Cara Mengelola Akuntansi untuk Usaha Kecil: Daftar Periksa Lengkap

Akuntansi adalah jiwa dari setiap bisnis yang sukses, baik perusahaan satu orang atau Google. Operasi akuntansi yang akurat dan dikelola dengan baik bisa menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kejatuhan perusahaan. Akuntansi membantu bisnis melacak hutang, piutang, inventaris, dan sebagainya, membantu pemilik bisnis membuat keputusan yang tepat.

Jika Anda merasa tugas pembuatan faktur dan pengarsipan GST rumit, inilah saatnya Anda harus memikirkan untuk mengotomatisasi proses pengelolaan keuangan. Kami akan menjawab Anda secara rinci tentang cara mengelola akun untuk bisnis kecil.

Akuntansi adalah proses bisnis mahal yang membutuhkan keahlian, yang tidak terjangkau untuk usaha kecil. Namun, Anda dapat mengelola akun bisnis Anda tanpa menghabiskan sumber daya yang besar dengan bantuan alat dan panduan akuntansi yang tepat.

Apa Sebenarnya Bisnis Kecil Itu?

Usaha kecil adalah konsep yang relatif; beberapa bisnis kecil berdasarkan area, beberapa berdasarkan orang, dan beberapa berdasarkan operasi. Agar lebih jelas tentang pernyataan itu, Anda dapat mempertimbangkan beberapa parameter sebagai bisnis kecil.

Parameter ini tidak diatur oleh hukum atau buku peraturan tetapi hanya untuk pemahaman yang lebih baik. Jika bisnis Anda cocok dengan salah satu parameter berikut, Anda dapat mempertimbangkan bisnis Anda sebagai bisnis kecil.

Berdasarkan nomor karyawan:

• Kurang dari 20 Karyawan untuk Sektor Jasa
• Kurang dari 40 Karyawan untuk Sektor Perdagangan

Menurut Tempat Kerja:

• Memiliki kurang dari tiga outlet

Dengan Operasi:

• Memiliki kurang dari 200 pesanan pembelian per bulan untuk sektor perdagangan
• Kurang dari 100 invoice per bulan untuk sektor jasa

Berdasarkan Penjualan:

• Omset Tahunan kurang dari 5 Crore untuk sektor perdagangan. Rata-rata penjualan harian kurang dari 1,5 Lakh (perkiraan)
• Omset Tahunan kurang dari 2 Crore untuk sektor jasa.

Berdasarkan Jenis:

• Toko eceran, Gerai makanan, toko perangkat keras, Toko elektronik, Toko buku, dll.
• Jasa kecil menyediakan: Jasa Reparasi, Sewa, Servis, dll.
• Profesional, Dokter, Konsultan, CA, Penerjemah, dll.

Apa itu Akuntansi Bisnis Kecil?

Akuntansi usaha kecil adalah proses untuk mencatat, melacak dan memelihara catatan keuangan. Akuntansi untuk usaha kecil menekankan pada faktur, pelacakan laporan bank, manajemen buku besar & vendor utang, dan pelacakan biaya.

Jika Anda memiliki buku harian, buku kas, atau lembar excel untuk melacak pengeluaran, penjualan, atau pembayaran. Dalam hal ini, Anda berada di fase awal akuntansi, yaitu pembukuan. Tapi di sini, kita tidak berbicara tentang pencatatan transaksi tetapi melacak semua transaksi ini dengan cara yang lebih cerdas untuk bisnis Anda.

Prioritas Akuntansi UKM

Prioritas akuntansi untuk pemilik usaha kecil sangat berbeda dengan sistem akuntansi bisnis besar. Berikut adalah solusi signifikan yang ditawarkan oleh perangkat lunak akuntansi SMB.

• Faktur
• Pelacakan Biaya
• Catatan Pembelian
• Catatan Penjualan
• Buku Besar Kreditur yang Akurat
• Buku Besar Debitur yang Akurat
• Rekonsiliasi Laporan Bank
• GST dan SPT Pajak Penghasilan
• Neraca, Laba Rugi, Penyusunan Laporan Arus Kas

Terminologi Akuntansi Dasar yang Membuat Anda Tetap Berpikir

Di sini, kami mencantumkan beberapa terminologi keuangan penting dan dasar yang harus diketahui oleh setiap pemilik usaha kecil.

