Come gestire la contabilità per le piccole imprese: l'elenco di controllo completo

La contabilità è l'anima di qualsiasi attività di successo, sia che si tratti di una società unipersonale o di Google. Un'operazione contabile accurata e ben gestita potrebbe fare la differenza tra il successo e la caduta di un'azienda. La contabilità aiuta le aziende a tenere traccia di debiti, crediti, scorte e così via, aiutando gli imprenditori a prendere decisioni informate.

Se trovi ingombranti le attività di fatturazione e archiviazione GST, è il momento di pensare ad automatizzare il processo di gestione finanziaria. Ti risponderemo in dettaglio su come gestire i conti per le piccole imprese.

La contabilità è un processo aziendale costoso che richiede esperienza, che non è alla portata delle piccole imprese. Tuttavia, puoi gestire i tuoi account aziendali senza spendere enormi risorse con l'aiuto di strumenti e indicazioni contabili corretti.

Che cos'è esattamente una piccola impresa?

La piccola impresa è un concetto relativo; alcune attività sono piccole per area, altre per persone e altre per operazione. Per essere molto chiari sull'affermazione, puoi considerare alcuni parametri come una piccola impresa.

Questi parametri non sono stabiliti dalla legge o dal regolamento, ma solo per una migliore comprensione. Se la tua attività rientra in uno qualsiasi dei seguenti parametri, puoi considerare la tua attività come una piccola impresa.

Per numero di dipendente:

• Meno di 20 dipendenti per il settore dei servizi
• Meno di 40 dipendenti per il settore commerciale

Per posto di lavoro:

• Avere meno di tre punti vendita

Per operazioni:

• Avere meno di 200 ordini di acquisto al mese per il settore commerciale
• Meno di 100 fatture al mese per il settore dei servizi

Per vendite:

• Fatturato annuo inferiore a 5 Crore per il settore commerciale. Vendite medie giornaliere inferiori a 1,5 Lakh (circa)
• Fatturato annuo inferiore a 2 Crore per il settore dei servizi.

Per tipo:

• Negozi al dettaglio, negozi di alimentari, negozi di ferramenta, negozi di elettronica, librerie, ecc.
• Il piccolo servizio fornisce: servizi di riparazione, noleggio, assistenza, ecc.
• Professionisti, Medici, Consulenti, CA, Traduttori, ecc.

Che cos'è la contabilità per le piccole imprese?

La contabilità delle piccole imprese è un processo per registrare, tenere traccia e mantenere i registri finanziari. La contabilità per le piccole imprese enfatizza la fatturazione, il monitoraggio dell'estratto conto bancario, la gestione del libro mastro del fornitore e del debito e il monitoraggio delle spese.

Se tieni un diario, un libretto di cassa o un foglio excel per tenere traccia delle spese, delle vendite o dei pagamenti. In tal caso, ci si trova nella fase iniziale della contabilità, cioè della contabilità. Ma qui non stiamo parlando di registrare le transazioni, ma di tenere traccia di tutte queste transazioni in un modo più intelligente per la tua attività.

Priorità della contabilità delle PMI

Le priorità della contabilità per i proprietari di piccole imprese sono molto diverse dal sistema contabile delle grandi imprese. Ecco le soluzioni significative offerte dal software di contabilità per PMI.

• Fatturazione
• Monitoraggio delle spese
• Record di acquisto
• Record di vendita
• Registro creditore accurato
• Registro esattori dei debitori
• Riconciliazione estratto conto
• GST e dichiarazione dei redditi
• Stato patrimoniale, profitti e perdite, preparazione del rendiconto finanziario

Terminologie di contabilità di base che ti fanno pensare

Qui, elenchiamo alcuni termini finanziari essenziali e di base che ogni piccolo imprenditore dovrebbe conoscere.

• Entrate / Vendite / Entrate: le entrate derivanti dall'attività sono entrate, che puoi definire vendite. Le vendite potrebbero essere in contanti o a credito.

• Creditori/debiti: i creditori sono le persone a cui devi denaro. Questi potrebbero essere fornitori, banche, dipendenti o qualsiasi altra persona o azienda.

• Debitori/Crediti: i debitori sono le persone a cui hai venduto qualcosa a credito e ti devono ancora dei soldi.

• Ledger: un registro è un record di tutte le transazioni relative a una particolare persona, entità o tipo. Un libro mastro fornisce record consolidati di tutte le transazioni correlate e saldi dovuti. Il libro mastro del fornitore, il libro mastro del debitore sono gli esempi più comuni.

• Budget: un budget è una stima delle entrate e delle spese redatte per un periodo specifico o un'operazione finanziaria. I budget si basano su analisi e previsioni passate.

