ข้อดี 10 อันดับแรกของซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับ SMB และสตาร์ทอัพ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กพบว่าซอฟต์แวร์การบัญชีมีประโยชน์ในการจัดการด้านการเงิน บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ ตลอดจนการได้ภาพระดับกำไรที่ชัดเจนขึ้น บริษัทส่วนใหญ่เลือกระบบบัญชีตามประเภทธุรกิจ จำนวนผู้ใช้ และข้อกำหนดในการทำงาน

ความสามารถในการปรับขยาย การรวมระบบ การป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง สรุปทางการเงิน และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เป็นข้อดีที่สำคัญอื่นๆ ของซอฟต์แวร์การบัญชีที่ผู้เชี่ยวชาญและเจ้าของธุรกิจมักจะได้รับจากซอฟต์แวร์

โปรแกรมบัญชีคือ อะไร ?

ซอฟต์แวร์การบัญชี เป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือในหมู่นักบัญชี ผู้ทำบัญชี และองค์กรขนาดเล็กสำหรับการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน ซอฟต์แวร์ช่วยทำงานด้านบัญชีที่สำคัญ เช่น การจ่ายเงินเดือน การรายงานทางการเงิน การออกใบแจ้งหนี้ การจ่ายบิล และการกระทบยอดธนาคาร ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการเจ้าหนี้และลูกหนี้เป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับองค์กรขนาดเล็กและสตาร์ทอัพเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายทางการเงินและจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์บัญชี 30+ ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2565

ข้อดีของซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับ SMB

แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพจัดการการเงิน ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ คุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์เพิ่มเติมของซอฟต์แวร์การบัญชี เช่น:

• ความสามารถอัตโนมัติ

ผู้ทำบัญชีและนักบัญชีดูแลใบแจ้งหนี้ ธุรกรรม และการชำระเงินที่รอดำเนินการเป็นหลัก งานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก ระบบบัญชีทำให้งานด้วยตนเองเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและช่วยจัดการความรับผิดชอบเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง โซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีที่สุดรองรับการทำงานร่วมกับบัญชีเงินเดือนและแอปพลิเคชัน HR เพื่อสร้างสลิปเงินเดือนและติดตามค่าใช้จ่าย

• การเข้าถึงด่วน

ไปเป็นวันที่คุณต้องแจ้งผู้ช่วยธุรการของคุณเพื่อเตรียมรายงานทางการเงิน ซอฟต์แวร์บัญชีให้รายละเอียดรายงานทางการเงินและใบแจ้งยอดด้วยการคลิกง่ายๆ เพียงไม่กี่ครั้ง รายงานเหล่านี้สามารถอัปเดตโดยอัตโนมัติและสามารถสร้างงบกระแสเงินสด/PL งบดุล ฯลฯ ได้ ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการดูแลสเปรดชีตด้วย

• ทำงานร่วมกันได้ง่าย

ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายโดยทำให้ข้อมูลทางบัญชี รายงานทางการเงิน และงบดุลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่กำหนดในแบบเรียลไทม์ ทีมต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันในข้อมูลเดียวกันและแบ่งปันข้อมูลได้ทันที เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

• ปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล

ในกรณีที่คุณเปลี่ยนแปลงใบแจ้งยอดของบัญชี จะมีการอัปเดตโดยอัตโนมัติในสมุดบันทึก ข้อมูลทางบัญชีจะแสดงโดยอัตโนมัติในรายงานและงบทางการเงินทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังช่วยให้มั่นใจถึงอัลกอริทึมระดับไฮเอนด์สำหรับการเข้ารหัสและรักษาความปลอดภัยข้อมูลทางการเงิน

• การซิงโครไนซ์เพื่อความสอดคล้องของข้อมูล

ข้อมูลทางการเงินมักจะถูกจัดเก็บไว้บนหลายแพลตฟอร์ม และการเข้าถึงข้อมูลในทุกแพลตฟอร์มก็เป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้จะซิงโครไนซ์ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงความสอดคล้องของข้อมูล ความสามารถในการให้บริการ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