• Pendapatan / Penjualan / Pendapatan: Pendapatan dari bisnis adalah pendapatan, yang dapat Anda sebut sebagai penjualan. Penjualan dapat dilakukan secara tunai atau kredit.

• Kreditur / Hutang: Kreditur adalah orang-orang yang Anda berutang uang. Ini bisa menjadi pemasok, bank, karyawan, atau orang atau perusahaan lain.

• Debitur/ Piutang: Debitur adalah orang-orang yang kepadanya Anda telah menjual sesuatu secara kredit, dan mereka masih berhutang uang kepada Anda.

• Buku besar: Buku besar adalah catatan semua transaksi yang terkait dengan orang, entitas, atau jenis tertentu. Buku besar menyediakan catatan konsolidasi dari semua transaksi terkait dan saldo jatuh tempo. Buku besar pemasok, buku besar debitur adalah contoh yang paling umum.

• Anggaran: Anggaran adalah perkiraan pendapatan dan pengeluaran yang dirancang untuk periode atau operasi keuangan tertentu. Anggaran didasarkan pada analisis dan perkiraan masa lalu.

• Bank Statement: Bank statement adalah laporan yang berisi semua transaksi rekening bank Anda.

• Aset: Aset adalah segala sesuatu yang memiliki nilai, baik fisik maupun non-fisik. Tanah, Bangunan, Furnitur, Komputer, dll.

• Kewajiban: Kewajiban adalah hutang atau kewajiban yang dimiliki bisnis. Misalnya, hutang sewa bulan, hutang bunga.

• Tahun Keuangan: Periode antara 1 April tahun awal dan 31 Maret tahun berikutnya.

• GST: GST (Pajak Barang dan Jasa) adalah pajak tidak langsung yang harus Anda bebankan kepada pelanggan Anda di India. Ini dikenakan pada penjualan barang atau jasa. Tarif GST di India adalah 5%, 12%, 18%, atau 28%, tergantung pada jenis barang atau jasa.

• Laporan Keuangan: Laporan keuangan adalah laporan yang menyediakan semua informasi tentang bisnis Anda dan kegiatannya. Neraca, Laporan P/L, dan laporan arus kas adalah contoh utama dari laporan keuangan.

Laporan Keuangan untuk Usaha Kecil

Laporan keuangan adalah laporan konsolidasi dan ringkasan yang mewakili semua transaksi bisnis dalam periode keuangan yang berbeda. Mereka memberikan gambaran keseluruhan tentang aktivitas akuntansi, kinerja, dan kesehatan keuangan. Berikut adalah laporan keuangan terpenting untuk bisnis kecil:

• Neraca: Ini adalah salah satu laporan keuangan terpenting untuk bisnis apa pun. Neraca untuk usaha kecil mewakili posisi keuangan aset, kewajiban, dan ekuitas Anda pada akhir tahun keuangan.

• Pernyataan P/L: Laporan laba rugi untuk usaha kecil menunjukkan pendapatan dan pengeluaran untuk tahun keuangan tertentu. Ini membantu Anda melihat apakah bisnis Anda menghasilkan untung atau rugi dan alasan di baliknya.

• Laporan Arus Kas: Laporan arus kas memberikan gambaran lengkap tentang arus masuk, rotasi, dan arus kas keluar bisnis Anda.

Laporan Akuntansi untuk Usaha Kecil

Laporan adalah ringkasan data yang terkait dengan transaksi keuangan bisnis tertentu. Beberapa laporan akuntansi untuk usaha kecil adalah:

• Laporan Penjualan: Laporan ini memberi tahu Anda berapa banyak pendapatan yang dihasilkan bisnis Anda dari penjualan. Ini dapat dipisahkan lebih lanjut dalam hal produk, pelanggan, atau faktor lainnya.

• Laporan Pembelian: Laporan ini menunjukkan pembelian yang dilakukan oleh bisnis Anda selama waktu tertentu. Itu dapat dipisahkan berdasarkan jenis pembelian, pemasok, atau faktor lain yang berbeda.

• Laporan GST: Laporan Pengembalian GST, juga dikenal sebagai laporan GSTR, memberikan informasi bermanfaat tentang GST yang telah Anda bayarkan atau kumpulkan, dan GST persis yang harus dibayarkan untuk bulan tersebut.