• Estratto conto bancario : l'estratto conto bancario è un rapporto che contiene tutte le transazioni del tuo conto bancario.

• Asset: un asset è tutto ciò che ha valore, fisico o non fisico. Terreni, edifici, mobili, computer, ecc.

• Responsabilità: una passività è un debito o un'obbligazione che un'azienda ha. Ad esempio, affitto pagabile per il mese, interessi pagabili.

• Anno finanziario: il periodo compreso tra il 1 aprile dell'anno di inizio e il 31 marzo dell'anno successivo.

• GST: GST (Goods and Service Tax) è un'imposta indiretta che devi addebitare ai tuoi clienti in India. È riscosso sulla vendita di beni o servizi. L'aliquota GST in India è del 5%, 12%, 18% o 28%, a seconda del tipo di merce o servizio.

• Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario è un report che fornisce tutte le informazioni sulla tua azienda e le sue attività. Il bilancio, il conto economico e il rendiconto finanziario sono i principali esempi di rendiconti finanziari.

Bilancio per una piccola impresa

I rendiconti finanziari sono rapporti consolidati e di sintesi che rappresentano tutte le transazioni commerciali in diversi periodi finanziari. Forniscono un quadro generale delle attività contabili, delle prestazioni e della salute finanziaria. Ecco i bilanci più importanti per le piccole imprese:

• Bilancio: questo è uno dei rapporti finanziari più importanti per qualsiasi azienda. Il bilancio per le piccole imprese rappresenta la situazione finanziaria delle attività, delle passività e del patrimonio netto alla fine dell'esercizio finanziario.

• Dichiarazione di conto economico: la dichiarazione di profitti e perdite per le piccole imprese mostra le entrate e le spese per un particolare esercizio finanziario. Ti aiuta a vedere se la tua attività sta realizzando un profitto o una perdita e il motivo alla base.

• Rendiconto finanziario: il rendiconto finanziario fornisce un quadro completo dell'afflusso, della rotazione e del deflusso di denaro della tua attività.

Rapporti contabili per le piccole imprese

I report sono i dati riepilogati relativi a qualsiasi specifica transazione finanziaria di business. Alcuni dei rapporti contabili per le piccole imprese sono:

• Rapporti sulle vendite: questo rapporto ti dice quante entrate ha generato la tua attività dalle vendite. Può essere ulteriormente separato in termini di prodotti, clienti o altri fattori.

• Rapporto sugli acquisti: questo rapporto mostra gli acquisti effettuati dalla tua azienda in un determinato momento. Può essere separato in base a diversi tipi di acquisti, fornitori o altri fattori.

• Rapporti GST: i rapporti sui resi GST, noti anche come rapporti GSTR, forniscono informazioni utili sulla GST pagata o riscossa e l'esatta GST pagabile per il mese.

• Note spese: una nota spese aiuta a tenere traccia delle spese aziendali. Ti fornisce l'elenco delle spese per un determinato periodo in modo da poterle tracciare, monitorare e analizzarle.

Come fare la contabilità per le piccole imprese: contabilità per cassa e per competenza

Se non hai studiato contabilità al tuo college, potresti chiederti quali sono i metodi di contabilità per cassa e per competenza. Spieghiamo entrambi questi servizi di contabilità per le piccole imprese in parole povere.

Che cos'è la contabilità di cassa?

La contabilità di cassa si riferisce alla registrazione di una transazione che viene registrata solo quando viene scambiato il corrispettivo. Ad esempio, se possiedi una libreria, vendi libri e ricevi immediatamente denaro dai clienti.

Puoi inserire rapidamente la transazione nel tuo software di contabilità o libri quando la vendita è completata. Ogni volta che ordini libri da un fornitore, registri la transazione di acquisto solo quando paghi il fornitore in contanti, assegno o bonifico bancario.

Supponi di vendere e prenotare a credito per il tuo cliente abituale. In tal caso, secondo il sistema di contabilità di cassa, non puoi registrare la transazione quando effettui la vendita ma solo quando il cliente ti paga. Se hai venduto il libro a dicembre 2021 e hai ricevuto il denaro a marzo 2022, la vendita verrà registrata in una data successiva.

Che cos'è la contabilità per competenza?

Il sistema di contabilità per competenza riguarda le transazioni registrate e dovute. Questo metodo di contabilità non ha nulla a che fare con il pagamento e la ricevuta. Il metodo di competenza dipende dalla maturazione degli eventi anziché da uno scambio di considerazioni.

Ad esempio, se acquisti merce dal tuo fornitore a credito, la transazione viene immediatamente registrata sulla fattura fornita dal fornitore. Sia che tu paghi il fornitore all'istante, o dopo un mese, un anno o non lo restituisca mai, non fa differenza nella registrazione iniziale. Le transazioni vengono registrate istantaneamente alla scadenza.