• รายงานตามเวลาจริง

ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถรวมเข้ากับบัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อติดตามการขายแบบเรียลไทม์ งบดุล และค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยรับรองการกระทบยอดธนาคารที่ไม่ยุ่งยากอีกด้วย มีรายงานการบัญชีจำนวนมากที่ช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางได้รับภาพรวมที่สมบูรณ์ของธุรกิจของตน

• การปฏิบัติตามภาษีอย่างง่าย

ซอฟต์แวร์บัญชีมีกฎภาษีในตัวที่สามารถนำไปใช้กับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและเอกสารอื่น ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามภาษีอย่างสมบูรณ์ คุณยังสามารถสร้างและเพิ่มอัตราภาษีที่กำหนดเองได้ที่นี่สำหรับงบการเงินที่อัปเดตและบันทึกทางบัญชีที่ถูกต้อง

• ปรับปรุงการออกใบแจ้งหนี้

การเตรียมใบแจ้งหนี้หลายใบด้วยตนเองในหนึ่งเดือนไม่ใช่เรื่องง่าย ในกรณีที่มีใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำด้วย งานจะยากขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง อย่างไรก็ตาม หากคุณปรับใช้ซอฟต์แวร์บัญชีพร้อมการสนับสนุนเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ งานการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณจะได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจำนวนมากและแชร์กับลูกค้าได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถแชร์การแจ้งเตือนการชำระเงินกับลูกค้าเพื่อชำระเงินได้ทันท่วงที

• เงินเดือนแบบง่าย

ธุรกิจขนาดเล็กใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อลดความซับซ้อนในการจ่ายเงินและสร้างค่าตอบแทนที่ถูกต้องสำหรับพนักงาน ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยในการคำนวณเงินสมทบประกัน ภาษี และผลประโยชน์ส่วนต่าง

การอ่านที่แนะนำ: รายการตรวจสอบสำหรับการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ข้อเสียของโปรแกรมบัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยลดความซับซ้อนของงานด้านการเงินและการทำบัญชีที่สำคัญ ซอฟต์แวร์มีข้อบกพร่องบางประการ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อผลกำไรของธุรกิจของคุณ

• ปัญหาข้อบกพร่อง

ปัญหาข้อบกพร่องทำให้บริษัทสูญเสียเนื่องจากการป้อนรายการที่ไม่ถูกต้องหรือซ้ำซ้อน ในกรณีที่มีข้อบกพร่องหลายประเภท อาจมีข้อผิดพลาดในการเขียนโปรแกรมร้ายแรงทำให้ซอฟต์แวร์ทำงานผิดพลาด

• ค่าใช้จ่ายแอบแฝง

เมื่อพูดถึงฟังก์ชันหลัก ความต้องการของธุรกิจขนาดเล็กจะแตกต่างจากข้อกำหนดขององค์กรขนาดใหญ่ งบประมาณมักจะต่ำกว่าหรือจำกัด ค่าใช้จ่ายจะกลายเป็นข้อเสียเมื่อซอฟต์แวร์เรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสำหรับการอัปเกรด การเพิ่มผู้ใช้ใหม่ หรือการเข้าถึงคุณลักษณะที่อัปเดต

• ข้อมูลเสียหาย

ข้อมูลเสียหายเกิดขึ้นเมื่อคอมพิวเตอร์ของคุณถูกโจมตีโดยไวรัสหรือระบบล่ม ในสถานการณ์เช่นนี้ การเข้าถึงซอฟต์แวร์หรือแม้แต่อุปกรณ์ยังคงเป็นไปไม่ได้จนกว่าระบบจะกู้คืนได้ สำรองไฟล์ของคุณไว้เสมอ มิฉะนั้น ข้อมูลอาจสูญหายได้เช่นกัน

• การฉ้อโกง

โอกาสในการฉ้อโกงและการฉ้อฉลมีสูง หากคุณให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลแก่ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต การปลอมแปลงใด ๆ ในส่วนของผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายเหล่านี้อาจทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน เพื่อหลีกเลี่ยงกรณีดังกล่าว คุณต้องตั้งค่าการอนุญาตของผู้ใช้และอนุญาตเฉพาะการเข้าถึงซอฟต์แวร์การบัญชีที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

