Formato fattura proforma: come creare una fattura proforma

La fattura proforma è uno dei documenti più importanti durante il trading. La fattura proforma aiuta i venditori a confermare uno scambio, ricevere un anticipo e negoziare accordi. D'altra parte, consente agli acquirenti di stimare tasse, spese di spedizione, sconti, ecc. In breve, un documento di prevendita piuttosto popolare ampiamente utilizzato nel settore del commercio e dei servizi.

I piccoli commercianti e fornitori di servizi hanno spesso problemi a preparare la fattura Performa poiché ci sono diversi fattori che i contabili e gli imprenditori dovrebbero considerare durante la creazione di proforma. Questo articolo mira a fornire tutti i dettagli relativi ad esso insieme a un formato di fattura Performa ampiamente accettato per GST, che puoi facilmente modificare.

Che cos'è una fattura proforma?

La fattura proforma è un documento contenente il valore stimato di beni o servizi da fornire all'acquirente. È simile a una normale fattura fiscale con "Proforma" menzionato in cima. Viene generato per il calcolo delle tasse, l'importazione e l'esportazione, la spedizione, la ricezione del pagamento, la conferma del commercio e così via.

Ciò include i dettagli relativi all'acquirente, al venditore, al GSTIN, alla data, al valore dei prodotti/servizi da fornire, alla GST addebitata, ecc. Questo aiuta le aziende a fornire una stima realistica dell'importo che l'acquirente potrebbe dover pagare. Alcune aziende utilizzano Performa come quotazioni e i proprietari di aziende potrebbero persino utilizzarlo per confermare lo scambio.

Generalmente, viene preparato utilizzando il software di fatturazione o Excel. Esistono migliaia di modelli di fatture proforma di Excel che circolano su Internet, ma solo alcuni di essi soddisfano gli standard accettati dal settore.

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Perché e quando utilizzare una fattura proforma?

Una fattura proforma è un documento fornito ai potenziali acquirenti in merito alle vendite, alla ricezione del pagamento e al calcolo delle tasse.

• Calcoli fiscali: la fattura proforma aiuta l'acquirente a ottenere una stima realistica di GST, dazi all'importazione e altre tasse.

• Ricezione del pagamento: l'acquirente in genere pagherà un anticipo per la ricezione di un bene/servizio in base al valore indicato nel proforma. Inoltre, il proforma è molto importante per ricevere pagamenti dall'estero.

• Conferma degli scambi: a volte, Proforma viene utilizzato anche per confermare gli scambi poiché l'acquirente accetta il costo stimato delle merci vendute.

• Fornire stime realistiche all'acquirente: gli acquirenti si affidano a una stima realistica della propria responsabilità. Questo aiuta a semplificare il processo di riscossione dei pagamenti per i venditori.

Cosa è incluso nella fattura proforma?

Performa Invoice contiene tutte le informazioni su un prodotto o servizio venduto, il costo e l'importo dovuto per entrambe le parti coinvolte nella transazione.

Dettagli del fornitore di servizi/venditore

• Nome della persona fisica/società
• Numero di telefono
• Indirizzo
• E-mail identificativo utente

Dettagli cliente/cliente

• Nome del cliente/cliente
• Gstin
• Indirizzo
• E-mail identificativo utente
• Numero di telefono

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Altri dettagli di pagamento e consegna

• Ordine d'Acquisto N °.
• Data di fornitura
• Riferimento fornitore n.
• Documento di spedizione n.
• Modalità di spedizione
• Termini di consegna
• Data di consegna
• Modalità di pagamento

Dettagli di vendita

• Esegui data fattura
• Descrizione dettagliata dei prodotti o servizi da fornire
• Quantità fornita
• Tariffa per unità
• Tasse GST, IVA o Cess
• Sconti se applicabili
• Importo netto a carico del cliente o cliente.

Come creare una fattura proforma?

Ci sono tre modi per creare una fattura pro forma in generale in base al numero di voci e al lavoro manuale che qualcuno vuole fare. Ecco i tre modi principali per creare una fattura Profoma.

Metodo tradizionale BillBook

Questo metodo è anche noto come metodo manuale del libro di fatturazione ed è il modo più antico per creare una fattura proforma. Ciò comporta l'inserimento cartaceo di tutte le informazioni relative al prodotto o servizio venduto insieme ai costi secondo il requisito del fornitore.

Pro del tradizionale metodo BillBook

• Estremamente semplice
• Nessuna infrastruttura richiesta

Contro del tradizionale metodo BillBook

• Noioso e ripetitivo
• Propenso agli errori umani

Il metodo tradizionale BillBook è adatto per

• Individui/Proprietario
• Uso occasionale

Sebbene un tempo il libro delle fatture manuale fosse l'unico metodo utilizzato per creare una fattura proforma, l'avvento degli strumenti di fatturazione elettronica ha reso questo metodo quasi obsoleto.

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Fattura proforma in Excel

Puoi anche utilizzare Excel o Fogli Google per creare Proforma. È estremamente facile creare fatture proforma in Excel, poiché consente agli utenti di eseguire calcoli accurati e rigenerarli rapidamente con piccole modifiche.

Esistono generalmente due modi per utilizzare i fogli Excel o Google per creare una fattura proforma online:

• Crea un modello di fattura performa personalizzato in Excel: gli utenti possono definire i propri campi e creare il proprio modello di fattura proforma in Excel. Tuttavia, gli utenti devono avere una forte padronanza dello strumento per utilizzare il formato fattura Performa in Excel.

• Utilizzare un formato di fattura Excel Performa predefinito: uno dei modi più semplici per creare una fattura proforma è scaricare un formato excel predefinito di una fattura proforma e inserire tutti i dati e i campi necessari.

