As 10 principais vantagens do software de contabilidade para pequenas e médias empresas e startups

Os proprietários de pequenas empresas consideram o software de contabilidade útil para gerenciar suas finanças, contas a pagar e receber, além de obter uma imagem mais clara de seus níveis de lucro. A maioria das empresas seleciona sistemas contábeis com base em seu tipo de negócio, número de usuários e requisitos funcionais.

Escalabilidade, integração, entrada de dados precisa, resumos financeiros e interface amigável são outras vantagens importantes do software de contabilidade que profissionais e proprietários de empresas provavelmente obterão do software.

O que é um software de contabilidade ?

O software de contabilidade é uma escolha confiável entre contadores, guarda-livros e pequenas empresas para registrar suas transações financeiras. O software ajuda a executar as principais tarefas contábeis, como folha de pagamento, relatórios financeiros, faturamento, pagamento de contas e reconciliações bancárias. O software para gerenciamento de contas a pagar e a receber é um investimento crítico para pequenas empresas e startups acompanharem seus gastos financeiros e armazenarem os dados financeiros.

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Vantagens do software de contabilidade para PMEs

As plataformas de software de contas a pagar ajudam proprietários de pequenas empresas e start-ups a gerenciar suas finanças, faturas e muito mais. Você pode colher outras vantagens do software de contabilidade, como:

• Recursos de automação

Contadores e contadores cuidam principalmente de faturas, transações e pagamentos pendentes. Estas são tarefas demoradas, que envolvem muito tempo. Os sistemas de contabilidade automatizam essas tarefas manuais e ajudam a gerenciar essas responsabilidades com precisão. As melhores soluções de software de contabilidade também suportam a integração com aplicativos de folha de pagamento e RH para gerar recibos de pagamento e rastrear despesas.

• Acesso rápido

Longe vão os dias em que você tinha que informar seus assistentes administrativos para preparar relatórios financeiros. O software de contabilidade fornece relatórios e demonstrativos financeiros detalhados com apenas alguns cliques. Esses relatórios podem ser atualizados automaticamente e também podem ser gerados extratos de fluxo de caixa/PL, balanços, etc. O software poupa você do incômodo de manter planilhas também.

• Colaboração fácil

O software de contas a pagar garante uma colaboração fácil, tornando todos os dados contábeis, relatórios financeiros e balanços acessíveis aos usuários designados em tempo real. Diferentes equipes podem trabalhar juntas nos mesmos dados e compartilhar informações instantaneamente para garantir que todos estejam na mesma página.

• Precisão de dados aprimorada

Caso você faça alterações nos extratos da conta, ela será atualizada automaticamente nos livros de registro. Os dados contábeis são refletidos automaticamente nos relatórios e demonstrativos financeiros assim que as alterações são feitas. Além disso, o software garante algoritmos de ponta para criptografar e proteger dados financeiros.

• Sincronização para consistência de dados

Os dados financeiros geralmente são armazenados em várias plataformas e o acesso a dados em todas as plataformas é tedioso. No entanto, o software de contas a pagar sincroniza todas as informações financeiras entre os dispositivos. Isso garante consistência de dados, competência de serviço e conformidade regulatória.

• Relatórios em tempo real

O software de contabilidade pode ser integrado às contas bancárias da empresa para rastrear vendas, balanços e despesas em tempo real. Isso também garante uma reconciliação bancária sem complicações. Ele fornece muitos relatórios contábeis que ajudam os usuários finais a obter um instantâneo completo de seus negócios.

• Conformidade fiscal simplificada

O software de contabilidade possui regras fiscais integradas que podem ser aplicadas automaticamente a faturas e outros documentos para garantir a conformidade fiscal completa. Você também pode criar e adicionar aqui taxas de impostos personalizadas para demonstrações financeiras atualizadas e registros contábeis precisos.

• Faturamento aprimorado

Preparar várias faturas manualmente em um mês não é fácil. Caso haja faturas recorrentes também, a tarefa fica ainda mais difícil para as pequenas e médias empresas. No entanto, se você implantar um software de contabilidade com suporte a modelos personalizáveis, todas as suas tarefas de faturamento serão tratadas com eficiência. Você pode gerar faturas automatizadas em massa e compartilhá-las com os clientes. Além disso, permite compartilhar lembretes de pagamento com clientes para pagamento pontual.

