Формат счета-проформы: как создать счет-проформу

Счет-проформа является одним из самых важных документов при торговле. Счет-проформа помогает продавцам подтверждать сделку, получать аванс и заключать сделки. С другой стороны, он позволяет покупателям рассчитывать налоги, стоимость доставки, скидки и т. д. Короче говоря, это довольно популярный предпродажный документ, широко используемый в сфере торговли и услуг.

У мелких торговцев и поставщиков услуг часто возникают проблемы с подготовкой счета-фактуры Performa, поскольку существует несколько факторов, которые бухгалтеры и владельцы бизнеса должны учитывать при создании формы. Эта статья призвана предоставить все детали, связанные с этим, а также широко распространенный формат счета-фактуры Performa для GST, который вы можете легко редактировать.

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это документ, содержащий оценочную стоимость товаров или услуг, которые должны быть поставлены покупателю. Это похоже на обычную налоговую накладную с упоминанием «Проформа» вверху. Он создается для расчета налогов, импорта и экспорта, доставки, получения оплаты, подтверждения торговли и так далее.

Сюда входят сведения о покупателе, продавце, GSTIN, дате, стоимости поставляемых продуктов/услуг, взимаемом GST и т. д. Это помогает компаниям дать реалистичную оценку суммы, которую покупателю, возможно, придется заплатить. Некоторые предприятия используют Performa в качестве котировок, а владельцы бизнеса могут даже использовать его для подтверждения сделки.

Как правило, он готовится с использованием программного обеспечения для выставления счетов или Excel. В Интернете есть тысячи шаблонов счетов-проформ Excel, но лишь немногие из них соответствуют общепринятым стандартам.

Рекомендуем прочитать: Счет-проформа и налоговый счет-фактура: в чем разница

Зачем и когда использовать счет-проформу?

Счет-проформа — это документ, предоставляемый потенциальным покупателям в отношении продаж, получения оплаты и расчета налогов.

• Налоговые расчеты: счет-проформа помогает покупателю получить реальную оценку налога на товары и услуги, импортной пошлины и других налогов.

• Получение платежа: покупатель, как правило, платит аванс за получение товара/услуги в зависимости от стоимости, указанной в проформе. Кроме того, проформа очень важна для приема платежей из-за рубежа.

• Подтверждение сделки: иногда Проформа также используется для подтверждения сделки, поскольку покупатель принимает расчетную стоимость проданных товаров.

• Предоставьте покупателю реалистичные оценки: Покупатели полагаются на реалистичную оценку своей ответственности. Это помогает упростить процесс сбора платежей для продавцов.

Что включено в счет-проформу?

Счет-фактура Performa содержит всю информацию о продаваемом продукте или услуге, стоимости, а также сумме, причитающейся обеим сторонам, участвующим в сделке.

Сведения о поставщике услуг/продавце

• Имя физического лица/компании
• Телефонный номер
• Адрес
• Email ID

Сведения о клиенте/клиенте

• Имя заказчика/клиента
• GSTIN
• Адрес
• Email ID
• Телефонный номер

Рекомендуем прочитать: Как создать счет-фактуру Performa в TallyPrime

Другие детали оплаты и доставки

• Заказ номер.
• Дата поставки
• Справочный номер поставщика
• Отгрузочный документ №
• Режим отправки
• Условия доставки
• Дата доставки
• Режим оплаты

Детали продажи

• Дата выставления счета-фактуры
• Подробное описание продуктов или услуг, которые будут поставляться
• Поставляемое количество
• Ставка за единицу
• Налоги GST, НДС или Cess
• Скидки, если применимо
• Чистая сумма, подлежащая уплате клиентом или заказчиком.

Как создать счет-проформу?

Существует три способа создания счета-проформы в зависимости от количества записей и ручной работы, которую кто-то хочет выполнить. Вот три основных способа создания счета Profoma.

Традиционный метод BillBook

Этот метод также известен как метод ручной книги счетов, и это самый старый способ создания счета-проформы. Это включает бумажный ввод всей информации, связанной с продаваемым продуктом или услугой, а также затрат в соответствии с требованиями поставщика.

Плюсы традиционного метода BillBook

• Чрезвычайно просто
• Инфраструктура не требуется

Минусы традиционного метода BillBook

• Утомительный и повторяющийся
• Склонен к человеческим ошибкам

Традиционный метод BillBook подходит для

• Физические лица/частные лица
• Периодическое использование

Хотя ручная книга счетов когда-то была единственным методом, используемым для создания проформы-счета, появление электронных инструментов выставления счетов-фактур сделало этот метод почти устаревшим.

Рекомендуем прочитать: Лучшие сайты для загрузки бесплатных шаблонов счетов

Счет-проформа в Excel

Вы также можете использовать Excel или Google Таблицы для создания проформы. В Excel очень легко создавать счета-проформы, поскольку это позволяет пользователям делать точные расчеты и быстро восстанавливать их с небольшими изменениями.

Как правило, существует два способа использования листов Excel или Google для создания счета-проформы онлайн:

• Создание пользовательского шаблона счета-фактуры Performa в Excel: пользователи могут определить свои поля и создать свой собственный шаблон счета-проформы в Excel. Однако пользователям необходимо хорошо владеть инструментом, чтобы использовать формат счета-фактуры Performa в Excel.

• Используйте предварительно созданный формат счета-проформы Excel. Один из самых простых способов создать счет-проформу — загрузить предварительно созданный формат счета-проформы Excel и ввести все необходимые данные и поля.