Guida passo passo alla creazione di fatture proforma in formato Excel

• Scarica e apri l'opzione Modello di fattura allegata

• Inserisci tutti i dettagli come nome del fornitore, nome del cliente, indirizzo, GSTIN, ID e-mail, ecc.

• Inserisci data e numero di fattura

• Quindi, inserisci tutti i dettagli come la data della fattura, l'importo, l'importo dell'imposta, lo sconto, ecc.

• Ora, salvalo come modello di fattura proforma in formato "xlsx" o seleziona l'area richiesta e stampalo

• Puoi inviare il file excel con fattura Performa direttamente sulla posta o stamparlo come copia cartacea o file PDF.

  

Pro di fare una fattura proforma in Excel:

• Facile da creare, modificare e stampare
• Riduce gli errori umani
• Rigenerazione rapida per un uso frequente

Svantaggi dell'utilizzo di Excel per creare una fattura Performa

• Richiede una piccola conoscenza tecnica in Excel
• Non adatto a realizzare medie e grandi imprese
• Impossibile memorizzare correttamente i dati storici

La fattura Performa in Excel è adatta per:

• Piccole imprese con utilizzo occasionale
• Lavoratori autonomi e liberi professionisti

Sebbene Excel sia semplice e utilizzato occasionalmente per creare fatture proforma, non è il modo più affidabile in quanto vi sono molte lacune nell'apportare modifiche, archiviare dati, aggiornare, convertire proforma in fattura e creare proforma automatizzati.

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Utilizzo del software di fatturazione Performa

Il software per la creazione di fatture proforma è il modo migliore per creare fatture proforma. Per creare una fattura proforma, gli utenti devono solo inserire tutti i dettagli del cliente e il prodotto, il servizio e la quantità. I contabili non devono preoccuparsi di modelli e campi.

Il software di fatturazione ha un enorme vantaggio rispetto ai modelli Excel durante la sua creazione. Fornisce molte funzionalità come l'automazione, l'impostazione di campi predefiniti, un facile aggiornamento e la memorizzazione dei dati in un database centralizzato.

Puoi utilizzare software di fatturazione dedicati come SleekBill, MyBillBook e Vyapaar per creare fatture Performa. Questo software fornisce opzioni per abilitare e disabilitare più campi e scegliere diversi formati, colori, valuta e modelli per la creazione Proforma.

Vantaggi dell'utilizzo del software di fatturazione

• Modelli e formati di fattura proforma accettati dal settore
• Altamente personalizzabile
• Precompila cliente, prodotto, servizio, tariffe e dettagli fiscali
• Database centralizzato per la memorizzazione di tutti i dati
• Facile da tracciare e aggiornare proforma

Svantaggi dell'utilizzo del software per la creazione di fatture proforma

• Potrebbe essere costoso per gli utenti occasionali. (Tuttavia, ci sono molti software gratuiti per la creazione di fatture proforma come SleekBill)
• Richiede una formazione pratica di base

Formato fattura proforma per GST

Le fatture proforma costituiscono il calcolo delle imposte indirette per informare i clienti sul valore esatto della fattura e sull'imposta applicabile. Prima dell'era GST, era l'IVA e ogni fattura Performa aveva aliquote IVA applicabili e dettagli IVA.

Una fattura proforma GST corretta includerà i seguenti dettagli:

• GSTIN fornitori, nome e indirizzo
• Validità del proforma
• Nome, indirizzo e GSTIN dell'acquirente (in caso di B2B)
• Codice SAC/HSN dei Beni o Servizi da fornire
• Tariffe GST applicabili e ripartizione per articolo
• Luogo e indirizzo per la fornitura

La fattura proforma è legalmente vincolante?

La fattura proforma non è legalmente vincolante in quanto è solo una stima del costo dei beni e dei servizi da fornire. Sebbene il cliente possa negoziare il prezzo indicato su di esso prima di accettare, ciò non comporta l'obbligo per il cliente di pagare o per il venditore di consegnare qualcosa.

Una fattura Performa diventa legalmente vincolante solo se convertita in fattura effettiva. Tuttavia, la fattura è considerata un riferimento per i pagamenti, la consegna e anche per le bozze di contratti.

Suggerito di leggere: I migliori generatori di fatture gratuiti con modelli di fattura personalizzati

Differenza tra fattura Performa e altre fatture

Generalmente, nella vendita o nell'acquisto di un prodotto sono coinvolti quattro tipi di documenti. Ordine di acquisto, fattura proforma, preventivo e fattura. Ecco l'importanza di ogni documento in ordine cronologico.

• Ordine di acquisto: un ordine di acquisto è un documento formale utilizzato dagli acquirenti per acquistare beni o servizi dai venditori. Viene rilasciato dal cliente per comunicare i requisiti ai venditori.

• Preventivo: un preventivo è un'offerta fatta da un venditore per un prodotto e servizio specifico. È anche un preventivo e spesso viene scambiato con "Performa Invoice".

• Fattura proforma: documento contenente il valore stimato di beni o servizi da fornire all'acquirente insieme a tasse, sconti e altri oneri approssimativi.

• Fattura: le fatture sono documenti finanziari che forniscono la consegna e aumentano l'obbligo di pagamento. Include informazioni su quantità, prezzi, date e dettagli fiscali della transazione effettuata.

Gli ordini di acquisto e le fatture sono completamente diversi dalle fatture proforma. Un ordine di acquisto viene emesso dall'acquirente, mentre il proforma viene emesso dal venditore. Una fattura proforma è un semplice preventivo, mentre una fattura è un documento legalmente vincolante.

Tuttavia, la maggior parte delle persone si confonde tra fattura proforma e preventivo e spesso le usa in modo intercambiabile.

Fattura Pro Forma Vs Preventivi

Domande frequenti