Como gerenciar a contabilidade para pequenas empresas: a lista de verificação completa

A contabilidade é a alma de qualquer negócio de sucesso, seja uma empresa individual ou o Google. Uma operação contábil precisa e bem gerenciada pode ser a diferença entre o sucesso e a queda de uma empresa. A contabilidade ajuda as empresas a manter o controle de contas a pagar, contas a receber, estoque e assim por diante, ajudando os proprietários de empresas a tomar decisões informadas.

Se você está achando as tarefas de faturamento e arquivamento de GST complicadas, é hora de pensar em automatizar o processo de gestão financeira. Responderemos em detalhes sobre como gerenciar contas para pequenas empresas.

A contabilidade é um processo de negócios caro que requer experiência, o que não é acessível para pequenas empresas. No entanto, você pode gerenciar suas contas comerciais sem gastar grandes recursos com a ajuda de ferramentas e orientações contábeis corretas.

O que é exatamente uma pequena empresa?

Pequena empresa é um conceito relativo; algumas empresas são pequenas por área, algumas por pessoas e algumas por operação. Para ser muito claro sobre a afirmação, você pode considerar alguns parâmetros como uma pequena empresa.

Esses parâmetros não são definidos por lei ou livro de regras, mas apenas para melhor compreensão. Se sua empresa se enquadra em algum dos parâmetros a seguir, você pode considerar sua empresa como uma pequena empresa.

Por funcionário Número:

• Menos de 20 funcionários para o setor de serviços
• Menos de 40 funcionários para o setor de comércio

Por local de trabalho:

• Ter menos de três pontos de venda

Por Operações:

• Ter menos de 200 pedidos de compra por mês para o setor de comércio
• Menos de 100 faturas por mês para o setor de serviços

Por Vendas:

• Volume de negócios anual inferior a 5 Crore para o setor de comércio. Vendas médias diárias inferiores a 1,5 Lakh (aprox.)
• Volume de negócios anual inferior a 2 Crore para o setor de serviços.

Por tipo:

• Lojas de varejo, lojas de alimentos, lojas de ferragens, lojas de eletrônicos, livrarias, etc.
• Pequeno serviço fornece: Serviços de reparo, aluguel, manutenção, etc.
• Profissionais, Médicos, Consultores, CA, Tradutores, etc.

O que é contabilidade para pequenas empresas?

A contabilidade de pequenas empresas é um processo para registrar, acompanhar e manter registros financeiros. A contabilidade para pequenas empresas enfatiza o faturamento, o rastreamento de extratos bancários, o gerenciamento do registro de fornecedores e dívidas e o rastreamento de despesas.

Se você mantiver um diário, livro-caixa ou planilha do Excel para acompanhar as despesas, vendas ou pagamentos. Nesse caso, você está na fase inicial da contabilidade, ou seja, da escrituração. Mas aqui, não estamos falando de registrar transações e sim de acompanhar todas essas transações de forma mais inteligente para o seu negócio.

Prioridades da Contabilidade SMB

As prioridades da contabilidade para proprietários de pequenas empresas são muito diferentes do sistema contábil de grandes empresas. Aqui estão as soluções significativas oferecidas pelo software de contabilidade SMB.

• Faturamento
• Acompanhamento de despesas
• Registro de compra
• Registro de vendas
• Razão de Credores Precisa
• Livro de devedores preciso
• Reconciliação de extrato bancário
• GST e Declaração de Imposto de Renda
• Balanço Patrimonial, Lucros e Perdas, Preparação da Demonstração do Fluxo de Caixa

Terminologias básicas de contabilidade que o mantêm pensando

Aqui, listamos algumas terminologias financeiras essenciais e básicas que todo pequeno empresário deve conhecer.

• Receita / Vendas / Receita: A receita do negócio é a receita, que você pode chamar de vendas. As vendas podem ser à vista ou a crédito.

• Credores/Pagáveis: Credores são as pessoas a quem você deve dinheiro. Podem ser fornecedores, bancos, funcionários ou qualquer outra pessoa ou empresa.

• Devedores/Recebíveis: Devedores são as pessoas a quem você vendeu algo a crédito e ainda lhe devem dinheiro.

• Razão: Um razão é um registro de todas as transações relacionadas a uma determinada pessoa, entidade ou tipo. Um livro-razão fornece registros consolidados de todas as transações relacionadas e saldos devidos. Razão de fornecedores, razão de devedores são os exemplos mais comuns.

• Orçamento: Um orçamento é uma estimativa de receitas e despesas elaboradas para um período específico ou operação financeira. Os orçamentos são baseados em análises e previsões anteriores.