• Laporan Pengeluaran: Laporan pengeluaran membantu melacak pengeluaran bisnis Anda. Ini memberi Anda daftar pengeluaran untuk periode tertentu sehingga Anda dapat melacak, memantau, dan menganalisisnya.

Bagaimana Melakukan Akuntansi untuk Usaha Kecil: Akuntansi Tunai vs. Akrual

Jika Anda belum mempelajari akuntansi di perguruan tinggi Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apa itu metode akuntansi tunai dan akrual. Mari kita jelaskan kedua layanan pembukuan ini untuk usaha kecil secara awam.

Apa itu Akuntansi Kas?

Akuntansi Kas mengacu pada pencatatan transaksi yang dicatat hanya ketika imbalan dipertukarkan. Misalnya, jika Anda memiliki toko buku, Anda menjual buku dan langsung menerima uang tunai dari pelanggan.

Anda dapat dengan cepat memasukkan transaksi dalam perangkat lunak atau buku akuntansi Anda saat penjualan selesai. Setiap kali Anda memesan buku dari pemasok, Anda mencatat transaksi pembelian hanya ketika Anda membayar pemasok secara tunai, cek, atau transfer kawat.

Misalkan Anda menjual & memesan secara kredit kepada pelanggan tetap Anda. Dalam hal ini, menurut sistem akuntansi kas, Anda tidak dapat mencatat transaksi saat Anda melakukan penjualan tetapi hanya saat pelanggan membayar Anda. Jika Anda telah menjual buku pada bulan Desember 2021 dan menerima uang pada bulan Maret 2022, penjualan akan dicatat di kemudian hari.

Apa itu Akuntansi Akrual?

Sistem akuntansi akrual melibatkan transaksi yang dicatat dan jatuh tempo. Metode akuntansi ini tidak ada hubungannya dengan pembayaran dan penerimaan. Metode akrual tergantung pada akrual peristiwa alih-alih pertukaran pertimbangan.

Misalnya, jika Anda membeli barang dari pemasok Anda secara kredit, transaksi tersebut segera dicatat terhadap faktur yang diberikan oleh pemasok. Apakah Anda membayar pemasok secara instan, atau setelah sebulan, setahun atau tidak pernah membayarnya kembali, tidak ada bedanya dalam pencatatan awal. Transaksi langsung dicatat saat jatuh tempo.

Disarankan Baca: Perbedaan Antara Cash Basis Vs Accrual Basis Akuntansi: Mana yang Lebih Baik untuk UKM?

Perbedaan Antara Metode Akuntansi Kas dan Akrual

Tunai vs Akrual: Sistem Akuntansi UKM Mana yang Harus Anda Pilih

Sistem akuntansi akrual adalah prosedur akuntansi yang diterima secara luas di India. Sistem akuntansi kas tidak akurat atau tidak diterima secara hukum. Oleh karena itu, Anda harus selalu memilih sistem akuntansi akrual kecuali jika Anda secara khusus membutuhkan yang lain.

Cara Mengelola Akuntansi untuk Usaha Kecil: Proses Langkah demi Langkah

Akuntansi untuk usaha kecil sangat mudah jika dilakukan langkah demi langkah. Berikut adalah bagaimana Anda dapat mengelola akun bisnis Anda dengan cara yang mudah.

Gunakan Rekening Bank Terpisah

Salah satu hal pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan rekening bank bisnis terpisah untuk bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah melacak semua transaksi yang terkait dengan bisnis Anda.

Terapkan Perangkat Lunak atau Aplikasi Akuntansi

Pencatatan transaksi secara manual sudah ketinggalan zaman. Bahkan lembar excel bukanlah pilihan yang layak. Perangkat lunak akuntansi memudahkan pembuatan dan berbagi faktur bahkan di ponsel cerdas Anda. Sangat mudah untuk membuat faktur, mencatat transaksi, dan melihat buku besar dengan bantuan perangkat lunak akuntansi.

Siapkan Proses Faktur

Selalu terbitkan faktur untuk barang dan jasa yang Anda berikan dengan rincian GST. Jika Anda membuat faktur dengan aplikasi akuntansi, maka secara otomatis akan mencatat transaksi dan memperbarui buku besar debitur.

