Proforma Invoice Format：ProformaInvoiceを作成する方法

Proforma Invoiceは、取引中の最も重要なドキュメントの1つです。 Proforma Invoiceは、売り手が取引を確認し、事前に受け取り、取引を交渉するのに役立ちます。 一方、購入者は税金、配送料、割引などを見積もることができます。要するに、貿易およびサービス業界で広く使用されている非常に人気のある販売前のドキュメントです。

会計士や事業主がプロフォーマを作成する際に考慮すべきいくつかの要因があるため、小規模なトレーダーやサービスプロバイダーは、PerformaInvoiceの準備に苦労することがよくあります。 この記事は、GST用の広く受け入れられているPerforma Invoice Formatとともに、それに関連するすべての詳細を提供することを目的としています。これは、簡単に編集できます。

プロフォーマインボイスとは何ですか？

見積請求書は、購入者に提供される商品またはサービスの推定値を含む文書です。 これは通常の請求書に似ており、「Proforma」が上に記載されています。 これは、税計算、輸出入、出荷、支払いの受け取り、取引の確認などのために生成されます。

これには、買い手、売り手、GSTIN、日付、提供される製品/サービスの価値、GSTの請求などに関する詳細が含まれます。これは、企業が買い手が支払う必要のある金額の現実的な見積もりを提供するのに役立ちます。 一部の企業はPerformaを見積もりとして使用し、企業の所有者はそれを使用して取引を確認することもあります。

通常、請求書発行ソフトウェアまたはExcelを使用して作成されます。 インターネット上には何千ものExcelProformaInvoiceテンプレートがありますが、業界で認められている基準を満たすものはごくわずかです。

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なぜ、いつプロフォーマインボイスを使用するのですか？

プロフォーマインボイスは、販売、支払いの受け取り、および税金の計算に関して潜在的なバイヤーに提供されるドキュメントです。

• 税金の計算： Proforma Invoiceは、購入者がGST、輸入関税、およびその他の税金の現実的な見積もりを取得するのに役立ちます。

• 支払いの受け取り：購入者は通常、プロフォーマに記載されている価値に基づいて、商品/サービスを受け取るための前払いを行います。 その上、プロフォーマは海外からの支払いを受け取るために非常に重要です。

• 取引の確認：購入者が売上原価の見積もりを受け入れるため、Proformaを使用して取引を確認することもあります。

• 購入者に現実的な見積もりを提供する：購入者は、責任の現実的な見積もりに依存しています。 これは、売り手の支払い回収プロセスを合理化するのに役立ちます。

プロフォーマインボイスには何が含まれていますか？

Performa Invoiceには、販売されている製品またはサービスのすべての情報、コスト、およびトランザクションに関与する両方の当事者に支払うべき金額が含まれています。

サービスプロバイダー/販売者の詳細

• 個人/会社の名前
• 電話番号
• 住所
• 電子メールID

顧客/クライアントの詳細

• 顧客/クライアントの名前
• GSTIN
• 住所
• 電子メールID
• 電話番号

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その他の支払いと配達の詳細

• 発注書番号
• 供給日
• サプライヤー参照番号
• 発送書類番号
• ディスパッチモード
• 引渡条件
• 配送日
• 支払い方法

販売詳細

• Performa請求日
• 提供される製品またはサービスの詳細な説明
• 供給量
• ユニットあたりのレート
• GST、VAT、またはCessに課税します
• 該当する場合は割引
• クライアントまたは顧客が支払う正味金額。

プロフォーマインボイスを作成する方法は？

エントリー数と誰かがやりたい手作業に基づいて、一般的にプロフォーマインボイスを作成する方法は3つあります。 Profoma請求書を作成する主な3つの方法は次のとおりです。

従来のBillBookメソッド

この方法は手動請求書法とも呼ばれ、ProformaInvoiceを作成する最も古い方法です。 これには、販売されている製品またはサービスに関連するすべての情報と、サプライヤーの要件に応じたコストの紙による入力が含まれます。

従来のBillBookメソッドの長所

• 非常にシンプル
• インフラストラクチャは必要ありません

従来のBillBookメソッドの短所

• 退屈で反復的な
• 人的エラーが発生しやすい

従来のBillBookメソッドが適しています

• 個人/専有
• たまに使う

かつては手動の請求書がProformaInvoiceの作成に使用された唯一の方法でしたが、電子請求ツールの出現により、この方法はほとんど時代遅れになりました。

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Excelのプロフォーマインボイス

ExcelまたはGoogleスプレッドシートを使用してプロフォーマを作成することもできます。 ExcelでProformaの請求書を作成するのは非常に簡単です。これにより、ユーザーは正確な計算を行い、小さな変更を加えるだけですばやく再生成できます。

ExcelまたはGoogleスプレッドシートを使用してオンラインでプロフォーマインボイスを作成するには、通常2つの方法があります。

• ExcelでカスタムPerforma請求書テンプレートを作成する：ユーザーは、フィールドを定義し、Excelで独自のProforma請求書テンプレートを作成できます。 ただし、ExcelでPerforma請求書形式を利用するには、ユーザーはツールに対して強力なコマンドを持っている必要があります。

• ビルド済みのExcelPerforma請求書フォーマットを使用する：プロフォーマインボイスを作成する最も簡単な方法の1つは、プロフォーマインボイスのビルド済みExcelフォーマットをダウンロードし、必要なすべてのデータとフィールドを入力することです。

