Como gerenciar contatos no Gmail para empresas

Os contatos do Gmail agora têm seu design aprimorado indo para o conceito de material, assim como todo o ecossistema do Google. Vamos encarar o fato de que, gostando ou não do gerenciador de contatos, é muito mais agradável trabalhar com ícones bonitos e interface mais clara. Esta ferramenta é um salva-vidas para quem usa o Gmail diariamente.

1. Configure o Gmail para empresas

Antes de gerenciar seus contatos no Gmail, você precisará configurar o Gmail para empresas para poder usar um endereço de e-mail comercial. Isso pode ser feito em 3 passos simples.

Escolha um formato de endereço de e-mail

Você deve escolher cuidadosamente seu endereço de e-mail profissional. O formato dos seus endereços de e-mail deve ser consistente em toda a sua empresa. Os formatos mais comuns são [email protected], [email protected] e [email protected]. O que você deve ir com depende de sua empresa. Usar apenas o primeiro nome é mais casual ao escolher esse nome e sobrenome dá uma vibe formal.

Verifique seu nome de domínio

Seu nome de domínio é o URL do seu site. Se você já possui um domínio e não o registrou no Google, precisará provar que é o proprietário do domínio . Para fazer isso, navegue até o registrador de seu domínio e insira os registros MX fornecidos pelo G Suite. Clique em salvar e você configurou com sucesso sua conta do G Suite. Você receberá um e-mail quando a caixa de entrada estiver pronta, o que leva de 2 a 48 horas.

Escolha seu plano

Embora você já tenha configurado seu plano, a avaliação gratuita dura apenas 2 semanas. Você terá que atualizar para uma opção paga para manter sua conta ativa. O Google cobra por usuário, com o plano mais barato custando US$ 5 por usuário. Se você precisar de mais de 30 GB de armazenamento em nuvem, escolha o plano ilimitado que custa US$ 10 por usuário.

2. Recursos do Gmail para gerenciamento de contatos

O gerenciamento de contatos do Gmail permite rastrear, mesclar, editar, criar, revisar seus contatos na lista de contatos. Você simplesmente mantém seus contatos em um só lugar e pode gerenciá-los todos de uma vez. Aqui estão as características mais importantes.

Importando

Se você tiver várias caixas de entrada com outros provedores de domínio, como Yahoo, Outlook, Hotmail e outros, poderá usar um recurso de importação de CSV para mesclar uma lista de contatos à sua conta do Gmail. Pode haver um problema ao importar contatos ao tentar importar mais de 3.000 deles por vez. Para evitar isso - divida seus contatos em vários lotes e crie alguns arquivos CSV.

Restaurando

Boas notícias para aqueles que acidentalmente excluem seus contatos. Você tem permissão para restaurá-los nos últimos 30 dias . Você também pode especificar para qual período voltar e desfazer as alterações.

Exportar contatos

Se você deseja migrar alguns contatos de uma conta para outra (ou até mesmo outro sistema), pode usar um recurso de exportação de CSV . Certifique-se de ter baixado o arquivo CSV com os contatos e, em seguida, importe-o para outra conta. O arquivo também servirá como um backup de dados extra.

Mesclar duplicatas

Caso você tenha contatos semelhantes da mesma pessoa, o Google permite que você mescle-os em um, sem a necessidade de ir um a um e excluí-los. O próprio sistema mostra as cópias e sugere mesclá-las .

3. Ferramentas e aplicativos para gerenciamento de contatos do Gmail

Aqui vamos nos concentrar em como evitar sua frustração com o gerenciamento de contatos. Por exemplo, por que diabos eu teria os principais contatos da última vez que conversei com esses destinatários há 2 anos? O fato é que eles aparecerão devido à quantidade de correspondência não baseada na data do último contato. Portanto, se você costumava conversar com seu ex por e-mail por alguns anos, o outro significativo passado será um lembrete “legal” aparecendo no topo da sua lista. A melhor opção, nesse caso, é excluir o contato (embora você não possa fazer isso com todos).

Vamos dar uma olhada em alguns aplicativos que podem ajudá-lo:

Contato Completo —

é um aplicativo que combina seus contatos tanto de seus contatos do Gmail quanto de mídias sociais. Ele encontra e mescla as duplicatas por conta própria, para que você não precise se perguntar se há alguma por aí. Ao adicionar as notas, fotos, perfis sociais, suas últimas postagens, você sempre saberá com quem está falando.

