Top 10 avantaje ale software-ului de contabilitate pentru IMM-uri și startup-uri

Proprietarii de afaceri mici consideră software-ul de contabilitate util în gestionarea finanțelor, a conturilor de plătit și a creanțelor, precum și pentru a obține o imagine mai clară a nivelului profitului. Majoritatea firmelor selectează sistemele de contabilitate în funcție de tipul lor de activitate, numărul de utilizatori și cerințele funcționale.

Scalabilitate, integrare, introducerea precisă a datelor, rezumatele financiare și interfața ușor de utilizat sunt alte avantaje cheie ale software-ului de contabilitate pe care profesioniștii și proprietarii de afaceri sunt probabil să le obțină din software.

Ce este software-ul de contabilitate ?

Software-ul de contabilitate este o alegere de încredere printre contabili, contabili și întreprinderile mici pentru înregistrarea tranzacțiilor financiare. Software-ul ajută la îndeplinirea sarcinilor cheie de contabilitate, cum ar fi salarizare, raportare financiară, facturare, plata facturilor și reconcilieri bancare. Software-ul pentru gestionarea datoriilor și creanțelor este o investiție critică pentru întreprinderile mici și startup-uri pentru a ține evidența cheltuielilor financiare și a stoca datele financiare.

Citire sugerată: Lista celor mai bune 30 de programe de contabilitate pentru întreprinderile mici în 2022

Avantajele software-ului de contabilitate pentru IMM-uri

Platformele software pentru conturi de plătit îi ajută pe proprietarii de afaceri mici și start-up-urile să își gestioneze finanțele, facturile și multe altele. Puteți beneficia de alte avantaje ale software-ului de contabilitate, cum ar fi:

• Capabilitati de automatizare

Contabilii și contabilii se ocupă în primul rând de facturi, tranzacții și plăți în așteptare. Acestea sunt sarcini consumatoare de timp, care implică mult timp. Sistemele de contabilitate automatizează aceste sarcini manuale și ajută la gestionarea cu acuratețe a acestor responsabilități. Cele mai bune soluții software de contabilitate acceptă integrarea cu aplicațiile de salarizare și de resurse umane, de asemenea, pentru generarea de borderouri de plată și urmărirea cheltuielilor.

• Acces rapid

Au trecut vremurile în care trebuia să-ți informezi asistenții administrativi pentru a pregăti rapoarte financiare. Software-ul de contabilitate oferă rapoarte și situații financiare detaliate în câteva clicuri simple. Aceste rapoarte pot fi actualizate automat și pot fi generate și situații de flux de numerar/PL, bilanţuri etc. Software-ul vă scutește și de necazul întreținerii foilor de calcul.

• Colaborare ușoară

Software-ul pentru conturi de plată asigură o colaborare ușoară, făcând toate datele contabile, rapoartele financiare și bilanțurile accesibile utilizatorilor desemnați în timp real. Echipe diferite pot lucra împreună pe aceleași date și pot partaja informații instantaneu pentru a se asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.

• Acuratețea datelor îmbunătățită

Doar în cazul în care faceți modificări în extrasele contului, acesta va fi actualizat automat în registrele de evidență. Datele contabile sunt reflectate automat în rapoarte și situații financiare de îndată ce modificările sunt efectuate. În plus, software-ul asigură algoritmi de vârf pentru criptarea și securizarea datelor financiare.

• Sincronizare pentru consistența datelor

Datele financiare sunt adesea stocate pe mai multe platforme, iar accesarea datelor pe fiecare platformă este plictisitoare. Cu toate acestea, software-ul pentru conturi de plătit sincronizează toate informațiile financiare pe dispozitive. Acest lucru asigură consistența datelor, competența serviciilor și conformitatea cu reglementările.

• Rapoarte în timp real

Software-ul de contabilitate poate fi integrat cu conturile bancare de afaceri pentru urmărirea în timp real a vânzărilor, a bilanțurilor și a cheltuielilor. Acest lucru asigură, de asemenea, o reconciliere bancară fără probleme. Oferă multe rapoarte contabile care ajută utilizatorii finali să obțină o imagine completă a afacerii lor.

• Conformitate fiscală simplificată

Software-ul de contabilitate are reguli fiscale încorporate care pot fi aplicate automat facturilor și altor documente pentru a asigura conformitatea fiscală completă. De asemenea, puteți crea și adăuga aici rate de impozitare personalizate pentru situații financiare actualizate și înregistrări contabile precise.

• Facturare îmbunătățită

Întocmirea manuală a mai multor facturi într-o lună nu este ușoară. În cazul în care există și facturi recurente, sarcina este și mai dificilă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Cu toate acestea, dacă implementați software de contabilitate cu suport de șablon personalizabil, toate sarcinile dvs. de facturare vor fi gestionate eficient. Puteți genera facturi automate în bloc și le puteți partaja clienților. De asemenea, permite partajarea mementourilor de plată cu clienții pentru plata la timp.

• Salarizare simplificată

Întreprinderile mici folosesc software de contabilitate pentru a simplifica salarizarea și pentru a genera o remunerație exactă pentru angajați. Software-ul ajută, de asemenea, la calcularea contribuțiilor de asigurare, impozitelor și beneficiilor secundare.

