Cum să gestionați contabilitatea pentru întreprinderile mici: Lista completă de verificare

Contabilitatea este sufletul oricărei afaceri de succes, fie că este o companie cu o singură persoană sau Google. O operațiune contabilă precisă și bine gestionată ar putea fi diferența dintre succesul și căderea unei companii. Contabilitatea ajută companiile să țină evidența datoriilor, creanțelor, inventarului și așa mai departe, ajutând proprietarii de afaceri să ia decizii informate.

Dacă vi se par greoaie sarcinile de facturare și depunere a GST, este timpul când ar trebui să vă gândiți la automatizarea procesului de management financiar. Vă vom răspunde în detaliu despre cum să gestionați conturile pentru întreprinderile mici.

Contabilitatea este un proces de afaceri costisitor care necesită expertiză, care nu este accesibil pentru întreprinderile mici. Cu toate acestea, vă puteți gestiona conturile de afaceri fără a cheltui resurse uriașe cu ajutorul instrumentelor și îndrumărilor de contabilitate potrivite.

Ce este o afacere mică exact?

Afacerea mică este un concept relativ; unele întreprinderi sunt mici în funcție de zonă, altele de oameni și altele de funcționare. Pentru a fi foarte clar în privința afirmației, puteți lua în considerare câțiva parametri ca o afacere mică.

Acești parametri nu sunt stabiliți de lege sau de regulament, ci doar pentru o mai bună înțelegere. Dacă afacerea dvs. se încadrează în oricare dintre următorii parametri, vă puteți considera afacerea ca fiind o afacere mică.

După numărul de angajat:

• Mai puțin de 20 de angajați pentru sectorul de servicii
• Mai puțin de 40 de angajați pentru sectorul comerț

După locul de muncă:

• Având mai puțin de trei prize

După operațiuni:

• Având mai puțin de 200 de comenzi de cumpărare pe lună pentru sectorul comercial
• Mai puțin de 100 de facturi pe lună pentru sectorul de servicii

După vânzări:

• Cifra de afaceri anuală mai mică de 5 Crore pentru sectorul comercial. Vânzări zilnice medii mai mici de 1,5 lakh (aprox.)
• Cifra de afaceri anuală mai mică de 2 Crore pentru sectorul serviciilor.

După tip:

• Magazine de vânzare cu amănuntul, magazine alimentare, magazine de hardware, magazine de electronice, librării etc.
• Serviciul mic oferă: Servicii de reparații, Închiriere, Service etc.
• Profesionisti, medici, consultanti, CA, traducatori etc.

Ce este contabilitatea întreprinderilor mici?

Contabilitatea întreprinderilor mici este un proces de înregistrare, urmărire și menținere a înregistrărilor financiare. Contabilitatea pentru întreprinderile mici pune accent pe facturare, urmărirea extraselor bancare, gestionarea vânzătorilor și a datoriilor și urmărirea cheltuielilor.

Dacă țineți un jurnal, un cashbook sau o foaie Excel pentru a urmări cheltuielile, vânzările sau plățile. În acest caz, vă aflați în faza inițială a contabilității, adică a contabilității. Dar aici, nu vorbim despre înregistrarea tranzacțiilor, ci despre urmărirea tuturor acestor tranzacții într-un mod mai inteligent pentru afacerea ta.

Prioritățile contabilității IMM-urilor

Prioritățile contabilității pentru proprietarii de întreprinderi mici sunt foarte diferite de sistemul de contabilitate al întreprinderilor mari. Iată care sunt soluțiile semnificative oferite de software-ul de contabilitate pentru IMM-uri.

• Facturare
• Urmărirea cheltuielilor
• Record de achiziție
• Record de vânzări
• Registrul creditorilor exact
• Registrul debitorilor precis
• Reconcilierea extrasului bancar
• GST și declarație de impozit pe venit
• Bilanț, Profit și Pierdere, Întocmirea situației fluxului de numerar

Terminologii contabile de bază care vă țin pe gânduri

Aici, enumeram câteva terminologii financiare esențiale și de bază pe care fiecare proprietar de afaceri mici ar trebui să le cunoască.

