Cómo administrar la contabilidad para pequeñas empresas: la lista de verificación completa

La contabilidad es el alma de cualquier negocio exitoso, ya sea una empresa unipersonal o Google. Una operación contable precisa y bien administrada puede ser la diferencia entre el éxito y la ruina de una empresa. La contabilidad ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, el inventario, etc., lo que ayuda a los dueños de negocios a tomar decisiones informadas.

Si encuentra que las tareas de facturación y presentación de GST son engorrosas, es el momento en que debe pensar en automatizar el proceso de gestión financiera. Le responderemos en detalle sobre cómo administrar cuentas para pequeñas empresas.

La contabilidad es un proceso comercial costoso que requiere experiencia, que no es asequible para las pequeñas empresas. Sin embargo, puede administrar sus cuentas comerciales sin gastar grandes recursos con la ayuda de las herramientas y la orientación de contabilidad adecuadas.

¿Qué es una pequeña empresa exactamente?

La pequeña empresa es un concepto relativo; algunas empresas son pequeñas por área, algunas por personas y otras por operación. Para ser muy claro sobre la declaración, puede considerar algunos parámetros como una pequeña empresa.

Estos parámetros no están establecidos por ley o reglamento, sino solo para una mejor comprensión. Si su empresa se ajusta a alguno de los siguientes parámetros, puede considerar su empresa como una pequeña empresa.

Por número de empleado:

• Menos de 20 empleados para el sector de servicios
• Menos de 40 empleados para el sector comercial

Por lugar de trabajo:

• Tener menos de tres puntos de venta

Por Operaciones:

• Tener menos de 200 órdenes de compra al mes para el sector comercio
• Menos de 100 facturas al mes por Sector servicios

Por Ventas:

• Facturación anual inferior a 5 millones de rupias para el sector comercial. Ventas diarias promedio de menos de 1.5 Lakh (aprox.)
• Facturación anual inferior a 2 millones de rupias para el sector de servicios.

Por tipo:

• Tiendas minoristas, puntos de venta de alimentos, ferreterías, tiendas de electrónica, librerías, etc.
• El pequeño servicio ofrece: Servicios de reparación, alquiler, mantenimiento, etc.
• Profesionales, Médicos, Consultores, CA, Traductores, etc.

¿Qué es la contabilidad de pequeñas empresas?

La contabilidad de pequeñas empresas es un proceso para registrar, rastrear y mantener registros financieros. La contabilidad para pequeñas empresas hace hincapié en la facturación, el seguimiento de extractos bancarios, la gestión del libro mayor de proveedores y deudas y el seguimiento de gastos.

Si mantiene un diario, un libro de caja o una hoja de Excel para realizar un seguimiento de los gastos, las ventas o los pagos. En ese caso, se encuentra en la fase inicial de contabilidad, es decir, teneduría de libros. Pero aquí, no estamos hablando de registrar transacciones, sino de hacer un seguimiento de todas estas transacciones de una manera más inteligente para su negocio.

Prioridades de la Contabilidad de PYMES

Las prioridades de la contabilidad para los propietarios de pequeñas empresas son muy diferentes del sistema contable de las grandes empresas. Aquí están las soluciones significativas que ofrece el software de contabilidad SMB.

• Facturación
• Seguimiento de gastos
• Registro de compra
• Registro de ventas
• Libro mayor de acreedores preciso
• Libro mayor de deudores preciso
• Conciliación de extractos bancarios
• GST y declaración de impuestos sobre la renta
• Balance, Pérdidas y Ganancias, Preparación del Estado de Flujo de Efectivo

Terminologías contables básicas que lo mantienen pensando

Aquí, enumeramos algunos términos financieros esenciales y básicos que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer.

• Ingresos/Ventas/Ingresos: Los ingresos del negocio son ingresos, que se pueden denominar ventas. Las ventas pueden ser al contado o al crédito.

• Acreedores/Cuentas por pagar: Los acreedores son las personas a las que usted les debe dinero. Estos pueden ser proveedores, bancos, empleados o cualquier otra persona o empresa.

• Deudores/Cuentas por cobrar: Los deudores son las personas a las que les ha vendido algo a crédito y aún le deben dinero.

• Libro mayor: Un libro mayor es un registro de todas las transacciones relacionadas con una persona, entidad o tipo en particular. Un libro mayor proporciona registros consolidados de todas las transacciones relacionadas y los saldos vencidos. Libro mayor de proveedores, libro mayor de deudores son los ejemplos más comunes.

