Die 10 wichtigsten Vorteile von Buchhaltungssoftware für KMUs und Startups

Kleinunternehmer finden Buchhaltungssoftware nützlich, um ihre Finanzen, Verbindlichkeiten und Forderungen zu verwalten und sich ein klareres Bild von ihren Gewinnniveaus zu machen. Die meisten Unternehmen wählen Buchhaltungssysteme basierend auf ihrem Geschäftstyp, der Anzahl der Benutzer und den funktionalen Anforderungen aus.

Skalierbarkeit, Integration, genaue Dateneingabe, Finanzzusammenfassungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche sind weitere wichtige Vorteile von Buchhaltungssoftware, die Fachleute und Geschäftsinhaber wahrscheinlich von der Software erhalten.

Was ist Buchhaltungssoftware ?

Buchhaltungssoftware ist eine vertrauenswürdige Wahl unter Buchhaltern, Buchhaltern und kleinen Unternehmen für die Aufzeichnung ihrer Finanztransaktionen. Die Software hilft bei der Durchführung wichtiger Buchhaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Finanzberichterstattung, Rechnungsstellung, Rechnungszahlung und Bankabstimmungen. Software zur Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen ist eine entscheidende Investition für kleine Unternehmen und Startups, um ihre finanziellen Ausgaben im Auge zu behalten und die Finanzdaten zu speichern.

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Vorteile einer Buchhaltungssoftware für KMUs

Softwareplattformen für die Kreditorenbuchhaltung helfen Kleinunternehmern und Start-ups bei der Verwaltung ihrer Finanzen, Rechnungen und mehr. Profitieren Sie von weiteren Vorteilen einer Buchhaltungssoftware wie:

• Automatisierungsfunktionen

Buchhalter und Buchhalter kümmern sich in erster Linie um Rechnungen, Transaktionen und ausstehende Zahlungen. Dies sind zeitraubende Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Buchhaltungssysteme automatisieren diese manuellen Aufgaben und helfen, diese Verantwortlichkeiten genau zu verwalten. Die besten Buchhaltungssoftwarelösungen unterstützen auch die Integration mit Gehaltsabrechnungs- und HR-Anwendungen, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen und Ausgaben zu verfolgen.

• Schneller Zugang

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Ihre Verwaltungsmitarbeiter informieren mussten, um Finanzberichte zu erstellen. Buchhaltungssoftware liefert mit wenigen Klicks detaillierte Finanzberichte und Aufstellungen. Diese Berichte können automatisch aktualisiert werden und es können auch Cashflow-/PL-Rechnungen, Bilanzen usw. erstellt werden. Die Software erspart Ihnen auch die mühsame Pflege von Tabellenkalkulationen.

• Einfache Zusammenarbeit

Die Kreditorenbuchhaltungssoftware gewährleistet eine einfache Zusammenarbeit, indem sie alle Buchhaltungsdaten, Finanzberichte und Bilanzen den dafür vorgesehenen Benutzern in Echtzeit zugänglich macht. Verschiedene Teams können an denselben Daten zusammenarbeiten und Informationen sofort austauschen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

• Verbesserte Datengenauigkeit

Nur für den Fall, dass Sie Änderungen an den Kontoauszügen vornehmen, werden diese automatisch in den Aufzeichnungsbüchern aktualisiert. Buchhaltungsdaten werden automatisch in Finanzberichten und Aufstellungen wiedergegeben, sobald die Änderungen vorgenommen werden. Darüber hinaus gewährleistet die Software High-End-Algorithmen zur Verschlüsselung und Sicherung von Finanzdaten.

• Synchronisation für Datenkonsistenz

Finanzdaten werden oft auf mehreren Plattformen gespeichert und der Zugriff auf Daten auf allen Plattformen ist mühsam. Die Kreditorensoftware synchronisiert jedoch alle Finanzinformationen geräteübergreifend. Dies gewährleistet Datenkonsistenz, Servicekompetenz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Echtzeitberichte

Buchhaltungssoftware kann in die Geschäftsbankkonten integriert werden, um Verkäufe, Bilanzen und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Dies gewährleistet auch einen problemlosen Bankabgleich. Es bietet viele Buchhaltungsberichte, die Endbenutzern helfen, einen vollständigen Überblick über ihr Unternehmen zu erhalten.

• Vereinfachte Steuerkonformität

Die Buchhaltungssoftware verfügt über integrierte Steuerregeln, die automatisch auf Rechnungen und andere Dokumente angewendet werden können, um die vollständige Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen. Sie können hier auch benutzerdefinierte Steuersätze für aktualisierte Jahresabschlüsse und genaue Buchhaltungsunterlagen erstellen und hinzufügen.

• Verbesserte Rechnungsstellung

Mehrere Rechnungen in einem Monat manuell zu erstellen ist nicht einfach. Kommt es auch noch zu wiederkehrenden Rechnungen, ist die Aufgabe für kleine und mittelständische Unternehmen noch schwieriger. Wenn Sie jedoch eine Buchhaltungssoftware mit anpassbarer Vorlagenunterstützung bereitstellen, werden alle Ihre Rechnungsaufgaben effizient erledigt. Sie können automatisierte Rechnungen in großen Mengen erstellen und diese mit Kunden teilen. Außerdem können Zahlungserinnerungen mit Kunden zwecks rechtzeitiger Zahlung geteilt werden.

• Vereinfachte Gehaltsabrechnung

Kleine Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen und eine genaue Vergütung für die Mitarbeiter zu generieren. Die Software hilft auch bei der Berechnung von Versicherungsbeiträgen, Steuern und Nebenleistungen.

