10 najważniejszych zalet oprogramowania księgowego dla małych i średnich firm i start-upów

Właściciele małych firm uważają oprogramowanie księgowe za przydatne w zarządzaniu finansami, rozliczeniami z zobowiązaniami i należnościami, a także w uzyskiwaniu jaśniejszego obrazu poziomu ich zysków. Większość firm wybiera systemy księgowe na podstawie rodzaju działalności, liczby użytkowników i wymagań funkcjonalnych.

Skalowalność, integracja, dokładne wprowadzanie danych, podsumowania finansowe i przyjazny dla użytkownika interfejs to inne kluczowe zalety oprogramowania księgowego, które profesjonaliści i właściciele firm mogą uzyskać dzięki temu oprogramowaniu.

Co to jest oprogramowanie księgowe ?

Oprogramowanie księgowe jest zaufanym wyborem wśród księgowych, księgowych i małych przedsiębiorstw do rejestrowania ich transakcji finansowych. Oprogramowanie pomaga w wykonywaniu kluczowych zadań księgowych, takich jak płace, sprawozdawczość finansowa, fakturowanie, opłacanie rachunków i rozliczenia bankowe. Oprogramowanie do zarządzania zobowiązaniami i należnościami jest kluczową inwestycją dla małych przedsiębiorstw i startupów, umożliwiającą śledzenie wydatków finansowych i przechowywanie danych finansowych.

Sugerowana lektura: Lista ponad 30 najlepszych programów księgowych dla małych firm w 2022 r.

Zalety oprogramowania księgowego dla małych i średnich firm

Platformy oprogramowania do obsługi rozliczeń pomagają właścicielom małych firm i start-upom zarządzać finansami, fakturami i nie tylko. Możesz czerpać dodatkowe korzyści z oprogramowania księgowego, takie jak:

• Możliwości automatyzacji

Księgowi i księgowi zajmują się przede wszystkim fakturami, transakcjami i oczekującymi płatnościami. Są to zadania czasochłonne, które pochłaniają dużo czasu. Systemy księgowe automatyzują te ręczne zadania i pomagają precyzyjnie zarządzać tymi obowiązkami. Najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego obsługują integrację z aplikacjami płacowymi i kadrowymi w celu generowania pasków płacowych i śledzenia wydatków.

• Szybki dostęp

Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było informować swoich asystentów administracyjnych o przygotowywaniu raportów finansowych. Oprogramowanie księgowe dostarcza szczegółowe raporty finansowe i zestawienia za pomocą kilku prostych kliknięć. Raporty te mogą być automatycznie aktualizowane, można również generować zestawienia przepływów pieniężnych/PL, bilanse itp. Oprogramowanie oszczędza również kłopotów z utrzymaniem arkuszy kalkulacyjnych.

• Łatwa współpraca

Oprogramowanie do obsługi rozrachunków z dostawcami zapewnia łatwą współpracę, udostępniając w czasie rzeczywistym wszystkie dane księgowe, sprawozdania finansowe i bilanse wyznaczonym użytkownikom. Różne zespoły mogą współpracować na tych samych danych i natychmiast udostępniać informacje, aby zapewnić wszystkim dostęp do tej samej strony.

• Poprawiona dokładność danych

Na wypadek, gdyby dokonali Państwo zmian w wyciągach z konta, zostaną one automatycznie zaktualizowane w księgach ewidencyjnych. Dane księgowe są automatycznie odzwierciedlane w raportach i zestawieniach finansowych natychmiast po wprowadzeniu zmian. Ponadto oprogramowanie zapewnia zaawansowane algorytmy do szyfrowania i zabezpieczania danych finansowych.

• Synchronizacja dla spójności danych

Dane finansowe są często przechowywane na wielu platformach, a dostęp do danych na każdej platformie jest żmudny. Jednak oprogramowanie do obsługi rachunków synchronizuje wszystkie informacje finansowe na różnych urządzeniach. Zapewnia to spójność danych, kompetencje w zakresie usług i zgodność z przepisami.

• Raporty w czasie rzeczywistym

Oprogramowanie księgowe można zintegrować z firmowymi kontami bankowymi w celu śledzenia sprzedaży w czasie rzeczywistym, bilansów i wydatków. Zapewnia to również bezproblemowe uzgadnianie rachunków bankowych. Zapewnia wiele raportów księgowych, które pomagają użytkownikom końcowym uzyskać pełny obraz ich działalności.

• Uproszczona zgodność podatkowa

Oprogramowanie księgowe ma wbudowane reguły podatkowe, które można automatycznie stosować do faktur i innych dokumentów, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami podatkowymi. Możesz także tworzyć i dodawać tutaj niestandardowe stawki podatkowe dla zaktualizowanych sprawozdań finansowych i dokładnych zapisów księgowych.

• Ulepszone fakturowanie

Ręczne przygotowywanie kilku faktur w ciągu miesiąca nie jest łatwe. W przypadku, gdy pojawiają się również powtarzające się faktury, zadanie to jest jeszcze trudniejsze dla małych i średnich firm. Jeśli jednak wdrożysz oprogramowanie księgowe z konfigurowalną obsługą szablonów, wszystkie zadania związane z fakturowaniem będą obsługiwane wydajnie. Możesz zbiorczo generować automatyczne faktury i udostępniać je klientom. Umożliwia także udostępnianie klientom przypomnień o płatnościach w celu terminowej płatności.

