Küçük İşletmeler İçin Muhasebe Nasıl Yönetilir: Eksiksiz Kontrol Listesi

Muhasebe, ister tek kişilik bir şirket isterse Google olsun, herhangi bir başarılı işletmenin ruhudur. Doğru ve iyi yönetilen bir muhasebe işlemi, bir şirketin başarısı ve çöküşü arasındaki fark olabilir. Muhasebe, işletmelerin borçları, alacakları, envanteri vb. takip etmelerine yardımcı olarak işletme sahiplerinin bilinçli kararlar vermesine yardımcı olur.

GST faturalama ve dosyalama görevlerini hantal buluyorsanız, finansal yönetim sürecini otomatikleştirmeyi düşünmenizin zamanı gelmiştir. Küçük işletmeler için hesapların nasıl yönetileceği konusunda size ayrıntılı olarak cevap vereceğiz.

Muhasebe, küçük işletmeler için uygun olmayan, uzmanlık gerektiren maliyetli bir iş sürecidir. Ancak, doğru muhasebe araçları ve rehberliği sayesinde çok büyük kaynaklar harcamadan işletme hesaplarınızı yönetebilirsiniz.

Küçük İşletme Tam Olarak Nedir?

Küçük işletme göreceli bir kavramdır; bazı işletmeler alana göre, bazıları insanlara ve bazıları operasyona göre küçüktür. Açıklama hakkında çok net olmak için, birkaç parametreyi küçük bir işletme olarak düşünebilirsiniz.

Bu parametreler kanun veya kural kitabı tarafından değil, yalnızca daha iyi anlaşılması için belirlenir. İşletmeniz aşağıdaki parametrelerden herhangi birine uyuyorsa, işletmenizi küçük bir işletme olarak düşünebilirsiniz.

Çalışan Numarasına göre:

• Hizmet Sektöründe 20'den Az Çalışan
• Ticaret Sektöründe 40'tan Az Çalışan

İşyerine Göre:

• Üçten az çıkışa sahip olmak

Operasyonlara Göre:

• Ticaret sektörü için ayda 200'den az satın alma siparişi olması
• Hizmet Sektörü için ayda 100'den az fatura

Satışa Göre:

• Ticaret sektörü için Yıllık Ciro 5 Crore'dan az. Ortalama günlük satışlar 1,5 Lakh'tan az (yaklaşık)
• Hizmet sektörü için Yıllık Ciro 2 Crore'dan az.

Türe Göre:

• Perakende satış mağazaları, Yiyecek mağazaları, donanım mağazaları, Elektronik mağazaları, Kitap mağazaları vb.
• Küçük hizmet şunları sağlar: Onarım Hizmetleri, Kiralama, Servis vb.
• Profesyonel, Doktorlar, Danışmanlar, CA, Çevirmenler vb.

Küçük İşletme Muhasebesi Nedir?

Küçük işletme muhasebesi, finansal kayıtları kaydetme, izleme ve sürdürme sürecidir. Küçük işletmeler için muhasebe, faturalandırma, banka ekstresi takibi, satıcı ve borç defteri yönetimi ve gider takibi üzerinde durur.

Giderleri, satışları veya ödemeleri takip etmek için bir günlük, kasa defteri veya excel sayfası tutuyorsanız. Bu durumda, muhasebenin ilk aşamasındasınız, yani defter tutma. Ancak burada işlemleri kaydetmekten değil, tüm bu işlemleri işletmeniz için daha akıllı bir şekilde takip etmekten bahsetmiyoruz.

KOBİ Muhasebesinin Öncelikleri

Küçük işletme sahipleri için muhasebe öncelikleri, büyük işletmelerin muhasebe sisteminden çok farklıdır. İşte KOBİ muhasebe yazılımının sunduğu önemli çözümler.

• faturalandırma
• Gider Takibi
• Satın Alma Kaydı
• Satış rekoru
• Doğru Alacaklı Defter
• Doğru Borçlu Defteri
• Banka ekstresi mutabakatı
• GST ve Gelir Vergisi Beyannamesi
• Bilanço, Kar-Zarar, Nakit Akış Tablosu hazırlanması

Düşünmenizi Sağlayan Temel Muhasebe Terminolojileri

Burada, her küçük işletme sahibinin bilmesi gereken birkaç temel ve temel finansal terminolojiyi listeliyoruz.

• Hasılat/ Satışlar / Gelir: İşletmeden elde edilen gelir, satış olarak adlandırabileceğiniz gelirdir. Satışlar nakit veya kredili olabilir.