• Presupuesto: Un presupuesto es una estimación de ingresos y gastos redactada para un período u operación financiera determinada. Los presupuestos se basan en análisis y previsiones anteriores.

• Extracto bancario: El extracto bancario es un informe que contiene todas las transacciones de su cuenta bancaria.

• Activo: Un activo es cualquier cosa que tiene valor, ya sea físico o no físico. Terreno, Edificación, mobiliario, informática, etc.

• Pasivo: Un pasivo es una deuda u obligación que tiene una empresa. Por ejemplo, alquiler a pagar por el mes, intereses a pagar.

• Año Financiero: El período comprendido entre el 1 de abril del año inicial y el 31 de marzo del año siguiente.

• GST: GST (impuesto sobre bienes y servicios) es un impuesto indirecto que debe cobrar a sus clientes en la India. Se grava sobre la venta de bienes o servicios. La tasa GST en la India es del 5 %, 12 %, 18 % o 28 %, según el tipo de bien o servicio.

• Estado Financiero: El estado financiero es un informe que proporciona toda la información sobre su negocio y sus actividades. El balance general, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujo de efectivo son ejemplos importantes de estados financieros.

Estados financieros para una pequeña empresa

Los estados financieros son informes consolidados y resumidos que representan todas las transacciones comerciales en diferentes períodos financieros. Ofrecen una imagen general de las actividades contables, el rendimiento y la salud financiera. Estos son los estados financieros más importantes para las pequeñas empresas:

• Balance General: Este es uno de los informes financieros más importantes para cualquier negocio. El balance general de las pequeñas empresas representa la situación financiera de sus activos, pasivos y patrimonio al final del año fiscal.

• Estado de pérdidas y ganancias: el estado de pérdidas y ganancias para pequeñas empresas muestra los ingresos y los gastos de un ejercicio económico en particular. Le ayuda a ver si su negocio está obteniendo ganancias o pérdidas y la razón detrás de esto.

• Estado de flujo de efectivo: el estado de flujo de efectivo brinda una imagen completa de la entrada, rotación y salida de efectivo de su negocio.

Informes contables para pequeñas empresas

Los informes son los datos resumidos relacionados con cualquier transacción financiera específica del negocio. Algunos de los informes contables para pequeñas empresas son:

• Informes de ventas: este informe le indica cuántos ingresos ha generado su empresa a partir de las ventas. Se puede segregar aún más en términos de productos, clientes u otros factores.

• Informe de compras: este informe muestra las compras realizadas por su empresa durante un tiempo determinado. Se puede segregar sobre la base de diferentes tipos de compras, proveedores u otros factores.

• Informes de GST: los informes de devolución de GST, también conocidos como informes GSTR, brindan información útil sobre el GST que ha pagado o cobrado, y el GST exacto a pagar por el mes.

• Informes de gastos: un informe de gastos ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de su negocio. Le brinda la lista de gastos para un período en particular para que pueda rastrearlos, monitorearlos y analizarlos.

Cómo hacer contabilidad para pequeñas empresas: efectivo versus contabilidad acumulada

Si no ha estudiado contabilidad en su universidad, es posible que se pregunte qué son los métodos de contabilidad de efectivo y de acumulación. Expliquemos estos dos servicios de contabilidad para pequeñas empresas en términos sencillos.

¿Qué es la Contabilidad de Caja?

La contabilidad de caja se refiere al registro de una transacción que se registra solo cuando se intercambia una contraprestación. Por ejemplo, si posee una librería, vende libros e inmediatamente recibe efectivo de los clientes.

Puede ingresar rápidamente la transacción en su software de contabilidad o libros cuando se completa la venta. Cada vez que solicita libros a un proveedor, registra la transacción de compra solo cuando paga al proveedor en efectivo, cheque o transferencia bancaria.

Suponga que vende y reserva a crédito a su cliente habitual. En ese caso, de acuerdo con el sistema de contabilidad de caja, no puede registrar la transacción cuando realiza la venta, sino solo cuando el cliente le paga. Si vendió el libro en diciembre de 2021 y recibió el dinero en marzo de 2022, la venta se registrará en la fecha posterior.

¿Qué es la contabilidad de devengo?

El sistema de contabilidad de acumulación implica transacciones que se registran y vencen. Este método de contabilidad no tiene nada que ver con el pago y el recibo. El método de acumulación depende de la acumulación de eventos en lugar de un intercambio de contraprestaciones.

