كيفية إدارة المحاسبة للأعمال الصغيرة: قائمة التحقق الكاملة

المحاسبة هي روح أي عمل ناجح ، سواء كانت شركة فردية أو شركة Google. يمكن أن تكون عملية المحاسبة الدقيقة والمُدارة بشكل جيد هي الفرق بين نجاح الشركة وسقوطها. تساعد المحاسبة الشركات على تتبع المدفوعات والمبالغ المستحقة القبض والمخزون وما إلى ذلك ، مما يساعد أصحاب الأعمال على اتخاذ قرارات مستنيرة.

إذا كنت تجد مهام فواتير ضريبة السلع والخدمات وحفظها مرهقة ، فقد حان الوقت للتفكير في أتمتة عملية الإدارة المالية. سنجيب عليك بالتفصيل حول كيفية إدارة الحسابات للشركات الصغيرة.

المحاسبة عملية تجارية مكلفة تتطلب الخبرة ، وهي ليست في متناول الشركات الصغيرة. ومع ذلك ، يمكنك إدارة حسابات عملك دون إنفاق موارد ضخمة بمساعدة أدوات المحاسبة والإرشادات المناسبة.

ما هو المشروع الصغير بالضبط؟

الأعمال الصغيرة مفهوم نسبي ؛ بعض الأنشطة التجارية صغيرة حسب المنطقة ، وبعضها حسب الأشخاص ، والبعض الآخر حسب العملية. لكي تكون واضحًا جدًا بشأن البيان ، يمكنك اعتبار بعض المعلمات بمثابة شركة صغيرة.

لم يتم تعيين هذه المعلمات بموجب القانون أو كتاب القواعد ولكن فقط من أجل فهم أفضل. إذا كان عملك يتناسب مع أي من المعايير التالية ، فيمكنك اعتبار عملك شركة صغيرة.

حسب رقم الموظف:

• أقل من 20 موظفًا في قطاع الخدمات
• أقل من 40 موظفًا في قطاع التجارة

حسب مكان العمل:

• وجود أقل من ثلاثة منافذ

حسب العمليات:

• وجود أقل من 200 طلب شراء شهريًا للقطاع التجاري
• أقل من 100 فاتورة شهريًا لقطاع الخدمات

حسب المبيعات:

• حجم الأعمال السنوي أقل من 5 كرور روبية لقطاع التجارة. متوسط ​​المبيعات اليومية أقل من 1.5 لكح (تقريبًا)
• حجم الأعمال السنوي أقل من 2 كرور روبية لقطاع الخدمات.

حسب النوع:

• متاجر البيع بالتجزئة ومنافذ الطعام ومخازن الأجهزة ومحلات الإلكترونيات والمكتبات وما إلى ذلك.
• تقدم الخدمة الصغيرة: خدمات الإصلاح ، الإيجار ، الخدمة ، إلخ.
• متخصصون ، أطباء ، استشاريون ، CA ، مترجمون ، إلخ.

ما هي محاسبة الأعمال الصغيرة؟

محاسبة الأعمال الصغيرة هي عملية لتسجيل السجلات المالية وتتبعها والاحتفاظ بها. تركز محاسبة الأعمال الصغيرة على الفواتير وتتبع كشوف الحسابات البنكية وإدارة دفتر الأستاذ للموردين والديون وتتبع النفقات.

إذا كنت تحتفظ بمفكرة أو دفتر نقدي أو صحيفة إكسل لتتبع النفقات أو المبيعات أو المدفوعات. في هذه الحالة ، تكون في المرحلة الأولى من المحاسبة ، أي مسك الدفاتر. ولكن هنا ، لا نتحدث عن تسجيل المعاملات ولكننا نتحدث عن تتبع كل هذه المعاملات بطريقة أكثر ذكاءً لعملك.

أولويات محاسبة الشركات الصغيرة والمتوسطة

تختلف أولويات المحاسبة لأصحاب الأعمال الصغيرة اختلافًا كبيرًا عن نظام المحاسبة للشركات الكبيرة. فيما يلي الحلول المهمة التي يقدمها برنامج محاسبة الشركات الصغيرة والمتوسطة.

• الفواتير
• تتبع النفقات
• سجل الشراء
• تسجيلات المبيعات
• دقيق الدائن ليدجر
• دقيق المدينين ليدجر
• تسوية كشف الحساب البنكي
• إقرار ضريبة السلع والخدمات وضريبة الدخل
• إعداد الميزانية العمومية ، والربح ، والخسارة ، والتدفق النقدي

مصطلحات المحاسبة الأساسية التي تجعلك تفكر

هنا ، نقوم بإدراج بعض المصطلحات المالية الأساسية والأساسية التي يجب أن يعرفها كل صاحب عمل صغير.

