10 основных преимуществ бухгалтерского программного обеспечения для малых и средних предприятий и стартапов

Владельцы малого бизнеса находят бухгалтерское программное обеспечение полезным для управления своими финансами, кредиторской и дебиторской задолженностью, а также для получения более четкой картины уровня своей прибыли. Большинство фирм выбирают системы бухгалтерского учета в зависимости от типа своего бизнеса, количества пользователей и функциональных требований.

Масштабируемость, интеграция, точный ввод данных, финансовые сводки и удобный интерфейс — другие ключевые преимущества программного обеспечения для бухгалтерского учета, которые профессионалы и владельцы бизнеса могут получить от программного обеспечения.

Что такое бухгалтерское программное обеспечение ?

Бухгалтерское программное обеспечение является надежным выбором среди бухгалтеров, счетоводов и малых предприятий для записи своих финансовых операций. Программное обеспечение помогает выполнять ключевые бухгалтерские задачи, такие как начисление заработной платы, финансовая отчетность, выставление счетов, оплата счетов и выверка банковских счетов. Программное обеспечение для управления кредиторской и дебиторской задолженностью является критически важной инвестицией для малых предприятий и стартапов, позволяющей отслеживать их финансовые расходы и хранить финансовые данные.

Рекомендуем прочитать: Список 30+ лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса в 2022 году

Преимущества бухгалтерского программного обеспечения для малого и среднего бизнеса

Программные платформы счетов к оплате помогают владельцам малого бизнеса и стартапам управлять своими финансами, счетами и многим другим. Вы можете воспользоваться дополнительными преимуществами бухгалтерского программного обеспечения, такими как:

• Возможности автоматизации

Бухгалтеры и бухгалтеры в первую очередь следят за счетами, транзакциями и ожидающими платежами. Это трудоемкие задачи, которые требуют много времени. Системы бухгалтерского учета автоматизируют эти ручные задачи и помогают точно управлять этими обязанностями. Лучшие программные решения для бухгалтерского учета также поддерживают интеграцию с приложениями для расчета заработной платы и управления персоналом для создания платежных ведомостей и отслеживания расходов.

• Быстрый доступ

Прошли те времена, когда вам приходилось информировать своих административных помощников для подготовки финансовых отчетов. Бухгалтерское программное обеспечение предоставляет подробные финансовые отчеты и отчеты в несколько простых кликов. Эти отчеты могут автоматически обновляться, а также могут создаваться отчеты о движении денежных средств/убытках, балансовые отчеты и т. д. Программное обеспечение также избавляет вас от необходимости поддерживать электронные таблицы.

• Простое сотрудничество

Программное обеспечение для расчетов с поставщиками упрощает совместную работу, делая все данные бухгалтерского учета, финансовые отчеты и балансовые отчеты доступными для назначенных пользователей в режиме реального времени. Разные команды могут вместе работать над одними и теми же данными и мгновенно обмениваться информацией, чтобы все были на одной волне.

• Повышенная точность данных

На всякий случай, если вы внесете изменения в выписки по счету, они будут автоматически обновлены в книгах учета. Бухгалтерские данные автоматически отражаются в финансовых отчетах и ​​выписках, как только в них вносятся изменения. Кроме того, программное обеспечение обеспечивает высококлассные алгоритмы шифрования и защиты финансовых данных.

• Синхронизация для согласованности данных

Финансовые данные часто хранятся на нескольких платформах, и доступ к данным на каждой платформе утомителен. Однако программное обеспечение кредиторской задолженности синхронизирует всю финансовую информацию между устройствами. Это обеспечивает согласованность данных, компетентность обслуживания и соответствие нормативным требованиям.

• Отчеты в режиме реального времени

Бухгалтерское программное обеспечение может быть интегрировано с корпоративными банковскими счетами для отслеживания продаж, балансов и расходов в режиме реального времени. Это также обеспечивает беспрепятственную выверку банковских счетов. Он предоставляет множество бухгалтерских отчетов, которые помогают конечным пользователям получить полную картину своего бизнеса.

• Упрощенное соблюдение налогового законодательства

Программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет встроенные налоговые правила, которые могут автоматически применяться к счетам и другим документам для обеспечения полного соблюдения налогового законодательства. Вы также можете создавать и добавлять пользовательские налоговые ставки для обновленных финансовых отчетов и точных бухгалтерских записей.

• Улучшенное выставление счетов

Готовить вручную несколько счетов в месяц непросто. В случае наличия повторяющихся счетов-фактур задача еще более усложняется для малого и среднего бизнеса. Однако если вы развернете программное обеспечение для бухгалтерского учета с поддержкой настраиваемых шаблонов, все ваши задачи по выставлению счетов будут выполняться эффективно. Вы можете генерировать автоматические счета-фактуры массово и делиться ими с клиентами. Кроме того, он позволяет обмениваться напоминаниями об оплате с клиентами для своевременной оплаты.

