Comment gérer les contacts dans Gmail pour les entreprises

Les contacts Gmail ont désormais leur conception améliorée en direction du concept matériel, tout comme l'ensemble de l'écosystème Google. Avouons que, que vous aimiez ou non le gestionnaire de contacts, il est beaucoup plus agréable de travailler avec de belles icônes et une interface plus claire. Cet outil est une bouée de sauvetage pour ceux qui utilisent Gmail au quotidien.

1. Configurer Gmail pour les entreprises

Avant de pouvoir gérer vos contacts dans Gmail, vous devez configurer Gmail pour les entreprises afin de pouvoir utiliser une adresse e-mail professionnelle. Cela peut se faire en 3 étapes simples.

Choisissez un format d'adresse e-mail

Vous devez choisir avec soin votre adresse e-mail professionnelle. Le format de vos adresses e-mail doit être cohérent dans toute votre entreprise. Les formats les plus courants sont [email protected], [email protected] et [email protected]. Celui avec lequel vous devriez aller dépend de votre entreprise. Utiliser uniquement le prénom est plus décontracté tandis que le choix de ce prénom et de ce nom dégage une ambiance formelle.

Vérifiez votre nom de domaine

Votre nom de domaine est l'URL de votre site Web. Si vous possédez déjà un domaine et que vous ne l'avez pas enregistré via Google, vous devrez alors prouver que vous possédez le domaine . Pour ce faire, accédez à votre bureau d'enregistrement de domaine et saisissez les enregistrements MX fournis par G Suite. Cliquez sur Enregistrer et vous avez configuré avec succès votre compte G suite. Vous recevrez un e-mail lorsque la boîte de réception sera prête, ce qui prend entre 2 et 48 heures.

Choisissez votre forfait

Bien que vous ayez déjà configuré votre plan, l'essai gratuit ne dure que 2 semaines. Vous devrez passer à une option payante pour garder votre compte actif. Google facture par utilisateur, le forfait le moins cher coûtant 5 $ par utilisateur. Si vous avez besoin de plus de 30 Go de stockage en nuage, optez pour le forfait illimité au prix de 10 $ par utilisateur.

2. Fonctionnalités Gmail pour la gestion des contacts

La gestion des contacts Gmail vous permet de suivre, fusionner, modifier, créer, revoir vos contacts dans la liste de contacts. Vous gardez simplement vos contacts en un seul endroit et pouvez les gérer tous en même temps. Voici les fonctionnalités les plus importantes.

Importation

Si vous possédez plusieurs boîtes de réception avec d'autres fournisseurs de domaine tels que Yahoo, Outlook, Hotmail et autres, vous pouvez utiliser une fonction d'importation CSV afin de fusionner une liste de contacts avec votre compte Gmail. Il peut y avoir un problème lors de l'importation de contacts lorsque vous essayez d'en importer plus de 3 000 à la fois. Pour éviter cela, divisez vos contacts en plusieurs lots et créez quelques fichiers CSV.

Restaurer

Bonne nouvelle pour ceux qui suppriment accidentellement leurs contacts. Vous êtes autorisé à les restaurer au cours des 30 derniers jours . Vous pouvez également spécifier la période de temps à laquelle revenir et annuler les modifications.

Exporter des contacts

Si vous souhaitez migrer certains contacts d'un compte vers un autre (ou même un autre système), vous pouvez utiliser une fonction d'exportation CSV . Assurez-vous d'avoir téléchargé le fichier CSV avec les contacts, puis importez-le dans un autre compte. Le fichier servira également de sauvegarde de données supplémentaire.

Fusionner les doublons

Dans le cas où vous avez des contacts similaires de la même personne, Google vous permet de les fusionner en un seul, sans avoir besoin d'aller un par un et de les supprimer. Le système lui-même vous montre les copies et vous propose de les fusionner .

3. Outils et applications pour la gestion des contacts Gmail

Ici, nous allons nous concentrer sur la façon d'éviter votre frustration avec la gestion des contacts. Par exemple, pourquoi diable aurais-je les meilleurs contacts lors de ma dernière conversation avec ces destinataires il y a 2 ans ? Le fait est qu'ils apparaîtront en raison de la quantité de correspondance non basée sur la date du dernier contact. Donc, si vous aviez l'habitude de parler à votre ex par e-mail pendant quelques années, le passé significatif sera un "bon" rappel apparaissant en haut de votre liste. La meilleure option, dans ce cas, est de supprimer le contact (bien que vous ne puissiez pas le faire avec tout le monde).

Jetons un coup d'œil à quelques applications qui pourraient vous aider :

Contact complet —

est une application qui combine vos contacts à la fois de vos contacts Gmail et des médias sociaux. Il trouve et fusionne les doublons par lui-même afin que vous n'ayez pas à vous demander s'il y en a. En ajoutant les notes, les photos, les profils sociaux, leurs derniers messages, vous saurez toujours à qui vous parlez.