• Alacaklılar / Borçlar: Alacaklılar, borçlu olduğunuz kişilerdir. Bunlar tedarikçiler, bankalar, çalışanlar veya başka herhangi bir kişi veya şirket olabilir.

• Borçlular / Alacaklar: Borçlular, krediyle bir şey sattığınız ve hala size borçlu oldukları kişilerdir.

• Defter: Defter, belirli bir kişi, varlık veya türle ilgili tüm işlemlerin kaydıdır. Bir defter, ilgili tüm işlemlerin ve vadesi gelen bakiyelerin konsolide kayıtlarını sağlar. Tedarikçi defteri, borçlu defteri en yaygın örneklerdir.

• Bütçe: Bütçe, belirli bir dönem veya finansal işlem için hazırlanan gelir ve giderlerin tahminidir. Bütçeler geçmiş analizlere ve tahminlere dayanmaktadır.

• Banka Ekstresi: Banka ekstresi, tüm banka hesap işlemlerinizi içeren bir rapordur.

• Varlık: Varlık , fiziksel veya fiziksel olmayan değeri olan her şeydir. Arazi, Bina, mobilya, bilgisayar vb.

• Sorumluluk: Bir borç, bir işletmenin borçlu olduğu bir borç veya yükümlülüktür. Örneğin, aylık ödenecek kira, ödenecek faiz.

• Mali Yıl: Başlangıç ​​yılının 1 Nisan'ı ile izleyen yılın 31 Mart'ı arasındaki dönemdir.

• GST: GST (Mal ve Hizmet Vergisi), Hindistan'daki müşterilerinizden tahsil etmeniz gereken dolaylı bir vergidir. Mal veya hizmet satışı üzerinden alınır. Hindistan'da GST oranı, mal veya hizmetin türüne bağlı olarak %5, %12, %18 veya %28'dir.

• Mali Tablo: Mali tablo, işletmeniz ve faaliyetleri hakkında tüm bilgileri sağlayan bir rapordur. Bilanço, P/L Tablosu ve nakit akış tablosu, finansal tabloların başlıca örnekleridir.

Küçük İşletmeler için Mali Tablolar

Mali tablolar, farklı mali dönemlerdeki tüm ticari işlemleri temsil eden konsolide ve özet raporlardır. Muhasebe faaliyetleri, performans ve finansal sağlığın genel bir resmini verirler. Küçük işletmeler için en önemli finansal tablolar şunlardır:

• Bilanço: Bu, herhangi bir işletme için en önemli finansal raporlardan biridir. Küçük işletmeler için bilanço, mali yılın sonunda varlıklarınızın, borçlarınızın ve özkaynaklarınızın mali durumunu temsil eder.

• P/L Beyanı: Küçük işletmeler için kar ve zarar tablosu, belirli bir mali yıl için gelir ve giderleri gösterir. İşletmenizin kâr veya zarar yapıp yapmadığını ve bunun arkasındaki nedeni görmenize yardımcı olur.

• Nakit Akışı Tablosu: Nakit akışı tablosu, işletmenizin nakit girişi, dönüşü ve çıkışının eksiksiz bir resmini verir.

Küçük İşletmeler için Muhasebe Raporları

Raporlar, herhangi bir özel finansal işlemle ilgili özetlenmiş verilerdir. Küçük işletmeler için muhasebe raporlarından bazıları şunlardır:

• Satış Raporları: Bu rapor, işletmenizin satışlardan ne kadar gelir elde ettiğini gösterir. Ürünler, müşteriler veya diğer faktörler açısından daha da ayrılabilir.

• Satın Alma Raporu: Bu rapor, işletmeniz tarafından belirli bir süre içinde yapılan satın alma işlemlerini gösterir. Farklı satın alma türleri, tedarikçiler veya diğer faktörler temelinde ayrılabilir.

• GST Raporları: GSTR raporları olarak da bilinen GST İade raporları, ödediğiniz veya topladığınız GST ve ay için ödenmesi gereken GST hakkında yararlı bilgiler sağlar.

• Gider Raporları: Bir gider raporu, işletme giderlerinizi takip etmenize yardımcı olur. Bunları takip edebilmeniz, izleyebilmeniz ve analiz edebilmeniz için size belirli bir döneme ait harcamaların listesini verir.