• Extrato bancário: O extrato bancário é um relatório que contém todas as transações da sua conta bancária.

• Ativo: Um ativo é qualquer coisa que tenha valor, seja físico ou não físico. Terreno, construção, móveis, computadores, etc.

• Passivo: Um passivo é uma dívida ou uma obrigação que uma empresa deve. Por exemplo, aluguel a pagar do mês, juros a pagar.

• Ano financeiro: O período entre 1º de abril do ano inicial e 31 de março do ano seguinte.

• GST: GST (Imposto sobre Bens e Serviços) é um imposto indireto que você deve cobrar de seus clientes na Índia. É cobrado sobre a venda de bens ou serviços. A taxa de GST na Índia é de 5%, 12%, 18% ou 28%, dependendo do tipo de produto ou serviço.

• Demonstrativo Financeiro: O demonstrativo financeiro é um relatório que fornece todas as informações sobre seu negócio e suas atividades. Balanço Patrimonial, Demonstrativo de P/L e Demonstrativo de Fluxo de Caixa são os principais exemplos de demonstrações financeiras.

Demonstrativos financeiros para uma pequena empresa

As demonstrações financeiras são relatórios consolidados e resumidos que representam todas as transações comerciais em diferentes períodos financeiros. Eles dão uma visão geral das atividades contábeis, desempenho e saúde financeira. Aqui estão as demonstrações financeiras mais importantes para pequenas empresas:

• Balanço Patrimonial: Este é um dos relatórios financeiros mais importantes para qualquer negócio. O balanço patrimonial para pequenas empresas representa a situação financeira de seus ativos, passivos e patrimônio no final do ano financeiro.

• Demonstração de P/L: A demonstração de lucros e perdas para pequenas empresas mostra receitas e despesas para um determinado ano financeiro. Ele ajuda você a ver se sua empresa está tendo lucro ou prejuízo e a razão por trás disso.

• Demonstração do fluxo de caixa: A demonstração do fluxo de caixa fornece uma visão completa da entrada, rotação e saída de caixa do seu negócio.

Relatórios contábeis para pequenas empresas

Os relatórios são os dados resumidos relacionados a qualquer transação financeira específica do negócio. Alguns dos relatórios contábeis para pequenas empresas são:

• Relatórios de vendas: este relatório informa quanta receita sua empresa gerou com as vendas. Pode ser ainda segregado em termos de produtos, clientes ou outros fatores.

• Relatório de compras: este relatório mostra as compras feitas pela sua empresa em um determinado período. Pode ser segregado com base em diferentes tipos de compras, fornecedores ou outros fatores.

• Relatórios de GST: Os relatórios de devolução de GST, também conhecidos como relatórios de GSTR, fornecem informações úteis sobre o GST que você pagou ou cobrou e o GST exato a pagar no mês.

• Relatórios de Despesas: Um relatório de despesas ajuda a rastrear suas despesas comerciais. Ele fornece a lista de despesas de um determinado período para que você possa rastreá-las, monitorá-las e analisá-las.

Como fazer contabilidade para pequenas empresas: caixa versus contabilidade de exercício

Se você não estudou contabilidade em sua faculdade, você pode se perguntar o que são métodos de contabilidade de caixa e de competência. Vamos explicar esses dois serviços de contabilidade para pequenas empresas em termos leigos.

O que é Contabilidade de Caixa?

A contabilidade de caixa refere-se ao registro de uma transação que é registrada somente quando a contraprestação é trocada. Por exemplo, se você possui uma livraria, vende livros e recebe imediatamente dinheiro dos clientes.

Você pode inserir rapidamente a transação em seu software de contabilidade ou livros quando a venda for concluída. Sempre que encomenda livros a um fornecedor, regista a transação de compra apenas quando paga ao fornecedor em dinheiro, cheque ou transferência bancária.

Suponha que você venda e reserve a crédito para seu cliente regular. Nesse caso, de acordo com o sistema de contabilidade de caixa, você não pode registrar a transação quando realiza a venda, mas apenas quando o cliente lhe paga. Se você vendeu o livro em dezembro de 2021 e recebeu o dinheiro em março de 2022, a venda será registrada na data posterior.

O que é Contabilidade Provisória?

O sistema de contabilidade de exercício envolve transações que são registradas e devidas. Este método de contabilidade não tem nada a ver com pagamento e recebimento. O método de acumulação depende da acumulação de eventos em vez de uma troca de considerações.

