Les 10 principaux avantages des logiciels de comptabilité pour les PME et les startups

Les propriétaires de petites entreprises trouvent les logiciels de comptabilité utiles pour gérer leurs finances, leurs comptes créditeurs et débiteurs, ainsi que pour obtenir une image plus claire de leurs niveaux de profit. La plupart des entreprises sélectionnent des systèmes comptables en fonction de leur type d'activité, du nombre d'utilisateurs et des exigences fonctionnelles.

L'évolutivité, l'intégration, la saisie précise des données, les résumés financiers et l'interface conviviale sont d'autres avantages clés du logiciel de comptabilité que les professionnels et les propriétaires d'entreprise sont susceptibles d'obtenir du logiciel.

Qu'est-ce qu'un logiciel comptable ?

Le logiciel de comptabilité est un choix de confiance parmi les comptables, les comptables et les petites entreprises pour enregistrer leurs transactions financières. Le logiciel permet d'effectuer des tâches comptables clés telles que la paie, les rapports financiers, la facturation, le paiement des factures et les rapprochements bancaires. Le logiciel de gestion des dettes et des créances est un investissement essentiel pour les petites entreprises et les startups pour suivre leurs dépenses financières et stocker les données financières.

Lecture suggérée : Liste des 30 meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises en 2022

Avantages d'un logiciel de comptabilité pour les PME

Les plates-formes logicielles de comptes fournisseurs aident les propriétaires de petites entreprises et les start-ups à gérer leurs finances, leurs factures, etc. Vous pouvez profiter d'autres avantages d'un logiciel de comptabilité comme :

• Capacités d'automatisation

Les comptables et les comptables s'occupent principalement des factures, des transactions et des paiements en attente. Ce sont des tâches chronophages, qui impliquent beaucoup de temps. Les systèmes comptables automatisent ces tâches manuelles et aident à gérer ces responsabilités avec précision. Les meilleures solutions logicielles de comptabilité prennent également en charge l'intégration avec les applications de paie et de RH pour générer des fiches de paie et suivre les dépenses.

• Accès rapide

Fini le temps où vous deviez informer vos adjoints administratifs pour préparer des rapports financiers. Un logiciel de comptabilité fournit des rapports et des états financiers détaillés en quelques clics simples. Ces rapports peuvent être automatiquement mis à jour et des relevés de flux de trésorerie/PL, des bilans, etc. peuvent également être générés. Le logiciel vous évite également les tracas liés à la maintenance des feuilles de calcul.

• Collaboration facile

Le logiciel de comptabilité fournisseurs facilite la collaboration en rendant toutes les données comptables, les rapports financiers et les bilans accessibles aux utilisateurs désignés en temps réel. Différentes équipes peuvent travailler ensemble sur les mêmes données et partager des informations instantanément pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

• Amélioration de la précision des données

Juste au cas où vous apportez des modifications aux relevés de compte, il sera automatiquement mis à jour dans les registres. Les données comptables sont automatiquement reflétées dans les rapports et états financiers dès que les modifications sont apportées. De plus, le logiciel garantit des algorithmes haut de gamme pour le cryptage et la sécurisation des données financières.

• Synchronisation pour la cohérence des données

Les données financières sont souvent stockées sur plusieurs plates-formes et l'accès aux données sur chaque plate-forme est fastidieux. Cependant, le logiciel de comptes fournisseurs synchronise toutes les informations financières sur tous les appareils. Cela garantit la cohérence des données, la compétence du service et la conformité réglementaire.

• Rapports en temps réel

Le logiciel de comptabilité peut être intégré aux comptes bancaires de l'entreprise pour suivre les ventes, les bilans et les dépenses en temps réel. Cela garantit également un rapprochement bancaire sans tracas. Il fournit de nombreux rapports comptables qui aident les utilisateurs finaux à obtenir un aperçu complet de leur entreprise.

• Conformité fiscale simplifiée

Le logiciel de comptabilité a des règles fiscales intégrées qui peuvent être appliquées automatiquement aux factures et autres documents pour assurer une conformité fiscale complète. Vous pouvez également créer et ajouter ici des taux d'imposition personnalisés pour des états financiers mis à jour et des enregistrements comptables précis.

• Facturation améliorée

Préparer plusieurs factures manuellement en un mois n'est pas facile. S'il y a aussi des factures récurrentes, la tâche est encore plus difficile pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, si vous déployez un logiciel de comptabilité avec un support de modèle personnalisable, toutes vos tâches de facturation seront traitées efficacement. Vous pouvez générer des factures automatisées en masse et les partager avec vos clients. En outre, il permet de partager des rappels de paiement avec les clients pour un paiement rapide.

• Paie simplifiée

Les petites entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour simplifier la paie et générer une rémunération précise pour les employés. Le logiciel aide également à calculer les cotisations d'assurance, les impôts et les avantages sociaux.