• Venituri/Vânzări/Venituri: Venitul din afacere este venit, pe care îl puteți numi vânzări. Vânzările pot fi fie în numerar, fie în credit.

• Creditori/ Datorii: Creditorii sunt persoanele cărora le datorați bani. Aceștia pot fi furnizori, bănci, angajați sau orice altă persoană sau companie.

• Debitori/ Creanțe: Debitorii sunt persoanele cărora le-ați vândut ceva pe credit și încă vă datorează bani.

• Ledger: Un registru este o înregistrare a tuturor tranzacțiilor legate de o anumită persoană, entitate sau tip. Un registru oferă înregistrări consolidate ale tuturor tranzacțiilor aferente și soldurilor scadente. Registrul furnizorului, registrul debitorului sunt cele mai comune exemple.

• Buget: Un buget este o estimare a veniturilor și cheltuielilor întocmite pentru o anumită perioadă sau operațiune financiară. Bugetele se bazează pe analize și previziuni anterioare.

• Extras bancar: Extrasul bancar este un raport care conține toate tranzacțiile din contul dvs. bancar.

• Activ: un activ este orice are valoare, fizică sau non-fizică. Teren, clădire, mobilier, calculatoare etc.

• Răspundere: O datorie este o datorie sau o obligație pe care o are o companie. De exemplu, chiria de plătit pe lună, dobânda de plătit.

• Anul financiar: perioada cuprinsă între 1 aprilie a anului de început și 31 martie a anului următor.

• GST: GST (Taxa pe bunuri și servicii) este o taxă indirectă pe care trebuie să o percepeți clienților dvs. din India. Se percepe la vânzarea de bunuri sau servicii. Rata GST în India este de 5%, 12%, 18% sau 28%, în funcție de tipul de bunuri sau serviciu.

• Situația financiară: Situația financiară este un raport care oferă toate informațiile despre afacerea dvs. și activitățile acesteia. Bilanțul, Situația P/L și situația fluxului de numerar sunt exemple majore de situații financiare.

Situații financiare pentru o afacere mică

Situațiile financiare sunt rapoarte consolidate și rezumate care reprezintă toate tranzacțiile comerciale din diferite perioade financiare. Ele oferă o imagine de ansamblu asupra activităților contabile, performanței și sănătății financiare. Iată cele mai importante situații financiare pentru întreprinderile mici:

• Bilanț: Acesta este unul dintre cele mai importante rapoarte financiare pentru orice afacere. Bilanțul pentru întreprinderile mici reprezintă situația financiară a activelor, pasivelor și capitalurilor proprii la sfârșitul exercițiului financiar.

• Declarație P/L: Declarația de profit și pierdere pentru întreprinderile mici arată veniturile și cheltuielile pentru un anumit exercițiu financiar. Vă ajută să vedeți dacă afacerea dvs. înregistrează profit sau pierdere și motivul din spatele acesteia.

• Situația fluxului de numerar: Situația fluxului de numerar oferă o imagine completă a intrării, rotației și ieșirii de numerar al afacerii dvs.

Rapoarte contabile pentru întreprinderile mici

Rapoartele sunt date rezumate legate de orice tranzacție financiară specifică a unei afaceri. Unele dintre rapoartele contabile pentru întreprinderile mici sunt:

• Rapoarte de vânzări: acest raport vă spune cât de mult venituri a generat afacerea dvs. din vânzări. Poate fi separat în continuare în ceea ce privește produsele, clienții sau alți factori.

• Raport privind achizițiile: acest raport arată achizițiile făcute de compania dvs. într-un anumit timp. Poate fi separat pe baza diferitelor tipuri de achiziții, furnizori sau alți factori.

• Rapoarte GST: Rapoartele GST Return, cunoscute și ca rapoarte GSTR, oferă informații utile despre GST pe care l-ați plătit sau colectat și GST-ul exact plătit pentru luna.

• Rapoarte de cheltuieli: un raport de cheltuieli vă ajută să urmăriți cheltuielile de afaceri. Vă oferă lista de cheltuieli pentru o anumită perioadă, astfel încât să le puteți urmări, monitoriza și analiza.