Por ejemplo, si compra bienes a su proveedor a crédito, la transacción se registra inmediatamente en la factura proporcionada por el proveedor. Ya sea que le pague al proveedor al instante, o después de un mes, un año o nunca le devuelva el dinero, no hay diferencia en el registro inicial. Las transacciones se registran instantáneamente cuando vencen.

Lectura sugerida: Diferencia entre la base de efectivo y la base contable de acumulación: ¿Cuál es mejor para las PYMES?

Diferencia entre el método de contabilidad de efectivo y de acumulación

Efectivo frente a devengo: qué sistema de contabilidad para pymes debería elegir

El sistema contable de acumulación es el procedimiento contable ampliamente aceptado en la India. El sistema de caja de contabilidad no es exacto ni legalmente aceptado. Por lo tanto, siempre debe elegir el sistema de contabilidad de acumulación, a menos que necesite específicamente el otro.

Cómo administrar la contabilidad para pequeñas empresas: proceso paso a paso

La contabilidad para pequeñas empresas es extremadamente fácil si se hace paso a paso. Así es como puede administrar las cuentas de su negocio de una manera fácil.

Use una cuenta bancaria separada

Una de las primeras cosas que debe hacer es configurar una cuenta bancaria comercial separada para su empresa. De esta manera, puede rastrear fácilmente todas las transacciones relacionadas con su negocio.

Implementar un software o aplicación de contabilidad

El registro manual de transacciones es cosa del pasado. Incluso las hojas de Excel no son una opción viable. El software de contabilidad facilita la creación y el intercambio de facturas incluso en su teléfono inteligente. Es fácil generar facturas, registrar transacciones y ver libros de contabilidad con la ayuda de un software de contabilidad.

Configurar un proceso de facturación

Siempre emita facturas por los bienes y servicios que proporcione con los detalles del GST. Si genera una factura con una aplicación de contabilidad, registrará automáticamente la transacción y actualizará el libro mayor de deudores.

Registrar todas las transacciones

Registrar siempre todas las transacciones de Compras, Gastos, Recibos y Pagos. Debe especificar tres cosas al registrar estas transacciones: el monto de las transacciones, la naturaleza de la transacción (ventas, gastos, compras) y el nombre de la parte contra la cual se registra la transacción.

Registro contable

La publicación en el libro mayor es extremadamente importante para realizar un seguimiento de sus deudores, proveedores, acreedores y clientes.

“Suponga que registra todas las transacciones de un día en su diario en orden cronológico. Imagine un cliente habitual suyo, digamos "Sr. A" paga a fin de mes. ¿Cómo sabría el monto total por cobrar al final de cada mes de ese cliente en particular?

Incluso si ha registrado todas las transacciones, será tedioso determinar el monto por cobrar o por pagar al final de un período. Es posible que tenga cientos de clientes, proveedores y acreedores.

Imagina que llevas otro cuaderno con una página separada para las transacciones del Sr. A. Siempre que el Sr. A compre bienes, los registra una vez en su primer diario en orden cronológico y registra la transacción en los libros del Sr. A en su otro diario. Ahora, al final del mes, puede pasar la página del Sr. A en su diario y calcular el saldo adeudado”.

De esta manera, puede mantener registros precisos de todos sus montos por cobrar y por pagar en un momento dado. De esto se trata la contabilización en el libro mayor. No se preocupe si piensa que es un trabajo de oficina y consumiría mucho de su tiempo. La mayoría de los programas de contabilidad para pequeñas empresas lo hacen automáticamente.

El software de contabilidad para pequeñas empresas debita directamente el monto de la factura en la cuenta del cliente. Además, cada vez que recibe un pago, puede ingresar el monto del pago y liquida automáticamente el saldo del deudor.

Simplemente puede ingresar el nombre de su cliente en la aplicación de contabilidad y puede ver todas las transacciones, el saldo adeudado y las facturas vencidas con unos pocos toques en la pantalla de su teléfono.

Resumen y consolidación

Esta es probablemente la parte más complicada, pero no si utiliza las herramientas de contabilidad adecuadas. Esta parte del negocio incluye determinar la posición financiera de su negocio. Las siguientes cosas son más cruciales desde la perspectiva de SMB.

Ganancias y Pérdidas del Período

Así es como puede determinar las ganancias y pérdidas del negocio al final del año fiscal.

Para la industria comercial:

Ganancia/pérdida = Ventas – Costo de los bienes vendidos – Gastos

COGS (costo de los bienes vendidos) = Inventario inicial + Compras – Inventario final

Para la industria de servicios:

Ganancia/Pérdida = Valor Total de Servicios – Gastos

Pasivo circulante

Los pasivos son la cantidad que su negocio posee para pagar a otros. Así es como puede calcular los pasivos en cualquier momento:

Pasivo Corriente = Monto por Pagar a Proveedores + Otros Acreedores + Gastos no Pagados

Activos circulantes

Representa la capacidad de su negocio para pagar los pasivos.