Lecture suggérée : Liste de contrôle pour choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise

Inconvénients des logiciels de comptabilité

Un logiciel de comptabilité simplifie les principales tâches financières et comptables. Le logiciel présente certaines lacunes, qui pourraient avoir un impact sur la rentabilité de votre entreprise.

• Problèmes de bogue

Les problèmes de bogues entraînent des pertes pour les entreprises en raison d'entrées incorrectes ou doubles. S'il existe plusieurs types de bogues, de graves erreurs de programmation peuvent entraîner un dysfonctionnement du logiciel.

• Coûts cachés

En ce qui concerne les fonctionnalités clés, les exigences d'une petite entreprise sont différentes de celles des grandes entreprises. Le budget est également généralement inférieur ou limité. Les coûts deviennent un inconvénient lorsque le logiciel facture des frais supplémentaires pour les mises à niveau, l'ajout de nouveaux utilisateurs ou l'accès aux fonctionnalités mises à jour.

• Corruption de données

La corruption des données se produit lorsque votre ordinateur est attaqué par un virus ou que le système tombe en panne. Dans un tel scénario, l'accès au logiciel ou même à l'appareil reste impossible jusqu'à ce que le système soit restauré. Sauvegardez toujours vos fichiers, sinon vous risquez également de perdre des données.

• Fraude

Les risques de fraude et de détournement de fonds sont élevés si vous avez donné accès aux données à des utilisateurs non autorisés. Toute falsification de la part de ces utilisateurs assignés peut entraîner des incohérences dans les données. Pour éviter de tels cas, vous devez définir les autorisations des utilisateurs et autoriser uniquement l'accès autorisé au logiciel de comptabilité.

• Interface utilisateur

Aujourd'hui, de nombreux systèmes comptables sont conçus en gardant à l'esprit la commodité des utilisateurs. Cependant, une courbe d'apprentissage abrupte est impliquée avec certaines solutions logicielles de comptabilité. Un mauvais clic et l'ensemble du flux de données peuvent être perturbés. En fait, il y a eu des cas où des comptables ont dit qu'ils trouvaient plus pratique de faire des écritures à la main que de le faire dans les feuilles du logiciel.

• Configuration du système

Le logiciel de comptabilité que vous utilisez peut être personnalisable et configurable pour évoluer facilement à chaque fois que votre entreprise se développe. Pourtant, ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît, car la migration des données entraîne souvent des interruptions et des temps d'arrêt.

Lecture suggérée : Logiciel de comptabilité hors ligne et en ligne - Une comparaison rapide

Quelles sont les bonnes pratiques des logiciels de comptabilité ?

Des informations financières fiables vont de pair avec une prise de décision éclairée. Voici une liste des meilleures pratiques en matière de logiciels de comptabilité aidant les entreprises à gérer la situation financière de leur entreprise.

• Détermination de la méthode comptable

Il existe deux types de méthodes comptables : coût et régularisation. La méthode du coût enregistre les transactions uniquement après le paiement, tandis que la régularisation consiste à enregistrer les transactions dans les livres, quel que soit le statut du paiement. Par rapport à la comptabilité d'exercice, la méthode de comptabilisation des coûts est plus simple pour la gestion des flux de trésorerie. Les petites entreprises peuvent opter pour cette méthode car la méthode de comptabilité d'exercice est complexe et principalement utilisée par les grandes entreprises.

• Suivi des dépenses

Les petites entreprises peuvent utiliser un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses et inclure les éléments de ligne nécessaires dans les feuilles. Il s'agit des types de dépenses, du numéro de compte, du nom du fournisseur, du montant dû et de la date de la facture.

• Registres financiers précis

Enregistrer les transactions quotidiennes dans les grands livres et les journaux pour l'exactitude de la comptabilité. Les propriétaires de petites entreprises doivent conserver des résumés quotidiens et mensuels des encaissements, des chéquiers d'entreprise, des registres de rémunération des employés et des feuilles de calcul d'amortissement.

• Séparer les finances de l'entreprise

Il est facile de mélanger les finances personnelles avec celles des entreprises, surtout si vous débutez. La tenue de registres distincts à l'aide d'un logiciel de comptabilité facilite le suivi des flux de trésorerie et la prévision des performances financières d'une entreprise.

• Réaliser des revues comptables

Il s'agit d'une tâche obligatoire, qui doit être incluse par les petites entreprises comme leur principale tâche comptable. Assurez-vous d'équilibrer les livres en tenant un registre des comptes créditeurs et débiteurs et en le vérifiant mensuellement.

Lecture suggérée : Qu'est-ce que la comptabilité : types, avantages et meilleures pratiques

Bilan :

Automatisez les processus comptables et rationalisez le flux de travail financier avec les meilleures solutions logicielles de comptabilité. Cependant, vous devez peser les inconvénients et les avantages du logiciel de comptabilité pour la gestion financière de bout en bout.

FAQ :