Küçük İşletmeler İçin Muhasebe Nasıl Yapılır: Nakit ve Tahakkuk Muhasebesi

Üniversitenizde muhasebe eğitimi almadıysanız, nakit ve tahakkuk muhasebe yöntemlerinin ne olduğunu merak edebilirsiniz. Küçük işletmeler için bu defter tutma hizmetlerinin her ikisini de meslekten olmayan terimlerle açıklayalım.

Nakit Muhasebe Nedir?

Nakit Muhasebesi, bir işlemin yalnızca bedel değiş tokuş edildiğinde kaydedildiğini ifade eder. Örneğin, bir kitap dükkanınız varsa, kitap satarsınız ve müşterilerden anında nakit alırsınız.

Satış tamamlandığında muhasebe yazılımınıza veya defterlerinize işlemi hızlı bir şekilde girebilirsiniz. Bir tedarikçiden kitap sipariş ettiğinizde, satın alma işlemini yalnızca tedarikçiye nakit, çek veya banka havalesi yoluyla ödeme yaptığınızda kaydedersiniz.

Düzenli müşterinize krediyle satış yaptığınızı ve rezervasyon yaptığınızı varsayalım. Bu durumda kasa muhasebesi sistemine göre satış yaptığınızda işlemi kaydedemezsiniz, ancak müşteri size ödeme yaptığında işlemi kaydedebilirsiniz. Kitabı Aralık 2021'de sattıysanız ve parayı Mart 2022'de aldıysanız, satış daha sonraki bir tarihte kaydedilecektir.

Tahakkuk Muhasebesi nedir?

Tahakkuk muhasebesi sistemi, kaydedilen ve vadesi gelen işlemleri içerir. Bu muhasebe yönteminin ödeme ve makbuz ile ilgisi yoktur. Tahakkuk yöntemi, değerlendirmelerin değiş tokuşu yerine olayların tahakkukuna bağlıdır.

Örneğin, tedarikçinizden kredili mal satın alırsanız, işlem tedarikçi tarafından sağlanan faturaya anında kaydedilir. Tedarikçiye anında ya da bir ay, yıl sonra ödeme yapın ya da geri ödemeyin, ilk kayıtta hiçbir fark yaratmaz. İşlemler vadesi geldiğinde anında kaydedilir.

Önerilen Okuma: Nakit Esası ile Tahakkuk Esası Muhasebesi Arasındaki Fark: KOBİ'ler için Hangisi Daha İyi?

Nakit ve Tahakkuk Muhasebesi Yöntemi Arasındaki Fark

Nakit ve Tahakkuk: Hangi KOBİ Muhasebe Sistemini Seçmelisiniz?

Tahakkuk muhasebe sistemi, Hindistan'da yaygın olarak kabul edilen muhasebe prosedürüdür. Nakit muhasebe sistemi ne doğru ne de yasal olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, özellikle diğerine ihtiyaç duymadığınız sürece, her zaman tahakkuk esaslı muhasebe sistemini seçmelisiniz.

Küçük İşletmeler İçin Muhasebe Nasıl Yönetilir: Adım Adım Süreç

Küçük işletmeler için muhasebe, adım adım yapılırsa son derece kolaydır. İşte işletmenizin hesaplarını kolay bir şekilde nasıl yönetebileceğiniz.

Ayrı Bir Banka Hesabı Kullanın

Yapılacak ilk şeylerden biri, işletmeniz için ayrı bir ticari banka hesabı oluşturmaktır. Bu sayede işletmeniz ile ilgili tüm işlemleri kolaylıkla takip edebilirsiniz.

Bir Muhasebe Yazılımı veya Uygulaması Dağıtın

İşlemlerin manuel olarak kaydedilmesi geçmişte kaldı. Excel sayfaları bile uygun bir seçenek değildir. Muhasebe yazılımı, akıllı telefonunuzda bile fatura oluşturmayı ve paylaşmayı kolaylaştırır. Muhasebe yazılımı yardımıyla fatura oluşturmak, işlemleri kaydetmek ve defterleri görüntülemek zahmetsizdir.

Faturalandırma Süreci Ayarlayın

Sağladığınız mal ve hizmetler için her zaman GST detayları ile fatura düzenleyin. Bir muhasebe uygulamasıyla fatura oluşturursanız, işlemi otomatik olarak kaydeder ve borçlu defterini günceller.

Tüm İşlemleri Kaydet

Her zaman tüm Satın Alma, Gider, Makbuz ve Ödeme işlemlerini kaydedin. Bu işlemleri kaydederken üç şey belirtmelisiniz: işlemlerin tutarı, işlemin niteliği (satış, gider, satın alma) ve işlemin kaydedildiği tarafın adı .