Catat semua Transaksi

Selalu catat semua transaksi Pembelian, Pengeluaran, Kwitansi dan Pembayaran. Anda harus menentukan tiga hal saat mencatat transaksi ini: jumlah transaksi, sifat transaksi (penjualan, pengeluaran, pembelian), dan nama pihak yang menjadi sasaran pencatatan transaksi.

Posting Buku Besar

Posting buku besar sangat penting untuk melacak debitur, pemasok, kreditur, dan klien Anda.

“Misalkan Anda mencatat semua transaksi dalam sehari dalam buku harian Anda dalam urutan kronologis. Bayangkan pelanggan tetap Anda, katakanlah "Tuan A" membayar di akhir bulan. Bagaimana Anda mengetahui jumlah total piutang pada akhir setiap bulan dari pelanggan tertentu?

Bahkan jika Anda telah mencatat semua transaksi, akan membosankan untuk menentukan jumlah piutang atau hutang pada akhir periode. Anda mungkin memiliki ratusan pelanggan, pemasok, dan kreditur.

Bayangkan Anda menyimpan buku catatan lain dengan halaman terpisah untuk transaksi Tuan A. Setiap kali Tuan A membeli barang, Anda mempostingnya sekali di buku harian pertama Anda secara kronologis dan memasukkan transaksi pada buku Tuan A di buku harian Anda yang lain. Sekarang di akhir bulan, Anda dapat membalik halaman Mr. A di buku harian Anda dan menghitung saldo jatuh tempo.”

Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan catatan akurat dari semua jumlah piutang dan hutang Anda pada waktu tertentu. Inilah yang dimaksud dengan posting buku besar. Jangan khawatir jika menurut Anda itu adalah pekerjaan administrasi dan akan menghabiskan banyak waktu Anda. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi untuk bisnis kecil melakukan ini secara otomatis untuk Anda.

Perangkat lunak akuntansi usaha kecil langsung mendebet jumlah faktur ke rekening pelanggan. Juga, setiap kali Anda menerima pembayaran, Anda dapat memasukkan jumlah pembayaran dan secara otomatis melunasi saldo debitur.

Anda cukup memasukkan nama pelanggan Anda di aplikasi akuntansi dan Anda dapat melihat semua transaksi, saldo jatuh tempo, dan tagihan jatuh tempo dengan beberapa ketukan di layar ponsel Anda.

Peringkasan dan Konsolidasi

Ini mungkin bagian yang paling rumit, tetapi tidak jika Anda menggunakan alat akuntansi yang tepat. Bagian bisnis ini termasuk menentukan posisi keuangan bisnis Anda. Hal-hal berikut ini paling krusial dari sudut pandang SMB.

Laba dan Rugi untuk Periode

Berikut adalah bagaimana Anda dapat menentukan untung dan rugi bisnis di akhir tahun buku.

Untuk Industri Perdagangan:

Laba/Rugi = Penjualan – Harga Pokok Penjualan – Beban

HPP (harga pokok penjualan) = Stok Pembukaan + Pembelian – Stok Penutupan

Untuk Industri Jasa:

Laba/Rugi = Total Nilai Jasa – Beban

Kewajiban Lancar

Kewajiban adalah jumlah yang dimiliki bisnis Anda untuk membayar orang lain. Inilah cara Anda dapat menghitung Kewajiban selama waktu tertentu:

Kewajiban Lancar = Jumlah Hutang kepada Pemasok + Kreditur Lain + Biaya yang Belum Dibayar

Aset lancar

Ini mewakili kemampuan bisnis Anda untuk membayar kembali kewajiban.

Harta = Jumlah Piutang dari Pelanggan + Stok di Tangan + Uang Tunai/Bank + Biaya Dibayar Di Muka

6 Tips Akuntansi Bisnis Kecil yang Terbukti

Ada beberapa hal lain yang perlu diingat ketika mengelola akuntansi bisnis kecil Anda:

• Gunakan Software Akuntansi Terkomputerisasi

Menggunakan perangkat lunak faktur sederhana atau perangkat lunak akuntansi berbasis smartphone akan memudahkan tugas pembukuan dasar Anda. AlignBooks, myBillBook, dan Vyapaar adalah beberapa perangkat lunak akuntansi yang paling banyak dan mudah digunakan yang digunakan oleh ribuan UKM di India. Anda juga dapat membuat faktur dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini.