• الإيرادات / المبيعات / الدخل: الدخل من العمل هو الإيرادات ، والتي يمكنك تصنيفها على أنها مبيعات. يمكن أن تكون المبيعات نقدًا أو ائتمانًا.

• الدائنون / الدائنون: الدائنون هم الأشخاص الذين تدين لهم بالمال. قد يكون هؤلاء من الموردين أو البنوك أو الموظفين أو أي شخص أو شركة أخرى.

• المدينون / المدينون: المدينون هم الأشخاص الذين بعت لهم شيئًا ما بالدين ، ولا يزالون مدينين لك بالمال.

• دفتر الأستاذ: دفتر الأستاذ هو سجل لجميع المعاملات المتعلقة بشخص أو كيان أو نوع معين. يوفر دفتر الأستاذ سجلات موحدة لجميع المعاملات ذات الصلة والأرصدة المستحقة. أكثر الأمثلة شيوعًا هي دفتر الأستاذ للمورد ودفتر الأستاذ المدين.

• الميزانية: الميزانية هي تقدير للإيرادات والمصروفات التي تمت صياغتها لفترة أو عملية مالية محددة. تستند الميزانيات على التحليلات والتوقعات السابقة.

• كشف الحساب البنكي : كشف الحساب المصرفي هو تقرير يحتوي على جميع معاملات حسابك المصرفي.

• الأصل: الأصل هو أي شيء له قيمة ، سواء كانت مادية أو غير مادية. أرض ، بناء ، أثاث ، أجهزة كمبيوتر ، إلخ.

• المسؤولية: الالتزام هو دين أو التزام تدين به الشركة. على سبيل المثال ، الإيجار المستحق عن الشهر والفائدة المستحقة الدفع.

• السنة المالية: الفترة ما بين 1 أبريل من سنة البدء و 31 مارس من العام التالي.

• GST: ضريبة السلع والخدمات (GST) هي ضريبة غير مباشرة يجب أن تفرضها على عملائك في الهند. يتم فرضها على بيع السلع أو الخدمات. معدل ضريبة السلع والخدمات في الهند هو 5٪ أو 12٪ أو 18٪ أو 28٪ حسب نوع السلع أو الخدمة.

• البيان المالي: البيان المالي هو تقرير يوفر جميع المعلومات حول عملك وأنشطته. الميزانية العمومية ، بيان الربح / الخسارة ، وبيان التدفق النقدي هي أمثلة رئيسية على البيانات المالية.

البيانات المالية للأعمال التجارية الصغيرة

البيانات المالية هي تقارير موحدة وملخصة تمثل جميع المعاملات التجارية في فترات مالية مختلفة. أنها تعطي صورة شاملة لأنشطة المحاسبة والأداء والصحة المالية. فيما يلي أهم البيانات المالية للشركات الصغيرة:

• الميزانية العمومية: هذا أحد أهم التقارير المالية لأي عمل تجاري. تمثل الميزانية العمومية للشركات الصغيرة الوضع المالي لأصولك ومطلوباتك وحقوق الملكية في نهاية السنة المالية.

• بيان الربح والخسارة: يظهر بيان الربح والخسارة للأعمال الصغيرة الدخل والمصروفات لسنة مالية معينة. يساعدك على معرفة ما إذا كان عملك يحقق ربحًا أم خسارة والسبب وراء ذلك.

• بيان التدفق النقدي: يعطي بيان التدفق النقدي صورة كاملة لتدفق عملك وتناوبه وتدفقه النقدي.

التقارير المحاسبية للشركات الصغيرة

التقارير هي البيانات الملخصة المتعلقة بأي معاملة مالية محددة للأعمال. بعض التقارير المحاسبية للشركات الصغيرة هي:

• تقارير المبيعات: يخبرك هذا التقرير مقدار الإيرادات التي حققها عملك من المبيعات. يمكن فصلها بشكل أكبر من حيث المنتجات أو العملاء أو عوامل أخرى.

• تقرير الشراء: يوضح هذا التقرير عمليات الشراء التي قام بها نشاطك التجاري خلال فترة زمنية معينة. يمكن فصلها على أساس أنواع مختلفة من المشتريات أو الموردين أو عوامل أخرى.

• تقارير ضريبة السلع والخدمات (GST) : تقدم تقارير إرجاع ضريبة السلع والخدمات ، المعروفة أيضًا باسم تقارير GSTR ، معلومات مفيدة حول ضريبة السلع والخدمات التي دفعتها أو جمعتها ، وضريبة السلع والخدمات المستحقة الدفع للشهر.