Por exemplo, se você comprar mercadorias de seu fornecedor a crédito, a transação será imediatamente registrada na fatura fornecida pelo fornecedor. Quer você pague ao fornecedor instantaneamente, ou depois de um mês, ano ou nunca o pague de volta, não faz diferença na gravação inicial. As transações são registradas instantaneamente no vencimento.

Leitura sugerida: Diferença entre base de caixa versus base de competência de contabilidade: qual é melhor para pequenas e médias empresas?

Diferença entre o método de contabilidade de caixa e de competência

Caixa vs Provisão: Qual sistema de contabilidade para PME você deve escolher

O sistema de contabilidade de competência é o procedimento contábil amplamente aceito na Índia. O sistema de caixa da contabilidade não é preciso nem legalmente aceito. Portanto, você deve sempre escolher o sistema de contabilidade de competência, a menos que precise especificamente do outro.

Como gerenciar a contabilidade para pequenas empresas: processo passo a passo

A contabilidade para pequenas empresas é extremamente fácil se feita passo a passo. Veja como você pode gerenciar as contas da sua empresa de maneira fácil.

Use uma conta bancária separada

Uma das primeiras coisas a fazer é configurar uma conta bancária comercial separada para o seu negócio. Dessa forma, você pode acompanhar facilmente todas as transações relacionadas ao seu negócio.

Implantar um software ou aplicativo de contabilidade

O registro manual de transações é coisa do passado. Mesmo planilhas do Excel não são uma opção viável. O software de contabilidade facilita a criação e o compartilhamento de faturas, mesmo em seu smartphone. É fácil gerar faturas, registrar transações e visualizar livros-razão com a ajuda do software de contabilidade.

Configurar um processo de faturamento

Sempre emita faturas para os bens e serviços que você fornece com detalhes do GST. Se você gerar uma fatura com um aplicativo de contabilidade, ele registrará automaticamente a transação e atualizará o livro de devedores.

Registre todas as transações

Sempre registre todas as transações de Compras, Despesas, Recebimentos e Pagamentos. Você deve especificar três coisas ao registrar essas transações: o valor das transações, a natureza da transação (vendas, despesas, compras) e o nome da parte contra a qual a transação é registrada.

Lançamento contábil

O lançamento do razão é extremamente importante para acompanhar seus devedores, fornecedores, credores e clientes.

“Suponha que você registre todas as transações de um dia em seu diário em ordem cronológica. Imagine um cliente regular seu, digamos, "Sr. A" paga no final do mês. Como você saberia o valor total a receber no final de cada mês desse cliente em particular?

Mesmo que você tenha registrado todas as transações, será tedioso determinar o valor a receber ou a pagar no final de um período. Você pode ter centenas de clientes, fornecedores e credores.

Imagine que você tenha outro caderno com uma página separada para as transações do Sr. A. Sempre que o Sr. A compra qualquer mercadoria, você os publica uma vez em seu primeiro diário em ordem cronológica e insere a transação nos livros do Sr. A em seu outro diário. Agora, no final do mês, você pode virar a página do Sr. A em sua agenda e calcular o saldo devedor.”

Dessa forma, você pode manter registros precisos de todos os seus valores a receber e a pagar a qualquer momento. É disso que se trata o lançamento contábil. Não se preocupe se você acha que é um trabalho de escritório e consumiria muito do seu tempo. A maioria dos softwares de contabilidade para pequenas empresas faz isso automaticamente para você.

O software de contabilidade para pequenas empresas debita diretamente o valor da fatura na conta do cliente. Além disso, sempre que você receber um pagamento, você pode inserir o valor do pagamento e liquidar automaticamente o saldo do devedor.

Basta digitar o nome do seu cliente no aplicativo de contabilidade e ver todas as transações, saldo devedor e contas em atraso com apenas alguns toques na tela do seu celular.

Resumo e Consolidação

Esta é provavelmente a parte mais complicada, mas não se você usar as ferramentas de contabilidade corretas. Esta parte do negócio inclui determinar a posição financeira do seu negócio. As coisas a seguir são mais importantes da perspectiva do SMB.

Lucro e Perda do Período

Aqui está como você pode determinar o lucro e a perda de negócios no final do ano financeiro.

Para a Indústria de Comércio:

Lucro/Perda = Vendas – Custo das Mercadorias Vendidas – Despesas

CPV (custo das mercadorias vendidas) = ​​Estoque Inicial + Compras – Estoque Final

Para a Indústria de Serviços:

Lucro/Perda = Valor Total dos Serviços – Despesas

Passivo Circulante

Passivos são o valor que sua empresa possui para pagar a terceiros. Veja como você pode calcular Passivos durante qualquer momento:

Passivo Circulante = Valor a Pagar a Fornecedores + Outros Credores + Despesas Não Pagas

Ativos correntes

Representa a capacidade do seu negócio de pagar as responsabilidades.