Defter Kayıtları

Defter kaydı, borçlularınızı, tedarikçilerinizi, alacaklılarınızı ve müşterilerinizi takip etmek için son derece önemlidir.

“Diyelim ki bir günün tüm işlemlerini günlüğünüze kronolojik sırayla kaydettiniz. Düzenli bir müşterinizi hayal edin, “Bay A” ay sonunda öder deyin. Söz konusu müşteriden her ayın sonunda alacak toplam tutarı nasıl bilebilirsiniz?

Tüm işlemleri kaydetmiş olsanız bile, bir dönem sonunda alacak veya borç tutarını belirlemek sıkıcı olacaktır. Yüzlerce müşteriniz, tedarikçiniz ve alacaklınız olabilir.

Bay A'nın işlemleri için ayrı bir sayfası olan başka bir defter tuttuğunuzu düşünün. Bay A herhangi bir mal satın aldığında, bunları kronolojik sırayla ilk günlüğünüze bir kez gönderirsiniz ve işlemi diğer günlüğünüzdeki Bay A'nın defterlerine girersiniz. Şimdi ayın sonunda, günlüğünüzdeki Bay A'nın sayfasını çevirebilir ve ödenmesi gereken bakiyeyi hesaplayabilirsiniz.”

Bu şekilde, herhangi bir zamanda tüm alacak ve borç tutarlarınızın doğru kayıtlarını tutabilirsiniz. Defter kaydının konusu budur. Bunun bir büro işi olduğunu ve zamanınızın çoğunu alacağını düşünüyorsanız endişelenmeyin. Küçük işletmeler için muhasebe yazılımlarının çoğu bunu sizin için otomatik olarak yapar.

Küçük işletme muhasebe yazılımı, fatura tutarını doğrudan müşterinin hesabına borçlandırır. Ayrıca, bir ödeme aldığınızda, ödeme tutarını girebilirsiniz ve borçlunun bakiyesi otomatik olarak kapatılır.

Muhasebe uygulamasına sadece müşterinizin adını girerek tüm işlemleri, vadesi gelen bakiyeleri ve vadesi geçmiş faturaları telefon ekranınızda birkaç dokunuşla görebilirsiniz.

Özetleme ve Konsolidasyon

Bu muhtemelen en karmaşık kısımdır, ancak doğru muhasebe araçlarını kullanırsanız değil. İşin bu kısmı, işletmenizin mali durumunun belirlenmesini içerir. Aşağıdaki şeyler KOBİ'ler açısından çok önemlidir.

Dönem Kar ve Zararı

Mali yılın sonunda işletmenin kar ve zararını nasıl belirleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Ticaret Endüstrisi için:

Kar/Zarar = Satışlar – Satılan Malın Maliyeti – Giderler

COGS (satılan malın maliyeti) = Stok Açılışı + Alımlar – Stok Kapanış

Hizmet Sektörü için:

Kar/Zarar = Hizmetlerin Toplam Değeri – Giderler

Mevcut Yükümlülükler

Yükümlülükler, işletmenizin başkalarına ödemek için sahip olduğu miktardır. Herhangi bir zamanda Yükümlülükleri şu şekilde hesaplayabilirsiniz:

Cari Borçlar = Tedarikçilere Ödenecek Tutar + Diğer Alacaklılar + Ödenmemiş Giderler

Cari Varlıklar

İşletmenizin borçları geri ödeme kabiliyetini temsil eder.

Varlıklar = Müşterilerden Alacak Tutarı + Eldeki Stok + Kasa/Bankadaki Nakit + Ön Ödenmiş Giderler

6 Kanıtlanmış Küçük İşletme Muhasebe İpuçları

Küçük işletme muhasebenizi yönetirken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey daha var:

• Bilgisayarlı Muhasebe Yazılımını Kullanın

Basit faturalama yazılımı veya akıllı telefon tabanlı muhasebe yazılımı kullanmak, temel defter tutma görevlerinizi kolaylaştıracaktır. AlignBooks, myBillBook ve Vyapaar, Hindistan'daki binlerce KOBİ tarafından kullanılan en ve kullanımı kolay muhasebe yazılımlarından bazılarıdır. Bu muhasebe uygulamalarını kullanarak da fatura oluşturabilirsiniz.