• تقارير المصروفات: يساعد تقرير المصاريف في تعقب نفقات عملك. يمنحك قائمة النفقات لفترة معينة بحيث يمكنك تتبعها ومراقبتها وتحليلها.

كيفية القيام بمحاسبة الأعمال الصغيرة: النقدية مقابل المحاسبة على أساس الاستحقاق

إذا لم تكن قد درست المحاسبة في كليتك ، فقد تتساءل عن طرق المحاسبة النقدية والاستحقاق. دعونا نشرح كل من خدمات مسك الدفاتر هذه للشركات الصغيرة بعبارات عامة.

ما هي المحاسبة النقدية؟

تشير المحاسبة النقدية إلى تسجيل معاملة يتم تسجيلها فقط عند تبادل المقابل. على سبيل المثال ، إذا كنت تمتلك متجرًا لبيع الكتب ، فإنك تبيع الكتب وتتلقى النقد فورًا من العملاء.

يمكنك إدخال المعاملة بسرعة في برامج المحاسبة أو الكتب عند اكتمال البيع. عندما تطلب كتبًا من أحد الموردين ، فإنك تسجل معاملة الشراء فقط عندما تدفع للمورد نقدًا أو بشيك أو حوالة مصرفية.

لنفترض أنك تبيع وتحجز بالائتمان لعميلك العادي. في هذه الحالة ، وفقًا لنظام المحاسبة النقدية ، لا يمكنك تسجيل المعاملة عند إجراء البيع ولكن فقط عندما يدفع لك العميل. إذا كنت قد بعت الكتاب في ديسمبر 2021 واستلمت المال في مارس 2022 ، فسيتم تسجيل البيع في تاريخ لاحق.

ما هي محاسبة الاستحقاق؟

يتضمن نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق المعاملات المسجلة والمستحقة. طريقة المحاسبة هذه لا علاقة لها بالدفع والاستلام. تعتمد طريقة الاستحقاق على استحقاق الأحداث بدلاً من تبادل الاعتبارات.

على سبيل المثال ، إذا اشتريت سلعًا من مورِّدك عن طريق الائتمان ، فسيتم تسجيل المعاملة فورًا مقابل الفاتورة التي قدمها المورد. سواء كنت تدفع للمورد على الفور ، أو بعد شهر أو سنة أو لم تسدد له أبدًا ، فلن يكون هناك فرق في التسجيل الأولي. يتم تسجيل المعاملات فور استحقاقها.

يجب قراءة: الفرق بين الأساس النقدي مقابل أساس الاستحقاق المحاسبي: أيهما أفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة؟

الفرق بين طريقة المحاسبة النقدية والاستحقاق

النقد مقابل الاستحقاق: أي نظام محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة يجب أن تختار

نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق هو الإجراء المحاسبي المقبول على نطاق واسع في الهند. إن نظام المحاسبة النقدي ليس دقيقاً ولا مقبولاً قانونياً. لذلك ، يجب عليك دائمًا اختيار نظام المحاسبة على أساس الاستحقاق ما لم تكن بحاجة إلى النظام الآخر على وجه التحديد.

كيفية إدارة المحاسبة للأعمال الصغيرة: عملية خطوة بخطوة

محاسبة الشركات الصغيرة سهلة للغاية إذا تم تنفيذها خطوة بخطوة. إليك كيفية إدارة حسابات عملك بطريقة سهلة.

استخدم حساب بنكي منفصل

من أول الأشياء التي يجب القيام بها هو إنشاء حساب مصرفي تجاري منفصل لعملك. بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة تتبع جميع المعاملات المتعلقة بعملك.

انشر تطبيق أو برنامج محاسبة

التسجيل اليدوي للمعاملات هو شيء من الماضي. حتى أوراق Excel ليست خيارًا قابلاً للتطبيق. يجعل برنامج المحاسبة إنشاء الفواتير ومشاركتها أمرًا سهلاً حتى على هاتفك الذكي. من السهل إنشاء الفواتير وتسجيل المعاملات وعرض دفاتر الأستاذ بمساعدة برامج المحاسبة.

قم بإعداد عملية الفواتير

قم دائمًا بإصدار فواتير للسلع والخدمات التي تقدمها مع تفاصيل ضريبة السلع والخدمات. إذا قمت بإنشاء فاتورة باستخدام تطبيق محاسبة ، فسوف يقوم تلقائيًا بتسجيل المعاملة وتحديث دفتر الأستاذ المدين.