Activos = Importe por cobrar de los clientes + Existencias en mano + Efectivo en mano/Banco + Gastos prepagos

6 consejos comprobados de contabilidad para pequeñas empresas

Hay algunas otras cosas a tener en cuenta al administrar la contabilidad de su pequeña empresa:

• Usar software de contabilidad computarizado

El uso de un software de facturación simple o un software de contabilidad basado en teléfonos inteligentes facilitará sus tareas básicas de contabilidad. AlignBooks, myBillBook y Vyapaar son algunos de los programas de contabilidad más fáciles de usar utilizados por miles de PYMES en la India. También puede generar facturas utilizando estas aplicaciones de contabilidad.

• Separe los gastos personales de los gastos comerciales

Utilice siempre cuentas bancarias separadas para transacciones personales o comerciales. Esto mejorará la precisión y reducirá la complejidad en la contabilidad.

• Minimice el Pago en Efectivo y el Recibo en Efectivo

Es más difícil rastrear las transacciones en efectivo. Utilice transferencias bancarias, UPI o cheques para realizar o recibir pagos.

• Introducir comentarios

Cada vez que realice un pago digital desde PayTM, Gpay, etc., siempre ingrese comentarios sobre el pago como "por electricidad".

• Garantice cálculos precisos

La precisión es vital. Si realiza una entrada manual, siempre verifique dos veces el cálculo en busca de errores o equivocaciones.

• Hacer entradas regulares

Si ingresa una gran cantidad de facturas, pagos o recibos a la vez, es probable que se produzcan errores y omisiones. Actualice periódicamente sus libros de contabilidad para que sean precisos.

Lista de verificación de contabilidad para pequeñas empresas

Aquí está nuestra lista de verificación de las tareas más importantes para administrar mejor los libros de cuentas de su empresa:

Lista de verificación diaria

• Verifique que todas las transacciones se registren en sus respectivas cuentas contables según la fecha de la transacción.
• Revise sus libros diariamente para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados.
• Comprueba si hay alguna factura o pago pendiente antes de que finalice cada mes.
• Cuente su efectivo en mano con el diario al final del día

Lista de verificación mensual

• Concilia tu libreta y tu libro de caja.
• Cuente todas las cuentas de deudores, acreedores, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
• Verifique el ITC reclamado, el GST recaudado y el GST a pagar y compárelo con sus declaraciones de GST
• Pregunte a su deudor y acreedores por sus libros mayores (en sus libros de cuentas) y conéctelos con sus libros mayores en sus Libros de cuentas.

Lista de verificación anual (a menudo requiere ayuda profesional)

• Preparar el balance general, estado de pérdidas y ganancias y CFS.
• Compara tus cuentas anuales con las del año anterior.
• Si encuentra alguna discrepancia, investíguela y rectifíquela.
• Revise su estado fiscal y de cumplimiento.

¿Por qué necesita invertir en un sistema de contabilidad para pequeñas empresas?

“La palabra contabilidad viene de la palabra rendición de cuentas. Si vas a ser rico, debes ser responsable de tu dinero”. – Robert T. Kiyosaki

Además del posicionamiento futuro a largo plazo de la empresa, esta es la razón por la que necesita invertir en el software de contabilidad de las pequeñas empresas.

porque es obligatorio

Si su facturación anual es superior a 1 crore/año (para comerciantes) y 50 lakh/año (para profesionales), es obligatorio por ley llevar libros de contabilidad.

Para realizar un seguimiento eficaz de los ingresos y los gastos

Uno de los principales objetivos de la contabilidad es realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. Esta información se puede utilizar para determinar la posición financiera de una empresa, realizar un seguimiento de las tendencias y detener las fugas innecesarias.

Para tomar decisiones comerciales informadas

La información contable precisa permite a los dueños de negocios tomar decisiones informadas sobre el crecimiento de su negocio. Los estados financieros, como el balance general y el estado de pérdidas y ganancias, pueden brindar información sobre la posición financiera de una empresa y el rendimiento durante un período.

Para entender los requisitos fiscales

Los dueños de negocios deben ser conscientes de sus requisitos fiscales y cumplir mejor con estas obligaciones. La información contable es fundamental para calcular los impuestos a pagar.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad para pequeñas empresas