أهم 10 مزايا لبرنامج المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة

يجد أصحاب الأعمال الصغيرة برامج محاسبة مفيدة في إدارة مواردهم المالية وحساباتهم الدائنة والمدينين بالإضافة إلى الحصول على صورة أوضح لمستويات أرباحهم. تختار معظم الشركات أنظمة المحاسبة بناءً على نوع أعمالها وعدد المستخدمين والمتطلبات الوظيفية.

تعد قابلية التوسع والتكامل وإدخال البيانات الدقيقة والملخصات المالية والواجهة سهلة الاستخدام من المزايا الرئيسية الأخرى لبرامج المحاسبة التي من المحتمل أن يحصل عليها المحترفون وأصحاب الأعمال من البرنامج.

ما هو برنامج المحاسبة ؟

يعد برنامج المحاسبة خيارًا موثوقًا به بين المحاسبين والمحاسبين والشركات الصغيرة لتسجيل معاملاتهم المالية. يساعد البرنامج في أداء المهام المحاسبية الرئيسية مثل كشوف المرتبات والتقارير المالية والفواتير ودفع الفواتير والتسويات المصرفية. يعد برنامج إدارة الذمم الدائنة والمدينين استثمارًا مهمًا للمؤسسات الصغيرة والشركات الناشئة لتتبع نفقاتها المالية وتخزين البيانات المالية.

يجب أن تقرأ: قائمة بأفضل 30 برنامج محاسبة للشركات الصغيرة في عام 2022

مزايا برامج المحاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة

تساعد منصات برامج الحسابات الدائنة أصحاب الأعمال الصغيرة والشركات الناشئة في إدارة شؤونهم المالية والفواتير وغير ذلك. يمكنك جني المزيد من المزايا لبرامج المحاسبة مثل:

• قدرات الأتمتة

يعتني المحاسبون والمحاسبون في المقام الأول بالفواتير والمعاملات والمدفوعات المعلقة. هذه مهام تستغرق وقتًا طويلاً ، وتتطلب الكثير من الوقت. تعمل أنظمة المحاسبة على أتمتة هذه المهام اليدوية وتساعد في إدارة هذه المسؤوليات بدقة. تدعم أفضل حلول برامج المحاسبة التكامل مع تطبيقات كشوف المرتبات والموارد البشرية أيضًا لإنشاء قسائم الدفع وتتبع النفقات.

• وصول سريع

لقد ولت الأيام التي كان عليك فيها إبلاغ مساعديك الإداريين لإعداد التقارير المالية. يوفر برنامج المحاسبة تقارير وكشوف مالية مفصلة ببضع نقرات بسيطة. يمكن تحديث هذه التقارير تلقائيًا ويمكن أيضًا إنشاء بيانات التدفق النقدي / كشف الحساب والميزانية العمومية وما إلى ذلك. يجنبك البرنامج من متاعب الحفاظ على جداول البيانات أيضًا.

• تعاون سهل

يضمن برنامج الحسابات الدائنة سهولة التعاون من خلال إتاحة الوصول إلى جميع البيانات المحاسبية والتقارير المالية والميزانيات العمومية للمستخدمين المعينين في الوقت الفعلي. يمكن للفرق المختلفة العمل معًا على نفس البيانات ومشاركة المعلومات على الفور للتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

• دقة البيانات المحسنة

فقط في حالة إجراء تغييرات على كشوف الحساب ، فسيتم تحديثها تلقائيًا في دفاتر السجلات. تنعكس البيانات المحاسبية تلقائيًا في التقارير والبيانات المالية بمجرد إجراء التغييرات. علاوة على ذلك ، يضمن البرنامج خوارزميات متطورة لتشفير وتأمين البيانات المالية.

