Comment gérer la comptabilité d'une petite entreprise : la liste de contrôle complète

La comptabilité est l'âme de toute entreprise prospère, qu'il s'agisse d'une entreprise unipersonnelle ou de Google. Une opération comptable précise et bien gérée pourrait faire la différence entre le succès et la chute d'une entreprise. La comptabilité aide les entreprises à suivre les dettes, les créances, les stocks, etc., aidant ainsi les propriétaires d'entreprise à prendre des décisions éclairées.

Si vous trouvez les tâches de facturation et de dépôt de la TPS fastidieuses, il est temps de penser à automatiser le processus de gestion financière. Nous vous répondrons en détail sur la façon de gérer les comptes pour les petites entreprises.

La comptabilité est un processus commercial coûteux nécessitant une expertise, qui n'est pas abordable pour les petites entreprises. Cependant, vous pouvez gérer les comptes de votre entreprise sans dépenser d'énormes ressources à l'aide d'outils et de conseils comptables appropriés.

Qu'est-ce qu'une petite entreprise exactement ?

La petite entreprise est un concept relatif; certaines entreprises sont petites par région, certaines par personnes et certaines par opération. Pour être très clair sur la déclaration, vous pouvez considérer quelques paramètres en tant que petite entreprise.

Ces paramètres ne sont pas fixés par la loi ou le règlement, mais uniquement pour une meilleure compréhension. Si votre entreprise correspond à l'un des paramètres suivants, vous pouvez considérer votre entreprise comme une petite entreprise.

Par numéro d'employé :

• Moins de 20 employés pour le secteur des services
• Moins de 40 employés pour le secteur du commerce

Par lieu de travail :

• Avoir moins de trois points de vente

Par Opérations :

• Avoir moins de 200 bons de commande par mois pour le secteur du commerce
• Moins de 100 factures par mois pour le secteur des services

Par les ventes :

• Chiffre d'affaires annuel inférieur à 5 Crore pour le secteur du commerce. Ventes quotidiennes moyennes inférieures à 1,5 Lakh (environ)
• Chiffre d'affaires annuel inférieur à 2 Crore pour le secteur des services.

Par type:

• Magasins de détail, magasins d'alimentation, quincailleries, magasins d'électronique, librairies, etc.
• Petit service fournit : services de réparation, location, entretien, etc.
• Professionnels, Médecins, Consultants, CA, Traducteurs, etc.

Qu'est-ce que la comptabilité des petites entreprises ?

La comptabilité des petites entreprises est un processus d'enregistrement, de suivi et de tenue des dossiers financiers. La comptabilité des petites entreprises met l'accent sur la facturation, le suivi des relevés bancaires, la gestion du registre des fournisseurs et des dettes et le suivi des dépenses.

Si vous tenez un journal, un livre de caisse ou une feuille Excel pour suivre les dépenses, les ventes ou les paiements. Dans ce cas, vous êtes dans la phase initiale de la comptabilité, c'est-à-dire la tenue de livres. Mais ici, nous ne parlons pas d'enregistrer des transactions, mais de suivre toutes ces transactions de manière plus intelligente pour votre entreprise.

Priorités de la comptabilité des PME

Les priorités de la comptabilité des propriétaires de petites entreprises sont très différentes du système comptable des grandes entreprises. Voici les solutions significatives proposées par le logiciel comptable PME.

• Facturation
• Suivi des dépenses
• Enregistrement d'achat
• Registre des ventes
• Registre des créanciers précis
• Registre des débiteurs précis
• Rapprochement des relevés bancaires
• TPS et déclaration de revenus
• Préparation du bilan, des profits et pertes, de l'état des flux de trésorerie

Terminologies comptables de base qui vous font réfléchir

Ici, nous énumérons quelques termes financiers essentiels et de base que tout propriétaire de petite entreprise devrait connaître.

• Revenus/Ventes/Revenus : les revenus de l'entreprise sont des revenus, que vous pouvez qualifier de ventes. Les ventes peuvent se faire au comptant ou à crédit.

• Créanciers/payeurs : les créanciers sont les personnes à qui vous devez de l'argent. Il peut s'agir de fournisseurs, de banques, d'employés ou de toute autre personne ou entreprise.

• Débiteurs/Créances : Les débiteurs sont les personnes à qui vous avez vendu quelque chose à crédit et qui vous doivent encore de l'argent.

• Grand livre : un grand livre est un enregistrement de toutes les transactions liées à une personne, une entité ou un type particulier. Un grand livre fournit des enregistrements consolidés de toutes les transactions connexes et des soldes dus. Le grand livre des fournisseurs, le grand livre des débiteurs sont les exemples les plus courants.

• Budget : Un budget est une estimation des revenus et des dépenses rédigée pour une période ou une opération financière spécifique. Les budgets sont basés sur des analyses et des prévisions passées.