Evercontact —

est un logiciel intelligent qui reconnaît les informations de la signature du contact et enregistre le contact dans votre carnet d'adresses. De plus, il met à jour les informations sans aucune interférence.

Contactezzilla —

est un autre programme qui élimine toute l'agitation autour de l'organisation de vos contacts. Vous pouvez avoir un nombre illimité de carnets d'adresses pour stocker des données, importer/exporter vos contacts, synchroniser avec tous les appareils et plates-formes que vous possédez et il n'y a aucun moyen que vous remarquiez des doublons lors de l'utilisation de cette application.

4. Comment organiser votre liste de contacts.
Meilleur entrainement

Alors que certains utilisateurs essaient tous les outils de gestion des contacts possibles, les autres restent fidèles à Google Contacts car il s'agit du cœur du logiciel natif de gestion des contacts Gmail. Il est synchronisé sur différents appareils et offre de bonnes options d'intégration. Vous conservez les données de tous ceux avec qui vous discutez en un seul endroit.

Comme cela a été noté dès le début, Google a repensé ses contacts et certains d'entre vous peuvent encore utiliser l'ancienne version. Par conséquent, vous devez passer à la nouvelle version , et pour ce faire, cliquez simplement sur l'option "Essayer l'aperçu des contacts" et voilà.

Fusionner les doublons

Les avantages de la nouvelle version vous permettent de vous détendre et de laisser Google trouver les doublons de tous vos contacts et les fusionner, de sorte que vous n'ayez plus à parcourir votre liste de contacts et à tout faire manuellement.

Supprimer la corbeille

Faites le ménage de printemps dans votre liste. Aussi monotone que cela puisse paraître, vous devez parfois nettoyer et vous débarrasser des adresses e-mail que vous aviez ajoutées à vos contacts il y a des années. C'est comme garder votre environnement en ordre et ne pas le surcharger car vous ne pouvez pas dépasser la limite de 25 000 contacts. Parcourez donc votre liste et envoyez certaines des adresses à la poubelle.

Google plus l'horreur

Avez-vous déjà profité de ce réseau tel qu'il est ? Je doute que quelqu'un le fasse. De plus, il accumule vos contacts et si vous avez déjà saisi des données personnelles, l'option de recherche des doublons ne considérera pas les abonnés Google Plus comme des copies. Dans ce cas, Mark O'Neill propose d'exclure les abonnés Google Plus de votre liste.

Travaillez avec vos contacts

Il est maintenant grand temps de vous consacrer à chaque contact que vous avez. Cela prend du temps, même si vous serez super fier à la fin lorsque toutes les informations des personnes seront stockées dans leurs dossiers. Vous pouvez même ajouter la transcription sur la façon de prononcer le nom d'une personne. À quel point est-ce fou mais réfléchi?

Créer des groupes

Pourquoi ne pas regrouper tous les contacts de certains groupes auxquels vous envoyez des SMS ? Cela vous fera gagner du temps lors de la rédaction d'un e-mail à certaines personnes en n'ajoutant pas les destinataires un par un mais en tant que groupe entier à la place.

Exportation des contacts

Juste pour vous assurer de ne jamais perdre vos contacts, faites une sauvegarde en les enregistrant dans un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Plus" et choisissez l'option "Exporter". Ensuite, vous pouvez télécharger le fichier sur votre ordinateur et le stocker là-bas ou quelque part dans le cloud.

5. Comment pouvez-vous utiliser Gmail NetHunt CRM pour la gestion des contacts ?

Après tous les efforts pour essayer d'organiser vos contacts dans Gmail, les gens arrivent à la conclusion de commencer à utiliser l'application Gmail externe pour la gestion des contacts.

NetHunt CRM peut sans aucun doute vous aider à gérer les contacts dans Gmail. La toute première chose à noter ici est que NetHunt est un CRM Gmail qui vit À L'INTÉRIEUR de votre boîte de réception. Lorsque vous prenez NetHunt, vous obtenez à la fois un système CRM et le logiciel qui fonctionne avec vos contacts pour les garder organisés.

La fonction de liaison par e-mail vous permettra de garder une trace de toutes les conversations effectuées et les étiquettes colorées sur les e-mails entrants vous donneront un aperçu rapide de la personne qui vous envoie des SMS, vous permettant ainsi de hiérarchiser votre taux de réponse.

Convertissez vos contacts en enregistrements, et lors de l'ouverture d'un e-mail d'une personne que vous avez dans vos contacts, vous obtiendrez un extrait d'enregistrement avec les informations juste à côté du corps d'un e-mail. Pratique, n'est-ce pas ? Plus besoin de fouiller dans les fils de discussion éparpillés dans votre boîte de réception. NetHunt stocke tout ce dont vous avez besoin dans un seul enregistrement car il a été conçu comme un CRM pour Gmail.