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Nachteile von Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware vereinfacht die wichtigsten Finanz- und Buchhaltungsaufgaben. Die Software weist einige Mängel auf, die sich auf die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken können.

• Bug-Probleme

Fehlerprobleme verursachen Unternehmen Verluste durch falsche oder doppelte Eingaben. Falls mehrere Arten von Fehlern vorhanden sind, können schwerwiegende Programmierfehler vorliegen, die zu Fehlfunktionen der Software führen.

• Versteckten Kosten

Die Anforderungen eines kleinen Unternehmens an Schlüsselfunktionalitäten unterscheiden sich von denen großer Unternehmen. Auch das Budget ist meist geringer oder begrenzt. Die Kosten werden zum Nachteil, wenn die Software eine zusätzliche Gebühr für Upgrades, das Hinzufügen neuer Benutzer oder den Zugriff auf aktualisierte Funktionen erhebt.

• Datenkorruption

Datenbeschädigung tritt auf, wenn Ihr Computer von einem Virus angegriffen wird oder das System abstürzt. In einem solchen Szenario bleibt der Zugriff auf die Software oder sogar das Gerät unmöglich, bis das System wiederhergestellt ist. Sichern Sie immer Ihre Dateien, sonst könnten Sie auch Daten verlieren.

• Betrug

Die Wahrscheinlichkeit von Betrug und Unterschlagung ist hoch, wenn Sie unbefugten Benutzern Zugriff auf Daten gewährt haben. Jede Fälschung seitens dieser zugeordneten Benutzer kann zu Dateninkonsistenzen führen. Um solche Fälle zu vermeiden, müssen Sie Benutzerberechtigungen festlegen und nur autorisierten Zugriff auf die Buchhaltungssoftware gewähren.

• Benutzeroberfläche

Viele Buchhaltungssysteme sind heute so konzipiert, dass sie die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Einige Buchhaltungssoftwarelösungen sind jedoch mit einer steilen Lernkurve verbunden. Ein falscher Klick und der gesamte Datenfluss kann gestört werden. Tatsächlich gab es Fälle, in denen Buchhalter sagten, dass sie es bequemer fanden, Buchungen von Hand vorzunehmen, als dies in den Blättern der Software zu tun.

• Systemkonfiguration

Die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware kann anpassbar und konfigurierbar sein, um sie bei jedem Wachstum Ihres Unternehmens problemlos zu skalieren. Doch das ist nicht so einfach, wie es klingt, denn die Datenmigration führt oft zu Störungen und Ausfallzeiten.

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Was sind die Best Practices für Buchhaltungssoftware ?

Solide Finanzinformationen gehen Hand in Hand mit fundierten Entscheidungen. Hier ist eine Liste der besten Buchhaltungssoftware-Praktiken, die Unternehmen dabei helfen, die finanzielle Situation ihres Unternehmens zu verwalten.

• Bestimmung der Rechnungslegungsmethode

Es gibt zwei Arten von Buchhaltungsmethoden – Kosten und Rückstellungen. Die Kostenmethode erfasst Transaktionen erst nach erfolgter Zahlung, während es bei der Abgrenzung um die Erfassung von Transaktionen in Büchern geht, unabhängig vom Zahlungsstatus. Im Vergleich zur Abgrenzung ist die Kostenrechnungsmethode einfacher für das Cashflow-Management. Kleine Unternehmen können sich für diese Methode entscheiden, da die Periodenrechnungsmethode komplex ist und hauptsächlich von großen Unternehmen verwendet wird.

• Ausgaben verfolgen

Kleine Unternehmen können Buchhaltungssoftware verwenden, um Ausgaben zu verfolgen und die erforderlichen Einzelposten in Blätter aufzunehmen. Dies sind Spesenarten, Kontonummer, Name des Lieferanten, der geschuldete Betrag und das Rechnungsdatum.

• Genaue Finanzunterlagen

Erfassen Sie tägliche Transaktionen in Hauptbüchern und Journalen für die Richtigkeit der Buchhaltung. Kleinunternehmer müssen tägliche und monatliche Zusammenfassungen von Kassenbelegen, Geschäftsscheckbüchern, Aufzeichnungen über Mitarbeitervergütungen und Abschreibungsarbeitsblätter führen.

• Unternehmensfinanzen getrennt halten

Es ist einfach, private Finanzen mit geschäftlichen zu mischen, besonders wenn Sie gerade erst anfangen. Die Führung separater Aufzeichnungen mithilfe von Buchhaltungssoftware erleichtert die Verfolgung von Cashflows und die Prognose der finanziellen Leistung eines Unternehmens.

• Buchhaltungsprüfungen durchführen

Dies ist eine obligatorische Aufgabe, die von kleinen Unternehmen als ihre Hauptbuchhaltungsaufgabe aufgenommen werden muss. Stellen Sie sicher, dass die Bücher ausgeglichen sind, indem Sie eine Aufzeichnung der Verbindlichkeiten und Forderungen führen und diese monatlich überprüfen.

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Fazit :

Automatisieren Sie Buchhaltungsprozesse und optimieren Sie den Finanzworkflow mit den besten Buchhaltungssoftwarelösungen. Sie müssen jedoch die Nachteile und Vorteile einer Buchhaltungssoftware für ein durchgängiges Finanzmanagement für Unternehmen abwägen.

Häufig gestellte Fragen :