• Relevé bancaire : le relevé bancaire est un rapport qui contient toutes les transactions de votre compte bancaire.

• Actif : Un actif est tout ce qui a de la valeur, qu'il soit physique ou non physique. Terrain, bâtiment, mobilier, ordinateurs, etc.

• Passif : Un passif est une dette ou une obligation contractée par une entreprise. Par exemple, loyer à payer pour le mois, intérêts à payer.

• Année financière : La période comprise entre le 1er avril de l'année de départ et le 31 mars de l'année suivante.

• TPS : la TPS (taxe sur les produits et services) est une taxe indirecte que vous devez facturer à vos clients en Inde. Elle est prélevée sur la vente de biens ou de services. Le taux de la TPS en Inde est de 5 %, 12 %, 18 % ou 28 %, selon le type de biens ou de services.

• État financier : l'état financier est un rapport qui fournit toutes les informations sur votre entreprise et ses activités. Le bilan, l'état du compte de résultat et l'état des flux de trésorerie sont des exemples majeurs d'états financiers.

États financiers d'une petite entreprise

Les états financiers sont des rapports consolidés et résumés représentant toutes les transactions commerciales au cours de différentes périodes financières. Ils donnent une vue d'ensemble des activités comptables, de la performance et de la santé financière. Voici les états financiers les plus importants pour les petites entreprises :

• Bilan : C'est l'un des rapports financiers les plus importants pour toute entreprise. Le bilan d'une petite entreprise représente la situation financière de vos actifs, passifs et capitaux propres à la fin de l'exercice.

• État du compte de résultat : l'état des profits et pertes pour les petites entreprises indique les revenus et les dépenses d'un exercice donné. Il vous aide à voir si votre entreprise réalise un profit ou une perte et la raison derrière cela.

• État des flux de trésorerie : l'état des flux de trésorerie donne une image complète des entrées, de la rotation et des sorties de trésorerie de votre entreprise.

Rapports comptables pour les petites entreprises

Les rapports sont les données résumées liées à toute transaction financière spécifique de l'entreprise. Certains des rapports comptables pour les petites entreprises sont :

• Rapports sur les ventes : ce rapport vous indique le montant des revenus générés par votre entreprise grâce aux ventes. Il peut être davantage séparé en termes de produits, de clients ou d'autres facteurs.

• Rapport d'achat : ce rapport affiche les achats effectués par votre entreprise au cours d'une période donnée. Il peut être séparé sur la base de différents types d'achats, de fournisseurs ou d'autres facteurs.

• Rapports de TPS : les rapports de déclaration de TPS, également appelés rapports de TPS, fournissent des informations utiles sur la TPS que vous avez payée ou perçue, ainsi que la TPS exacte à payer pour le mois.

• Rapports de dépenses : Un rapport de dépenses permet de suivre vos dépenses professionnelles. Il vous donne la liste des dépenses pour une période particulière afin que vous puissiez les suivre, les surveiller et les analyser.

Comment faire la comptabilité pour les petites entreprises : comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice

Si vous n'avez pas étudié la comptabilité dans votre collège, vous vous demandez peut-être quelles sont les méthodes de comptabilité de caisse et d'exercice. Expliquons ces deux services de comptabilité pour les petites entreprises en termes simples.

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse fait référence à l'enregistrement d'une transaction qui n'est enregistrée que lorsque la contrepartie est échangée. Par exemple, si vous possédez une librairie, vous vendez des livres et recevez immédiatement de l'argent des clients.

Vous pouvez saisir rapidement la transaction dans votre logiciel de comptabilité ou dans vos livres lorsque la vente est conclue. Chaque fois que vous commandez des livres à un fournisseur, vous enregistrez la transaction d'achat uniquement lorsque vous payez le fournisseur en espèces, par chèque ou par virement bancaire.

Supposons que vous vendiez et réserviez à crédit à votre client régulier. Dans ce cas, selon le système de comptabilité de caisse, vous ne pouvez pas enregistrer la transaction lorsque vous effectuez la vente mais uniquement lorsque le client vous paie. Si vous avez vendu le livre en décembre 2021 et reçu l'argent en mars 2022, la vente sera enregistrée à la date ultérieure.

Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?

Le système de comptabilité d'exercice implique des transactions enregistrées et exigibles. Cette méthode comptable n'a rien à voir avec le paiement et la réception. La méthode de la comptabilité d'exercice repose sur la régularisation des événements au lieu d'un échange de contreparties.

Par exemple, si vous achetez des marchandises à crédit à votre fournisseur, la transaction est immédiatement enregistrée sur la facture fournie par le fournisseur. Que vous payiez le fournisseur instantanément, ou après un mois, un an ou que vous ne le remboursiez jamais, cela ne fait aucune différence dans l'enregistrement initial. Les transactions sont enregistrées instantanément lorsqu'elles sont dues.