• Kişisel Giderleri İş Giderlerinden Ayırın

Kişisel veya ticari işlemler için her zaman ayrı banka hesapları kullanın. Bu, muhasebedeki doğruluğu artıracak ve karmaşıklığı azaltacaktır.

• Nakit Ödeme ve Nakit Makbuzu En Aza İndirin

Nakit işlemleri izlemek daha zordur. Ödeme yapmak veya almak için banka havalesi, UPI veya çek kullanın.

• Açıklamaları Girin

PayTM, Gpay, vb.'den dijital ödeme yaptığınızda, ödemeyle ilgili her zaman "elektrik için" gibi açıklamalar girin.

• Doğru Hesaplamalar Sağlayın

Doğruluk hayati önem taşır. Manuel bir giriş yaparsanız, hesaplamayı hatalar veya hatalar için her zaman iki kez kontrol edin.

• Düzenli Girişler Yapın

Bir kerede çok sayıda fatura, ödeme veya makbuz girerseniz, hata ve ihmal olasılığı yüksektir. Doğruluk için hesap defterlerinizi düzenli olarak güncelleyin.

Küçük İşletme Muhasebe Kontrol Listesi

İşte işletme hesap defterlerinizi daha iyi yönetmek için en önemli görevlerden oluşan kontrol listemiz:

Günlük Kontrol Listesi

• Tüm işlemlerin, işlem tarihine göre ilgili defter hesaplarına kaydedildiğini kontrol edin.
• Doğru ve güncel olduklarından emin olmak için kitaplarınızı günlük olarak gözden geçirin.
• Her ayın sonundan önce bekleyen fatura veya ödeme olup olmadığını kontrol edin.
• Gün sonunda elinizdeki nakit parayı günlükle birlikte değerlendirin

Aylık Kontrol Listesi

• Hesap Cüzdanınız ile kasa defterinizi uzlaştırın.
• Tüm borçluları, alacaklıları, borçları ve alacakları hesaplayın.
• Talep edilen ITC'yi, tahsil edilen GST'yi ve ödenecek GST'yi kontrol edin ve GST iadelerinizle eşleştirin
• Borçlu ve alacaklılarınızdan defterlerinizi (hesap defterlerinde) isteyin ve bunları hesap defterlerinizdeki defterleriyle eşleştirin.

Yıllık Kontrol Listesi (Genellikle Profesyonel Yardım Gerektirir)

• Bilanço, Kar ve Zarar Tablosu ve CFS'yi hazırlayın.
• Yıllık hesaplarınızı bir önceki yılın hesaplarıyla karşılaştırın.
• Herhangi bir tutarsızlık bulursanız, araştırın ve düzeltin.
• Vergilendirme ve uyumluluk durumunuzu inceleyin.

Neden Küçük İşletme Muhasebe Sistemine Yatırım Yapmalısınız?

“Muhasebe kelimesi hesap verebilirlik kelimesinden gelmektedir. Zengin olacaksan, parandan sorumlu olmalısın.” – Robert T. Kiyosaki

Şirketin uzun vadeli gelecekteki konumunun yanı sıra, işte bu nedenle küçük işletmelerin muhasebe yazılımına yatırım yapmanız gerekiyor.

Zorunlu olduğu için

Yıllık cironuz 1 Crore/yıldan (tüccarlar için) ve 50Lakh/yıldan (profesyoneller için) fazlaysa, kanunen hesap defterlerini tutmak zorunludur.

Gelir ve Giderleri Etkin Bir Şekilde Takip Etmek İçin

Muhasebenin temel amaçlarından biri gelir ve giderleri takip etmektir. Bu bilgiler, bir işletmenin mali durumunu belirlemek, eğilimleri izlemek ve gereksiz sızıntıları durdurmak için kullanılabilir.

Bilgiye Dayalı İş Kararları Vermek

Doğru muhasebe bilgileri, işletme sahiplerinin ticari büyümeleri hakkında bilinçli kararlar vermelerini sağlar. Bilanço ve kar ve zarar tablosu gibi finansal tablolar, bir işletmenin finansal durumu ve bir dönem içindeki performansı hakkında fikir verebilir.

Vergi Gereksinimlerini Anlamak

İşletme sahiplerinin vergi gereksinimlerinin farkında olmaları ve bu yükümlülükleri en iyi şekilde yerine getirmeleri gerekir. Muhasebe bilgileri, ödenecek vergileri hesaplamak için gereklidir.

Küçük İşletme Muhasebesi SSS'leri