• Pisahkan Pengeluaran Pribadi dari Pengeluaran Bisnis

Selalu gunakan rekening bank terpisah untuk transaksi pribadi atau bisnis. Ini akan meningkatkan akurasi dan mengurangi kompleksitas dalam akuntansi.

• Minimalkan Pembayaran Tunai dan Penerimaan Tunai

Lebih sulit untuk melacak transaksi tunai. Gunakan transfer bank, UPI, atau cek untuk melakukan atau menerima pembayaran.

• Masukkan Keterangan

Setiap kali Anda melakukan pembayaran digital dari PayTM, Gpay, dll., selalu masukkan komentar tentang pembayaran seperti ” untuk listrik”.

• Pastikan Perhitungan yang Akurat

Akurasi sangat penting. Jika Anda membuat entri manual, selalu periksa perhitungan untuk kesalahan atau kesalahan.

• Buat Entri Reguler

Jika Anda memasukkan banyak faktur, pembayaran, atau tanda terima sekaligus, hal itu rentan terhadap kesalahan dan kelalaian. Perbarui pembukuan Anda secara teratur untuk akurasi.

Daftar Periksa Akuntansi Bisnis Kecil

Berikut adalah daftar tugas terpenting kami untuk mengelola pembukuan akun bisnis Anda dengan lebih baik:

Daftar Periksa Harian

• Periksa apakah semua transaksi diposting di akun buku besar masing-masing sesuai tanggal transaksi.
• Tinjau buku Anda setiap hari untuk memastikan bahwa buku itu akurat dan mutakhir.
• Periksa faktur atau pembayaran yang tertunda sebelum akhir setiap bulan.
• Hitung uang tunai Anda dengan buku harian di penghujung hari

Daftar Periksa Bulanan

• Rekonsiliasi Buku tabungan dan buku kas Anda.
• Hitung semua akun debitur, kreditur, hutang, dan piutang.
• Periksa klaim ITC, GST yang dikumpulkan, dan pembayaran GST dan cocokkan dengan pengembalian GST Anda
• Mintalah debitur dan kreditur Anda untuk buku besar Anda (dalam pembukuan mereka) dan cocokkan dengan buku besar mereka di Pembukuan Anda.

Daftar Periksa Tahunan (Seringkali Memerlukan Bantuan Profesional)

• Siapkan neraca, Laporan Laba Rugi, dan CFS.
• Bandingkan akun tahunan Anda dengan akun tahun sebelumnya.
• Jika Anda menemukan perbedaan, selidiki dan perbaiki.
• Tinjau perpajakan dan status kepatuhan Anda.

Mengapa Anda Perlu Berinvestasi dalam Sistem Akuntansi Usaha Kecil?

“Kata akuntansi berasal dari kata akuntabilitas. Jika Anda ingin menjadi kaya, Anda harus bertanggung jawab atas uang Anda.” – Robert T. Kiyosaki

Selain penentuan posisi perusahaan di masa depan jangka panjang, inilah mengapa Anda perlu berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi bisnis kecil.

Karena itu Wajib

Jika omset tahunan Anda lebih dari 1 Crore/ tahun (untuk trader) dan 50Lakh/ tahun (untuk profesional), adalah wajib menurut hukum untuk memelihara pembukuan.

Untuk Melacak Pendapatan dan Pengeluaran Secara Efektif

Salah satu tujuan utama akuntansi adalah untuk melacak pendapatan dan pengeluaran. Informasi ini dapat digunakan untuk menentukan posisi keuangan bisnis, melacak tren, dan menghentikan kebocoran yang tidak perlu.

Untuk Membuat Keputusan Bisnis yang Diinformasikan

Informasi akuntansi yang akurat memungkinkan pemilik bisnis untuk membuat keputusan yang tepat tentang pertumbuhan bisnis mereka. Laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi dapat memberikan wawasan tentang posisi keuangan bisnis dan kinerja selama suatu periode.

Untuk Memahami Persyaratan Pajak

Pemilik bisnis perlu menyadari persyaratan pajak mereka dan memenuhi kewajiban ini dengan sebaik-baiknya. Informasi akuntansi sangat penting untuk menghitung pajak terutang.

FAQ Akuntansi Bisnis Kecil