• หน้าจอผู้ใช้

ระบบบัญชีจำนวนมากในปัจจุบันได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงความสะดวกของผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม เส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชันนั้นเกี่ยวข้องกับโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีบางอย่าง การคลิกผิดและการไหลของข้อมูลทั้งหมดอาจหยุดชะงัก อันที่จริง มีหลายกรณีที่นักบัญชีกล่าวว่าพวกเขาพบว่าสะดวกกว่าที่จะป้อนข้อมูลด้วยมือมากกว่าการทำในแผ่นงานของซอฟต์แวร์

• การกำหนดค่าระบบ

ซอฟต์แวร์บัญชีที่คุณใช้อาจปรับแต่งและกำหนดค่าให้ปรับขนาดได้ง่ายทุกครั้งที่ธุรกิจของคุณเติบโต ทว่าสิ่งนี้ไม่ง่ายอย่างที่คิด เพราะการย้ายข้อมูลมักนำไปสู่การหยุดชะงักและการหยุดทำงาน

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์บัญชีออฟไลน์และออนไลน์ – การเปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว

อะไรคือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของซอฟต์แวร์บัญชี ?

ข้อมูลทางการเงินที่ดีควบคู่ไปกับการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล นี่คือรายการแนวทางปฏิบัติด้านซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีที่สุด ซึ่งช่วยบริษัทต่างๆ ในการจัดการสถานการณ์ด้านเงินของธุรกิจ

• การกำหนดวิธีการบัญชี

วิธีการบัญชีมีสองประเภท - ต้นทุน & เงินคงค้าง วิธีต้นทุนจะบันทึกธุรกรรมหลังจากชำระเงินเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น ในขณะที่การรับรู้เป็นการบันทึกธุรกรรมในบัญชีโดยไม่คำนึงถึงสถานะการชำระเงิน เมื่อเทียบกับเงินคงค้าง วิธีการบัญชีต้นทุนจะง่ายกว่าสำหรับการจัดการกระแสเงินสด ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเลือกวิธีนี้ได้เนื่องจากวิธีการบัญชีคงค้างมีความซับซ้อนและส่วนใหญ่ใช้โดยธุรกิจขนาดใหญ่

• ติดตามค่าใช้จ่าย

ธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและรวมรายการที่จำเป็นในแผ่นงาน ได้แก่ ประเภทค่าใช้จ่าย หมายเลขบัญชี ชื่อซัพพลายเออร์ จำนวนเงินที่ค้างชำระ และวันที่ในใบแจ้งหนี้

• บันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง

บันทึกธุรกรรมรายวันในบัญชีแยกประเภทและวารสาร เพื่อความถูกต้องในการบัญชี เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องรักษาสรุปรายวันและรายเดือนของการรับเงินสด สมุดเช็คของธุรกิจ บันทึกค่าตอบแทนพนักงาน และแผ่นงานการคิดค่าเสื่อมราคา

• แยกการเงินธุรกิจออกจากกัน

เป็นเรื่องง่ายที่จะผสมผสานการเงินส่วนบุคคลกับธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเพิ่งเริ่มต้น การเก็บรักษาบันทึกแยกจากกันโดยใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีทำให้ง่ายต่อการติดตามกระแสเงินสดและคาดการณ์ประสิทธิภาพทางการเงินของธุรกิจ

• ดำเนินการตรวจสอบบัญชี

นี่เป็นงานบังคับ ซึ่งธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องรวมเป็นงานบัญชีหลัก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมียอดคงเหลือในบัญชีโดยเก็บบันทึกบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้และตรวจสอบเป็นรายเดือน

แนะนำให้อ่าน: การบัญชีคืออะไร: ประเภท ประโยชน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

สรุป :

ทำให้กระบวนการบัญชีเป็นอัตโนมัติและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ทางการเงินด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม คุณต้องชั่งน้ำหนักข้อเสียและข้อดีของซอฟต์แวร์การบัญชีสำหรับการจัดการการเงินธุรกิจแบบครบวงจร

คำถามที่พบบ่อย :