• Folha de pagamento simplificada

Pequenas empresas usam software de contabilidade para simplificar a folha de pagamento e gerar remuneração precisa para os funcionários. O software também ajuda a calcular contribuições de seguro, impostos e benefícios adicionais.

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Desvantagens do software de contabilidade

O software de contabilidade simplifica as principais tarefas financeiras e contábeis. O software apresenta algumas deficiências, que podem afetar a lucratividade do seu negócio.

• Problemas de bugs

Problemas de bugs causam perdas às empresas devido a entradas incorretas ou duplas. Caso haja vários tipos de bugs, pode haver sérios erros de programação causando mau funcionamento do software.

• Despesas ocultas

Quando se trata de funcionalidades-chave, os requisitos de uma pequena empresa são diferentes dos de grandes empresas. O orçamento também costuma ser menor ou limitado. Os custos tornam-se uma desvantagem quando o software cobra uma taxa adicional por atualizações, adição de novos usuários ou acesso a recursos atualizados.

• Corrupção de dados

A corrupção de dados acontece quando seu computador é atacado por um vírus ou o sistema trava. Nesse cenário, o acesso ao software ou mesmo ao dispositivo permanece impossível até que o sistema seja restaurado. Sempre faça backup de seus arquivos, senão você também pode perder dados.

• Fraude

As chances de fraude e desfalque são altas se você der acesso aos dados a usuários não autorizados. Qualquer falsificação por parte desses usuários atribuídos pode levar a inconsistências de dados. Para evitar tais casos, você precisa definir permissões de usuário e permitir apenas acesso autorizado ao software de contabilidade.

• Interface de usuário

Muitos sistemas de contabilidade hoje são projetados tendo em mente a conveniência dos usuários. No entanto, uma curva de aprendizado íngreme está envolvida em algumas soluções de software de contabilidade. Um clique errado e todo o fluxo de dados podem ser interrompidos. De fato, houve casos em que contadores disseram que acham mais conveniente fazer lançamentos à mão do que fazê-lo nas planilhas do software.

• Configuração do sistema

O software de contabilidade que você está usando pode ser personalizável e configurável para dimensionar facilmente toda vez que sua empresa cresce. No entanto, isso não é tão simples quanto parece, porque a migração de dados geralmente leva a interrupções e tempo de inatividade.

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Quais são as melhores práticas de software de contabilidade ?

Informações financeiras sólidas andam de mãos dadas com a tomada de decisões informadas. Aqui está uma lista das melhores práticas de software de contabilidade que ajudam as empresas a gerenciar a situação financeira de seus negócios.

• Determinando o método contábil

Existem dois tipos de métodos contábeis: custo e competência. O método de custo registra as transações somente após o pagamento, enquanto o provisionamento é sobre o registro de transações nos livros, independentemente do status do pagamento. Comparado ao acúmulo, o método de contabilidade de custos é mais simples para o gerenciamento do fluxo de caixa. As pequenas empresas podem optar por esse método, pois o método de contabilidade de exercício é complexo e usado principalmente por grandes empresas.

• Despesas de rastreamento

Pequenas empresas podem usar software de contabilidade para rastrear despesas e incluir os itens de linha necessários nas planilhas. Estes são os tipos de despesas, número da conta, nome do fornecedor, valor devido e data da fatura.

• Registros financeiros precisos

Registre transações diárias em livros e diários para precisão na contabilidade. Os proprietários de pequenas empresas precisam manter resumos diários e mensais de recibos de caixa, talões de cheques de negócios, registros de remuneração de funcionários e planilhas de depreciação.

• Manter as finanças da empresa separadas

É fácil misturar finanças pessoais com as de negócios, especialmente se você está apenas começando. A manutenção de registros separados com a ajuda do software de contabilidade facilita o rastreamento dos fluxos de caixa e a previsão do desempenho financeiro de uma empresa.

• Faça revisões contábeis

Esta é uma tarefa obrigatória, que precisa ser incluída pelas pequenas empresas como sua principal tarefa contábil. Certifique-se de equilibrar os livros mantendo um registro de contas a pagar e a receber e verificando-o mensalmente.

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Conclusão :

Automatize os processos contábeis e simplifique o fluxo de trabalho financeiro com as melhores soluções de software de contabilidade. No entanto, você precisa pesar as desvantagens e vantagens do software de contabilidade para gerenciamento de finanças empresariais de ponta a ponta.

Perguntas frequentes :