D'autre part, il permet aux acheteurs d'estimer les taxes, les frais d'expédition, les remises, etc. Bref, un document d'avant-vente assez populaire largement utilisé dans le commerce et l'industrie des services.

Les petits commerçants et les fournisseurs de services ont souvent du mal à préparer la facture Performa, car il existe plusieurs facteurs que les comptables et les propriétaires d'entreprise doivent prendre en compte lors de la création de pro forma. Cet article vise à fournir tous les détails qui s'y rapportent, ainsi qu'un format de facture Performa largement accepté pour la TPS, que vous pouvez facilement modifier.

Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

La facture proforma est un document contenant la valeur estimée des biens ou des services à fournir à l'acheteur. Il est similaire à une facture fiscale ordinaire avec la mention "Pro forma" en haut. Il est généré pour les calculs de taxes, l'importation et l'exportation, l'expédition, la réception du paiement, la confirmation de la transaction, etc.

Cela inclut des détails concernant l'acheteur, le vendeur, le GSTIN, la date, la valeur des produits/services à fournir, la TPS facturée, etc. Cela aide les entreprises à fournir une estimation réaliste du montant que l'acheteur pourrait devoir payer. Certaines entreprises utilisent Performa comme devis, et les propriétaires d'entreprise peuvent même l'utiliser pour confirmer la transaction.

Généralement, il est préparé à l'aide d'un logiciel de facturation ou d'Excel. Il existe des milliers de modèles de factures proforma Excel flottant partout sur Internet, mais seuls quelques-uns d'entre eux répondent aux normes acceptées par l'industrie.

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Pourquoi et quand utiliser une facture proforma ?

Une facture proforma est un document fourni aux acheteurs potentiels concernant les ventes, la réception du paiement et le calcul des taxes.

• Calculs des taxes : Proforma Invoice aide l'acheteur à obtenir une estimation réaliste de la TPS, des droits d'importation et d'autres taxes.

• Réception du paiement : L'acheteur paiera généralement une avance pour recevoir un bien/service en fonction de la valeur mentionnée sur le formulaire. En outre, le formulaire est très important pour recevoir des paiements de l'étranger.

• Confirmation du commerce : Parfois, Proforma est également utilisé pour confirmer le commerce car l'acheteur accepte le coût estimé des marchandises vendues.

• Fournir des estimations réalistes à l'acheteur : les acheteurs comptent sur une estimation réaliste de leur responsabilité. Cela aide à rationaliser le processus de collecte des paiements pour les vendeurs.

Qu'est-ce qui est inclus dans la facture proforma ?

Performa Invoice contient toutes les informations d'un produit ou d'un service vendu, le coût ainsi que le montant dû pour les deux parties impliquées dans la transaction.

Détails du fournisseur de services/vendeur

• Nom de la personne/entreprise
• Numéro de téléphone
• Adresse
• Identifiant de messagerie

Détails du client/client

• Nom du client/client
• GSTIN
• Adresse
• Identifiant de messagerie
• Numéro de téléphone

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Autres détails de paiement et de livraison

• N° du bon de commande
• Date de livraison
• Numéro de référence du fournisseur
• Numéro du document d'expédition
• Mode d'expédition
• Conditions de livraison
• La date de livraison
• Moyen de paiement

Détails de la vente

• Date de facturation Performa
• Description détaillée des produits ou services à fournir
• Quantité fournie
• Tarif unitaire
• Taxes TPS, TVA ou Cess
• Réductions si applicables
• Montant net à payer par le client ou le client.

Comment créer une facture pro forma ?

Il existe trois façons de créer une facture pro forma en général en fonction du nombre d'entrées et du travail manuel que quelqu'un veut faire. Voici les trois principales façons de créer une facture Profoma.

Méthode BillBook traditionnelle

Cette méthode est également connue sous le nom de méthode manuelle du carnet de factures, et c'est la méthode la plus ancienne pour créer une facture proforma. Cela implique la saisie sur papier de toutes les informations relatives au produit ou au service vendu ainsi que les coûts selon les exigences du fournisseur.

Avantages de la méthode BillBook traditionnelle

• Extrêmement simple
• Aucune infrastructure requise

Inconvénients de la méthode BillBook traditionnelle

• Fastidieux et répétitif
• Sujet aux erreurs humaines

La méthode BillBook traditionnelle est adaptée pour

• Particuliers/Propriétaire
• Utilisation occasionnelle

Bien que le carnet de factures manuel ait été autrefois la seule méthode utilisée pour créer une facture proforma, l'avènement des outils de facturation électronique a rendu cette méthode presque obsolète.

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Facture pro forma dans Excel

Vous pouvez également utiliser Excel ou Google Sheets pour créer Proforma. Il est extrêmement facile de créer des factures proforma dans Excel, car cela permet aux utilisateurs de faire des calculs précis et de les régénérer rapidement avec des modifications mineures.

Il existe généralement deux façons d'utiliser des feuilles Excel ou Google pour créer une facture proforma en ligne :

• Créer un modèle de facture Performa personnalisé dans Excel : les utilisateurs peuvent définir leurs champs et créer leur propre modèle de facture pro forma dans Excel. Cependant, les utilisateurs doivent maîtriser parfaitement l'outil pour utiliser le format de facture Performa dans Excel.

• Utiliser un format de facture Excel Performa prédéfini : l'un des moyens les plus simples de créer une facture pro forma consiste à télécharger un format Excel prédéfini d'une facture pro forma et à saisir toutes les données et tous les champs nécessaires.