• Uproszczona lista płac

Małe firmy używają oprogramowania księgowego do uproszczenia listy płac i generowania dokładnych wynagrodzeń dla pracowników. Oprogramowanie pomaga również w obliczaniu składek ubezpieczeniowych, podatków i świadczeń pozapłacowych.

Sugerowana lektura: Lista kontrolna wyboru odpowiedniego oprogramowania księgowego dla Twojej firmy

Wady oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe upraszcza kluczowe zadania finansowe i księgowe. Oprogramowanie ma pewne niedociągnięcia, które mogą wpłynąć na rentowność Twojej firmy.

• Problemy z błędami

Problemy z błędami powodują straty dla firm z powodu nieprawidłowych lub podwójnych wpisów. W przypadku wielu typów błędów mogą wystąpić poważne błędy programistyczne powodujące nieprawidłowe działanie oprogramowania.

• Ukryte koszty

Jeśli chodzi o kluczowe funkcjonalności, wymagania małego biznesu różnią się od wymagań dużych przedsiębiorstw. Budżet jest również zwykle niższy lub ograniczony. Koszty stają się niekorzystne, gdy oprogramowanie pobiera dodatkową opłatę za aktualizacje, dodawanie nowych użytkowników lub dostęp do zaktualizowanych funkcji.

• Korupcja danych

Uszkodzenie danych ma miejsce, gdy komputer zostanie zaatakowany przez wirusa lub system ulegnie awarii. W takim scenariuszu dostęp do oprogramowania lub nawet urządzenia pozostaje niemożliwy do czasu przywrócenia systemu. Zawsze twórz kopie zapasowe plików, w przeciwnym razie możesz również utracić dane.

• Oszustwo

Szanse na oszustwo i defraudację są wysokie, jeśli dałeś nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do danych. Wszelkie fałszerstwa ze strony tych przypisanych użytkowników mogą prowadzić do niespójności danych. Aby uniknąć takich przypadków, musisz ustawić uprawnienia użytkownika i zezwolić tylko autoryzowanemu dostępowi do oprogramowania księgowego.

• Interfejs użytkownika

Wiele współczesnych systemów księgowych projektuje się z myślą o wygodzie użytkowników. Jednak niektóre rozwiązania w zakresie oprogramowania księgowego wiążą się ze stromą krzywą uczenia się. Błędne kliknięcie i cały przepływ danych może zostać zakłócony. W rzeczywistości zdarzały się przypadki, gdy księgowi stwierdzili, że wygodniejsze jest dla nich dokonywanie wpisów ręcznie niż robienie tego w arkuszach oprogramowania.

• Konfiguracja systemu

Oprogramowanie księgowe, z którego korzystasz, może być dostosowywane i konfigurowalne w celu łatwego skalowania za każdym razem, gdy Twoja firma się rozwija. Nie jest to jednak tak proste, jak się wydaje, ponieważ migracja danych często prowadzi do zakłóceń i przestojów.

Sugerowana lektura: Oprogramowanie księgowe offline i online – szybkie porównanie

Jakie są najlepsze praktyki oprogramowania księgowego ?

Solidne informacje finansowe idą w parze ze świadomym podejmowaniem decyzji. Oto lista najlepszych praktyk w zakresie oprogramowania księgowego, które pomagają firmom zarządzać sytuacją finansową ich firmy.

• Ustalenie metody księgowania

Istnieją dwa rodzaje metod księgowania – koszt i memoriał. Metoda kosztowa rejestruje transakcje dopiero po dokonaniu płatności, natomiast memoriał polega na ewidencjonowaniu transakcji w księgach niezależnie od statusu płatności. W porównaniu z memoriałem metoda księgowania kosztów jest prostsza w zarządzaniu przepływami pieniężnymi. Małe firmy mogą wybrać tę metodę, ponieważ metoda rachunkowości memoriałowej jest złożona i używana głównie przez duże firmy.

• Śledzenie wydatków

Małe firmy mogą używać oprogramowania księgowego do śledzenia wydatków i uwzględniania niezbędnych pozycji w arkuszach. Są to rodzaje wydatków, numer konta, nazwa dostawcy, należna kwota i data faktury.

• Dokładna dokumentacja finansowa

Rejestruj codzienne transakcje w księgach i dziennikach za dokładność w rachunkowości. Właściciele małych firm muszą prowadzić dzienne i miesięczne zestawienia wpływów gotówkowych, książeczki czekowe, rejestry wynagrodzeń pracowników i arkusze amortyzacji.

• Oddzielne finanse firmy

Łatwo jest łączyć finanse osobiste z finansami biznesowymi, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz. Prowadzenie oddzielnej ewidencji za pomocą oprogramowania księgowego ułatwia śledzenie przepływów pieniężnych i prognozowanie wyników finansowych firmy.

• Wykonywanie przeglądów księgowych

Jest to obowiązkowe zadanie, które małe firmy muszą uwzględnić jako kluczowe zadanie księgowe. Upewnij się, że bilansujesz księgi, prowadząc rejestr zobowiązań i należności oraz sprawdzając go co miesiąc.

Sugerowana lektura: Czym jest księgowość: rodzaje, korzyści i najlepsze praktyki

Wniosek :

Zautomatyzuj procesy księgowe i usprawnij przepływy finansowe dzięki najlepszym rozwiązaniom oprogramowania księgowego. Należy jednak rozważyć wady i zalety oprogramowania księgowego do kompleksowego zarządzania finansami firmy.

Często zadawane pytania :