Ativos = Valor a Receber de Clientes + Estoque em mãos + Dinheiro em mãos/Banco + Despesas pré-pagas

6 dicas comprovadas de contabilidade para pequenas empresas

Há algumas outras coisas a serem lembradas ao gerenciar a contabilidade da sua pequena empresa:

• Use um software de contabilidade informatizado

O uso de software de faturamento simples ou software de contabilidade baseado em smartphone facilitará suas tarefas básicas de contabilidade. AlignBooks, myBillBook e Vyapaar são alguns dos softwares de contabilidade mais fáceis de usar usados ​​por milhares de pequenas e médias empresas na Índia. Você também pode gerar faturas usando esses aplicativos de contabilidade.

• Separar Despesas Pessoais de Despesas Comerciais

Sempre use contas bancárias separadas para transações pessoais ou comerciais. Isso melhorará a precisão e reduzirá a complexidade da contabilidade.

• Minimizar o pagamento em dinheiro e o recebimento em dinheiro

É mais difícil rastrear transações em dinheiro. Use transferência bancária, UPI ou cheque para fazer ou receber pagamentos.

• Insira observações

Sempre que você fizer um pagamento digital do PayTM, Gpay, etc., sempre insira comentários sobre o pagamento como "para eletricidade".

• Garanta cálculos precisos

A precisão é vital. Se você fizer uma entrada manual, sempre verifique se há erros ou enganos no cálculo.

• Faça entradas regulares

Se você inserir uma grande quantidade de faturas, pagamentos ou recibos de uma só vez, estará propenso a erros e omissões. Atualize regularmente seus livros contábeis para precisão.

Lista de verificação de contabilidade para pequenas empresas

Aqui está nossa lista de verificação das tarefas mais importantes para gerenciar melhor os livros da sua conta comercial:

Lista de verificação diária

• Verifique se todas as transações são lançadas em suas respectivas contas contábeis de acordo com a data da transação.
• Revise seus livros diariamente para garantir que eles sejam precisos e atualizados.
• Verifique se há alguma fatura ou pagamento pendente antes do final de cada mês.
• Registre seu dinheiro em mãos com a agenda no final do dia

Lista de verificação mensal

• Reconcilie sua caderneta e seu livro caixa.
• Registre todos os devedores, credores, contas a pagar e contas a receber.
• Verifique o ITC reivindicado, o GST coletado e o GST a pagar e combine-o com seus retornos de GST
• Peça ao seu devedor e credores seus livros contábeis (em seus livros de contas) e combine-os com seus livros de contas em seus livros de contas.

Lista de verificação anual (muitas vezes requer ajuda profissional)

• Preparar balanço patrimonial, Demonstração de Lucros e Perdas e CFS.
• Compare suas contas anuais com as do ano anterior.
• Se você encontrar quaisquer discrepâncias, investigue-as e corrija-as.
• Revise seu status de tributação e conformidade.

Por que você precisa investir no sistema de contabilidade para pequenas empresas?

“A palavra contabilidade vem da palavra accountability. Se você vai ser rico, você precisa ser responsável pelo seu dinheiro.” – Robert T. Kiyosaki

Além do posicionamento futuro de longo prazo da empresa, aqui está o motivo pelo qual você precisa investir no software de contabilidade das pequenas empresas.

Porque é obrigatório

Se o seu volume de negócios anual for superior a 1 Crore/ano (para comerciantes) e 50Lakh/ano (para profissionais), é obrigatório por lei manter livros de contas.

Para rastrear efetivamente receitas e despesas

Um dos principais objetivos da contabilidade é controlar receitas e despesas. Essas informações podem ser usadas para determinar a posição financeira de uma empresa, rastrear tendências e impedir vazamentos desnecessários.

Para tomar decisões de negócios informadas

Informações contábeis precisas permitem que os proprietários de empresas tomem decisões informadas sobre o crescimento de seus negócios. Demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial e a demonstração de lucros e perdas, podem fornecer informações sobre a posição financeira de um negócio e o desempenho ao longo de um período.

Para entender os requisitos fiscais

Os proprietários de empresas precisam estar cientes de seus requisitos fiscais e cumprir melhor essas obrigações. As informações contábeis são essenciais para calcular os impostos a pagar.

Perguntas frequentes sobre contabilidade para pequenas empresas