GmailforBusinessで連絡先を管理する方法

Gmailの連絡先は、Googleエコシステム全体と同じように、マテリアルコンセプトに向けてデザインが改善されています。 コンタクトマネージャーが好きかどうかに関係なく、美しいアイコンとより明確なインターフェイスを使用する方がはるかに優れているという事実に直面しましょう。 このツールは、Gmailを日常的に使用している人にとっては命の恩人です。

1.ビジネス向けGmailのセットアップ

Gmailで連絡先を管理する前に、ビジネス用のGmailを設定して、ビジネス用のメールアドレスを使用できるようにする必要があります。 これは、3つの簡単なステップで実行できます。

メールアドレスの形式を選択してください

専門のメールアドレスを慎重に選択する必要があります。 メールアドレスの形式は、会社全体で一貫している必要があります。 最も一般的な形式は、john @ company.com、jsmith @ company.com、および[email protected]です。 あなたが行くべきものはあなたの会社に依存します。 この名前と最後の名前を選択すると、フォーマルな雰囲気が生まれますが、名だけを使用する方がカジュアルです。

ドメイン名を確認する

あなたのドメイン名はあなたのウェブサイトのURLです。 すでにドメインをお持ちで、Googleを通じて登録していない場合は、ドメインを所有していることを証明する必要があります。 これを行うには、ドメインレジストラに移動し、Gスイートが提供するMXレコードを入力します。 [保存]をクリックすると、Gスイートアカウントが正常に設定されます。 受信トレイの準備が整うと、2〜48時間かかるメールが届きます。

プランを選択してください

すでにプランを設定していますが、無料トライアルは2週間しか続きません。 アカウントをアクティブに保つには、有料オプションにアップグレードする必要があります。 Googleはユーザーごとに課金し、最も安価なプランはユーザーごとに5ドルかかります。 30 GBを超えるクラウドストレージが必要な場合は、ユーザーあたり10ドルの無制限プランを選択してください。

2.連絡先管理のためのGmail機能

Gmailの連絡先管理では、連絡先リストで連絡先を追跡、マージ、編集、作成、確認できます。 連絡先を1か所にまとめるだけで、一度にすべてを管理できます。 最も重要な機能は次のとおりです。

インポート

Yahoo、Outlook、Hotmailなどの他のドメインプロバイダーで複数の受信トレイを保持している場合は、 CSVインポート機能を使用して、連絡先のリストをGmailアカウントにマージできます。 一度に3,000を超える連絡先をインポートしようとすると、連絡先のインポートで問題が発生する可能性があります。 これを回避するには–連絡先をいくつかのバッチに分割し、いくつかのCSVファイルを作成します。

復元

誤って連絡先を削除してしまった人には朗報です。 過去30日以内にそれらを復元することが許可されています。 また、変更を元に戻したり元に戻したりする期間を指定することもできます。

連絡先をエクスポートする

一部の連絡先をあるアカウントから別のアカウント（または別のシステム）に移行する場合は、 CSVエクスポート機能を使用できます。 連絡先を含むCSVファイルをダウンロードしてから、別のアカウントにインポートしてください。 このファイルは、追加のデータバックアップとしても機能します。

重複をマージ

同じ人の同じような連絡先がある場合、Googleでは、1つずつ移動して削除しなくても、それらを1つにマージできます。 システム自体がコピーを表示し、それらをマージすることを提案します。

3.Gmailの連絡先管理用のツールとアプリ

ここでは、連絡先管理に対するフラストレーションを回避する方法に焦点を当てます。 たとえば、2年前にこれらの受信者と最後に話したときに、いったいなぜ私がトップの連絡先を持っているのでしょうか。 事は、彼らが最後の連絡日に基づいていない通信の量のために現れるということです。 したがって、数年間メールで元恋人と話していた場合、過去の重要な恋人は、リストの一番上に表示される「素敵な」リマインダーになります。 その場合の最善のオプションは、連絡先を削除することです（ただし、全員で削除することはできません）。

あなたを助けるかもしれないいくつかのアプリを見てみましょう：

FullContact —

Gmailの連絡先とソーシャルメディアの両方からの連絡先を組み合わせたアプリです。 それはそれ自身で重複を見つけてマージするので、そこに何かがあるかどうか疑問に思う必要はありません。 メモ、写真、ソーシャルプロフィール、最新の投稿を追加することで、誰と話しているのかを常に把握できます。