Cum să faci contabilitate pentru întreprinderile mici: numerar vs. contabilitate de angajamente

Dacă nu ați studiat contabilitatea în facultate, s-ar putea să vă întrebați care sunt metodele de contabilitate de numerar și de angajamente. Să explicăm ambele aceste servicii de contabilitate pentru întreprinderile mici în termeni profani.

Ce este Contabilitatea de numerar?

Contabilitatea de numerar se referă la înregistrarea unei tranzacții care este înregistrată numai atunci când contraprestația este schimbată. De exemplu, dacă deții o librărie, vinzi cărți și primești imediat numerar de la clienți.

Puteți introduce rapid tranzacția în software-ul dvs. de contabilitate sau în cărți când vânzarea este finalizată. Ori de câte ori comandați cărți de la un furnizor, înregistrați tranzacția de cumpărare numai atunci când plătiți furnizorului prin numerar, cec sau transfer bancar.

Să presupunem că vindeți și rezervați cu credit clientului dvs. obișnuit. În acest caz, conform sistemului de contabilitate de casă, nu poți înregistra tranzacția în momentul în care faci vânzarea ci doar atunci când clientul te plătește. Dacă ați vândut cartea în decembrie 2021 și ați primit banii în martie 2022, vânzarea va fi înregistrată la o dată ulterioară.

Ce este Contabilitatea de angajamente?

Sistemul de contabilitate de angajamente presupune tranzacții care sunt înregistrate și scadente. Această metodă contabilă nu are nimic de-a face cu plata și încasarea. Metoda de angajamente depinde de acumularea evenimentelor și nu de un schimb de considerații.

De exemplu, dacă cumpărați bunuri de la furnizorul dvs. pe credit, tranzacția este imediat înregistrată pe factura furnizată de furnizor. Fie că plătiți furnizorului instantaneu, fie după o lună, un an sau nu îl plătiți niciodată înapoi, nu are nicio diferență în înregistrarea inițială. Tranzacțiile sunt înregistrate instantaneu atunci când sunt scadente.

Lectură sugerată: Diferența dintre baza de numerar și baza contabilă de angajamente: care este mai bine pentru IMM-uri?

Diferența dintre metoda de contabilitate de numerar și de angajamente

Numerar vs angajamente: ce sistem de contabilitate pentru IMM-uri ar trebui să alegeți

Sistemul de contabilitate de angajamente este procedura de contabilitate larg acceptată în India. Sistemul contabil de casă nu este nici corect, nici acceptat din punct de vedere legal. Prin urmare, ar trebui să alegeți întotdeauna sistemul de contabilitate de angajamente, cu excepția cazului în care aveți nevoie în mod specific de celălalt.

Cum să gestionați contabilitatea pentru întreprinderile mici: proces pas cu pas

Contabilitatea întreprinderilor mici este extrem de ușoară dacă se face pas cu pas. Iată cum puteți gestiona conturile companiei dvs. într-un mod simplu.

Utilizați un cont bancar separat

Unul dintre primele lucruri de făcut este să creați un cont bancar separat pentru afacerea dvs. În acest fel, puteți urmări cu ușurință toate tranzacțiile legate de afacerea dvs.

Implementați un software sau o aplicație de contabilitate

Înregistrarea manuală a tranzacțiilor este de domeniul trecutului. Nici măcar foile Excel nu sunt o opțiune viabilă. Software-ul de contabilitate facilitează crearea și partajarea facturilor chiar și pe smartphone-ul dvs. Este ușor să generați facturi, să înregistrați tranzacțiile și să vizualizați registrele cu ajutorul unui software de contabilitate.

Configurați un proces de facturare

Emiteți întotdeauna facturi pentru bunurile și serviciile pe care le furnizați cu detalii GST. Dacă generați o factură cu o aplicație de contabilitate, aceasta va înregistra automat tranzacția și va actualiza registrul debitorului.