Lecture suggérée : Différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice : laquelle est la meilleure pour les PME ?

Différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Cash vs Accrual : quel système de comptabilité pour PME devriez-vous choisir ?

Le système de comptabilité d'exercice est la procédure comptable largement acceptée en Inde. Le système de comptabilité en espèces n'est ni exact ni légalement accepté. Par conséquent, vous devez toujours choisir le système de comptabilité d'exercice, sauf si vous avez spécifiquement besoin de l'autre.

Comment gérer la comptabilité d'une petite entreprise : processus étape par étape

La comptabilité des petites entreprises est extrêmement facile si elle est effectuée étape par étape. Voici comment gérer facilement les comptes de votre entreprise.

Utiliser un compte bancaire séparé

L'une des premières choses à faire est de créer un compte bancaire distinct pour votre entreprise. De cette façon, vous pouvez facilement suivre toutes les transactions liées à votre entreprise.

Déployer un logiciel ou une application de comptabilité

L'enregistrement manuel des transactions appartient au passé. Même les feuilles Excel ne sont pas une option viable. Un logiciel de comptabilité facilite la création et le partage de factures, même sur votre smartphone. Il est facile de générer des factures, d'enregistrer des transactions et de consulter des registres à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Configurer un processus de facturation

Émettez toujours des factures pour les biens et services que vous fournissez avec les détails de la TPS. Si vous générez une facture avec une application de comptabilité, celle-ci enregistrera automatiquement la transaction et mettra à jour le registre des débiteurs.

Enregistrer toutes les transactions

Enregistrez toujours toutes les transactions d'achats, de dépenses, de reçus et de paiements. Vous devez spécifier trois choses lors de l'enregistrement de ces transactions : le montant des transactions, la nature de la transaction (vente, dépense, achat) et le nom de la partie contre laquelle la transaction est enregistrée.

Comptabilisation au grand livre

La publication dans le grand livre est extrêmement importante pour suivre vos débiteurs, fournisseurs, créanciers et clients.

« Supposons que vous enregistriez toutes les transactions d'une journée dans votre agenda dans l'ordre chronologique. Imaginez un de vos clients réguliers, disons « Monsieur A » paie à la fin du mois. Comment sauriez-vous le montant total à recevoir à la fin de chaque mois de ce client particulier ?

Même si vous avez enregistré toutes les transactions, il sera fastidieux de déterminer le montant à recevoir ou à payer à la fin d'une période. Vous pourriez avoir des centaines de clients, de fournisseurs et de créanciers.

Imaginez que vous gardiez un autre cahier avec une page distincte pour les transactions de M. A. Chaque fois que M. A achète des biens, vous les inscrivez une fois dans votre premier journal dans l'ordre chronologique et entrez la transaction dans les livres de M. A dans votre autre journal. Désormais, à la fin du mois, vous pouvez tourner la page de Monsieur A dans votre agenda et calculer le solde dû.

De cette façon, vous pouvez conserver des registres précis de tous vos montants à recevoir et à payer à tout moment. C'est de cela qu'il s'agit. Ne vous inquiétez pas si vous pensez qu'il s'agit d'un travail de bureau qui prendrait beaucoup de votre temps. La plupart des logiciels de comptabilité pour petites entreprises le font automatiquement pour vous.

Le logiciel de comptabilité pour petites entreprises débite directement le montant de la facture sur le compte du client. De plus, chaque fois que vous recevez un paiement, vous pouvez entrer le montant du paiement et régler automatiquement le solde du débiteur.

Vous pouvez simplement entrer le nom de votre client dans l'application de comptabilité et vous pouvez voir toutes les transactions, le solde dû et les factures en souffrance en quelques clics sur l'écran de votre téléphone.

Résumé et consolidation

C'est probablement la partie la plus compliquée, mais pas si vous utilisez les bons outils comptables. Cette partie des affaires comprend la détermination de la situation financière de votre entreprise. Les éléments suivants sont les plus cruciaux du point de vue des PME.

Bénéfice et perte pour la période

Voici comment vous pouvez déterminer le profit et la perte d'une entreprise à la fin de l'exercice.

Pour l'industrie commerciale :

Bénéfice / Perte = Ventes - Coût des marchandises vendues - Dépenses

COGS (coût des marchandises vendues) = Stock d'ouverture + Achats - Stock de clôture

Pour l'industrie des services :

Bénéfice/ Perte = Valeur totale des services – Dépenses

Passifs courants

Le passif est le montant que votre entreprise possède pour payer les autres. Voici comment vous pouvez calculer les passifs à tout moment :

Passif actuel = Montant à payer aux fournisseurs + Autres créanciers + Dépenses impayées

Actifs actuels

Il représente la capacité de votre entreprise à rembourser les dettes.