• التزامن لاتساق البيانات

غالبًا ما يتم تخزين البيانات المالية عبر منصات متعددة ويكون الوصول إلى البيانات عبر كل منصة أمرًا مملًا. ومع ذلك ، يقوم برنامج الحسابات الدائنة بمزامنة جميع المعلومات المالية عبر الأجهزة. وهذا يضمن اتساق البيانات وكفاءة الخدمة والامتثال التنظيمي.

• تقارير في الوقت الحقيقي

يمكن دمج برامج المحاسبة مع الحسابات المصرفية للأعمال لتتبع المبيعات في الوقت الفعلي ، والميزانية العمومية ، والمصروفات. وهذا يضمن أيضًا تسوية مصرفية خالية من المتاعب. يوفر العديد من التقارير المحاسبية التي تساعد المستخدمين النهائيين في الحصول على لقطة كاملة لأعمالهم.

• الامتثال الضريبي المبسط

يحتوي برنامج المحاسبة على قواعد ضريبية مضمنة يمكن تطبيقها تلقائيًا على الفواتير والمستندات الأخرى لضمان الامتثال الضريبي الكامل. يمكنك أيضًا إنشاء معدلات ضرائب مخصصة وإضافتها هنا للحصول على بيانات مالية محدثة وسجلات محاسبية دقيقة.

• تحسين الفواتير

ليس من السهل تحضير عدة فواتير يدويًا في شهر. في حالة وجود فواتير متكررة أيضًا ، تكون المهمة أكثر صعوبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. ومع ذلك ، إذا قمت بنشر برنامج محاسبة مع دعم قالب قابل للتخصيص ، فسيتم التعامل مع جميع مهام الفواتير الخاصة بك بكفاءة. يمكنك إنشاء فواتير آلية بكميات كبيرة ومشاركتها مع العملاء. كما أنه يسمح بمشاركة تذكيرات الدفع مع العملاء للدفع في الوقت المناسب.

• كشوف رواتب مبسطة

تستخدم الشركات الصغيرة برامج محاسبة لتبسيط كشوف المرتبات وتوليد مكافآت دقيقة للموظفين. يساعد البرنامج أيضًا في حساب مساهمات التأمين والضرائب والمزايا الإضافية.

يجب قراءة: قائمة مرجعية لاختيار برنامج المحاسبة المناسب لعملك

عيوب برامج المحاسبة

يبسط برنامج المحاسبة المهام المالية ومسك الدفاتر الرئيسية. يحتوي البرنامج على بعض أوجه القصور ، والتي قد تؤثر على ربحية عملك.

• قضايا الشوائب

تتسبب مشكلات الأخطاء في خسارة الشركات بسبب الإدخالات غير الصحيحة أو المزدوجة. في حالة وجود أنواع متعددة من الأخطاء ، فقد تكون هناك أخطاء برمجة خطيرة تؤدي إلى تعطل البرنامج.

• تكاليف مخفية

عندما يتعلق الأمر بالوظائف الرئيسية ، تختلف متطلبات الأعمال الصغيرة عن متطلبات الشركات الكبيرة. عادة ما تكون الميزانية أقل أو محدودة. تصبح التكاليف عيبًا عندما يفرض البرنامج رسومًا إضافية للترقيات أو إضافة مستخدمين جدد أو الوصول إلى الميزات المحدثة.

• تلف البيانات

يحدث تلف البيانات عندما يتعرض جهاز الكمبيوتر الخاص بك لهجوم من قبل فيروس أو يتعطل النظام. في مثل هذا السيناريو ، يظل الوصول إلى البرنامج أو حتى الجهاز مستحيلًا حتى يتم استعادة النظام. احرص دائمًا على نسخ ملفاتك احتياطيًا ، وإلا فقد تفقد البيانات أيضًا.

• احتيال

تكون فرص الاحتيال والاختلاس عالية إذا منحت المستخدمين غير المصرح لهم الوصول إلى البيانات. قد يؤدي أي تزوير من جانب هؤلاء المستخدمين المعينين إلى تضارب في البيانات. لتجنب مثل هذه الحالات ، تحتاج إلى تعيين أذونات المستخدم والسماح فقط بالوصول المصرح به إلى برنامج المحاسبة.