• Упрощенный расчет заработной платы

Малые предприятия используют бухгалтерское программное обеспечение для упрощения расчета заработной платы и точного определения вознаграждения сотрудников. Программное обеспечение также помогает рассчитать страховые взносы, налоги и дополнительные льготы.

Рекомендуем прочитать: Контрольный список для выбора правильного бухгалтерского программного обеспечения для вашего бизнеса

Недостатки программного обеспечения для бухгалтерского учета

Бухгалтерское программное обеспечение упрощает ключевые финансовые и бухгалтерские задачи. Программное обеспечение имеет некоторые недостатки, которые могут повлиять на прибыльность вашего бизнеса.

• Проблемы с ошибками

Проблемы с ошибками приводят к убыткам компаний из-за неправильных или двойных записей. В случае наличия нескольких типов ошибок могут возникнуть серьезные программные ошибки, вызывающие сбои в работе программного обеспечения.

• Скрытые расходы

Когда дело доходит до ключевых функций, требования малого бизнеса отличаются от требований крупных предприятий. Бюджет также обычно ниже или ограничен. Затраты становятся недостатком, когда программное обеспечение взимает дополнительную плату за обновления, добавление новых пользователей или доступ к обновленным функциям.

• Повреждение данных

Повреждение данных происходит, когда ваш компьютер атакован вирусом или происходит сбой системы. В таком сценарии доступ к программному обеспечению или даже к устройству остается невозможным до тех пор, пока система не будет восстановлена. Всегда делайте резервные копии своих файлов, иначе вы тоже можете потерять данные.

• Мошенничество

Вероятность мошенничества и растраты высока, если вы предоставили неавторизованным пользователям доступ к данным. Любая подделка со стороны этих назначенных пользователей может привести к несоответствию данных. Чтобы избежать таких случаев, вам необходимо установить права пользователя и разрешить только авторизованный доступ к бухгалтерскому программному обеспечению.

• Пользовательский интерфейс

Многие системы бухгалтерского учета сегодня разрабатываются с учетом удобства пользователей. Тем не менее, с некоторыми программными решениями для бухгалтерского учета требуется крутая кривая обучения. Неправильный щелчок, и весь поток данных может быть нарушен. На самом деле, были случаи, когда бухгалтеры говорили, что им удобнее делать записи вручную, чем в таблицах программного обеспечения.

• Конфигурация системы

Программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое вы используете, можно настраивать и настраивать, чтобы легко масштабировать каждый раз, когда ваш бизнес растет. Однако это не так просто, как кажется, потому что миграция данных часто приводит к сбоям и простоям.

Предлагаем прочитать: автономное и онлайн-программное обеспечение для бухгалтерского учета - быстрое сравнение

Каковы передовые методы бухгалтерского программного обеспечения ?

Надежная финансовая информация идет рука об руку с принятием обоснованных решений. Вот список лучших практик программного обеспечения для бухгалтерского учета, помогающих компаниям управлять финансовой ситуацией в своем бизнесе.

• Определение метода учета

Существует два типа методов учета: затратный и начисленный. Метод затрат регистрирует транзакции только после того, как платеж выполнен, тогда как метод начисления заключается в регистрации транзакций в книгах независимо от статуса платежа. По сравнению с методом начисления хозрасчетный метод проще для управления денежными потоками. Малые предприятия могут выбрать этот метод, поскольку метод учета по методу начисления сложен и в основном используется крупными предприятиями.

• Отслеживание расходов

Малые предприятия могут использовать бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания расходов и включения необходимых статей в листы. Это типы расходов, номер счета, имя поставщика, причитающаяся сумма и дата счета-фактуры.

• Точные финансовые отчеты

Записывайте ежедневные транзакции в бухгалтерских книгах и журналах за точность учета. Владельцам малого бизнеса необходимо вести ежедневные и ежемесячные сводки денежных поступлений, бизнес-чековых книжек, записей о вознаграждении сотрудников и листов амортизации.

• Хранение бизнес-финансов отдельно

Легко смешивать личные финансы с деловыми, особенно если вы только начинаете. Ведение отдельных записей с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета позволяет легко отслеживать денежные потоки и прогнозировать финансовые результаты бизнеса.

• Выполнение бухгалтерских проверок

Это обязательная задача, которую малые предприятия должны включить в свою основную бухгалтерскую задачу. Убедитесь, что вы балансируете бухгалтерские книги, ведя учет кредиторской и дебиторской задолженности и проверяя его ежемесячно.

Рекомендуем прочитать: Что такое бухгалтерский учет: типы, преимущества и передовой опыт

Вывод :

Автоматизируйте учетные процессы и оптимизируйте финансовый рабочий процесс с помощью лучших программных решений для бухгалтерского учета. Однако вам необходимо взвесить недостатки и преимущества бухгалтерского программного обеспечения для сквозного управления финансами бизнеса.

Часто задаваемые вопросы :