Lectură sugerată: Lista de verificare pentru alegerea software-ului de contabilitate potrivit pentru afacerea dvs

Dezavantajele software-ului de contabilitate

Software-ul de contabilitate simplifică sarcinile cheie financiare și contabile. Software-ul are unele deficiențe, care ar putea afecta profitabilitatea afacerii dvs.

• Probleme cu erori

Problemele de erori cauzează pierderi companiilor din cauza intrărilor incorecte sau duble. În cazul în care există mai multe tipuri de erori, ar putea exista erori grave de programare care pot cauza funcționarea defectuoasă a software-ului.

• Costuri ascunse

Când vine vorba de funcționalitățile cheie, cerințele unei afaceri mici sunt diferite de cele ale întreprinderilor mari. Bugetul este de obicei mai mic sau limitat. Costurile devin un dezavantaj atunci când software-ul percepe o taxă suplimentară pentru upgrade-uri, adăugarea de noi utilizatori sau accesarea funcțiilor actualizate.

• Coruperea datelor

Coruperea datelor are loc atunci când computerul este atacat de un virus sau când sistemul se blochează. Într-un astfel de scenariu, accesarea software-ului sau chiar a dispozitivului rămâne imposibilă până când sistemul este restaurat. Faceți întotdeauna copii de rezervă ale fișierelor, altfel s-ar putea să pierdeți și date.

• Fraudă

Șansele de fraudă și delapidare sunt mari dacă ați oferit utilizatorilor neautorizați acces la date. Orice falsificare din partea acestor utilizatori atribuiți poate duce la inconsecvențe de date. Pentru a evita astfel de cazuri, trebuie să setați permisiunile utilizatorului și să permiteți numai accesul autorizat la software-ul de contabilitate.

• Interfața cu utilizatorul

Multe sisteme de contabilitate de astăzi sunt concepute ținând cont de confortul utilizatorilor. Cu toate acestea, unele soluții software de contabilitate implică o curbă abruptă de învățare. Un clic greșit și întregul flux de date pot fi întrerupt. De fapt, au existat cazuri în care contabilii au spus că le este mai convenabil să facă înregistrări manual decât făcând acest lucru în foile software-ului.

• Configuratia sistemului

Software-ul de contabilitate pe care îl utilizați poate fi personalizabil și configurabil pentru a fi ușor de scalat de fiecare dată când afacerea dvs. crește. Cu toate acestea, acest lucru nu este atât de simplu pe cât pare, deoarece migrarea datelor duce adesea la întreruperi și timpi de nefuncționare.

Lectură sugerată: Software de contabilitate offline vs online – o comparație rapidă

Care sunt cele mai bune practici ale software-ului de contabilitate ?

Informațiile financiare solide merg mână în mână cu luarea deciziilor în cunoștință de cauză. Iată o listă cu cele mai bune practici de software de contabilitate care ajută companiile să gestioneze situația financiară a afacerii lor.

• Determinarea metodei contabile

Există două tipuri de metode de contabilitate - cost și angajamente. Metoda costului înregistrează tranzacțiile numai după efectuarea plății, în timp ce acumularea se referă la înregistrarea tranzacțiilor în registre, indiferent de starea plății. Comparativ cu angajamente, metoda de contabilizare a costurilor este mai simplă pentru gestionarea fluxului de numerar. Întreprinderile mici pot opta pentru această metodă, deoarece metoda contabilității de angajamente este complexă și utilizată mai ales de întreprinderile mari.

• Urmărirea cheltuielilor

Întreprinderile mici pot folosi software de contabilitate pentru a urmări cheltuielile și pentru a include elementele rând necesare în foi. Acestea sunt tipurile de cheltuieli, numărul de cont, numele furnizorului, suma datorată și data facturii.

• Înregistrări financiare precise

Înregistrați tranzacțiile zilnice în registre și jurnale pentru acuratețea în contabilitate. Proprietarii de afaceri mici trebuie să păstreze rezumate zilnice și lunare ale încasărilor de numerar, carnete de cecuri de afaceri, înregistrări de compensare a angajaților și foi de lucru pentru amortizare.

• Menținerea finanțelor afacerii separate

Este ușor să combinați finanțele personale cu cele de afaceri, mai ales dacă sunteți abia la început. Menținerea înregistrărilor separate cu ajutorul software-ului de contabilitate facilitează urmărirea fluxurilor de numerar și prognozarea performanței financiare a unei afaceri.

• Efectuați analize contabile

Aceasta este o sarcină obligatorie, care trebuie inclusă de întreprinderile mici ca sarcină contabilă cheie. Asigurați-vă că echilibrați registrele ținând o evidență a conturilor de plătit și creanțe și verificându-l lunar.

Lectură sugerată: Ce este contabilitatea: tipuri, beneficii și bune practici

Concluzie :

Automatizați procesele de contabilitate și eficientizați fluxul de lucru financiar cu cele mai bune soluții software de contabilitate. Cu toate acestea, trebuie să cântăriți dezavantajele și avantajele software-ului de contabilitate pentru managementul financiar de la capăt la capăt al afacerii.

Întrebări frecvente :