Excel形式でプロフォーマインボイスを作成するためのステップバイステップガイド

• 添付の請求書テンプレートオプションをダウンロードして開きます

• サプライヤーの名前、顧客名、住所、GSTIN、電子メールIDなどのすべての詳細を入力します。

• 日付と請求書番号を入力してください

• 次に、請求日、金額、税額、割引などのすべての詳細を入力します。

• 次に、Proforma請求書テンプレートとして「xlsx」形式で保存するか、必要な領域を選択して印刷します。

• Performaの請求書を含むExcelファイルを直接メールで送信するか、ハードコピーまたはPDFファイルとして印刷することができます。

  

Excelでプロフォーマインボイスを作成する長所：

• 作成、編集、印刷が簡単
• ヒューマンエラーを減らします
• 頻繁に使用するためのクイック再生

Excelを使用してPerforma請求書を作成することの短所

• Excelの技術的な知識が少し必要です
• 中規模および大規模ビジネスの作成には適していません
• 履歴データを正しく保存できません

ExcelのPerforma請求書は次の用途に適しています：

• たまに使用する中小企業
• 自営業者とフリーランサー

Excelはシンプルで、Proformaの請求書を作成するために使用されることがありますが、変更、データの保存、更新、Proformaの請求書への変換、およびProformaの自動作成には多くのギャップがあるため、最も信頼できる方法ではありません。

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PerformaInvoiceソフトウェアの使用

プロフォーマインボイス作成ソフトウェアは、プロフォーマインボイスを作成するための最良の方法です。 Proforma Invoiceを作成するには、ユーザーはすべてのクライアントの詳細と製品、サービス、および数量を入力するだけです。 会計士はテンプレートやフィールドについて心配する必要はありません。

請求書発行ソフトウェアは、作成時にExcelテンプレートよりも大きな利点があります。 自動化、事前定義されたフィールドの設定、簡単な更新、一元化されたデータベースへのデータの保存など、多くの機能を提供します。

SleekBill、MyBillBook、Vyapaarなどの専用の請求ソフトウェアを使用してPerformaInvoicesを作成できます。 このソフトウェアは、複数のフィールドを有効または無効にし、Proforma作成用にさまざまな形式、色、​​通貨、およびテンプレートを選択するためのオプションを提供します。

請求書発行ソフトウェアの使用の長所

• 業界で認められたプロフォーマインボイステンプレートとフォーマット
• 高度にカスタマイズ可能
• クライアント、製品、サービス、料金、税金の詳細を事前入力
• すべてのデータを保存するための集中型データベース
• プロフォーマの追跡と更新が簡単

Proforma請求書作成ソフトウェアを使用することの短所

• たまに使用するユーザーにとってはコストがかかる可能性があります。 （ただし、SleekBillのような無料のプロフォーマインボイス作成ソフトウェアはたくさんあります）
• 基本的な実践的なトレーニングが必要です

GSTのプロフォーマインボイスフォーマット

プロフォーマインボイスは、請求書の正確な値と適用される税金について顧客に通知するための間接税計算を構成します。 GSTの時代以前は、VATであり、すべてのPerformaInvoiceには該当するVAT率とVATの詳細が含まれていました。

適切なGSTプロフォーマインボイスには、次の詳細が含まれます。

• サプライヤーGSTIN、名前と住所
• プロフォーマの妥当性
• 購入者の名前、住所、GSTIN（B2Bの場合）
• 提供される商品またはサービスのSAC/HSNコード
• 適用可能なGSTレートとアイテムごとの内訳
• 供給のための場所と住所

Proforma Invoiceは法的拘束力がありますか？

Proforma Invoiceは、提供される商品やサービスのコストの見積もりにすぎないため、法的拘束力はありません。 顧客は、受け入れる前にそれに記載されている価格を交渉することができますが、顧客が支払う義務や売り手が何かを配達する義務は発生しません。

Performaの請求書は、実際の請求書に変換された場合にのみ法的拘束力を持ちます。 ただし、請求書は、支払い、配達、さらには契約書草案の参照と見なされます。

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Performa請求書と他の請求書の違い

一般に、製品の販売または購入には4種類のドキュメントが関係します。 注文書、見積請求書、見積書、および請求書。 各ドキュメントの重要性を時系列で示します。

• 注文書：発注書は、売り手から商品またはサービスを購入するために買い手が使用する正式な文書です。 これは、要件を販売者に伝えるために顧客によって発行されます。

• 見積もり：見積もりは、特定の製品およびサービスに対して売り手が行うオファーです。 これは見積もりでもあり、「PerformaInvoice」と交換されることがよくあります。

• Proforma Invoice：購入者に提供される商品またはサービスの推定値と、おおよその税金、割引、およびその他の料金を含む文書。

• 請求書：請求書は、配達を提供し、支払いの義務を提起する財務書類です。 これには、実行されたトランザクションの数量、価格、日付、および税金の詳細に関する情報が含まれています。

注文書と請求書は、Proformaの請求書とはまったく異なります。 発注書は買い手によって発行され、プロフォーマは売り手によって発行されます。 見積請求書は単純な見積もりですが、請求書は法的拘束力のある文書です。

ただし、ほとんどの人はProforma InvoiceとQuotationを混同し、それらを同じ意味で使用することがよくあります。

プロフォーマインボイスと見積もり

よくある質問