Suggerito di leggere: Differenza tra base di cassa e base di competenza della contabilità: quale è meglio per le PMI?

Differenza tra metodo di contabilità per cassa e per competenza

Contanti vs ratei: quale sistema di contabilità per le PMI dovresti scegliere

Il sistema di contabilità per competenza è la procedura di contabilità ampiamente accettata in India. Il sistema di contabilità di cassa non è né accurato né legalmente accettato. Pertanto, dovresti sempre scegliere il sistema di contabilità per competenza a meno che tu non abbia specificamente bisogno dell'altro.

Come gestire la contabilità per le piccole imprese: processo passo dopo passo

La contabilità per le piccole imprese è estremamente facile se eseguita passo dopo passo. Ecco come puoi gestire gli account della tua attività in modo semplice.

Usa un conto bancario separato

Una delle prime cose da fare è creare un conto bancario aziendale separato per la tua attività. In questo modo, puoi facilmente tracciare tutte le transazioni relative alla tua attività.

Distribuisci un software o un'app di contabilità

La registrazione manuale delle transazioni appartiene al passato. Anche i fogli excel non sono un'opzione praticabile. Il software di contabilità semplifica la creazione e la condivisione delle fatture anche sul tuo smartphone. È facile generare fatture, registrare transazioni e visualizzare registri con l'aiuto del software di contabilità.

Impostare un processo di fatturazione

Emetti sempre fatture per i beni e i servizi forniti con i dettagli della GST. Se generi una fattura con un'app di contabilità, questa registrerà automaticamente la transazione e aggiornerà il registro del debitore.

Registra tutte le transazioni

Registra sempre tutte le transazioni di Acquisti, Spese, Ricevute e Pagamenti. È necessario specificare tre cose durante la registrazione di queste transazioni: l'importo delle transazioni, la natura della transazione (vendite, spese, acquisto) e il nome della parte contro la quale viene registrata la transazione.

Inserimento del libro mastro

La registrazione contabile è estremamente importante per tenere traccia di debitori, fornitori, creditori e clienti.

“Supponi di registrare tutte le transazioni di un giorno nel tuo diario in ordine cronologico. Immagina un tuo cliente abituale, diciamo che "il signor A" paga alla fine del mese. Come sapresti l'importo totale da ricevere alla fine di ogni mese da quel particolare cliente?

Anche se hai registrato tutte le transazioni, sarà noioso determinare l'importo da ricevere o da pagare alla fine di un periodo. Potresti avere centinaia di clienti, fornitori e creditori.

Immagina di tenere un altro taccuino con una pagina separata per le transazioni del signor A. Ogni volta che il signor A acquista delle merci, le inserisci una volta nel tuo primo diario in ordine cronologico e inserisci la transazione sui libri del signor A nell'altro diario. Ora, alla fine del mese, puoi voltare la pagina del signor A nel tuo diario e calcolare il saldo dovuto.

In questo modo, puoi tenere registri accurati di tutti i tuoi importi da ricevere e da pagare in qualsiasi momento. Questo è ciò che riguarda la pubblicazione di un libro mastro. Non preoccuparti se pensi che sia un lavoro d'ufficio e consumerebbe molto del tuo tempo. La maggior parte dei software di contabilità per le piccole imprese lo fa automaticamente per te.

Il software di contabilità per piccole imprese addebita direttamente l'importo della fattura sul conto del cliente. Inoltre, ogni volta che ricevi un pagamento, puoi inserire l'importo del pagamento e questo regola automaticamente il saldo del debitore.

Puoi semplicemente inserire il nome del tuo cliente nell'app di contabilità e puoi vedere tutte le transazioni, il saldo dovuto e le fatture scadute con pochi tocchi sullo schermo del tuo telefono.

Riassunto e consolidamento

Questa è probabilmente la parte più complicata, ma non se utilizzi i giusti strumenti di contabilità. Questa parte dell'attività include la determinazione della posizione finanziaria della tua attività. Le seguenti cose sono più cruciali dal punto di vista delle PMI.

Profitti e perdite di periodo

Ecco come determinare il profitto e la perdita di affari alla fine dell'esercizio finanziario.

Per il settore commerciale:

Profitto/perdita = Vendite – Costo della merce venduta – Spese

COGS (costo della merce venduta) = Stock di apertura + Acquisti – Stock di chiusura

Per il settore dei servizi:

Profitto/perdita = Valore totale dei servizi – Spese

Passività correnti

Le passività sono l'importo che la tua azienda possiede per pagare gli altri. Ecco come calcolare le passività in qualsiasi momento:

Passività correnti = Importo da pagare ai fornitori + Altri creditori + Spese non pagate

Attività correnti

Rappresenta la capacità della tua azienda di ripagare le passività.