• واجهة المستخدم

تم تصميم العديد من أنظمة المحاسبة اليوم مع مراعاة راحة المستخدمين. ومع ذلك ، يتم تضمين منحنى تعليمي حاد مع بعض حلول برامج المحاسبة. نقرة خاطئة وقد يتعطل تدفق البيانات بالكامل. في الواقع ، كانت هناك حالات قال فيها المحاسبون إنهم يجدون أنه من الأنسب إدخال الإدخالات يدويًا بدلاً من القيام بذلك في أوراق البرنامج.

• أعدادات النظام

قد يكون برنامج المحاسبة الذي تستخدمه قابلاً للتخصيص والتكوين للتوسيع بسهولة في كل مرة ينمو فيها عملك. ومع ذلك ، فإن هذا ليس بالبساطة التي يبدو عليها لأن ترحيل البيانات يؤدي غالبًا إلى الاضطرابات ووقت التوقف عن العمل.

يجب أن تقرأ: برنامج المحاسبة عبر الإنترنت مقابل عدم الاتصال - مقارنة سريعة

ما هي أفضل ممارسات برامج المحاسبة ؟

تسير المعلومات المالية السليمة جنبًا إلى جنب مع اتخاذ القرارات المستنيرة. فيما يلي قائمة بأفضل ممارسات برامج المحاسبة التي تساعد الشركات على إدارة الوضع المالي لأعمالهم.

• تحديد طريقة المحاسبة

هناك نوعان من طرق المحاسبة - التكلفة والاستحقاق. تسجل طريقة التكلفة المعاملات فقط بعد إتمام الدفع بينما يتعلق الاستحقاق بتسجيل المعاملات في الكتب بغض النظر عن حالة الدفع. بالمقارنة مع الاستحقاق ، فإن طريقة محاسبة التكاليف أبسط لإدارة التدفق النقدي. يمكن للشركات الصغيرة اختيار هذه الطريقة لأن طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق معقدة وتستخدم في الغالب من قبل الشركات الكبيرة.

• نفقات المتابعة

يمكن للشركات الصغيرة استخدام برامج المحاسبة لتتبع النفقات وتضمين البنود الضرورية في الأوراق. هذه هي أنواع المصاريف ورقم الحساب واسم المورد والمبلغ المستحق وتاريخ الفاتورة.

• دقة السجلات المالية

سجل المعاملات اليومية في دفاتر الأستاذ والمجلات للدقة في المحاسبة. يحتاج أصحاب الأعمال الصغيرة إلى الاحتفاظ بملخصات يومية وشهرية للإيصالات النقدية ودفاتر شيكات الأعمال وسجلات تعويضات الموظفين وأوراق عمل الإهلاك.

• الفصل بين موارد الأعمال المالية

من السهل الخلط بين الموارد المالية الشخصية والمالية التجارية خاصة إذا كنت قد بدأت للتو. إن الاحتفاظ بسجلات منفصلة بمساعدة برنامج المحاسبة يجعل من السهل تتبع التدفقات النقدية والتنبؤ بالأداء المالي للأعمال.

• إجراء المراجعات المحاسبية

هذه مهمة إلزامية ، يجب تضمينها من قبل الشركات الصغيرة كمهمة محاسبية رئيسية. تأكد من موازنة الدفاتر عن طريق الاحتفاظ بسجل للذمم الدائنة والذمم المدينة وفحصها على أساس شهري.

يجب قراءة: ما هي المحاسبة: أنواعها ، ومزاياها ، وأفضل الممارسات

الخلاصة :

أتمتة العمليات المحاسبية وتبسيط سير العمل المالي باستخدام أفضل حلول برامج المحاسبة. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى موازنة عيوب ومزايا برامج المحاسبة لإدارة تمويل الأعمال الشاملة.

أسئلة وأجوبة :