Actifs = Montant à recevoir des clients + Stock en caisse + Liquidités en caisse/Banque + Dépenses prépayées

6 conseils éprouvés en comptabilité pour les petites entreprises

Il y a quelques autres choses à garder à l'esprit lors de la gestion de la comptabilité de votre petite entreprise :

• Utiliser un logiciel de comptabilité informatisé

L'utilisation d'un logiciel de facturation simple ou d'un logiciel de comptabilité pour smartphone facilitera vos tâches de comptabilité de base. AlignBooks, myBillBook et Vyapaar sont parmi les logiciels de comptabilité les plus faciles à utiliser utilisés par des milliers de PME en Inde. Vous pouvez également générer des factures en utilisant ces applications de comptabilité.

• Séparez les dépenses personnelles des dépenses professionnelles

Utilisez toujours des comptes bancaires distincts pour vos transactions personnelles ou professionnelles. Cela améliorera la précision et réduira la complexité de la comptabilité.

• Minimiser les paiements en espèces et les reçus en espèces

Il est plus difficile de retracer les transactions en espèces. Utilisez le virement bancaire, l'UPI ou le chèque pour effectuer ou recevoir des paiements.

• Entrez des remarques

Chaque fois que vous effectuez un paiement numérique depuis PayTM, Gpay, etc., saisissez toujours des remarques sur le paiement comme "pour l'électricité".

• Assurez des calculs précis

La précision est vitale. Si vous effectuez une saisie manuelle, vérifiez toujours le calcul à la recherche d'erreurs ou d'erreurs.

• Faire des entrées régulières

Si vous saisissez un grand nombre de factures, de paiements ou de reçus en une seule fois, cela est sujet aux erreurs et aux omissions. Mettez régulièrement à jour vos livres de compte pour en vérifier l'exactitude.

Liste de vérification pour la comptabilité des petites entreprises

Voici notre check-list des tâches les plus importantes pour mieux gérer vos livres comptables professionnels :

Liste de contrôle quotidienne

• Vérifiez que toutes les transactions sont enregistrées sur leur compte général respectif selon la date de transaction.
• Passez en revue vos livres quotidiennement pour vous assurer qu'ils sont exacts et à jour.
• Vérifiez s'il y a une facture ou un paiement en attente avant la fin de chaque mois.
• Comptez votre argent en main avec le journal de bord à la fin de la journée

Liste de contrôle mensuelle

• Rapprochez votre Passbook et votre livre de caisse.
• Comptabilisez tous les comptes débiteurs, créanciers, créditeurs et débiteurs.
• Vérifiez le CTI demandé, la TPS perçue et la TPS à payer et faites-les correspondre à vos déclarations de TPS.
• Demandez à votre débiteur et à vos créanciers vos grands livres (dans leurs livres de comptes) et faites-les correspondre avec leur grand livre sur vos livres de comptes.

Liste de contrôle annuelle (nécessite souvent l'aide d'un professionnel)

• Préparer le bilan, l'état des profits et pertes et le CFS.
• Comparez vos comptes annuels avec celui de l'année précédente.
• Si vous trouvez des divergences, examinez-les et corrigez-les.
• Passez en revue votre statut fiscal et de conformité.

Pourquoi avez-vous besoin d'investir dans le système de comptabilité des petites entreprises ?

« Le mot comptabilité vient du mot responsabilité. Si vous voulez devenir riche, vous devez être responsable de votre argent. – Robert T. Kiyosaki

Outre le positionnement futur à long terme de l'entreprise, voici pourquoi vous devez investir dans le logiciel de comptabilité des petites entreprises.

Parce que c'est Obligatoire

Si votre chiffre d'affaires annuel est supérieur à 1 Crore/an (pour les commerçants) et 50Lakh/an (pour les professionnels), il est obligatoire par la loi de tenir des livres de comptes.

Pour suivre efficacement les revenus et les dépenses

L'un des principaux objectifs de la comptabilité est de suivre les revenus et les dépenses. Ces informations peuvent être utilisées pour déterminer la situation financière d'une entreprise, suivre les tendances et arrêter les fuites inutiles.

Pour prendre des décisions commerciales éclairées

Des informations comptables précises permettent aux propriétaires d'entreprise de prendre des décisions éclairées sur la croissance de leur entreprise. Les états financiers tels que le bilan et le compte de profits et pertes peuvent donner un aperçu de la situation financière d'une entreprise et de ses performances sur une période.

Pour comprendre les exigences fiscales

Les propriétaires d'entreprise doivent être conscients de leurs exigences fiscales et respecter au mieux ces obligations. Les informations comptables sont essentielles pour calculer les impôts à payer.

FAQ sur la comptabilité des petites entreprises