Attività = Importo da ricevere dai clienti + Azioni in mano + Contanti/Banca + Spese prepagate

6 Suggerimenti per la contabilità delle piccole imprese comprovati

Ci sono alcune altre cose da tenere a mente quando gestisci la contabilità della tua piccola impresa:

• Utilizzare un software di contabilità computerizzato

L'utilizzo di un semplice software di fatturazione o di un software di contabilità basato su smartphone faciliterà le tue attività di contabilità di base. AlignBooks, myBillBook e Vyapaar sono alcuni dei software di contabilità più facili da usare utilizzati da migliaia di PMI in India. Puoi anche generare fatture utilizzando queste app di contabilità.

• Separare le spese personali dalle spese aziendali

Utilizzare sempre conti bancari separati per transazioni personali o aziendali. Ciò migliorerà la precisione e ridurrà la complessità nella contabilità.

• Riduci al minimo il pagamento in contanti e la ricezione di contanti

È più difficile tracciare le transazioni in contanti. Usa bonifico bancario, UPI o assegno per effettuare o ricevere pagamenti.

• Inserisci Osservazioni

Ogni volta che effettui un pagamento digitale da PayTM, Gpay, ecc., inserisci sempre commenti sul pagamento come "per l'elettricità".

• Garantire calcoli accurati

La precisione è vitale. Se si effettua un inserimento manuale, controllare sempre due volte il calcolo per errori o errori.

• Fai ingressi regolari

Se inserisci una grande quantità di fatture, pagamenti o ricevute contemporaneamente, è soggetto a errori e omissioni. Aggiorna regolarmente i libri contabili per la precisione.

Lista di controllo per la contabilità delle piccole imprese

Ecco la nostra lista di controllo delle attività più importanti per gestire al meglio i libri contabili della tua attività:

Lista di controllo giornaliera

• Verificare che tutte le transazioni siano registrate sul rispettivo conto contabile alla data della transazione.
• Rivedi i tuoi libri ogni giorno per assicurarti che siano accurati e aggiornati.
• Verifica eventuali fatture o pagamenti in sospeso entro la fine di ogni mese.
• Conta i tuoi soldi in mano con l'agenda alla fine della giornata

Lista di controllo mensile

• Riconcilia il tuo Passbook e il tuo libro cassa.
• Conta tutti i conti debitori, creditori, debiti e crediti.
• Controlla l'ITC richiesto, GST riscosso e GST pagabile e abbinalo ai tuoi resi GST
• Chiedi al tuo debitore e ai creditori i tuoi libri mastri (nei loro libri contabili) e abbinali al loro libro mastro sui tuoi libri contabili.

Lista di controllo annuale (spesso richiede assistenza professionale)

• Preparare bilancio, conto profitti e perdite e CFS.
• Confronta i tuoi conti annuali con quelli dell'anno precedente.
• Se trovi discrepanze, esaminale e correggile.
• Rivedi il tuo stato fiscale e di conformità.

Perché è necessario investire in un sistema di contabilità per piccole imprese?

“La parola contabilità deriva dalla parola responsabilità. Se vuoi diventare ricco, devi essere responsabile dei tuoi soldi". – Robert T. Kiyosaki

Oltre al posizionamento futuro a lungo termine dell'azienda, ecco perché è necessario investire nel software di contabilità delle piccole imprese.

Perché è Obbligatorio

Se il tuo fatturato annuo è superiore a 1 Crore/anno (per i commercianti) e 50 Lakh/anno (per i professionisti), è obbligatorio per legge tenere i libri contabili.

Per monitorare efficacemente entrate e spese

Uno degli obiettivi primari della contabilità è tenere traccia delle entrate e delle spese. Queste informazioni possono essere utilizzate per determinare la posizione finanziaria di un'azienda, tenere traccia delle tendenze e bloccare inutili perdite.

Per prendere decisioni aziendali informate

Informazioni contabili accurate consentono agli imprenditori di prendere decisioni informate sulla crescita della propria attività. I rendiconti finanziari come lo stato patrimoniale e il conto profitti e perdite possono fornire informazioni sulla posizione finanziaria di un'azienda e sulla performance in un periodo.

Per comprendere i requisiti fiscali

Gli imprenditori devono essere consapevoli dei loro requisiti fiscali e soddisfare al meglio questi obblighi. Le informazioni contabili sono essenziali per calcolare le tasse dovute.

Domande frequenti sulla contabilità delle piccole imprese