Guide étape par étape pour créer une facture proforma au format Excel

• Téléchargez et ouvrez l'option de modèle de facture ci-jointe

• Entrez tous les détails comme le nom du fournisseur, le nom du client, l'adresse, le GSTIN, l'identifiant de messagerie, etc.

• Entrez la date et le numéro de facture

• Ensuite, entrez tous les détails comme la date de la facture, le montant, le montant de la taxe, la remise, etc.

• Maintenant, soit enregistrez-le en tant que modèle de facture pro forma au format "xlsx" ou sélectionnez la zone requise et imprimez-le

• Vous pouvez soit envoyer le fichier Excel avec la facture Performa directement sur le courrier, soit l'imprimer sous forme de copie papier ou de fichier PDF.

  

Avantages de faire une facture proforma dans Excel :

• Facile à créer, modifier et imprimer
• Réduit les erreurs humaines
• Régénération rapide pour une utilisation fréquente

Inconvénients de l'utilisation d'Excel pour créer une facture Performa

• Nécessite quelques connaissances techniques en Excel
• Ne convient pas à la création de moyennes et grandes entreprises
• Impossible de stocker correctement les données historiques

La facture Performa dans Excel convient à :

• Petites entreprises à usage occasionnel
• Indépendants et indépendants

Bien qu'Excel soit simple et utilisé pour créer occasionnellement des factures proforma, ce n'est pas le moyen le plus fiable car il existe de nombreuses lacunes dans les modifications, le stockage des données, la mise à jour, la conversion du proforma en facture et la création automatisée du proforma.

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Utilisation du logiciel de facturation Performa

Le logiciel de création de factures pro forma est le meilleur moyen de créer des factures pro forma. Pour créer une facture proforma, les utilisateurs n'ont qu'à entrer tous les détails du client et le produit, le service et la quantité. Les comptables n'ont pas à se soucier des modèles et des champs.

Le logiciel de facturation a un énorme avantage sur les modèles Excel lors de sa création. Il offre de nombreuses fonctionnalités telles que l'automatisation, la définition de champs prédéfinis, une mise à jour facile et le stockage des données dans une base de données centralisée.

Vous pouvez utiliser un logiciel de facturation dédié comme SleekBill, MyBillBook et Vyapaar pour créer des factures Performa. Ce logiciel fournit des options pour activer et désactiver plusieurs champs et choisir différents formats, couleurs, devises et modèles pour la création de formulaires.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de facturation

• Modèles et format de facture pro forma acceptés par l'industrie
• Hautement personnalisable
• Préremplir le client, le produit, le service, les tarifs et les détails fiscaux
• Base de données centralisée pour stocker toutes les données
• Formulaire facile à suivre et à mettre à jour

Inconvénients de l'utilisation d'un logiciel de création de factures pro forma

• Cela peut être coûteux pour les utilisateurs occasionnels. (Cependant, il existe de nombreux logiciels gratuits de création de factures pro forma comme SleekBill)
• Nécessite une formation pratique de base

Format de facture proforma pour la TPS

Les factures proforma constituent des calculs de taxes indirectes pour informer les clients de la valeur précise de la facture et de la taxe applicable. Avant l'ère de la TPS, il s'agissait de la TVA, et chaque facture Performa avait des taux de TVA applicables et des détails sur la TVA.

Une facture proforma TPS appropriée comprendra les détails suivants :

• Fournisseurs GSTIN, nom et adresse
• Validité du formulaire
• Nom, adresse et GSTIN de l'acheteur (en cas de B2B)
• Code SAC/HSN des biens ou services à fournir
• Taux de TPS applicables et ventilation par article
• Lieu et adresse de livraison

La facture proforma est-elle juridiquement contraignante ?

La facture proforma n'est pas juridiquement contraignante car il ne s'agit que d'une estimation du coût des biens et services à fournir. Bien que le client puisse négocier le prix qui y est mentionné avant de l'accepter, cela ne crée pas l'obligation pour le client de payer ou pour le vendeur de livrer quoi que ce soit.

Une facture Performa ne devient juridiquement contraignante que lorsqu'elle est convertie en facture réelle. Cependant, la facture est considérée comme une référence pour les paiements, la livraison, et même pour rédiger des contrats.

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Différence entre la facture Performa et les autres factures

Généralement, quatre types de documents sont impliqués dans la vente ou l'achat d'un produit. Bon de commande, facture proforma, devis et facture. Voici l'importance de chaque document dans l'ordre chronologique.

• Bon de commande : un bon de commande est un document officiel utilisé par les acheteurs pour acheter des biens ou des services auprès de vendeurs. Il est délivré par le client pour communiquer les exigences aux vendeurs.

• Devis : Un devis est une offre faite par un vendeur pour un produit et un service spécifique. Il s'agit également d'une estimation et souvent échangée avec "Performa Invoice".

• Facture pro forma : document contenant la valeur estimée des biens ou des services à fournir à l'acheteur, ainsi que les taxes, remises et autres frais approximatifs.

• Facture : Les factures sont des documents financiers qui assurent la livraison et engendrent l'obligation de paiement. Il comprend des informations sur les quantités, les prix, les dates et les détails fiscaux de la transaction effectuée.

Les bons de commande et les factures sont entièrement différents des factures pro forma. Un bon de commande est émis par l'acheteur, tandis que le pro forma est émis par le vendeur. Une facture proforma est une simple estimation, alors qu'une facture est un document juridiquement contraignant.

Cependant, la plupart des gens confondent facture proforma et devis et les utilisent souvent de manière interchangeable.

Facture pro forma vs devis

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