Evercontato —

é um software inteligente que reconhece as informações da assinatura do contato e salva o contato em seu catálogo de endereços. Além disso, ele atualiza as informações sem interferência.

Contactzilla —

é outro programa que elimina toda a confusão em torno de organizar seus contatos. Você pode ter catálogos de endereços ilimitados para armazenar dados, importar/exportar seus contatos, sincronizar com todos os dispositivos e plataformas que possui e não há como notar duplicatas ao usar este aplicativo.

4. Como organizar sua lista de contatos.
Melhor prática

Enquanto alguns usuários estão experimentando todas as ferramentas possíveis de gerenciamento de contatos, o restante permanece fiel ao Google Contacts porque é o núcleo do software de gerenciamento de contatos nativo do Gmail. É sincronizado em diferentes dispositivos e tem algumas boas opções de integração. Você mantém os dados de todos com quem conversa em um só lugar.

Como foi observado desde o início, o Google redesenhou seus Contatos e alguns de vocês ainda podem usar a versão antiga. Portanto, você precisa passar para a nova versão e, para isso, basta clicar na opção “Experimentar visualização de contatos” e pronto.

Mesclar duplicatas

As vantagens da nova versão permitem que você relaxe e deixe o Google encontrar as duplicatas de todos os seus contatos e mesclá-los, para que você não precise mais vasculhar sua lista de contatos e fazer tudo manualmente.

Remover lixo

Faça a limpeza de primavera em sua lista. Por mais monótono que pareça, às vezes você precisa limpar e se livrar dos endereços de e-mail que adicionou aos seus contatos anos atrás. É como manter seu ambiente em ordem e não sobrecarregá-lo, pois você não pode ultrapassar o limite de 25.000 contatos. Então, passe por sua lista e envie alguns dos endereços para a lixeira.

Google mais horror

Você já se beneficiou dessa rede como ela é? Duvido que alguém o faça. Além disso, ele acumula seus contatos e se você já tiver dados pessoais inseridos nele, a opção de encontrar as duplicatas não considerará os seguidores do Google Plus como cópias. Nesse caso, Mark O'Neill se oferece para excluir os seguidores do Google Plus da sua lista.

Trabalhe com seus contatos

Agora é hora de se dedicar a cada contato que você tem. É demorado, embora você fique super orgulhoso no final, quando todas as informações das pessoas forem armazenadas em seus registros. Você pode até adicionar a transcrição de como pronunciar o nome de uma pessoa. Quão louco, mas pensativo é isso?

Criar grupos

Por que não dividir todos os contatos em determinados grupos para os quais você envia mensagens de texto? Isso economizará seu tempo ao redigir um e-mail para determinadas pessoas, não adicionando os destinatários um por um, mas como um grupo inteiro.

Exportação de contatos

Apenas para garantir que você nunca perca seus contatos - faça um backup salvando-os em um arquivo CSV. Para isso, clique no botão “Mais” e escolha a opção “Exportar”. Então você pode baixar o arquivo para o seu computador e armazená-lo lá ou em algum lugar na nuvem.

5. Como você pode usar o Gmail NetHunt CRM para gerenciamento de contatos?

Depois de todos os esforços para tentar organizar seus contatos no Gmail, as pessoas chegam à conclusão de começar a usar o aplicativo Gmail externo para gerenciamento de contatos.

O NetHunt CRM sem dúvida pode ajudá-lo a gerenciar contatos no Gmail. A primeira coisa a notar aqui é que o NetHunt é um CRM do Gmail que fica DENTRO da sua caixa de entrada. Ao usar o NetHunt, você obtém um sistema de CRM e o software que trabalha com seus contatos para mantê-los organizados.

O recurso de link de e-mail permitirá que você acompanhe todas as conversas realizadas e os rótulos coloridos nos e-mails recebidos fornecerão uma visão geral rápida da pessoa que está enviando mensagens de texto para você, assim você pode priorizar sua taxa de resposta.

Converta seus contatos em registros, e ao abrir um e-mail de uma pessoa que você tem em seus contatos, você receberá um trecho do registro com a informação logo ao lado do corpo do e-mail. Conveniente, não é? Chega de vasculhar os tópicos de e-mail espalhados por toda a sua caixa de entrada. O NetHunt armazena tudo o que você precisa em um único registro, pois foi projetado como um CRM para Gmail.