سجل جميع المعاملات

قم دائمًا بتسجيل جميع عمليات الشراء والنفقات والاستلام والمدفوعات. يجب عليك تحديد ثلاثة أشياء أثناء تسجيل هذه المعاملات: مقدار المعاملات ، وطبيعة المعاملة (المبيعات ، المصروفات ، الشراء) ، واسم الطرف الذي يتم تسجيل المعاملة ضده.

ترحيل دفتر الأستاذ

يعد ترحيل دفتر الأستاذ مهمًا للغاية لتتبع المدينين والموردين والدائنين والعملاء.

لنفترض أنك سجلت جميع معاملات اليوم في دفتر يومياتك بترتيب زمني. تخيل أن أحد العملاء المنتظمين لك ، لنفترض أن "السيد أ" يدفع في نهاية الشهر. كيف تعرف المبلغ الإجمالي المستحق في نهاية كل شهر من هذا العميل المحدد؟

حتى إذا قمت بتسجيل جميع المعاملات ، فسيكون من الممل تحديد المبلغ المستحق أو المستحق الدفع في نهاية الفترة. قد يكون لديك مئات العملاء والموردين والدائنين.

تخيل أنك تحتفظ بدفتر ملاحظات آخر بصفحة منفصلة لمعاملات السيد "أ". عندما يشتري السيد "أ" أي سلع ، تقوم بنشرها مرة واحدة في دفتر يومياتك الأول بترتيب زمني وإدخال المعاملة في كتب السيد "أ" في مذكراتك الأخرى. الآن في نهاية الشهر ، يمكنك قلب صفحة السيد "أ" في دفتر يومياتك وحساب الرصيد المستحق ".

بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المبالغ المستحقة القبض والمستحقة الدفع في أي وقت. هذا هو ما يدور حوله نشر دفتر الأستاذ. لا تقلق إذا كنت تعتقد أنه عمل كتابي وسيستهلك الكثير من وقتك. تقوم معظم برامج المحاسبة للشركات الصغيرة بذلك تلقائيًا نيابة عنك.

يقوم برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة بخصم مبلغ الفاتورة مباشرة من حساب العميل. أيضًا ، عندما تتلقى دفعة ، يمكنك إدخال مبلغ السداد ويقوم تلقائيًا بتسوية رصيد المدين.

يمكنك فقط إدخال اسم عميلك في تطبيق المحاسبة ويمكنك رؤية جميع المعاملات والرصيد المستحق والفواتير المتأخرة ببضع نقرات على شاشة هاتفك.

التلخيص والتوحيد

ربما يكون هذا هو الجزء الأكثر تعقيدًا ، ولكن ليس إذا كنت تستخدم أدوات المحاسبة الصحيحة. يتضمن هذا الجزء من العمل تحديد المركز المالي لعملك. الأشياء التالية هي الأكثر أهمية من منظور SMB.

الربح والخسارة للفترة

إليك كيفية تحديد ربح وخسارة الأعمال في نهاية السنة المالية.

للصناعة التجارية:

الربح / الخسارة = المبيعات - تكلفة البضائع المباعة - المصروفات

COGS (تكلفة البضائع المباعة) = المخزون الافتتاحي + المشتريات - المخزون الختامي

لصناعة الخدمات:

الربح / الخسارة = إجمالي قيمة الخدمات - المصاريف

المطلوبات المتداولة

الخصوم هي المبلغ الذي يمتلكه عملك لدفعه للآخرين. إليك كيفية حساب الخصوم في أي وقت:

الخصوم المتداولة = المبلغ المستحق للموردين + الدائنين الآخرين + المصاريف غير المدفوعة

الاصول المتداولة

إنه يمثل قدرة عملك على سداد الالتزامات.

الأصول = المبلغ المستحق من العملاء + المخزون في متناول اليد + النقد المتوفر / البنك + المصروفات المدفوعة مسبقًا

6 نصائح محاسبية مجربة للأعمال الصغيرة

هناك بعض الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار عند إدارة محاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بك:

• استخدام برامج المحاسبة المحوسبة

سيؤدي استخدام برنامج الفواتير البسيط أو برامج المحاسبة القائمة على الهاتف الذكي إلى تسهيل مهامك الأساسية في مسك الدفاتر. تعد AlignBooks و myBillBook و Vyapaar من أكثر برامج المحاسبة سهلة الاستخدام التي يستخدمها الآلاف من الشركات الصغيرة والمتوسطة في الهند. يمكنك أيضًا إنشاء فواتير باستخدام تطبيقات المحاسبة هذه.