Înregistrați toate tranzacțiile

Înregistrați întotdeauna toate tranzacțiile de achiziții, cheltuieli, încasări și plăți. Trebuie să specificați trei lucruri în timpul înregistrării acestor tranzacții: valoarea tranzacțiilor, natura tranzacției (vânzări, cheltuieli, cumpărare) și numele părții împotriva căreia este înregistrată tranzacția.

Înregistrarea registrului

Înregistrarea registrului este extrem de importantă pentru a ține evidența debitorilor, furnizorilor, creditorilor și clienților dvs.

„Să presupunem că înregistrați în jurnal toate tranzacțiile unei zile în ordine cronologică. Imaginați-vă un client obișnuit de-al dvs., să spuneți „Domnul A” plătește la sfârșitul lunii. Cum ați ști suma totală de încasat la sfârșitul fiecărei luni de la acel anumit client?

Chiar dacă ați înregistrat toate tranzacțiile, va fi plictisitor să determinați suma de încasat sau de plătit la sfârșitul unei perioade. Este posibil să aveți sute de clienți, furnizori și creditori.

Imaginați-vă că păstrați un alt caiet cu o pagină separată pentru tranzacțiile domnului A. Ori de câte ori domnul A cumpără bunuri, le postezi o dată în primul tău jurnal în ordine cronologică și înregistrezi tranzacția în cărțile domnului A în celălalt jurnal. Acum, la sfârșitul lunii, puteți întoarce pagina domnului A în jurnal și puteți calcula soldul datorat.”

În acest fel, puteți păstra înregistrări exacte ale tuturor sumelor dvs. de încasat și de plătit în orice moment. Despre asta este postarea în registru. Nu vă faceți griji dacă credeți că este o lucrare de birou și ți-ar consuma mult timp. Majoritatea programelor de contabilitate pentru afaceri mici fac acest lucru automat pentru dvs.

Software-ul de contabilitate pentru întreprinderi mici debitează direct suma facturii în contul clientului. De asemenea, ori de câte ori primiți o plată, puteți introduce suma plății și aceasta decontează automat soldul debitorului.

Puteți doar să introduceți numele clientului dvs. în aplicația de contabilitate și puteți vedea toate tranzacțiile, soldul scadent și facturile restante cu câteva atingeri pe ecranul telefonului.

Rezumare și consolidare

Aceasta este probabil cea mai complicată parte, dar nu dacă utilizați instrumentele de contabilitate potrivite. Această parte a afacerii include determinarea poziției financiare a afacerii dvs. Următoarele lucruri sunt cele mai importante din perspectiva IMM-urilor.

Profit și pierdere pentru perioada

Iată cum puteți determina profitul și pierderea afacerii la sfârșitul exercițiului financiar.

Pentru industria comercială:

Profit/ Pierdere = Vânzări – Costul mărfurilor vândute – Cheltuieli

COGS (costul mărfurilor vândute) = Stoc de deschidere + Achiziții – Stoc de închidere

Pentru industria serviciilor:

Profit/ Pierdere = Valoarea Totală a Serviciilor – Cheltuieli

Datorii curente

Datoriile sunt suma pe care o deține afacerea dvs. pentru a plăti altora. Iată cum puteți calcula Datorii în orice moment:

Datorii curente = Suma plătibilă furnizorilor + Alți creditori + Cheltuieli neplătite

Active circulante

Reprezintă capacitatea afacerii dvs. de a plăti datorii.

Active = Suma de primit de la clienți + Stoc în mână + Numerar în mână/Bancă + Cheltuieli preplătite

6 sfaturi dovedite de contabilitate pentru întreprinderile mici

Există și alte câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când vă gestionați contabilitatea întreprinderii mici:

• Utilizați software de contabilitate computerizat

Utilizarea unui software simplu de facturare sau a unui software de contabilitate bazat pe smartphone vă va ușura sarcinile de bază de contabilitate. AlignBooks, myBillBook și Vyapaar sunt unele dintre cele mai și mai ușor de utilizat software de contabilitate folosit de mii de IMM-uri din India. De asemenea, puteți genera facturi utilizând aceste aplicații de contabilitate.

