Formato de factura proforma: cómo crear una factura proforma

La factura proforma es uno de los documentos más cruciales durante el comercio. Proforma Invoice ayuda a los vendedores a confirmar una transacción, recibir un anticipo y negociar tratos. Por otro lado, permite a los compradores estimar impuestos, gastos de envío, descuentos, etc. En resumen, un documento de preventa bastante popular y muy utilizado en la industria del comercio y los servicios.

Los pequeños comerciantes y los proveedores de servicios a menudo tienen problemas para preparar la Factura Performa, ya que hay varios factores que los contadores y los dueños de negocios deben considerar al crear la factura proforma. Este artículo tiene como objetivo proporcionar todos los detalles relacionados con él junto con un formato de factura de Performa ampliamente aceptado para GST, que puede editar fácilmente.

¿Qué es una Factura Proforma?

La factura proforma es un documento que contiene el valor estimado de los bienes o servicios que se suministrarán al comprador. Es similar a una factura de impuestos regular con la mención "Proforma" en la parte superior. Se genera para cálculos de impuestos, importación y exportación, envío, recepción de pagos, confirmación del comercio, etc.

Esto incluye detalles sobre el comprador, el vendedor, el GSTIN, la fecha, el valor de los productos/servicios que se suministrarán, el GST cargado, etc. Esto ayuda a las empresas a proporcionar una estimación realista del monto que el comprador podría necesitar pagar. Algunas empresas usan Performa como cotizaciones, y los dueños de negocios pueden incluso usarla para confirmar el comercio.

Por lo general, se prepara utilizando el software de facturación o Excel. Hay miles de plantillas de facturas proforma de Excel flotando en Internet, pero solo unas pocas cumplen con los estándares aceptados por la industria.

Lectura sugerida: Factura proforma Vs Factura de impuestos: ¿Cuál es la diferencia?

¿Por qué y cuándo usar una factura proforma?

Una factura proforma es un documento que se proporciona a los compradores potenciales en relación con las ventas, la recepción de pagos y el cálculo de impuestos.

• Cálculos de impuestos: la factura proforma ayuda al comprador a obtener una estimación realista del GST, los derechos de importación y otros impuestos.

• Recepción de pago: el comprador normalmente pagará por adelantado por recibir un bien/servicio en función del valor mencionado en la proforma. Además, la proforma es muy importante para recibir pagos del extranjero.

• Confirmación de comercio: A veces, Proforma también se usa para confirmar el comercio ya que el comprador acepta el costo estimado de los bienes vendidos.

• Proporcione estimaciones realistas al comprador: los compradores confían en una estimación realista de su responsabilidad. Esto ayuda a agilizar el proceso de cobro de pagos para los vendedores.

¿Qué se incluye en la factura proforma?

La factura de Performa contiene toda la información de un producto o servicio que se vende, el costo y el monto adeudado por ambas partes involucradas en la transacción.

Detalles del proveedor de servicios/vendedor

• Nombre de la Persona/Empresa
• Número de teléfono
• Dirección
• Identificación de correo

Detalles del cliente/cliente

• Nombre del Cliente/Cliente
• GSTIN
• Dirección
• Identificación de correo
• Número de teléfono

Lectura sugerida: Cómo crear una factura de Performa en TallyPrime

Otros detalles de pago y entrega

• Orden de compra número.
• Fecha de suministro
• Número de referencia del proveedor
• Documento de despacho No.
• Modo de envío
• Condiciones de entrega
• Fecha de entrega
• Modo de pago

Detalles de ventas

• Fecha de factura de Performa
• Descripción detallada de los productos o servicios a suministrar
• Cantidad abastecida
• Tarifa por unidad
• Impuestos GST, IVA o Cess
• Descuentos si aplica
• Importe neto a pagar por el cliente o cliente.

¿Cómo crear una factura proforma?

Hay tres formas de crear una factura pro forma en general en función de la cantidad de entradas y el trabajo manual que alguien quiere hacer. Estas son las tres formas principales de crear una factura Profoma.

Método tradicional de libro de facturas

Este método también se conoce como el método del libro de facturas manual y es la forma más antigua de crear facturas proforma. Esto implica la entrada en papel de toda la información relacionada con el producto o servicio que se vende junto con los costos según los requisitos del proveedor.

Ventajas del método tradicional de libro de facturas

• Extremadamente simple
• No requiere infraestructura

Contras del método tradicional del libro de facturas

• Aburrido y repetitivo
• Propenso a errores humanos

El método tradicional BillBook es apto para

• Particulares/Propietario
• Uso ocasional

Aunque el libro de facturas manual alguna vez fue el único método utilizado para crear facturas proforma, la llegada de las herramientas de facturación electrónica hizo que este método fuera casi obsoleto.

Lectura sugerida: Los mejores sitios para descargar plantillas de facturas gratuitas

Factura proforma en excel

También puede usar Excel o Google Sheets para crear Proforma. Es extremadamente fácil hacer facturas Proforma en Excel, ya que permite a los usuarios hacer cálculos precisos y regenerarlos rápidamente con cambios menores.

En general, hay dos formas de usar hojas de Excel o Google para crear una factura proforma en línea:

• Cree una plantilla de factura personalizada de Performa en Excel: los usuarios pueden definir sus campos y crear su propia plantilla de factura Proforma en Excel. Sin embargo, los usuarios deben tener un buen dominio de la herramienta para utilizar el formato de factura de Performa en Excel.

• Use un formato de factura de Excel prediseñado: una de las formas más fáciles de crear una factura proforma es descargar un formato de Excel prediseñado de una factura proforma e ingresar todos los datos y campos necesarios.