Evercontact —

は、連絡先の署名から情報を認識し、連絡先をアドレス帳に保存するスマートソフトウェアです。 さらに、干渉することなく情報を更新します。

Contactzilla —

あなたの連絡先を整理することに関するすべての煩わしさを取り除くもう一つのプログラムです。 データを保存したり、連絡先をインポート/エクスポートしたり、所有しているすべてのデバイスやプラットフォームと同期したりするための無制限の名簿を作成できます。このアプリの使用中に重複に気付く方法はありません。

4.連絡先リストを整理する方法。
ベストプラクティス

一部のユーザーは可能なすべての連絡先管理ツールを試していますが、残りのユーザーはネイティブのGmail連絡先管理ソフトウェアのコアであるためGoogleコンタクトに忠実です。 さまざまなデバイスで同期され、いくつかの優れた統合オプションがあります。 チャットするすべての人のデータを1か所に保管します。

当初から指摘されているように、Googleは連絡先を再設計し、古いバージョンを使用している方もいらっしゃるかもしれません。 したがって、新しいバージョンに移行する必要があります。そのためには、[連絡先のプレビューを試す]オプションをクリックするだけです。

重複をマージ

新しいバージョンの特典を使用すると、リラックスして、Googleがすべての連絡先の重複を見つけてマージできるようになるため、連絡先リストをふるいにかけてすべてを手動で行う必要がなくなります。

ゴミを取り除く

あなたのリストで春の大掃除をしてください。 単調に聞こえるかもしれませんが、ときどきクリーンアップして、数年前に連絡先に追加したメールアドレスを削除する必要があります。 これは、25,000の連絡先の制限に達することができないため、環境を整然と保ち、過負荷にならないようなものです。 だからあなたのリストを調べて、いくつかのアドレスをビンに送ってください。

グーグルプラス恐ろしさ

このネットワークをそのまま利用したことはありますか？ 私は誰もがそうすることを疑います。 さらに、連絡先が山積みになり、すでに人のデータが入力されている場合、重複を見つけるオプションでは、GooglePlusフォロワーはコピーとは見なされません。 この場合、MarkO'NeillはGooglePlusフォロワーをリストから除外することを提案します。

連絡先と連携する

今、あなたが持っているそれぞれの連絡先に専念する時が来ました。 すべての人の情報が彼らの記録に保存されるとき、あなたは最終的に非常に誇りに思うでしょうが、それは時間がかかります。 人の名前の発音の仕方に文字起こしを追加することもできます。 それはどれほどクレイジーですが思慮深いですか？

グループを作成する

テキストを送信する特定のグループのすべての連絡先をチャンクしてみませんか？ これにより、受信者を1人ずつ追加するのではなく、グループ全体として追加することで、特定の人にメールを作成する時間を節約できます。

連絡先のエクスポート

連絡先が失われないようにするために、CSVファイルに保存してバックアップを作成してください。 これを行うには、[その他]ボタンをクリックして、[エクスポート]オプションを選択します。 次に、ファイルをコンピューターにダウンロードして、そこまたはクラウドのどこかに保存できます。

5.連絡先管理にGmailNetHuntCRMをどのように使用できますか？

Gmailで連絡先を整理しようと努力した結果、人々は連絡先管理に外部のGmailアプリを使い始めるという結論に達しました。

NetHunt CRMは、Gmailで連絡先を管理するのに役立つことは間違いありません。 ここで最初に注意することは、NetHuntは受信トレイ内に存在するGmailCRMであるということです。 NetHuntを利用すると、CRMシステムと、連絡先を整理するために連絡先と連携するソフトウェアの両方を入手できます。

電子メールリンク機能を使用すると、実行されたすべての会話を追跡でき、受信電子メールのカラフルなラベルにより、テキストメッセージを送信する相手の概要がわかり、応答率に優先順位を付けることができます。

連絡先をレコードに変換します。連絡先に含まれている人からのメールを開くと、メールの本文のすぐ横に情報が記載されたレコードのスニペットが表示されます。 便利ですね。 受信トレイ全体に散らばっている電子メールスレッドを掘り下げる必要はもうありません。 NetHuntは、GmailのCRMとして設計されているため、必要なものをすべて1つのレコードに保存します。