• فصل المصاريف الشخصية عن المصاريف التجارية

استخدم دائمًا حسابات بنكية منفصلة للمعاملات الشخصية أو التجارية. سيؤدي ذلك إلى تحسين الدقة وتقليل التعقيد في المحاسبة.

• تقليل المدفوعات النقدية واستلام النقد

من الصعب تتبع المعاملات النقدية. استخدم التحويل المصرفي أو UPI أو الشيك لإجراء المدفوعات أو تلقيها.

• أدخل الملاحظات

عندما تقوم بالدفع الرقمي من PayTM أو Gpay أو ما إلى ذلك ، أدخل دائمًا ملاحظات حول الدفع مثل "مقابل الكهرباء".

• تأكد من دقة الحسابات

الدقة أمر حيوي. إذا قمت بإجراء إدخال يدوي ، فتحقق دائمًا من الحساب بحثًا عن الأخطاء أو الأخطاء.

• عمل إدخالات منتظمة

إذا أدخلت مجموعة كبيرة من الفواتير أو المدفوعات أو الإيصالات مرة واحدة ، فإنها عرضة للخطأ والسهو. قم بتحديث دفاتر حسابك بانتظام للتأكد من دقتها.

قائمة مراجعة محاسبة الأعمال الصغيرة

فيما يلي قائمة التحقق الخاصة بنا لأهم المهام لإدارة كتب حساب عملك بشكل أفضل:

قائمة المراجعة اليومية

• تحقق من ترحيل جميع المعاملات على حساب دفتر الأستاذ الخاص بها وفقًا لتاريخ المعاملة.
• راجع كتبك يوميًا للتأكد من أنها دقيقة ومحدثة.
• تحقق من وجود أي فاتورة أو دفعة معلقة قبل نهاية كل شهر.
• احسب أموالك الموجودة في دفتر اليوميات في نهاية اليوم

قائمة المراجعة الشهرية

• التوفيق بين دفتر الحسابات والدفتر النقدي الخاصين بك.
• حساب جميع المدينين والدائنين والذمم الدائنة والمدينين.
• تحقق من مطالبة مركز التجارة الدولية المطالب به وضريبة السلع والخدمات التي يتم تحصيلها وضريبة السلع والخدمات المستحقة الدفع ومطابقتها مع مرتجعات ضريبة السلع والخدمات الخاصة بك
• اسأل المدين والدائنين عن دفاتر الأستاذ الخاصة بك (في دفاتر حساباتهم) وقم بمطابقتها مع دفتر الأستاذ الخاص بهم في دفاتر حساباتك.

قائمة التحقق السنوية (تتطلب غالبًا مساعدة احترافية)

• قم بإعداد الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر و CFS.
• قارن حساباتك السنوية مع حسابات العام السابق.
• إذا وجدت أي تناقضات ، فتحقق منها وصححها.
• مراجعة حالة الامتثال والضرائب الخاصة بك.

لماذا تحتاج إلى الاستثمار في نظام محاسبة الأعمال الصغيرة؟

تأتي كلمة المحاسبة من كلمة المساءلة. إذا كنت ستصبح ثريًا ، فأنت بحاجة إلى أن تكون مسؤولاً عن أموالك ". - روبرت ت. كيوساكي

إلى جانب تحديد موقع الشركة في المستقبل على المدى الطويل ، فإليك سبب حاجتك إلى الاستثمار في برامج المحاسبة للشركات الصغيرة.

لأنه إلزامي

إذا كان حجم مبيعاتك السنوية أكثر من 1 كرور روبية / سنة (للمتداولين) و 50 لكح / سنة (للمحترفين) ، فمن الضروري بموجب القانون الاحتفاظ بدفاتر الحسابات.

لتتبع الدخل والنفقات بشكل فعال

أحد الأهداف الأساسية للمحاسبة هو تتبع الإيرادات والمصروفات. يمكن استخدام هذه المعلومات لتحديد المركز المالي للشركة ، وتتبع الاتجاهات ، ووقف التسريبات غير الضرورية.

لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة

تسمح المعلومات المحاسبية الدقيقة لأصحاب الأعمال باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن نمو أعمالهم. يمكن أن تعطي البيانات المالية مثل الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر نظرة ثاقبة للمركز المالي للأعمال والأداء على مدار فترة.

لفهم المتطلبات الضريبية

يجب أن يكون أصحاب الأعمال على دراية بمتطلباتهم الضريبية وأن يفيوا بهذه الالتزامات على أفضل وجه. المعلومات المحاسبية ضرورية لحساب الضرائب المستحقة الدفع.

الأسئلة الشائعة حول محاسبة الأعمال الصغيرة