Guía paso a paso para crear una factura proforma en formato Excel

• Descargue y abra la opción de plantilla de factura adjunta

• Ingrese todos los detalles como el nombre del proveedor, el nombre del cliente, la dirección, el GSTIN, la identificación del correo electrónico, etc.

• Introduzca la fecha y el número de factura

• Luego, ingrese todos los detalles como la fecha de la factura, el monto, el monto del impuesto, el descuento, etc.

• Ahora, guárdelo como una plantilla de factura Proforma en formato "xlsx" o seleccione el área requerida e imprímala

• Puede enviar el archivo de Excel con la factura de Performa directamente por correo o imprimirlo como una copia impresa o un archivo PDF.

  

Ventajas de hacer una factura proforma en Excel:

• Fácil de crear, editar e imprimir
• Reduce los errores humanos
• Regeneración rápida para uso frecuente

Desventajas de usar Excel para hacer una factura de Performa

• Requiere un poco de conocimiento técnico en Excel
• No apto para hacer negocios medianos y grandes
• No se pueden almacenar datos históricos correctamente

La factura de Performa en Excel es adecuada para:

• Pequeñas empresas con uso ocasional
• Autónomos y autónomos

Aunque Excel es simple y se usa para crear facturas proforma de vez en cuando, no es la forma más confiable ya que existen muchos vacíos en la realización de cambios, el almacenamiento de datos, la actualización, la conversión de proforma a la factura y la creación automatizada de proforma.

Lectura sugerida: El mejor software gratuito de facturación para pequeñas empresas

Uso del software de facturación de Performa

El software de creación de facturas proforma es la mejor manera de crear facturas proforma. Para crear una factura proforma, los usuarios solo necesitan ingresar todos los detalles del cliente y el producto, servicio y cantidad. Los contadores no necesitan preocuparse por las plantillas y los campos.

El software de facturación tiene una gran ventaja sobre las plantillas de Excel al crearlo. Proporciona muchas características como automatización, configuración de campos predefinidos, fácil actualización y almacenamiento de datos en una base de datos centralizada.

Puede usar software de facturación dedicado como SleekBill, MyBillBook y Vyapaar para crear facturas de Performa. Este software brinda opciones para habilitar y deshabilitar múltiples campos y elegir diferentes formatos, colores, moneda y plantillas para la creación de Proforma.

Ventajas de usar un software de facturación

• Plantillas y formato de factura proforma aceptados por la industria
• Altamente personalizable
• Prellene los detalles de clientes, productos, servicios, tarifas e impuestos
• Base de datos centralizada para almacenar todos los datos
• Proforma fácil de rastrear y actualizar

Desventajas de usar el software de creación de facturas proforma

• Puede ser costoso para usuarios ocasionales. (Sin embargo, hay muchos programas gratuitos para hacer facturas proforma como SleekBill)
• Requiere entrenamiento práctico básico

Formato de factura proforma para GST

Las facturas proforma constituyen cálculos de impuestos indirectos para informar a los clientes sobre el valor exacto de la factura y el impuesto aplicable. Antes de la era GST, solía ser el IVA, y cada factura de Performa solía tener tasas de IVA aplicables y detalles del IVA.

Una factura proforma GST adecuada incluirá los siguientes detalles:

• Proveedores GSTIN, nombre y dirección
• Validez de la proforma
• Nombre, dirección y GSTIN del comprador (en caso de B2B)
• Código SAC/HSN del Bien o Servicio a suministrar
• Tasas de GST aplicables y desglose por artículo
• Lugar y dirección de suministro

¿La factura proforma es legalmente vinculante?

La factura proforma no es legalmente vinculante, ya que es solo una estimación del costo de los bienes y servicios que se suministrarán. Si bien el cliente puede negociar el precio mencionado en él antes de aceptarlo, no genera la obligación de que el cliente pague ni que el vendedor entregue nada.

Una factura de Performa se vuelve legalmente vinculante solo cuando se convierte en una factura real. Sin embargo, la factura se considera como referencia para pagos, entregas e incluso para redactar contratos.

Lectura sugerida: Los mejores generadores de facturas gratuitos con plantillas de facturas personalizadas

Diferencia entre la factura de Performa y otras facturas

Generalmente, cuatro tipos de documentos están involucrados en la venta o compra de un producto. Orden de compra, factura proforma, cotización y factura. Aquí está la importancia de cada documento en orden cronológico.

• Orden de compra: una orden de compra es un documento formal utilizado por los compradores para adquirir bienes o servicios de los vendedores. Es emitido por el cliente para comunicar los requisitos a los vendedores.

• Cotización: Una cotización es una oferta hecha por un vendedor para un producto y servicio específico. También es una estimación y, a menudo, se intercambia con "Performa Factura".

• Factura Proforma: Documento que contiene el valor estimado de los bienes o servicios que se suministrarán al comprador junto con impuestos aproximados, descuentos y otros cargos.

• Factura: Las facturas son documentos financieros que prevén la entrega y elevan la obligación de pago. Incluye información sobre cantidades, precios, fechas y detalles fiscales de la transacción realizada.

Las órdenes de compra y las facturas son completamente diferentes de las facturas Proforma. El comprador emite una orden de compra, mientras que el vendedor emite una proforma. Una factura proforma es un presupuesto simple, mientras que una factura es un documento legalmente vinculante.

Sin embargo, la mayoría de las personas se confunden entre factura proforma y cotización y, a menudo, los usan indistintamente.

Factura Pro Forma Vs Cotizaciones

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