• Separați cheltuielile personale de cheltuielile de afaceri

Utilizați întotdeauna conturi bancare separate pentru tranzacții personale sau de afaceri. Acest lucru va îmbunătăți acuratețea și va reduce complexitatea contabilității.

• Minimizați plata în numerar și încasările în numerar

Este mai greu de urmărit tranzacțiile în numerar. Utilizați transfer bancar, UPI sau cec pentru a efectua sau primi plăți.

• Introduceți Observații

Ori de câte ori efectuați o plată digitală din PayTM, Gpay etc., introduceți întotdeauna observații despre plată, cum ar fi „pentru energie electrică”.

• Asigurați calcule precise

Precizia este vitală. Dacă faceți o introducere manuală, verificați întotdeauna calculul pentru erori sau greșeli.

• Faceți intrări regulate

Dacă introduceți o cantitate mare de facturi, plăți sau chitanțe simultan, este predispus la erori și omisiuni. Actualizați-vă în mod regulat registrele de conturi pentru a fi exacte.

Lista de verificare a contabilității întreprinderilor mici

Iată lista noastră de verificare a celor mai importante sarcini pentru a vă gestiona mai bine registrele contului de afaceri:

Lista de verificare zilnică

• Verificați dacă toate tranzacțiile sunt înregistrate în contul lor contabil respectiv, conform datei tranzacției.
• Examinați-vă cărțile zilnic pentru a vă asigura că sunt corecte și actualizate.
• Verificați orice factură sau plată în așteptare înainte de sfârșitul fiecărei luni.
• Înregistrați-vă banii în mână cu agenda la sfârșitul zilei

Lista de verificare lunară

• Reconciliați carnetul cu carnetul de numerar.
• Înregistrați toate conturile debitorilor, creditorilor, datoriilor și creanțelor.
• Verificați ITC solicitat, GST colectat și GST plătibil și potriviți-l cu returnările dvs. GST
• Cereți debitorului și creditorilor dvs. registrele dvs. (în registrele lor de conturi) și potriviți-le cu registrul lor din registrele dvs. de conturi.

Lista de verificare anuală (Adesea necesită ajutor profesional)

• Pregătiți bilanțul, Declarația de profit și pierdere și CFS.
• Comparați conturile dvs. anuale cu cele ale anului precedent.
• Dacă găsiți discrepanțe, investigați și remediați-le.
• Examinați-vă starea de impozitare și de conformitate.

De ce trebuie să investiți în sistemul de contabilitate al întreprinderilor mici?

„Cuvântul contabilitate vine de la cuvântul responsabilitate. Dacă ai de gând să fii bogat, trebuie să fii responsabil pentru banii tăi.” – Robert T. Kiyosaki

Pe lângă poziționarea viitoare pe termen lung a companiei, iată de ce trebuie să investești în software-ul de contabilitate al întreprinderilor mici.

Pentru că este Obligatoriu

Dacă cifra de afaceri anuală este mai mare de 1 Crore/an (pentru comercianți) și 50Lakh/an (pentru profesioniști), este obligatoriu prin lege să țineți registre de conturi.

Pentru a urmări eficient veniturile și cheltuielile

Unul dintre obiectivele principale ale contabilității este de a urmări veniturile și cheltuielile. Aceste informații pot fi folosite pentru a determina poziția financiară a unei afaceri, pentru a urmări tendințele și pentru a opri scurgerile inutile.

Pentru a lua decizii de afaceri informate

Informațiile contabile precise le permit proprietarilor de afaceri să ia decizii informate cu privire la creșterea afacerii lor. Situațiile financiare, cum ar fi bilanțul și contul de profit și pierdere, pot oferi perspective asupra poziției financiare a unei afaceri și a performanței pe o perioadă.

Pentru a înțelege cerințele fiscale

Proprietarii de afaceri trebuie să fie conștienți de cerințele lor fiscale și să îndeplinească cel mai bine aceste obligații. Informațiile contabile sunt esențiale pentru calcularea impozitelor de plătit.

Întrebări frecvente despre contabilitate pentru întreprinderi mici