Пошаговое руководство по созданию счета-проформы в формате Excel

• Загрузите и откройте прикрепленный вариант шаблона счета-фактуры.

• Введите все данные, такие как имя поставщика, имя клиента, адрес, GSTIN, идентификатор электронной почты и т. д.

• Введите дату и номер счета

• Затем введите все данные, такие как дата счета, сумма, сумма налога, скидка и т. д.

• Теперь либо сохраните его как шаблон счета-проформы в формате «xlsx», либо выберите нужную область и распечатайте его.

• Вы можете либо отправить файл Excel со счетом-фактурой Performa непосредственно по почте, либо распечатать его в виде печатной копии или файла PDF.

Плюсы создания счета-проформы в Excel:

• Легко создавать, редактировать и печатать
• Сокращает человеческие ошибки
• Быстрая регенерация для частого использования

Минусы использования Excel для выставления счета Performa

• Требуются небольшие технические знания в Excel
• Не подходит для ведения среднего и крупного бизнеса
• Не удается правильно сохранить исторические данные

Счет-фактура Performa в Excel подходит для:

• Малый бизнес со случайным использованием
• Самозанятые и фрилансеры

Хотя Excel прост и иногда используется для создания счетов-проформ, это не самый надежный способ, поскольку существует много пробелов при внесении изменений, хранении данных, обновлении, преобразовании проформы в счет и автоматическом создании проформы.

Рекомендуем прочитать: Лучшее бесплатное программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса

Использование программного обеспечения для выставления счетов Performa

Программное обеспечение для создания счетов-проформ - лучший способ создавать счета-проформы. Чтобы создать счет-проформу, пользователям просто нужно ввести все данные клиента, а также продукт, услугу и количество. Бухгалтерам не нужно беспокоиться о шаблонах и полях.

Программное обеспечение для выставления счетов имеет огромное преимущество перед шаблонами Excel при его создании. Он предоставляет множество функций, таких как автоматизация, настройка предопределенных полей, простое обновление и хранение данных в централизованной базе данных.

Вы можете использовать специальное программное обеспечение для выставления счетов, такое как SleekBill, MyBillBook и Vyapaar, для создания счетов-фактур Performa. Это программное обеспечение предоставляет возможности для включения и отключения нескольких полей и выбора различных форматов, цветов, валюты и шаблонов для создания формы.

Плюсы использования программного обеспечения для выставления счетов

• Принятые в отрасли проформы Шаблоны и формат счетов-фактур
• Широкие возможности настройки
• Предварительно заполните сведения о клиенте, продукте, услуге, тарифах и налогах.
• Централизованная база данных для хранения всех данных
• Легко отслеживать и обновлять проформу

Минусы использования программного обеспечения для выставления счетов-проформ

• Это может быть дорого для случайных пользователей. (Однако существует множество бесплатных программ для создания счетов-проформ, таких как SleekBill)
• Требуется базовая практическая подготовка

Формат счета-проформы для GST

Счета-проформы представляют собой расчеты косвенных налогов, чтобы информировать клиентов о точной стоимости счета и применимом налоге. До эпохи GST это был НДС, и каждый счет-фактура Performa имел применимые ставки НДС и детали НДС.

Надлежащий счет-проформа GST будет включать следующие данные:

• GSTIN поставщиков, наименование и адрес
• Срок действия проформы
• Имя покупателя, адрес и GSTIN (в случае B2B)
• Код SAC/HSN поставляемых товаров или услуг
• Применимые ставки GST и разбивка по товарам
• Место и адрес для поставки

Является ли счет-проформа обязательным по закону?

Счет-проформа не является юридически обязывающим, так как это всего лишь оценка стоимости товаров и услуг, которые должны быть предоставлены. Хотя покупатель может договориться о цене, указанной в нем, до принятия, это не налагает обязательства на покупателя заплатить или на продавца доставить что-либо.

Счет-фактура Performa становится юридически обязательным только после преобразования в фактический счет-фактуру. Тем не менее, счет-фактура рассматривается как ссылка для оплаты, доставки и даже для проектов контрактов.

Предлагаем прочитать: Лучшие бесплатные генераторы счетов с настраиваемыми шаблонами счетов

Разница между счетом-фактурой Performa и другими счетами-фактурами

Как правило, при продаже или покупке продукта используются четыре типа документов. Заказ на покупку, счет-проформа, предложение и счет-фактура. Вот важность каждого документа в хронологическом порядке.

• Заказ на покупку: Заказ на покупку — это официальный документ, используемый покупателями для покупки товаров или услуг у продавцов. Он выдается заказчиком для сообщения требований продавцам.

• Цитата: Цитата - это предложение, сделанное продавцом для определенного продукта и услуги. Это также оценка, которую часто заменяют «счетом-фактурой».

• Счет-проформа: документ, содержащий оценочную стоимость товаров или услуг, которые должны быть предоставлены покупателю, а также примерные налоги, скидки и другие сборы.

• Счет- фактура: Счета-фактуры — это финансовые документы, которые обеспечивают доставку и вызывают обязательство по оплате. Он включает информацию о количестве, ценах, датах и ​​налоговых реквизитах проведенной транзакции.

Заказы на покупку и счета полностью отличаются от счетов-проформ. Заказ на покупку выдается покупателем, а проформа выдается продавцом. Счет-проформа представляет собой простую смету, тогда как счет-фактура является юридически обязывающим документом.

Однако большинство людей путают счет-проформу и предложение и часто используют их взаимозаменяемо.

Проформа счета против котировок

Часто задаваемые вопросы